Legal Updates

het United States Department of Labor (“DOL”) heeft een model notice gepubliceerd om werkgevers te helpen bij het naleven van de Children ‘ s Health Insurance Program Reauthorization Act (“CHIPRA”).

krachtens dit statuut moeten werkgevers die collectieve gezondheidsplannen onderhouden, hun werknemers jaarlijks op de hoogte stellen van de mogelijkheden om premiebijstand te ontvangen in het kader van Medicaid of het Children ‘ s Health Insurance Program (“CHIP”) voor de ziektekostenverzekering van de werknemer of de personen ten laste van de werknemer. Dit staat bekend als de ” werkgever CHIP Notice.”

DOL ‘ s Model Employer CHIP Notice is beschikbaar op haar website en kan worden geraadpleegd via de volgende link: http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc. Een samenvatting van de verplichtingen van de werkgever met betrekking tot de werkgever CHIP Notice wordt hieronder uiteengezet.

werknemers aan wie de Employer CHIP Notice moet worden gegeven

de Employer CHIP Notice moet worden verstrekt aan alle werknemers die wonen in een van de 40 staten die premium assistance bieden via werkgever-gebaseerde plannen, ongeacht de fysieke locatie of hoofdvestiging van de werkgever, het group health plan of zijn vervoerder.

de tien staten die momenteel geen premiesteun aanbieden zijn Connecticut, Delaware, Hawaii, Illinois, Maryland, Michigan, Mississippi, Ohio, South Dakota en Tennessee. Echter, zoals opgemerkt, werkgevers gevestigd in deze staten moet niettemin de werkgever CHIP kennisgeving aan alle werknemers die wonen in staten die dergelijke hulp bieden.

een werkgever met één of meer werknemers die onder de regeling vallen, mag de modelmededeling aan alle werknemers toezenden indien het administratief eenvoudiger is de mededeling aan allen toe te zenden dan een onderscheid te maken tussen werknemers op basis van ingezetenschap. Als alternatief,” n werkgever die niet wordt geconfronteerd met multi-State complexiteiten en die wil meer uitgebreide State-specifieke informatie te verstrekken aan haar personeel kan het model werkgever CHIP kennisgeving wijzigen, ” op voorwaarde dat de gewijzigde kennisgeving geen van de toepasselijke staat contactgegevens weglaat.

wanneer de werkgever CHIP Notice moet worden verstrekt

veel werkgevers zullen verplicht zijn om hun eerste jaarlijkse werkgever CHIP Notice al op 1 mei 2010. De opzegtermijn wordt bepaald door verwijzing naar de eerste dag van het eerste planjaar na 4 februari 2010, toen het model werkgever CHIP kennisgeving werd uitgegeven. In het bijzonder, werkgevers wiens plan jaar begint tussen februari 4, 2010 en April 30, 2010 moet de werkgever CHIP kennisgeving door 1 mei 2010. Werkgevers wier volgende planjaar begint op of na 1 mei 2010 moet de werkgever CHIP kennisgeving door de eerste dag van het volgende plan jaar (bijvoorbeeld, 1 januari 2011 voor kalenderjaarplannen).

hoe de employer CHIP Notice moet worden verstrekt

de Employer CHIP Notice kan worden verstrekt via eersteklas e-mail, elektronisch (indien DOL ‘ s electronic disclosure safe-harbor regulations, die zijn opgenomen in 29 C. F. R. § 2520.104 b-1(c), zijn voldaan), of gelijktijdig met ander administratief materiaal. Indien voor dit derde alternatief wordt gekozen, moet de mededeling als een afzonderlijk, prominent document verschijnen.”

sancties voor niet-naleving

civielrechtelijke sancties van maximaal $ 100 per dag kunnen worden opgelegd aan werkgevers voor het niet-naleven van de kennisgevingsvereisten van CHIPRA. Belangrijk is dat elke overtreding met betrekking tot een enkele werknemer of begunstigde wordt behandeld als een afzonderlijke overtreding.

aanbevelingen voor werkgevers

werkgevers moeten nu plannen om aan hun chipra-kennisgevingsvereisten te voldoen door de volgende maatregelen te nemen::

• bepalen welke werknemers wonen in een staat die premium bijstand verleent in het kader van Medicaid of CHIP voor de gezondheidszorg van de werknemer of van de werknemers ten laste;
• Bepaal de vervaldatum voor de eerste jaarlijkse werkgever CHIP Notice (bijvoorbeeld 1 mei 2010 of later in het jaar);
• Download de model Employer CHIP Notice van de website van DOL (op http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc); en
• bepaal of de model notice “as is” wordt gebruikt of dat deze vrijwillig wordt gewijzigd door uitgebreidere staatsspecifieke informatie op te nemen.

neem contact met ons op als u vragen heeft over CHIPRA of de mogelijke kennisgevingsvereisten van uw organisatie onder dit statuut.