prestaties en TALENT MANAGEMENT van werknemers

effectieve 1-op-1-vergaderingen met werknemers

het thema “check-ins” (of 1-op-1-vergaderingen, voortgangsvergaderingen, zit-downs enz.) is iets wat we vaak bespreken, of het nu in onze blog of met onze klanten. Het maakt niet uit hoe het heet, de notie van het verhogen van de frequentie en de kwaliteit van de prestaties van de werknemer gesprekken blijft een prioriteit voor de meeste bedrijven vandaag.

sommige bedrijven hebben wekelijkse check-ins verplicht gesteld, sommige plannen ze indien nodig, anderen vragen managers om ervoor te zorgen dat de vergaderingen na elk project worden voltooid, en andere bedrijven plannen formele check-ins het hele jaar door. Ongeacht de frequentie van deze gesprekken, blijft hun doel hetzelfde: houd de communicatielijnen open tussen managers en medewerkers om de prestaties effectief te betrekken en te beheren.

hoe meer werknemers en managers kunnen communiceren, hoe beter zij kunnen samenwerken om doelen te bereiken, vaardigheden te ontwikkelen en feedback te geven/ontvangen. Hoewel check-ins relatief casual moeten lijken voor werknemers, managers moeten een losse structuur te volgen om ervoor te zorgen dat deze tijd besteed blijft waardevol en drijft actie.

we dachten dat het handig zou zijn om een checklist van discussiepunten en gespreksstarters op te stellen die managers kunnen gebruiken om optimaal gebruik te maken van de check-ins met werknemers.

een controlelijst van een Manager voor het Inchecken van werknemers

vóór de vergadering: voorbereiden

niets is erger dan een vergadering met een manager beginnen die als niet-geïnteresseerd of onvoorbereid overkomt. Neem 5 minuten voor te bereiden voor de vergadering. Als u gebruik maakt van een centrale locatie of tool voor het bijhouden van doelen, feedback, en/of dagboek/vergadering notities, managers moeten gemakkelijk toegang tot en skim verleden vergadering notities en prestaties.

• bekijk alle aantekeningen die tijdens de laatste vergadering zijn gemaakt om op de hoogte te blijven van de geplande resultaten.
• bekijk de lijst met doelstellingen en projecten van de werknemer om te zien of er sprake is van een te verwachten of lopende koers.
• noteer belangrijke wijzigingen van afdelingen of bedrijven die besproken moeten worden.
• bekijk alle verzonden/ontvangen feedback om eventuele discussiepunten te identificeren.
• ontkoppel andere activiteiten zodat de werknemer weet dat ze uw volledige focus hebben.

tijdens de vergadering: mogelijke discussiepunten

de bonus van frequente check – ins met werknemers is dat managers niet in elke vergadering een brandslang hoeven te openen. Ze kunnen specifieke doelen, projecten of coachingpunten selecteren waarop ze zich in elke vergadering kunnen concentreren. Medewerkers kunnen ook het gesprek starten en de focus sturen (nog beter).

in het algemeen dienen managers en werknemers discussiepunten te prioriteren op basis van vervaldata en voortgang. Wat wordt besproken zal vergadering per vergadering veranderen.

voorbeeld van de Incheckagenda / discussiepunten voor werknemers:

• laat de werknemer praten!
  • conversatiestarters gebruiken om de werknemer te betrekken bij conversatie
  • open vragen gebruiken om hen aan de praat te houden
  • laat de werknemer het gesprek sturen, maar zorg ervoor dat u belangrijke items bespreekt
• doel / projectupdates
  • bespreek de status van kortetermijndoelen en langetermijnprojecten
  • bestaande doelen aanpassen / bijwerken met de werknemer
  • bespreek eventuele uitdagingen of geleerde lessen
  • bied coaching en / of bijstand aan voor wegversperringen
  • bespreek of andere prioriteiten van invloed kunnen zijn op het doel voortgang
  • zorg ervoor dat alle doelen nog steeds op koers liggen
  • bevestig mijlpalen of verwezenlijkingen
  • bespreek/bevestig nieuwe doelen voor de werknemer
• recente prestaties
  • bevestig recente prestaties en geef feedback
  • vraag de werknemer naar recente prestaties
• Status van Training / Learning
  • bespreek eventuele trainingsitems
  • vraag de werknemer of er opleidingsaanvragen zijn
  • vraag of de werknemer vindt dat hij voldoende feedback krijgt
  • vraag of de werknemer leert van collega ‘ s/mentoren of of hij / zij opleidingsonderdelen zou willen aanbevelen om vaardigheden en verdere loopbaan te verbeteren
  • bespreek hoe training wordt / moet worden uitgevoerd
• Updates/Nieuws voor bedrijven of teams
  • belangrijke updates of nieuws voor bedrijven/teams bespreken
• ideeën/verzoeken om verandering
  • vraag de werknemer om ideeën / input
  • bespreek alle gebieden die verandering behoeven (Bedrijf, team, project enz.)
  • vraag de werknemer of uw managementstijl effectief is voor hen en krijg suggesties voor verandering
  • bespreek alle algemene wegversperringen of afleidingen die de werknemer kunnen beïnvloeden
• loopbaanontwikkeling van werknemers
  • loopbaandoelen van werknemers bespreken
  • bespreek hoe u kunt samenwerken om hun loopbaandoelen te bereiken
  • kansen en loopbaanpaden voor de werknemer bespreken
  • stel duidelijke verwachtingen voor elke zijwaartse beweging
• Plan voor de Week / maand / kwartaal
  • prioriteiten voor de korte en lange termijn

Gesprekstarters: houd ze aan de praat

sommige werknemers zijn meer terughoudend om te spreken, maar dit betekent niet dat een manager het grootste deel van het praten moet doen. Er zijn eenvoudige manieren om de werknemer te betrekken en te blijven praten tijdens de check-in vergadering. Onthoud, deze vergadering gaat over hen. Hoe meer ze bijdragen aan het gesprek, hoe beter.

hier zijn enkele open vragen om werknemers aan de praat te krijgen:

• vertel me over uw week / maand-Hoe is het geweest?
• vertel me waar je aan gewerkt hebt.
• waar denk je dat ik het meest behulpzaam kan zijn?
• bent u op schema om de deadline te halen?
• welke gebieden liggen voor op schema?
• welke vragen heeft u over dit gebied van verantwoordelijkheid of project?
• hoe gaat u dit aanpakken?
• wat hebt u geleerd over dit gebied van verantwoordelijkheid of project?
• wat ging niet zoals u had gehoopt? Waarom?
• Wat kunt u / wij de volgende keer anders doen?
• welke suggesties heeft u?

hier zijn enkele beproefde gespreksstarters om werknemers aan de praat te houden:

” Ga door…..”

“Tell me more…”

” Why do you say that..”

“How do you mean…”

” Can you give me an example…”

“What else…”

aan het einde van de vergadering: vat

samen voordat de werknemer de vergadering verlaat, geef een paar momenten een samenvatting van de belangrijkste discussiepunten. Dit zal helpen herinneren medewerkers van alle actie-items en versterkt elke bevestiging of coaching tips verstrekt. Vraag de werknemer of er iets is gemist en herinner hen eraan wanneer de volgende vergadering zal zijn.

na de vergadering: Document

deze kleine stap is belangrijk en vaak overgeslagen, maar kan een groot verschil maken. Neem 2-5 minuten na elke vergadering om belangrijke discussiepunten, actiepunten of feedback vast te leggen. Dit zal helpen kick-start van de volgende vergadering en zal dienen als een nuttig logboek wanneer managers nodig hebben om de prestaties trends te beoordelen. Bewaar deze notities op een centrale locatie. Een performance feedback en journaling tool zoals emPerform tag kan dienen dit doel mooi.

we ondervroegen onze klanten en vonden dat managers die 1-2 notities maakten over elke werknemer per maand 50% van de vrije tijd schaven om eindejaarscommentaren in te voeren tijdens de jaarlijkse beoordeling. Dat komt omdat ze niet zitten proberen om de belangrijkste mijlpalen of trends in gedrag te onthouden).

Hoe Deed U Het?

neem enkele ogenblikken na elke vergadering om te evalueren hoe u het deed. Zelfs de beste managers moeten ernaar streven om hun communicatie-en vergadervaardigheden te verbeteren.

• sprak u te veel/niet genoeg?
• hebt u actief geluisterd?
• heeft u vragen gesteld?
• hebt u de gevoelens van de werknemer erkend?
• hebt u de belangrijkste items parafraseerd om het begrip te bevestigen?
• hebt u effectieve coachingstips gegeven?
• werd u afgeleid tijdens de vergadering?
• vindt u de bijeenkomst waardevol?
• heeft u alle belangrijke punten besproken?
• wat kunt u doen om de volgende vergadering te verbeteren?

over het algemeen zijn frequente check-ins met werknemers een must om duidelijkheid te garanderen, coaching te bieden en de ondersteuning te bieden die nodig is om een werknemer te laten slagen. Hoewel het vinden van tijd in de dag kan een uitdaging zijn voor veel managers, check-ins zijn tijd goed besteed en zal op de lange termijn af te betalen voor de manager, de werknemer, het team, en het bedrijf.

voor aanvullende middelen voor het verstrekken van feedback:

• Coaching vs. Mentoring: hoe zijn ze anders?
• onfeilbare Tips voor succesvolle één-op-één-vergaderingen met werknemers
• pijnloze Prestatiegesprekken

prestatiedoelen, projecten en Check-ins

wilt u managers en werknemers helpen prestatiedoelen, projecten en check-in-discussiepunten te documenteren en te monitoren? Bekijk emPerform voor doorlopend doelbeheer, feedback en Prestatielogboeken.