înțelegerea”închiderea cărților”

ce este “închiderea cărților”?

în contabilitate, cuvântul “Cărți” se referă la înregistrarea tranzacțiilor financiare ale unei companii. Termenul” închiderea cărților ” se referă la o procedură contabilă care se întâmplă la sfârșitul fiecărei luni sau a perioadei desemnate a companiei și la sfârșitul fiecărui an.

procedura

tranzacțiile financiare de astăzi sunt de obicei înregistrate în software-ul de contabilitate, dar cu ani în urmă au fost înregistrate în registrele contabile. Procedura” închiderea cărților ” vă ajută să vă asigurați că datele introduse în evidențele contabile sunt corecte, astfel încât rapoartele financiare să poată fi create și finalizate. Rapoartele de management de alertă cu privire la cât de mult bani curge în și din afaceri. Managementul va folosi rapoartele financiare pentru a analiza aspectele financiare ale afacerii și va decide cum să o îmbunătățească, în timp ce părțile interesate se vor referi la rapoarte pentru a evalua cât de bine funcționează afacerea.

procesul de închidere a cărților are trei etape.

1. datele financiare sunt introduse în cărți sau în sistemul de înregistrare.
2. datele care au fost introduse în sistem sunt reconciliate, ceea ce înseamnă că sunt verificate de două ori pentru a se asigura că sunt corecte.
3. contabilii companiei “închid cărțile”, ceea ce înseamnă că aprobă și finalizează datele, astfel încât să poată fi create rapoarte financiare precum declarația de venit și bilanțul.

înregistrarea datelor

angajații desemnați din unitățile de afaceri înregistrează într-un sistem de evidență a tranzacțiilor financiare. Înregistrările tranzacțiilor constau în sume prezentate ca debite sau credite, data tranzacției, o descriere a tranzacției și conțin adesea un număr de referință unic. Aceste informații pot fi înregistrate într-un jurnal general sau într-un jurnal specific de tranzacții, care ar putea fi pentru vânzări de produse sau servicii, vânzări de active, achiziții speciale sau pentru depreciere. Până la sfârșitul perioadei contabile, de obicei lunar, toate intrările în jurnal vor fi introduse în cartea contabilă principală: Registrul general (GL).

GL oferă o evidență a tranzacțiilor financiare și a datelor care au avut loc pe durata de viață a companiei și urmărește toate conturile: pasive, active, capitaluri proprii, venituri și cheltuieli. După ce datele au fost introduse în sistemul contabil al companiei, acestea trebuie reconciliate.

reconcilierea datelor

reconcilierea datelor este o procedură contabilă în care înregistrările tranzacțiilor sunt comparate cu extrasele bancare și alte înregistrări pentru a se asigura că sumele introduse în sistemul contabil sunt corecte. În plus față de reconcilierea bancară, există reconciliere pentru tranzacțiile financiare cu clienții și vânzătorii și tranzacțiile inter-companii și de afaceri. Atunci când documentația justificativă nu se potrivește cu datele care au fost înregistrate în GL, există o discrepanță. Un contabil trebuie apoi să efectueze cercetări pentru a descoperi eroarea și a o remedia pentru a se asigura că GL reflectă cu exactitate activitatea financiară.

aprobarea și închiderea registrelor

după reconcilierea datelor, datele vor fi partajate cu contabilul sau controlorul principal al companiei pentru aprobarea finală. Controlorul închide apoi și “blochează cărțile”, ceea ce înseamnă că nimeni altcineva nu poate atinge datele financiare în perioada de timp care tocmai s-a închis. Dacă luni sau ani mai târziu cineva descoperă o eroare sau omisiune care a fost făcută la un moment dat în trecut, un contabil va aplica de obicei corecția la luna curentă în care a fost descoperită eroarea. Acest tip de corecție se numește o intrare true-up, uneori menționată ca o intrare catch-up.

istoria închiderii cărților

termenul “Cărți” revine la un moment în care a fost menținută o activitate a cărții de cont. Fiecare cont a fost urmărit pe hârtie de registru, care avea coloane pentru data tranzacției, descrierea și suma în dolari. Cartea ledger a fost apoi combinată într-o carte de conturi. Există cinci categorii generale de conturi:

1. active (numerar, inventar, conturi de încasat, bunuri imobiliare deținute și echipamente)
2. pasive (conturi de plătit, note de plătit, angajamente)
3. capitaluri proprii (contribuțiile proprietarilor, rezultatul reportat)
4. venituri (venituri sau vânzări generate de afacere)
5. cheltuieli (sume plătite pentru a conduce afacerea)

este posibil ca fiecare dintre aceste categorii să fi avut propria carte de registre sau jurnale sau cele cinci conturi ar fi putut fi combinate într-o singură carte. La sfârșitul fiecărei luni, sau perioada financiară, un contabil ar totaliza toată activitatea și de multe ori a tras o linie la sfârșitul anului să însemne că perioada a fost “închis.”Odată ce o perioadă a fost închisă, nu mai puteau fi introduse în carte pentru acea perioadă. O nouă perioadă va fi creată în carte pentru tranzacțiile viitoare.

acest proces contabil a dat naștere expresiei ” închiderea cărților.”Deoarece Departamentul de contabilitate a efectuat afaceri folosind cărți financiare reale, a devenit cunoscut sub numele de “Departamentul de contabilitate.”

deși puține companii folosesc în continuare materiale contabile precum hârtia și cărțile pentru a urmări tranzacțiile financiare, deoarece software-ul este mult mai ușor și mai eficient, contabilii folosesc în continuare cuvinte precum “Cărți”, “registre” și “jurnale”.”