5 Sfaturi pentru găsirea și selectarea sistemului corect de gestionare a colecțiilor

cum să alegeți un CMS care să susțină nevoile instituției dvs.

organizațiile de colectare, cum ar fi muzeele și galeriile de artă, utilizează un sistem de gestionare a colecțiilor muzeale (CMS) pentru a urmări datele și informațiile interdepartamentale complexe referitoare la obiectele din colecție. Deoarece înregistrările celor mai valoroase obiecte de colecție sunt urmărite de un CMS al Muzeului, aceste informații trebuie accesate cu ușurință de toți membrii organizației.

implementarea unui nou CMS în orice sistem sau flux de lucru existent poate fi o întreprindere descurajantă și mare pentru orice organizație. Multe considerente financiare, tehnice și de formare trebuie să fie luate în considerare. Măsurarea acestor eforturi potențiale va fi crucială pentru a înțelege dacă o astfel de întreprindere merită continuată. Prin urmare, căutarea celui mai bun software de gestionare a colecțiilor pentru a gestiona informațiile despre colecții pentru organizația dvs. este esențială pentru a face procesul de implementare cât mai simplu posibil.

pentru a vă ajuta să vă îndreptați în direcția corectă, am adunat o listă de sfaturi pentru a vă menține pe drumul cel bun și pentru a găsi un sistem de gestionare a colecțiilor care se potrivește cel mai bine nevoilor muzeului sau organizației dvs. de colecții.

adunați o echipă puternică

luați în considerare departamentele și personalul care vor fi cele mai afectate de noul dvs. software de muzeu. Cine vor fi utilizatorii dvs. de putere? Implicați-i în procesul de selecție devreme. După selectarea echipei dvs., numiți un conducător de echipă pentru a gestiona detaliile proiectului și pentru a asigura o tranziție lină.

membrii echipei sugerate:

• șef colecții
• șef registrator
• Director Executiv
• IT manager
• șef curator
• șef conservare
• Administrator baze de date
• Digital Media manager
• website manager

sondaj echipa ta de selecție

de ce ai nevoie de un sistem de management al colecțiilor muzeale și ce cauți să realizezi? Examinarea acestor întrebări simple vă va ajuta să vă dezvăluiți prioritățile de top și obstacolele cu care vă puteți confrunta pe parcurs.

întrebați-vă echipa despre provocările actuale ale muzeului CMS și ce are nevoie de îmbunătățiri. Aflați ce vor să câștige din noul sistem și impactul pe care îl așteaptă asupra colecției în următorii ani.

având în vedere obiectivele imediate și pe termen lung va da direcția echipa ta. Iată un exemplu:

definirea obiectivelor dvs. și pașii pentru atingerea acestora vor atenua confuzia sau dezacordul viitor pentru echipa dvs., deoarece așteptările au fost deja clarificate.

definiți întrerupătoarele de afacere

deși fiecare colecție este unică, unele procese sunt standard pe tot terenul. Luați în considerare obiectivele menționate mai sus, fluxurile de lucru din Muzeul dvs. și aceste repere sugerate.

un CMS care îmbunătățește aceste activități oferă cea mai bună șansă de succes:

	împrumuturi și expoziție de Management – partajarea și afișarea obiecte de colectare este în centrul de muzeu. CMS-ul pe care îl selectați ar trebui să eficientizeze planificarea expoziției prin consolidarea informațiilor din lista de verificare și furnizarea de personal cu informații actualizate cu exactitate. Noul dvs. CMS ar trebui să ofere rapoarte flexibile care pot fi personalizate cu ușurință pentru a sprijini practicile de împrumuturi și expoziții ale echipei dvs.
	suport pentru conservare – menținerea documentației corecte de conservare—cum ar fi anchetele de tratament și rapoartele privind starea—vă asigură că colecția dvs. rămâne sigură și accesibilă. Selectați un CMS care acceptă colaborarea fără probleme între conservatori, curatori și registratori prin standardizarea datelor pentru sondajele de tratament necesare, rapoartele și criteriile de mediu.
	gestionarea locației și a transportului – căutați un CMS care poate face referire încrucișată la informațiile de expediere-date de trimitere și livrare, detalii despre curier, valori de expediere—cu detalii despre asigurare, obiect și expoziție sau împrumut. CMS-ul dvs. ar trebui, de asemenea, să gestioneze cu ușurință urmărirea codurilor de bare și activitățile legate de inventar.
	Digital Asset and Media Management – Gestionarea activelor dvs. digitale este la fel de importantă ca gestionarea obiectelor din colecția dvs. Asigurați-vă că CMS-ul dvs. oferă funcționalități native DAMS, permițându-vă să citiți și să gestionați practic orice format de fișier media, să creați înregistrări media, să importați și să actualizați automat metadatele media, să adnotați digital imaginile și să setați drepturile de acces la grup.
	raportare și analiză – ajutați-vă echipa să vă gestioneze eficient colecția selectând un CMS care oferă mai multe rapoarte preconfigurate, etichete, șabloane de catalog, rapoarte de condiții și liste de verificare a expoziției. Asigurați-vă că datele pot fi exportate cu ușurință într-o varietate de formate utile.
	accesibilitate flexibilă – majoritatea echipelor de colectare sunt în mișcare, deci este important ca personalul dvs. să poată prelua, accesa și actualiza informațiile în siguranță, din orice locație. CMS-ul dvs. ar trebui să ofere acces securizat, bazat pe web, Fie ca aplicație bazată pe browser, fie printr-o soluție compatibilă găzduită în cloud.

prioritizați și restrângeți lista de criterii la 3 must-have absolute pentru a vă menține echipa concentrată pe măsură ce cercetați, testați și comparați diverse soluții.

cercetare ce este disponibil

cu obiectivele dvs. și întrerupătoare de afacere stabilit, echipa ta este bine echipat pentru soluții de cercetare și furnizori de contact. Adunați cât mai multe informații posibil de pe web, expoziții comerciale și demonstrații.

iată câteva întrebări inițiale pentru a vă pune:

• soluția acestui furnizor se potrivește cu obiectivele tale?
• software-ul îndeplinește criteriile de referință obligatorii?
• cât de ușor va rula procesul de implementare? Cum va afecta durata procesului de implementare obiectivele dvs.
• cât de rezistentă și scalabilă este soluția? Căutați software care se integrează cu ușurință cu alte sisteme (colecții online, baraje, conservare etc.) și vă poate susține nevoile pe măsură ce se schimbă în viitor.
• va îmbunătăți acest sistem comunicarea și colaborarea pentru activitățile dvs. legate de colectare?
• ce reputație are fiecare furnizor? Puteți găsi conturi din lumea reală, studii de caz sau referințe?
• poate acest sistem să consolideze funcționalitatea altor sisteme?
• vânzătorul are experiență cu tipul și dimensiunea colecției?
• cât de compatibil este noul software cu infrastructura IT existentă?

rafinați selecția

acum este timpul să restrângeți opțiunile la o alegere finală.

• dacă este necesar, aranjați demonstrații și conversații suplimentare cu alegerea dvs. de furnizor de top.
• luați în considerare rentabilitatea investiției. Identificați costurile asociate fiecărei soluții CMS, apoi identificați beneficiile, atât financiare, cât și nemonetare.
• finalizați selecția furnizorului.

noul dvs. sistem nu ar trebui să înlocuiască pur și simplu sistemul actual; ar trebui să ajute instituția dvs. să funcționeze mai eficient, sprijinind în același timp colecția dvs. în viitor.

în plus, munca de colectare nu există în mod izolat, astfel încât software-ul dvs. nu ar trebui să fie. Gândiți-vă la scară largă și protejați-vă colecția și resursele investind într-un ecosistem de gestionare a colecțiilor pentru întreprinderi, nu într-un CMS independent. Asigurați-vă că evaluați cu atenție nevoile dvs. în timpul procesului de cercetare și luați în considerare opțiunile care vor economisi cel mai bine timp, bani și frustrare.

dacă doriți să aflați mai multe despre modul în care sistemele de galerie vă pot ajuta să vă atingeți obiectivele, să vizualizați o demonstrație CMS sau să solicitați o consultare cu unul dintre experții noștri, contactați-ne astăzi.