Beneficiile îmbunătățirii continue ca strategie de afaceri

termenul de îmbunătățire continuă este destul de auto-explicativ. Pare aproape prea simplu, dar acest cuvânt cheie al industriei este despre îmbunătățirea continuă a afacerii, proceselor și modului de lucru.

modul în care studiezi, planifici, implementezi și evoluezi această îmbunătățire este locul în care devine mai complicat. Trebuie să încurajați o filozofie de îmbunătățire constantă, logică și durabilă în întreaga organizație. Acest lucru permite îmbunătățirea continuă să meargă dincolo de a fi un slogan pe un poster, astfel încât să devină modul în care compania dvs. operează în orice moment.

în timp ce îmbunătățirea continuă poate varia de la schimbări simple în funcționarea de zi cu zi a companiei dvs. până la schimbări majore de focalizare și proceduri într-o structură globală, în toate cazurile, veți avea nevoie de instrumentele potrivite pentru a obține succesul și a-l menține.

De Ce Este Importantă Îmbunătățirea Continuă?

“viața începe la sfârșitul zonei tale de confort” – Neale Donald Walsch

există un motiv pentru care oamenii rezistă adesea schimbării: există un confort în ceea ce știm. În timp ce chemarea necunoscutului este atrăgătoare pentru unii, este un lucru natural și liniștitor să rezistăm să ne punem în situații noi. În lumea afacerilor, acest lucru nu mai este posibil.

în vremurile trecute, era adesea posibil ca companiile să “se odihnească pe lauri” și să mențină status quo-ul cu produsele și serviciile lor, deoarece oamenii aveau încredere în mărcile și produsele lor și știau ce primesc. Există mai multe motive pentru care acest lucru nu mai funcționează:

• există mai multă concurență ca niciodată: concurența este un lucru bun. Ne oferă o bază pentru comparație între colegii noștri și ne împinge să facem mai bine. Dar înseamnă, de asemenea, că nu suntem singurii care oferă un anumit produs, serviciu sau caracteristică. Când există o concurență limitată, vă puteți apăra mai ușor colțul pieței, dar în climatul competitiv de astăzi, nu vă odihniți niciun moment.

• este o piață globală: pentru majoritatea industriilor și întreprinderilor din zilele noastre, nu trebuie doar să vă preocupați de concurența locală, ci și de concurența străină. Din ce în ce mai multe frontiere coboară, iar produsele și serviciile mature de pe alte piețe vă pot lua prin surprindere. Dacă nu urmăriți ce se întâmplă în altă parte a lumii și nu vă pregătiți pentru asta, nu veți fi pregătiți să vă ocupați de ea când va ajunge.

• informațiile sunt peste tot: consumatorii sunt conectați 24/7 în aceste zile. Ei au acces la informații la îndemână. De exemplu, 85% dintre consumatori folosesc Internetul pentru a localiza companii care le satisfac nevoile. În timp ce anterior un produs, un serviciu sau un plan de marketing a fost conceput pentru longevitate, în zilele noastre trebuie să fiți gata să reacționați la schimbările și tendințele pieței. Este important să folosiți viteza fluxului de informații în avantajul dvs. și să nu stați și să urmăriți cum zboară.

• dinamica se schimbă: zidurile vechi din jurul produselor și serviciilor au fost dărâmate, iar companiile inteligente și flexibile culeg recompensele. Aplicațiile Mobile întorc industria taxiurilor cu susul în jos. Băncile Online oferă o alternativă la băncile din cărămidă și mortar. Livrarea la domiciliu schimbă modul în care cumpărăm produse de zi cu zi. Asta nu înseamnă că afacerile “tradiționale” sunt terminate — înseamnă doar că trebuie să evolueze.

încercați Kanbanize gratuit timp de 30 de zile

“același vechi, același vechi” nu va mai funcționa. Dar asta nu trebuie văzut ca un lucru rău. Dimpotrivă, realizarea și acceptarea faptului că există un nou mod de a face afaceri este interesantă și poate crea multe oportunități excelente pentru dvs. și organizația, compania sau grupul dvs.

nu este un Concept nou

pentru a fi clar, conceptul de îmbunătățire continuă nu este unul nou. Formalizată în anii 1980 în nenumărate manuale și publicații, noțiunea că ar trebui să ne străduim întotdeauna să ne facem treaba mai bine există de foarte mult timp. Ea vine în mod natural pentru unii oameni. Uită-te la cazul omului cavernelor:

• bietul om al peșterii s-a străduit să-și prindă mâncarea, care era prea rapidă pentru a o prinde cu mâna.
• a descoperit că, dacă folosea un băț, avea o acoperire mai lungă și o șansă mai bună.
• aruncarea bățului a oferit o rază de acțiune și mai bună și i-a îmbunătățit șansele de a-și prinde prada.
• adăugarea unei pietre ascuțite la capătul bățului a însemnat un succes și mai mare.
• implicarea altor oameni ai peșterilor în vânătoare i-a înmulțit, de asemenea, șansele de a prinde cina.

aceasta este o îmbunătățire continuă. Nu este găsirea unei metode care funcționează și lipirea cu ea. Se uită la locul în care vă aflați astăzi, stabilind un obiectiv și făcând ceea ce trebuie făcut pentru a atinge acel obiectiv. Odată ce acest obiectiv este atins, începeți din nou, găsind modalități de îmbunătățire în continuare. Nu contează în ce fel de industrie sau afacere vă aflați — este necesară o abordare de îmbunătățire continuă pentru a vă menține în fața jocului.

cu bogăția de informații disponibile pe tema îmbunătățirii continue, poate fi dificil să știi de unde să începi. Ceea ce vă sugerăm este întotdeauna să începeți cu analizarea situației dvs. actuale. Aveți nevoie de o înțelegere deplină a modului în care operați astăzi, astfel încât să puteți urma principiile PDCA.

mai întâi stabiliți linia de bază, punctul de plecare. Atunci tu:

• PLAN: Planificați-vă îmbunătățirile, inclusiv stabilirea obiectivelor.
• DO: puneți în aplicare acțiunile necesare pentru îmbunătățire.
• verificați: măsurați-vă succesul în raport cu linia de bază.
• ACT: ajustați sau modificați modificările.

acest proces este adesea reprezentat sub forma grafică a unei roți, cunoscută sub numele de “roată PDCA” sau “roată Deming” după creatorul, Dr.W. Edwards Deming. Pe măsură ce progresați prin fiecare pas, mențineți roata în mișcare, reprezentând o îmbunătățire continuă.

când ajungeți din nou la stadiul inițial, luați în considerare îmbunătățirile anterioare și planificați următoarele îmbunătățiri.

proiectul de îmbunătățire continuă – faceți din acesta o strategie

chiar dacă compania sau organizația dvs. nu promovează în mod activ un proces de îmbunătățire continuă astăzi, asta nu înseamnă că nu faceți nicio îmbunătățire continuă a afacerii. Înseamnă doar că probabil nu o faceți la fel de sistematic sau eficient pe cât ați putea și este posibil să nu implementați schimbări de la un sector sau zonă la altele care ar putea beneficia.

aici intră în joc noțiunea de cultură a îmbunătățirii continue. Când abordați pentru prima dată subiectul îmbunătățirii continue cu angajații și colaboratorii dvs., majoritatea vor fi de acord cu necesitatea, dar nu știu neapărat de unde să înceapă. Crearea unui plan formalizat care funcționează pentru structura dvs. este critică.

există multe motive pentru care formalizarea strategiei de îmbunătățire continuă este importantă:

• • îi face pe toți să folosească aceeași limbă. Acest lucru este esențial atunci când doriți să implementați lecțiile învățate și cele mai bune practici în cadrul unității, proceselor și unităților de afaceri. Formalizarea documentelor, procedurilor și instrucțiunilor de lucru facilitează obținerea tuturor pe aceeași pagină.

• • creează o mentalitate. În loc să vedeți îmbunătățirea continuă ca pe ceva de repornit cu fiecare proiect nou, o abordare formalizată și consecventă a îmbunătățirii continue îi învață pe oameni că sistemul este inerent modului în care funcționează afacerea dvs. Nu este ceva ce adăugați la modul în care lucrați — devine modul în care lucrați.

• • îi face pe oameni responsabili. Când îmbunătățirea continuă pătrunde în toate nivelurile organizației dvs., aceasta încetează să mai fie treaba unei persoane și devine parte a muncii tuturor. Știind că afacerea dvs. nu se oprește niciodată în evoluție, îi ajută pe angajați să vadă unde pot fi o parte activă a îmbunătățirii continue.

• • aceasta întărește importanța. În această zi și de vârstă, este ușor să te pierzi în corporative-vorbesc și sloganuri sala de consiliu. Îmbunătățirea continuă a proceselor trebuie tratată ca o bază integrală pentru organizația dvs., iar formalizarea modului în care o abordați o face mai concretă.

veți descoperi că, odată ce ați stabilit reguli și linii directoare pentru îmbunătățirea dvs. continuă, va fi mai ușor să o includeți în toate aspectele afacerii dvs. Și nu uitați că trebuie să aplicați conceptul de îmbunătățire continuă sistemului dvs. de îmbunătățire continuă!

ceea ce funcționează astăzi s-ar putea să nu fie adecvat în viitor, deci asigurați-vă că analizați și evaluați în mod constant metodele de îmbunătățire continuă a procesului și faceți îmbunătățiri și corecții acolo unde este necesar.

schimbare de dragul schimbării

un pericol, mai ales dacă nu urmăriți în mod activ îmbunătățirea continuă cu echipele și angajații dvs. astăzi, este că s-ar putea să vă simțiți presați să faceți schimbări pur și simplu pentru a arăta că nu stați liniștiți. O strategie eficientă de îmbunătățire continuă necesită o mentalitate durabilă pe termen lung și este posibil să nu dea roade pe termen extrem de scurt.

îmbunătățirea continuă nu înseamnă schimbare de dragul schimbării. Adaugă valoare modului în care operezi. Dacă, după analiză, vedeți că anumite aspecte ale proceselor și procedurilor dvs. sunt eficiente și eficiente, nu simțiți că trebuie să forțați o schimbare. Pur și simplu continuați analiza altor aspecte. Veți găsi întotdeauna o zonă care poate beneficia de îmbunătățiri.

de exemplu, în cazul unui proces de revizuire pentru proiectele pe care le aveți în vigoare, puteți face următoarele observații:

• • • pașii în loc pot fi toate necesare. Nu eliminați sau consolidați pașii dacă servesc unui scop și adăugați valoare procesului pur și simplu pentru a arăta că ați făcut o “îmbunătățire”.”Priviți cu atenție fiecare pas și fiecare actor și înțelegeți interacțiunile înainte de a face modificări. Rezistați dorinței de a presupune că “mai puțini pași” este automat o îmbunătățire. În schimb, căutați o înțelegere fundamentală a întregului proces și faceți îmbunătățiri pe baza acestuia.

• • • poate fi necesar să includeți alte departamente și divizii pentru a înțelege impactul îmbunătățirilor pe care le aveți în minte. Aveți grijă să nu purtați ochelari de protecție atunci când doriți să vă îmbunătățiți procesul de revizuire. Fiți conștienți de faptul că intrările și ieșirile procesului dvs. se referă la mulți alți actori, cum ar fi furnizorii, clienții și angajații, și că orice îmbunătățiri pe care le faceți trebuie să continue să le satisfacă nevoile. Includerea lor în domeniul dvs. de aplicare vă poate ajuta să lucrați împreună pentru a face îmbunătățiri și mai largi decât dacă vă concentrați exclusiv pe ceea ce este sub controlul dvs.

• • • este important să planificați schimbarea. Asigurați-vă că îmbunătățirile dvs. continue oferă flexibilitatea pentru orice ar putea aduce viitorul. Noi tipuri de proiecte, clienți noi, volume noi, produse noi — toate acestea trebuie luate în considerare. Dacă îmbunătățirile dvs. se concentrează pe ceea ce faceți astăzi, cum ar fi punerea în aplicare a unui sistem pentru a face față unui anumit număr de recenzii pe lună, este posibil să nu puteți face față cu ceea ce se întâmplă luna viitoare dacă numărul de recenzii crește sau scade semnificativ.

* există diferite modalități de a începe cu îmbunătățirea continuă. Dar cea mai ușoară este “începeți chiar acum”

înțelegerea motivului pentru care implementați o strategie de îmbunătățire continuă vă va ajuta să evitați încercarea de a forța schimbarea acolo unde nu este utilă sau necesară. Lăsați o analiză aprofundată a proceselor, produselor și procedurilor dvs. să dicteze modificările pe care le puneți în aplicare.

alte beneficii ale îmbunătățirii continue

beneficiile directe ale îmbunătățirilor dvs. continue sunt adesea ușor de prevăzut. Puteți calcula sau estima costurile și economiile de timp chiar înainte de a implementa modificările. Cu toate acestea, există și alte beneficii semnificative pe care nu le veți realiza până când strategia dvs. de îmbunătățire continuă nu este în vigoare:

• • • moralul mai bun: Colaboratorii și angajații dvs. vor beneficia de îmbunătățirile și dinamismul sporit pe care le oferă îmbunătățirea continuă. Proiectele de îmbunătățire continuă reprezintă o oportunitate pentru angajați de a ieși din cutie și de a avea un impact semnificativ și plin de satisfacții asupra locului lor de muncă.

• • • o mai bună acceptare a ideilor noi: atunci când organizația dvs. este obișnuită să accepte status quo-ul, noile proiecte și oportunități pot fi văzute într-o lumină negativă. Cu o strategie de îmbunătățire continuă implementată, echipele dvs. se vor obișnui și vor aprecia să lucreze cu ideea că schimbarea este pozitivă.

• • • când cei cu care lucrați știu că sunt împuterniciți să observe, să analizeze și să îmbunătățească modul în care lucrează, sunt mai motivați decât dacă se așteaptă să aplice pur și simplu aceleași metode și moduri de lucru vechi. Vor fi mai încântați de viitorul lor în carieră atunci când știu că pot avea un impact pozitiv asupra acestuia.

cu toții am întâmpinat rezistență la schimbare. Se întâmplă la toate nivelurile unei organizații și trebuie gestionată. Când începeți să comunicați strategia dvs. de îmbunătățire continuă echipelor și angajaților dvs., asigurați-vă că vă concentrați asupra beneficiilor. Unii pot presupune că înseamnă pur și simplu mai multă muncă.

ei trebuie să știe că îmbunătățirea continuă nu este în plus față de ceea ce fac astăzi, ci mai degrabă o parte integrantă a acesteia. Este un nou mod de a privi vechiul lor Mod de lucru. Scopul îmbunătățirii continue este de a face fiecare aspect al ceea ce fac mai bine, mai ușor, mai rapid, mai ieftin și mai profitabil pentru afacere.

implică-i pe toți

este important să creezi o strategie de îmbunătățire continuă, cuprinzătoare, care să poată fi împărtășită și comunicată în întreaga unitate, companie sau organizație, în funcție de sfera rolului tău.

tratarea îmbunătățirii continue a procesului ca un proiect unic pentru un grup mic este o modalitate sigură de a fi uitat imediat ce primul proiect este finalizat. În schimb, clarificați că îmbunătățirea continuă este un nou mod de a face afaceri și că ar trebui aplicată de toată lumea și în toate aspectele afacerii dvs. Unele modalități excelente de a vă asigura că toată lumea este la bord includ:

• • • comunicați strategia în mod clar și tuturor. Creați o echipă de îmbunătățire continuă și cereți-i să vină cu o declarație de misiune, orientări, domeniu de aplicare și alte detalii care pot fi partajate pentru ca toți să le vadă. Să fiecare angajat știu contribuția lor în curs de desfășurare și dăruire este vitală.

• • • au un eveniment kick-off. Asigurați – vă că noua dvs. strategie de îmbunătățire continuă este o afacere mare și că managementul este optimist și 100% în spatele implementării sale cu succes. Introduceți echipa și clarificați cine este responsabil pentru ce și cine sunt persoanele de contact pentru diferite activități și sectoare. Puneți în aplicare un mod simplu și incluziv pentru angajați de a împărtăși ideile pe care le au — cum ar fi o cutie de sugestii, un forum pe internet, un grup de chat, întâlniri recurente de idei etc.

• • • dați exemple concrete. “Îmbunătățirea continuă” este un termen foarte larg, iar unii oameni ar putea să nu înțeleagă cum se aplică rolului, proceselor sau produselor lor. Găsiți câteva exemple pertinente pentru sectorul sau industria dvs. Arătați exemple în care compania dvs. a făcut îmbunătățiri în trecut și explicați cum poate fi o rampă de lansare pentru îmbunătățirea continuă.

• • • evidențiați beneficiile. Nu implementați îmbunătățirea continuă pentru distracție. Scopul este de a vă îmbunătăți afacerea prin eliminarea deșeurilor, suprapunerilor și redundanței și prin găsirea unor modalități creative de a eficientiza și îmbunătăți modul în care lucrați. Spuneți angajaților dvs. că îmbunătățirea continuă poate fi aplicată fiecărui aspect al afacerii dvs.

• • • creați mai multe proiecte de lansare. În timp ce îmbunătățirea continuă ar trebui să devină a doua natură la locul de muncă, la început, va trebui să vă îngrijiți strategia. Câteva proiecte de profil înalt vă pot ajuta să vă păstrați strategia de îmbunătățire continuă proaspătă în mintea tuturor. Instruiți și împuterniciți liderii de echipă să urmărească îndeaproape evoluția acestor proiecte și să solicite contribuții de la cât mai mulți angajați posibil.

dacă managementul nu este entuziasmat de îmbunătățirea continuă la locul de muncă, nimeni nu va fi. Găsiți modalități de a-l aduce des, subliniind întotdeauna motivul pentru aceasta și potențialele îmbunătățiri. Lăudați chiar și cele mai mici îmbunătățiri, deoarece angajații ar putea ezita la început să facă sugestii.

nu vă faceți griji dacă ideea este lentă. O strategie de îmbunătățire continuă nu are limită de timp, nici un punct final, nici o dată de expirare. Căutați să schimbați mentalitatea unui grup de oameni care sunt mai mult decât probabil confortabili și stabiliți în modul în care își fac treaba astăzi. Amintiți-vă că îmbunătățirea continuă a procesului nu este o sarcină nouă adăugată volumului dvs. de muncă, ci că pătrunde în fiecare lucru pe care îl faceți.

începeți această clipă

dintre toate deciziile de management la locul de muncă pe care le puteți face, îmbunătățirea continuă este cea mai ușoară de început. Începe chiar acum. Luați în considerare ceea ce trebuie să faceți astăzi și găsiți o modalitate de a-l îmbunătăți. Apoi puneți la punct o modalitate de a vă măsura îmbunătățirea și verificați la intervale regulate pentru a vă vedea progresul.

* o modalitate convenabilă de a măsura progresul este prin utilizarea unor valori de flux de bază utilizate în Kanban

reamintiți-vă să gândiți “îmbunătățirea continuă” în fiecare zi până când devine a doua natură. Alegeți trei domenii în care doriți să aplicați principii de îmbunătățire continuă. Pentru a vă ajuta să înțelegeți cât de largă și cuprinzătoare este o strategie de îmbunătățire continuă, căutați următoarele exemple în cadrul organizației dvs:

• • • cazul negativ: alegeți un aspect al afacerii dvs. care are în mod clar nevoie de îmbunătățiri. Poate că ați amânat – o sau ați minimizat efectul negativ pe care îl are asupra afacerii dvs. Când este evident că ceva nu funcționează așa cum ar trebui, găsirea unei îmbunătățiri vizibile este plină de satisfacții și încurajare. Acesta va avea un efect pozitiv asupra liniei de jos și va atrage atenția asupra utilității aplicării îmbunătățirii continue a procesului.

• • • cazul neutru: alegeți un proces, o parte sau un proiect care pare să fie în modul cruise-control. Aceste cazuri pot fi o provocare, pentru că în timp ce nu poate fi nimic în mod evident greșit, s-ar putea lupta pentru a indica ceea ce se poate face pentru a le face mai bine. S-ar putea să fiți tentați să lăsați suficient de bine în pace, astfel încât un caz neutru vă va ajuta să vă resetați mentalitatea și să vă gândiți la îmbunătățirea continuă.

• • • cazul pozitiv: uitați-vă la cele mai de succes aspecte ale afacerii dvs. și vedeți ce puteți învăța de la ele. Puteți lua cele mai bune practici și le puteți transfera în alte domenii sau departamente? Este posibil să se facă schimbări suplimentare care să împingă aceste povești de succes la nivelul următor? Sunt persoanele responsabile pentru aceste rezultate pozitive capabile să împărtășească cunoștințele și abilitățile lor altor persoane care vor deveni apoi campioni de îmbunătățire continuă?

instrumentele potrivite pentru Job

un ultim sfat pentru crearea, implementarea și extinderea cu succes a unei strategii de îmbunătățire continuă la locul de muncă este utilizarea instrumentelor potrivite. Kanbanize este conceput cu scopul de a îmbunătăți continuu modul în care vă conduceți afacerea.

a avea o imagine exactă a stării stocului dvs., a proiectelor de îmbunătățire continuă și a indicatorilor cheie de performanță în orice moment este esențială pentru evaluarea și planificarea îmbunătățirilor dvs.

dacă nu măsurați și urmăriți îmbunătățirile, nu veți ști niciodată ce funcționează și ce nu. în timp ce unele îmbunătățiri se pot face prin intuiție, veți descoperi rapid că, după o îmbunătățire inițială, nu știți unde să mergeți în continuare.

cu Kanbanize, aveți instrumente puternice de gestionare vizuală proiectate cu o mare flexibilitate. Nu contează în ce industrie vă aflați, ce tip de afacere conduceți sau ce fel de servicii sau produse furnizați.

Kanban poate fi aplicat la orice tip de organizație, și puteți alege și alege din caracteristicile și opțiunile care lucrează pentru tine. Nu încercați să împingeți un cuier pătrat într-o gaură rotundă. Kanbanize se adaptează pentru a se potrivi nevoilor dvs. de astăzi și, de asemenea, vă scalează afacerea în funcție de nevoile și creșterea viitoare. Aplicăm principiile Lean, care sunt o piatră de temelie a îmbunătățirii continue.

Experimentați puterea plăcilor Kanban și construiți-vă strategia de îmbunătățire continuă în jurul unui software vizual ușor de utilizat. Vedeți cât de ușor este să colaborați cu alți membri ai organizației dvs., indiferent dacă se află în același birou sau în cealaltă parte a lumii.

stabiliți un flux de lucru simplificat, politici și rapoarte de urmărire care îi aduc pe toți pe aceeași pagină și lucrează la obiectivul comun de îmbunătățire constantă, cu încredere și continuă.

îmbunătățirea continuă nu trebuie să fie complicată, dar necesită o anumită planificare și dedicare în numele conducerii și conducerii. Luați decizia de a vă transforma locul de muncă într-o poveste de succes de îmbunătățire continuă și împingeți afacerea dvs. pentru a fi mai eficientă, mai raționalizată și, în cele din urmă, mai profitabilă.

stabiliți acțiuni pe termen scurt care vă vor duce la obiectivele pe termen lung. Și amintiți-vă că îmbunătățirea continuă este cu adevărat continuă: odată ce începeți, nu va trece o zi în care nu veți găsi noi modalități de a vă îmbunătăți afacerea!

încercați Kanbanize gratuit timp de 30 de zile