Capitolul 2-Sisteme Informatice de colaborare

cooperarea este un grup de oameni care lucrează împreună, toți făcând în esență același tip de muncă pentru a realiza un loc de muncă. Colaborarea este un grup de oameni care lucrează împreună pentru a atinge un obiectiv comun printr-un proces de feedback și iterație. Cooperarea poate fi un loc în care toate părțile există și se împacă pentru a-și face treaba, dar calitatea și îmbunătățirea indivizilor nu sunt prezente. Colaborarea include oferirea de feedback, eficientizarea proceselor și procedurilor și îmbunătățirea performanței celor implicați.

importanța Feedback-ului critic eficient

un grup în care toată lumea este prea politicoasă pentru a spune ceva critic nu poate colabora. Un citat celebru al lui Charles Darwin spune: “dacă doi dintre voi au exact aceeași idee, atunci nu avem nevoie de unul dintre voi.”Pe de altă parte, dacă un grup este prea critic și negativ, Membrii pot ajunge să nu aibă încredere și să se urască unii pe alții. Trebuie să existe un echilibru adecvat al celor două, iar feedback-ul trebuie să aprindă membrii echipei învățând unul de la celălalt. Dacă nimeni nu este dispus să exprime idei diferite și chiar nepopulare, nimeni nu va învăța nimic.

linii directoare pentru oferirea și primirea Feedback-ului critic

Oferirea și primirea feedback-ului critic este cea mai importantă abilitate de colaborare. Următoarea este o orientare a celor mai importante caracteristici pentru o colaborare eficientă: Este entuziasmat de subiectul colaborării noastre, este deschis reparat și curios, își vorbește mintea chiar dacă este un punct de vedere nepopular, se întoarce la mine și la alții în timp util, este dispus să intre în conversații dificile, este un ascultător perceptiv, este abil în a da/primi feedback negativ, este dispus să prezinte idei nepopulare, se autogestionează și necesită “întreținere redusă” și multe altele.

care sunt trei criterii pentru o colaborare de succes?

pentru profesioniștii din domeniul afacerilor, Echipele trebuie să își îndeplinească obiectivele. Aceste obiective pot include luarea unei decizii, rezolvarea unei probleme sau crearea unui produs de lucru. Cu orice obiectiv, primul criteriu de succes este întotdeauna răspunsul la întrebarea: “am făcut-o?”Dacă adăugați straturi la întrebare, atunci devine:” am făcut-o în timpul și bugetul permis?”În aceste cazuri, echipele care au trecut peste timp sau peste buget, în general, nu consideră că obiectivele lor sunt îndeplinite.

creșterea capacității echipei

într-o afacere, echipele durează împreună luni sau chiar ani, deci un evaluator de întrebări adecvat este întotdeauna: “echipa s-a îmbunătățit?”Echipele care sunt adesea permanente cresc cu beneficiile sale în timp și, pe măsură ce echipa devine mai bună, devine mai eficientă, oferind servicii mai bune chiar și la un cost mai mic. Dar cum se îmbunătățește o echipă? Modalitățile includ dezvoltarea unor procese de lucru mai bune, îmbunătățirea individuală a sarcinilor, predarea reciprocă a sarcinilor și a noilor abilități și, de asemenea, oferirea de perspective semnificative unul altuia.

experiență semnificativă și satisfăcătoare

în lumea banală a profesioniștilor din afaceri, ce face munca semnificativă? Munca trebuie să fie percepută semnificativ de către echipă. Este posibil să nu fie la fel de plin de farmec ca salvarea unei vieți, dar dacă sarcina este percepută ca importantă, va fi mult mai semnificativă. Dacă se acordă credit pentru muncă și recunoașterea finalizării sarcinii este prezentă, cu atât lucrarea va fi mai semnificativă. De asemenea, aspectul de camaraderie al muncii în echipă poate oferi și o experiență satisfăcătoare. Toată lumea este energizată atunci când are sentimentul de a fi sau de a fi un grup și de a-și face partea pentru a obține ceva valoros.

care sunt cele patru scopuri principale ale colaborării?

informarea este primul și cel mai fundamental scop de colaborare. Scopul informării este de a vă asigura că membrii echipei concep informații în același mod cât mai mult posibil. Membrii echipei trebuie să poată partaja date și să comunice între ei și să poată înțelege fiecare interpretare dată. Acest lucru va evita orice repetare a informațiilor și va duce la o soluție mai eficientă.

luarea deciziilor

• decizii operaționale – decizii care sprijină activitățile operaționale, de zi cu zi.
• decizii manageriale – decizii privind alocarea și utilizarea resurselor. Dacă o decizie managerială necesită luarea în considerare din perspective diferite, va beneficia foarte mult de colaborare.
• decizii strategice – decizii care susțin probleme organizaționale de anvergură. Aceste decizii sunt aproape întotdeauna de colaborare.
• decizie structurată – proces în care există o metodă înțeleasă și acceptată pentru luarea deciziei.
• proces decizional nestructurat în care nu există o metodă de luare a deciziilor convenită.

tipul de decizie și procesul de decizie sunt vag legate. La nivel operațional, se iau de obicei decizii structurate, iar deciziile la nivel strategic tind să fie nestructurate. Într-un sistem de colaborare, puține decizii structurate implică colaborare. Există deja, de obicei, o procedură stabilită de urmat și nu necesită multe decizii. Nestructurat pe de altă parte, necesită multă colaborare, deoarece feedback-ul și iterațiile sunt esențiale. Trebuie luate în considerare perspective diferite, iar concluziile provizorii și rezultatele potențiale trebuie discutate.

rezolvarea problemelor

o problemă este o diferență percepută între ceea ce este și ceea ce ar trebui să fie. Problemele sunt o percepție și asta duce la oameni diferiți care au percepții diferite ale problemelor. Din această cauză, prima și poate cea mai importantă sarcină pentru un grup colaborativ de rezolvare a problemelor este definirea problemei. Apoi, echipa trebuie să înțeleagă scopul în rezolvarea problemei, și au la ea.

gestionarea proiectelor

proiectele sunt formate pentru a crea sau a produce ceva. Scopul final ar putea fi o varietate de lucruri, și din moment ce proiectele variază atât de mult în natură și dimensiune, aici sunt patru faze de proiect generice:

• faza de pornire – faza de pornire este de a stabili regulile de bază pentru proiect și echipă. Sarcinile din această fază includ identificarea proiectului, determinarea calității de membru al echipei, definirea proiectului, determinarea modului în care proiectul va fi realizat, stabilirea domeniului de aplicare al proiectului, stabilirea rolurilor și stabilirea regulilor echipei.
• faza de planificare-Faza pentru a determina cine va face ce și când. Activitățile de lucru în această fază sunt definite și resurse precum personalul, bugetul și echipamentele sunt atribuite fiecăruia. De asemenea, programele sunt stabilite pentru fiecare sarcină și membru, iar bugetul poate fi revizuit de mai multe ori.
• faza de realizare – sarcinile proiectului sunt realizate în această fază. O provocare de management în această fază este de a se asigura că sarcinile sunt finalizate la timp și de a identifica problemele din program cât mai curând posibil. Sarcinile pot fi șterse și modificate de-a lungul acestei faze.
• faza de finalizare – această fază finalizează finalizarea proiectului și îi întreabă pe membrii echipei sale: “am terminat de fapt?”Dacă toate lucrările sunt finalizate, documentația trebuie să se întâmple, iar datele trebuie să fie stocate într-o locație accesibilă.

care sunt cerințele pentru un sistem informațional de colaborare?

ca un sistem informațional, un sistem de colaborare are cele cinci componente ale fiecărui sistem informațional, cum ar fi hardware, software, date, proceduri și oameni. În cadrul componentei de date, colaborarea implică două tipuri:

• date de proiect – date care fac parte din produsul de lucru al colaborării. Un document care descrie o soluție recomandată este datele proiectului pentru un proiect de rezolvare a problemelor.
• metadatele proiectului – date utilizate pentru gestionarea proiectului. Programele, sarcinile, bugetele și alte date manageriale sunt exemple de metadate ale proiectului.

procedurile Sistemelor Informatice de colaborare specifică standardele, politicile și tehnicile pentru desfășurarea activității echipei.

Funcții Primare: Comunicare și partajare de conținut

echipele au nevoie de asistență din partea sistemului lor de colaborare pentru a comunica, pentru a gestiona multe versiuni de conținut și pentru a gestiona sarcinile. Multe dintre aceste cerințe acceptă iterația și feedback-ul.

cum puteți utiliza instrumentele de colaborare pentru a îmbunătăți comunicarea în echipă?

din cauza nevoii de a oferi feedback, comunicarea echipei este esențială pentru fiecare proiect de colaborare. Comunicarea este importantă pentru a gestiona conținutul, sarcinile proiectului, iar dezvoltarea unei facilități eficiente de comunicare este primul lucru pe care echipa dvs. ar trebui să îl facă și ar putea fi foarte mult cea mai importantă caracteristică a unui sistem informațional colaborativ. Utilizarea instrumentelor depinde de modul în care echipa comunică între ele:

• comunicare sincronă – când toți membrii echipei se întâlnesc în același timp. Acest lucru se poate face într-o singură locație sau în mai multe locații și poate fi de la întâlniri față în față, până la apeluri de conferință sau videoconferințe.
• asincron – când membrii echipei al nu se întâlnesc în același timp. Acest lucru se întâmplă în locații unice sau multiple și este, în general, propus prin utilizarea de e-mailuri, sondaje și formulare de discuții. Aceasta este o formă de comunicare care nu primește răspunsuri imediate.

cum puteți utiliza instrumentele de colaborare pentru a gestiona conținutul partajat?

partajarea conținutului este a doua funcție majoră a sistemelor de colaborare. Membrii echipei trebuie să împărtășească atât datele proiectului pentru a permite feedback-ul, cât și iterația, iar pentru a face acest lucru, trebuie să existe un instrument sau o aplicație. Următoarele trei categorii de instrumente de colaborare pentru lista de conținut pentru fiecare:

Conținut partajat fără Control

• e – mail cu atașamente-aceasta ridică numeroase probleme, care includ cineva care nu primește e-mailul, nu îl vede în căsuța de e-mail sau cineva nu salvează atașamentul.
• server de fișiere – acesta este pur și simplu un computer care stochează fișiere. Această metodă este mai bună decât atașamentele de e-mail, dar există posibilitatea ca un membru al echipei să interfereze cu munca cuiva, deoarece nu există niciun control suplimentar.

Conținut partajat cu gestionarea versiunilor pe Google Drive

sisteme care asigură gestionarea versiunilor urmăresc modificările documentelor și oferă funcții și funcții pentru a se potrivi lucrărilor concurente. Google Drive este un susținător al acestui lucru și oferă un serviciu gratuit al unei unități virtuale în cloud, unde puteți crea foldere și stoca fișiere.

Conținut partajat cu controlul versiunii

controlul versiunii este procesul care are loc atunci când instrumentul de colaborare limitează și uneori chiar direcționează activitatea utilizatorului. Controlul versiunii implică una sau mai multe dintre următoarele capabilități:

• activitatea utilizatorului limitată de permisiuni-utilizatorii primesc permisiuni specifice dacă sunt capabili să citească, să editeze și să șteargă.
• Document checkout – directoarele pot fi configurate astfel încât utilizatorii să fie obligați să verifice documentele înainte de a le putea modifica.
• istoriile versiunilor – furnizați istorii în numele utilizatorilor. Când un document este modificat, instrumentul înregistrează numele autorului și data și ora la care este stocat documentul.
• controlul fluxului de lucru – capacitatea de a gestiona activitățile într-un proces predefinit.

cum puteți utiliza instrumentele de colaborare pentru a gestiona sarcinile?

descrierile sarcinilor trebuie să fie specifice și formulate, astfel încât este posibil să se decidă dacă sarcina a fost îndeplinită. Pentru a utiliza o listă de sarcini în mod eficient, utilizatorii trebuie să fie în măsură să-l împărtășească. Următoarele sunt câteva instrumente care pot fi utilizate pentru a partaja o listă de activități utile pentru colaborare:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

ce sistem de informații de colaborare este potrivit pentru echipa ta?

• setul minim de instrumente de colaborare – cu acest set, ar trebui să puteți colabora cu echipa dvs., deși veți primi puțin sprijin din partea software-ului. Colaborarea va fi doar text și nu veți avea acces la video sau audio, astfel încât să nu puteți auzi sau vedea ceilalți colaboratori.
• setul de instrumente de colaborare bună – veți obține un set de instrumente de colaborare mai sofisticat. Veți putea desfășura întâlniri virtuale audio și video multipartite și veți avea suport pentru accesul simultan la documente, foi de calcul și fișiere de prezentare.
• Setul cuprinzător de instrumente de colaborare – setul este cel mai bun dintre cele trei, deoarece include controlul conținutului și al gestionării, controlul fluxului de lucru și întâlnirile online cu partajarea pe lângă toate funcțiile pe care le obțineți de la celelalte două.

alegerea setului pentru echipa ta

alegerea setului potrivit pentru echipa ta se poate baza pe o varietate de lucruri. Este posibil să vă puteți permite cel mai bun instrument, dar este posibil să nu aveți nevoie de el, din cauza unui timp prelungit de învățare. Timpul de învățare poate fi evaluat ca o curbă de putere a produsului, care arată relația puterii în funcție de timpul care utilizează acel produs.

nu uitați procedurile și oamenii!

pe măsură ce evaluați sistemele informatice și sistemele informatice de colaborare, trebuie să începeți să vă gândiți serios la procedură și la componentele oamenilor. Sunteți membrii echipei de gând să folosească aceste instrumente? Sunt toți de acord? Cum vor fi instruiți în acest sens? Echipa dvs. trebuie să creeze locuri de muncă sau roluri speciale? La toate aceste întrebări referitoare la proceduri și oameni trebuie să se răspundă atunci când se stabilește un instrument de colaborare.

2026?

cum vom colabora în 2026? Textul menționează utilizarea sporită a întâlnirilor virtuale și, dacă nu contează unde se întâlnesc colegii de echipă, atunci proiectele pot implica cel mai bun sau cel mai accesibil personal. Călătoriile se vor reduce, majoritatea fiind mai recreative, iar convențiile pot fi foarte bine virtuale. Odată cu utilizarea sporită a acestor instrumente de colaborare, poate fi cel mai bine pentru noi să învățăm abilități de colaborare online, asincrone.