Cum de a dezvolta un cod de culoare pentru o mai bună organizare

ca un profesionist administrativ, ați înțeles cât de mult structura și organizarea intră în joc pe o bază de zi cu zi. Probabil că aveți mai multe sisteme și proceduri care vă permit să creați ordine și să inspirați productivitatea. Dar cu atât de mulți oameni și procese de gestionat, chiar și cei mai buni dintre noi pot fi copleșiți când ne uităm la fișierele, lianții și calendarele noastre.

una dintre cele mai simple modalități de a adăuga structură și organizare în spațiul de lucru, fișiere și multe altele este utilizarea codării culorilor. Potrivit cercetărilor efectuate de neurologi, creierul nostru este greu conectat pentru a procesa culoarea înainte de orice altceva, îmbunătățind înțelegerea și ajutându-ne să procesăm informațiile mai rapid, precum și să le păstrăm mai mult timp.

codarea culorilor se aplică de obicei mai mult fișierelor de hârtie decât fișierelor digitale. Cu toate acestea, multe programe și instrumente de gestionare a sarcinilor vă permit să adăugați culori de categorie, astfel încât să le puteți transfera la gestionarea fișierelor digitale. Și există programe de completare software terță parte Pentru Windows care vă permit să adăugați culoare și folderelor dvs. digitale.

dezvoltarea codului de culoare

când creez un cod de culoare, încep prin a evalua mediul în care lucrez.

1. există culori deja asociate cu anumite categorii de lucrări, departamente sau proiecte? Dacă da, încercați să încorporați acest lucru în codul de culoare pentru a reduce confuzia pentru dvs. și pentru cei cu care lucrați.
2. care sunt categoriile de lucrări sau tipuri de proiecte? De exemplu, când am lucrat corporativ, am avut o culoare separată atribuită fiecărui executiv pe care l-am susținut, o culoare pentru proiectele mele de administrare, contracte legale, proiecte de dezvoltare a afacerilor, fișiere de operațiuni etc. Uneori aveam o culoare separată pentru fiecare proiect major dacă se desfășurau multe în același timp.

în funcție de câte culori și categorii creați, poate fi util pentru dvs. (și pentru cei pe care îi susțineți) să creați o cheie de cod de culoare. În acest fel, toată lumea cunoaște sistemul și aveți șanse mai mari să îl mențineți.

instrumente pentru codarea culorilor

există zeci de opțiuni fantastice disponibile pentru a vă ajuta să implementați codul de culoare – totul, de la fișiere la etichete la lianți și multe altele! Unele dintre instrumentele mele preferate includ:

• foldere de fișiere
• lianți cu 3 inele
• protectori de foi cu margini colorate
• buzunare Poly project
• etichete
• Smead Viewables

dacă nu aveți bugetul sau aprobarea de a utiliza foldere de fișiere colorate, puteți utiliza în continuare culoarea pe etichete sau puteți aplica autocolante colorate pentru a le face mai vizuale. Culoarea poate face o diferență în găsirea rapidă a lucrurilor sau identificarea atunci când ceva este deplasat.

implementarea codului de culoare

odată ce aveți instrumentele de care aveți nevoie, puteți transfera fișierele în culoarea corespunzătoare a fișierului și le puteți eticheta. Învățați-i pe cei cu care lucrați cum să folosească noul sistem, astfel încât să înțeleagă cum funcționează și de ce este important. Pe măsură ce utilizați sistemul, veți identifica modalitățile de care aveți nevoie pentru a-l regla fin sau pentru a-l adăuga în timp ce mergeți.

aplicarea codurilor de culoare la calendare, sarcini și e-mail

am menționat codificarea culorilor fișierelor dvs. de hârtie și coordonarea acestora cu sistemele dvs. digitale. Acesta este un mod în care fac asta cu sarcini Outlook, Calendar și categorii.

în Microsoft Outlook, puteți configura categorii și asocia o culoare cu fiecare. Apoi, puteți utiliza acest lucru pentru a colora sarcini de cod, e-mailuri și întâlniri din calendar.

acesta este codul meu de culoare standard:

• Red – speaking engagements
• Orange – clienți sau furnizori
• Galben – training
• Bright Green – team related
• standard Green – Finanțe / Contabilitate
• Blue – business development
• teal – administrativ
• violet – articol/scriere de carte

dintr-o privire, Pot vedea rapid (chiar dacă nu pot citi toate detaliile) câte angajamente de vorbire, apeluri ale clienților și întâlniri de echipă am în fiecare săptămână din cauza culorilor pe care le folosesc în calendarul meu.

instrumentul nostru de gestionare a proiectelor de lucru în echipă ne permite să colorăm și proiectele și evenimentele pe care le avem în calendar. Deci, indiferent unde mă uit, roșu înseamnă că vorbește legat, galben este pentru antrenament, verde este pentru întâlniri de echipă și așa mai departe.

cu toții vrem să fim mai organizați. Codificarea culorilor ne permite să găsim ceea ce avem nevoie mai rapid și să identificăm cu ușurință unde aparține totul. Face planificarea mai ușoară, deoarece putem vedea dintr-o privire ce Categorii ne cer timpul. Și când restul echipei ajunge la bord, de asemenea, face ca întregul birou să funcționeze mai bine, păstrând pe toată lumea pe aceeași pagină cu coduri de culori!

unele dintre link-urile prezentate în e-mailurile noastre și postările de pe blog sunt linkuri sponsorizate și toate lucrurile Admin pot primi compensații pentru acestea. Vă recomandăm doar produsele și resursele pe care le folosim în viața noastră profesională și în construirea afacerii noastre. Sperăm că le veți găsi benefice, de asemenea.