cum să protejați cel mai bine comunicațiile confidențiale

Aspen Daily News spune cel mai bine cu sloganul său vag amenințător: “dacă nu doriți să fie tipărit, nu lăsați să se întâmple.”

ca practicieni de criză și de gestionare a reputației, creăm în mod constant strategii și comunicări în jurul subiectelor sensibile și litigioase, așa că nu putem “să nu lăsăm să se întâmple.”Cu toate acestea, putem lua măsuri pentru a menține confidențialitatea muncii noastre în numele clienților noștri, știind că orice hârtie sau traseu electronic pe care îl creăm poate fi folosit împotriva noastră.

unul dintre prietenii noștri avocat împărtășit recent un articol cu noi de la Corporate Counsel Business Journal, care a reafirmat înțelegerea noastră că confidențialitatea, în general, nu deține până între clienți și firme de Relații Publice. De fapt, atunci când clienții dezvăluie comunicări confidențiale sau privilegiate cu consultanții de PR, renunțarea la privilegii poate fi eliminată. În cazul evidențiat în articol, un spital mare a fost forțat să predea un raport de investigație confidențial avocatului opoziției, deoarece îl împărtășise cu firma sa de PR și, prin urmare, a renunțat la privilegiul avocat-client pentru raport.

clienții se pot confrunta cu toate tipurile de situații sensibile, controversate și care se ocupă de probleme juridice. În timp ce rolul avocatului este de a proteja și apăra clienții împotriva litigiilor, comunicatorii de criză se concentrează pe gestionarea, protejarea și — dacă este necesar — reconstruirea reputației clientului. Lucrăm îndeaproape cu companiile în ceea ce privește strategia, mesageria, comunicarea părților interesate și relațiile cu mass-media înainte, în timpul și după o criză.

cea mai mare parte a acestuia este considerată “produs de lucru” intern și înseamnă mai multe proiecte de comunicări și documente de strategie. Dar poate cineva implicat în sesiunile de strategie să se aștepte în mod rezonabil ca aceste materiale sensibile să rămână confidențiale și protejate de oricine din afara cercului privilegiat?

înțelegem că totul poate fi descoperit, dar, ca o bună practică, GroundFloor Media recomandă contractarea și colaborarea prin intermediul consilierilor juridici externi pentru a proteja mai bine privilegiile.

sfaturi de Confidențialitate

fiecare caz este unic, dar iată câteva bune practici pentru păstrarea comunicărilor sensibile sub acoperire:

• presupuneți că tot ceea ce scrieți sau spuneți ar putea vedea lumina zilei.
• este mai greu să pretinzi privilegiu atunci când lucrezi cu un consilier intern. Este mai bine dacă practicianul de PR lucrează prin sfatul extern al clientului.
• toate proiectele de documente de comunicare pot fi descoperite, nu doar documentul final care devine public.
• presupuneți că orice dispozitiv de comunicații pe care îl utilizați — iPad, iPhone, computer – și orice aplicație de comunicații pe care o utilizați – Skype, Slack, mesaj text sau tweet și, desigur, e — mail personal-pot fi preluate și ar putea deveni publice.
• pentru probleme sensibile, ridicați telefonul și nu lăsați o urmă de hârtie.

îmbrăcat în jos, privilegiul avocat-client înseamnă că anumite comunicări între un client și un avocat sunt protejate și păstrate confidențiale. Pentru a asigura privilegiul avocat-client, trebuie să existe următoarele elemente:

• pentru ca comunicările dintre agenția dvs. de PR și client să fie protejate, un avocat trebuie să fie implicat în toate comunicările. Gândiți-vă la ea ca la un triunghi: profesionist în PR, client și consilier extern. Pur și simplu cc ‘ ing consilier juridic nu este suficient.
• comunicările confidențiale trebuie să fie între părțile implicate. Dacă informațiile sunt făcute publice sau o conversație privată este ținută pe un lift public, atunci nu mai este privilegiat. De exemplu, numeroase proiecte ale unui comunicat de presă și ultimul comunicat de presă trimis mass-media nu sunt privilegiate, chiar dacă este implicat un consilier extern.
• Comunicările trebuie să fie “în scopul de a solicita consiliere juridică.”În acest caz, profesioniștii din domeniul comunicațiilor oferă mai mult decât un sfat de PR standard: sunt o parte integrantă a discuției și strategiei juridice generale.

amintiți-vă, acestea sunt doar cele mai bune practici, iar așteptarea confidențialității nu se traduce într-o garanție a confidențialității.