cum să standardizați semnăturile în e – mailurile dvs. de afaceri-un ghid pas cu pas

: această postare pe blog a fost actualizată pe 12 August 2020.

dacă citiți acest lucru, cred că sunteți deja conștienți de cât de important este să aveți o semnătură de e-mail corporativă introdusă în e-mailurile dvs. de afaceri. Asta e grozav, dar restul colegilor tăi își dau seama și de asta? Puteți utiliza corespondența dvs. online ca platformă pentru a vă promova marca și a răspândi valorile companiei dvs. Cu toate acestea, nu va fi eficient dacă toți angajații creează semnături de e-mail pe cont propriu. Cum de a rezolva asta? Tot ce aveți nevoie este un șablon oficial de semnătură de e-mail standardizat pentru compania dvs. Apoi, trebuie să o implementați pentru toți utilizatorii. În acest articol, vă voi ghida printr-un proces ușor de standardizare a semnăturii prin e-mail.

unificați designul semnăturii de e-mail

imaginea mărcii dvs. este punctul dvs. de vânzare, deci este esențial să o includeți în fiecare e-mail de afaceri trimis. Pentru a vă consolida identitatea mărcii, trebuie să creați un portret original și consecvent al organizației dvs. pentru a fi afișat în comunicarea prin e-mail. Pentru a face acest lucru, puteți:

• delegați o persoană pentru a gestiona semnăturile de e-mail ale tuturor utilizatorilor.
• scapa de fonturi decorative, citate de inspiratie, și imagini unproper de angajați în e-mailuri.
• asigurați-vă că șablonul de semnătură de e-mail nu este prea lung, dar include toate detaliile necesare.
• analizați relevanța fiecărui element inclus în blocul de semnături de e-mail.

Personalizați semnăturile în funcție de nevoile companiei dvs.

deoarece semnăturile de e-mail sunt considerate cărți de vizită electronice, asigurați-vă că toți utilizatorii au creat corect semnături de e-mail cu detalii de contact personalizate. Vă puteți personaliza semnăturile corporative ținând cont de numele, poziția și Departamentul expeditorilor.

de exemplu, o semnătură IT internă ar trebui să includă informații de contact de bază. Nu este nevoie să puneți bannere de marketing fanteziste, adresa fizică a companiei sau o declarație de renunțare în comunicarea internă. Consultați inspirația semnăturii interne de mai jos.

pe de altă parte, atunci când proiectați semnătura pentru o echipă de vânzări, aceasta ar trebui să conțină detalii extinse ale companiei, logo, bannere de marketing, pictograme de social media și o declarație de renunțare pentru a îndeplini cerințele legale.

Utilizați imagini pentru a atrage oameni

grafica bine concepută localizată în semnătura dvs. de e-mail poate atrage cu ușurință atenția utilizatorilor, așa că nu ezitați să le folosiți în favoarea dvs.

• adăugați logo-ul companiei la toate semnăturile de e-mail.
• asigurați-vă că logo-ul este bine expus și link-uri către site-ul companiei dumneavoastră.
• adăugați fotografiile utilizatorilor în semnăturile dvs. de e-mail. Acestea s-au dovedit a fi câștigătoare de încredere și de a face comunicarea on-line mai prietenos.

introduceți link-uri către site-ul dvs. web și profiluri sociale

Hyperlink-urile sunt un element important al semnăturii dvs. de e-mail. Acestea pot crește cu ușurință traficul către site-ul dvs. web sau profilurile de socializare și vă pot ajuta destinatarii să interacționeze cu ușurință cu compania dvs.

pentru a-l face un element util al semnăturii, asigurați – vă că:

• includeți linkuri către cele mai valoroase resurse online. Nu uitați să le păstrați întotdeauna la zi, astfel încât clienții să nu le găsească niciodată înșelătoare.
• adăugați pictograme de social media legate de profilurile dvs. oficiale pe Facebook, LinkedIn sau alte profiluri sociale relevante pentru afacerile dvs.
• introduceți un text sau un buton hyperlink la ex. un planificator de întâlniri sau o casetă de chat pentru comunicații mai rapide și mai directe între compania dvs. și clienții dvs

în exemplul de mai sus, șablonul de semnătură de e-mail constă în linkuri către profiluri de social media, site-ul companiei, resurse de marketing cu sfaturi despre creșterea afacerii, blog, articol despre cum să economisiți bani și la portofoliul de produse. Deci, puteți utiliza un număr destul de mare de link-uri într-o singură semnătură, fără a copleși destinatarul (dacă șablonul dvs. este bine conceput).

rămâneți conform cu cerințele legale

furnizarea de informații detaliate despre compania dvs. în semnăturile de e-mail este adesea cerută de lege. Mai mult, declinările bine scrise vă ajută să vă protejați confidențialitatea și să respectați cerințele legale. De exemplu, în declinarea responsabilității, puteți include link-uri către Termenii și condițiile de utilizare a serviciilor dvs. sau un link de dezabonare pentru a respecta prevederile GDPR. Includerea unui disclaimer profesional ajută, de asemenea, la crearea unei imagini corporative transparente și la construirea încrederii.

sfat: Includeți renunțări în partea de jos a tuturor e-mailurilor dvs. externe pentru a rămâne conform cu cerințele legale și pentru a crea un aspect corporativ profesional.

citiți mai multe despre declinări

verificați semnătura pentru orice greșeli

Imaginați-vă că primiți un mesaj cu semnătura de e-mail cu Xs roșu în loc de imagini, link-uri rupte sau chiar cu greșeli gramaticale sau greșeli. Sună ca SPAM, nu-i așa? De aceea, ar trebui să vă asigurați întotdeauna că semnăturile de e-mail ale companiei dvs. sunt impecabile.
înainte de a utiliza semnătura în e-mailurile de afaceri, asigurați-vă că:

• ajustați semnăturile de e-mail la diferiți clienți de e-mail și dispozitive mobile. Vă puteți concentra pe cele mai populare și puteți verifica modul în care semnătura dvs. se afișează pe ele.
• verificați textul semnăturii pentru orice greșeli sau greșeli. O semnătură impecabilă vă solidifică imaginea ca profesionist.
• Faceți clic pe toate linkurile din semnătura dvs. pentru a vedea dacă funcționează corect și conduc la site-uri web și profiluri sociale adecvate.

gestionați semnăturile de e-mail

când nu aveți o soluție pentru a gestiona centralizat semnăturile de e-mail, atunci poate fi dificil să furnizați semnături standardizate pentru toți angajații, dar nu imposibil. Va necesita doar munca și timpul pentru a:

1. proiectați șablonul de semnătură de e-mail corporativ astfel încât să îndeplinească cerințele companiei dvs. (verificați șabloanele de semnături de e-mail și Generatorul gratuit de semnături de e-mail).*
2. distribuie-l utilizatorilor finali.
3. asigurați-vă că semnătura a fost implementată corect pe toți clienții și dispozitivele de e-mail din compania dvs. Acest lucru vă poate solicita să mergeți personal la fiecare stație de lucru pentru a schimba semnătura manual.

mai jos puteți viziona o scurtă animație despre cât de dificil este să implementați semnături de e-mail.

*în cazul în care utilizatorii dvs. utilizează mai mult de un client de e-mail, va trebui să pregătiți designul semnăturii pentru fiecare dintre ei.

limitări ale gestionării semnăturii manuale

cea mai mare problemă cu această metodă este că fie trebuie să contați pe angajați să își stabilească corect semnătura de e-mail, fie să o faceți singur manual. Este posibil să nu pară supărător pentru o companie cu 30 de angajați, dar atunci când compania dvs. are sute sau mii de utilizatori, acest lucru poate fi aproape imposibil de gestionat în mod eficient orice actualizare a semnăturii.

pe lângă problemele legate de implementarea șablonului de semnătură, există și restricții ale anumitor clienți de e-mail care trebuie luate în considerare la proiectarea semnăturilor de e-mail. De exemplu, capabilitățile de proiectare a semnăturii sunt adesea restrânse dacă nu aveți acces la codul sursă HTML al semnăturii. Și este greu să reglați semnătura astfel încât să se afișeze bine pe ecranul destinatarului (inclusiv dispozitivele mobile!).

soluție nativă pentru gestionarea semnăturilor

Office 365 (Microsoft 365) și Exchange Server vă permit să gestionați și să implementați semnături de e-mail pentru orice domeniu de cutii poștale din compania dvs. Pentru a include semnăturile în mesajele utilizatorilor, trebuie să:

1. pregătiți codul sursă HTML al șablonului dvs. de semnătură de e-mail, care include substituenți Active Directory (verificați Generatorul gratuit de semnături de e-mail pentru șabloane gratuite).
2. configurați o regulă de flux de e-mail care va adăuga șablonul la e-mailurile utilizatorilor.

citiți mai multe despre implementarea semnăturilor în Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Aflați cum să unificați semnăturile de e-mail în Office 365.

limitări ale soluțiilor native

în acest caz, gestionarea centrală a semnăturii de e-mail este posibilă, dar limitată. Nici Exchange Server, nici Office 365 nu disting e-mailurile unice într-un fir de conversație, plasând toate semnăturile în partea de jos a unui lanț de mesaje. Nici unul dintre ei acceptă, de asemenea, imaginile încorporate, astfel încât acestea vor fi primite ca atașamente de către destinatar. În plus, semnăturile nu sunt vizibile în folderul Elemente trimise de utilizatori, astfel încât să nu puteți verifica dacă semnătura dvs. a fost adăugată corect. De aceea, dacă doriți să aveți semnături de e-mail mai avansate care vă permit să obțineți mai multă flexibilitate, atunci poate fi necesar să consultați o soluție terță parte pentru gestionarea semnăturilor de e-mail.

soluții CodeTwo pentru gestionarea semnăturilor de e-mail

consultați modul în care soluțiile CodeTwo vă pot ajuta în gestionarea semnăturilor de e-mail.

CodeTwo semnături de e-mail pentru Office 365

această soluție bazată pe cloud vă permite să gestionați centralizat semnăturile de e-mail pentru toți utilizatorii din organizația Office 365 (Microsoft 365). Puteți să-l utilizați pentru a crea șabloane avansate de semnătură de e-mail într-un editor intuitiv WYSIWYG care nu necesită cunoștințe HTML. Îl puteți utiliza pentru a adăuga cu ușurință imagini, pentru a schimba culoarea textului sau pentru a insera hyperlink-uri.

această soluție este pentru tine, dacă doriți să:

• creați o semnătură de e-mail unificată la nivelul întregii companii și gestionați-le în Organizația Office 365 dintr-un singur loc.
• utilizați diferite dispozitive mobile și clienți de e-mail și nu vă faceți griji cu privire la ajustarea semnăturilor.
• trageți datele utilizatorilor din Azure Active Directory.
• creați semnături cu un editor de șabloane ușor de utilizat sau alegeți unul dintre șabloanele predefinite de semnătură de e-mail din biblioteca de șabloane încorporată.
• adăugați conținut de marketing și măsurați rezultatele acestuia.
• Afișați semnăturile în timp ce scrieți un mesaj nou și în folderul Elemente trimise după trimiterea e-mailului.

puteți rula un 14-proces gratuit pentru a vedea cum funcționează

CodeTwo Exchange reguli

CodeTwo Exchange reguli este un manager de semnătură conceput pentru a vă ajuta să configurați semnături de e-mail profesionale în local Exchange Server fără a configura nimic în plus pe mașinile utilizatorilor.

acest software vă oferă o varietate de caracteristici utile:

• gestionarea centrală completă a semnăturilor de e-mail și a refuzurilor.
• inserarea semnăturilor chiar sub ultimul răspuns, nu în partea de jos.
• semnăturile pot fi afișate în folderul Elemente trimise de utilizatori, astfel încât să poată verifica dacă semnătura a fost adăugată corect la e-mailurile lor.
• un editor intuitiv de semnături HTML pentru a crea toate șabloanele de semnături fără expertiza în codarea HTML.
• posibilitatea de a insera imagini și logo-uri ca atașamente inline. Destinatarii le vor afișa automat fără a fi necesară descărcarea sau deschiderea imaginilor extern. Datorită acestui fapt, puteți introduce bannere promoționale, fotografii ale utilizatorilor sau butoane de apel la acțiune în semnături.
• reguli Scheduler care vă permite să configurați datele exacte atunci când doriți regulile de semnătură să fie aplicate. Software-ul o face automat la data furnizată.
• semnăturile nu trebuie gestionate doar de departamentul IT – cu software-ul CodeTwo puteți delega proiectarea și configurarea semnăturilor echipei de Marketing.
• posibilitatea de a implementa datele utilizatorilor cu substituenți trăgând informații din Active Directory. În plus, software-ul acceptă inserarea atributelor publicitare personalizate și eliminarea automată a spațiilor goale în semnături dacă nu a fost furnizată nicio valoare publicitară.

aici puteți descărca o versiune de încercare gratuită de 30 de zile a CodeTwo Exchange Rules

soluții inteligente pentru afacerea dvs.

ori de câte ori vine vorba de semnături de e-mail de afaceri, este întotdeauna bine să căutați soluții inteligente și moderne care economisesc timp și eliberează resurse umane. De aceea, soluțiile centralizate de semnătură prin e-mail CodeTwo vă vor ajuta să creați semnături remarcabile pentru organizația dvs. Acest lucru vă va stimula campaniile de marketing și vă va ajuta să vă construiți marca cu fiecare mesaj trimis.

asigurați-vă că vizitați site-urile web oficiale CodeTwo Email Signature pentru Office 365 și CodeTwo Exchange Rules pentru a afla mai multe și a încerca programele gratuit.

lectură sugerată:

• instrumente pentru gestionarea centrală a semnăturilor de e-mail
• ce fonturi sunt cele mai bune pentru semnăturile de e-mail?
• cum se fac imaginile afișate corect în semnăturile de e-mail (nu ca atașamente)