cum se aplică formatarea condițională într-un tabel Pivot din Excel

aplicarea formatării condiționale într-un tabel Pivot poate fi un pic dificilă.

având în vedere că tabelele Pivot sunt atât de dinamice și datele din backend se pot schimba des, trebuie să cunoașteți modul corect de a utiliza formatarea condiționată într-un tabel pivot în Excel.

modul greșit de a aplica formatarea condiționată la un tabel Pivot

Să analizăm mai întâi modul obișnuit de aplicare a formatării condiționale într-un tabel pivot.

să presupunem că aveți un tabel pivot așa cum se arată mai jos:

în setul de date de mai sus, Data este în rânduri și avem datele de vânzări stocate în coloane.

aici este modul regulat de a aplica formatarea condiționată la orice set de date:

• selectați datele (în acest caz, aplicăm formatarea condiționată la B5:D14).
• du –te la Acasă –> Formatare condiționată –> reguli de Sus/Jos – > peste medie.
• specificați formatul (folosesc “umplere verde cu Text Verde Dard”).
• Faceți clic pe OK.

aceasta va aplica formatarea condiționată așa cum se arată mai jos:

au fost evidențiate toate punctele de date care sunt peste media întregului set de date.

problema cu această metodă este că a aplicat formatul condițional la un interval fix de celule (B5:D14). Dacă adăugați date în backend și reîmprospătați acest tabel pivot, formatarea condiționată nu i se va aplica.

de exemplu, mă întorc la setul de date și adaug date pentru încă o dată (11 ianuarie 2015). Asta primesc când reîmprospătez tabelul Pivot.

după cum puteți vedea în imaginea de mai sus, datele pentru 11 ianuarie 2015 nu sunt evidențiate (în timp ce ar trebui ca valorile pentru magazinul 1 și magazinul 3 să fie peste medie).

motivul, așa cum am menționat mai sus, este că formatarea condiționată a fost aplicată pe un interval fix (B5:D14) și nu se extinde la date noi din tabelul pivot.

modul corect de a aplica formatarea condiționată la un tabel Pivot

iată două metode pentru a vă asigura că formatarea condiționată funcționează chiar și atunci când există date noi în backend.

Metoda 1 – utilizarea pictogramei de formatare a tabelului Pivot

această metodă utilizează pictograma Opțiuni de formatare a tabelului Pivot care apare imediat ce aplicați formatarea condiționată într-un tabel pivot.

iată pașii pentru a face acest lucru:

• selectați datele pe care doriți să aplicați formatarea condiționată.
• du –te la Acasă –> Formatare condiționată –> reguli de Sus/Jos – > peste medie.
• specificați formatul (folosesc “umplere verde cu Text Verde Dard”).
• Faceți Clic Pe Ok.
  • când urmați pașii de mai sus, se aplică formatarea condiționată pe setul de date. În partea dreaptă jos a setului de date, veți vedea pictograma Opțiuni de formatare:

• Faceți clic pe pictogramă. Acesta va afișa trei opțiuni într-o picătură în jos:
  • celule selectate (care vor fi selectate în mod implicit).
  • toate celulele care arată “suma veniturilor” valori.
  • toate celulele care arată “suma veniturilor” valori pentru “data” și “magazin”.
• selectați a treia opțiune-toate celulele care afișează valorile “suma veniturilor” pentru “data” și “magazin”.

acum, când adăugați date în capătul din spate și reîmprospătați tabelul pivot, datele suplimentare vor fi acoperite automat de formatarea condiționată.

înțelegerea celor Trei opțiuni:

• celule selectate: aceasta este opțiunea implicită în care formatarea condiționată se aplică numai pe celulele selectate.
• toate celulele care prezintă valorile “suma veniturilor” : În această opțiune, ia în considerare toate celulele care arată suma valorilor veniturilor (sau orice date aveți în secțiunea valori din tabelul pivot).
  • problema cu această opțiune este că va acoperi, de asemenea, valorile totale mari și îi va aplica formatarea condiționată.
• toate celulele care afișează valorile ” suma veniturilor “pentru” data “și” magazin”: aceasta este cea mai bună opțiune în acest caz. Se aplică formatarea condiționată la toate valorile (cu excepția Grand totaluri) pentru combinația de data și magazin. Chiar dacă adăugați mai multe date în partea din spate, această opțiune va avea grijă de ea.

notă:

• pictograma Opțiuni de formatare este vizibilă imediat după ce aplicați formatarea condiționată pe setul de date. Dacă dispare dacă faceți altceva (editați o celulă sau modificați fontul/alinierea etc.).
• formatarea condiționată dispare dacă modificați câmpurile rând/coloană. De exemplu, dacă eliminați câmpul Dată și îl aplicați din nou, formatarea condiționată s-ar pierde.

Metoda 2 – Utilizarea managerului de reguli de formatare condiționată

în afară de utilizarea pictogramei Opțiuni de formatare, puteți utiliza și caseta de dialog Manager reguli de formatare condiționată pentru a aplica formatarea condiționată într-un tabel pivot.

această metodă este utilă atunci când ați aplicat deja formatarea condiționată și doriți să modificați regulile.

Iată cum se face:

• selectați datele pe care doriți să aplicați formatarea condiționată.
• du –te la Acasă –> Formatare condiționată –> reguli de Sus/Jos – > peste medie.
• specificați formatul (folosesc “umplere verde cu Text Verde Dard”).
• Faceți clic pe Ok. Aceasta va aplica formatarea condiționată celulelor selectate.
• du –te la Acasă –> Formatare condiționată – > Gestionați regulile.
• în Managerul de reguli de formatare condiționată, selectați regula pe care doriți să o editați și faceți clic pe butonul Editare regulă.
• în caseta de dialog Editare regulă, veți vedea aceleași trei opțiuni:
  • celule selectate.
  • toate celulele care arată “suma veniturilor” valori.
  • toate celulele care arată “suma veniturilor” valori pentru “data” și “magazin”.
• selectați a treia opțiune și faceți clic pe OK.

aceasta va aplica formatarea condiționată tuturor celulelor pentru câmpurile ‘data’ și ‘Store’. Chiar dacă modificați datele backend (adăugați mai multe date de stocare sau date de dată), formatarea condiționată ar fi funcțională.

notă: formatarea condiționată dispare dacă modificați câmpurile rând/coloană. De exemplu, dacă eliminați câmpul Dată și îl aplicați din nou, formatarea condiționată s-ar pierde.

s-ar putea să vă placă și următoarele tutoriale Excel:

• evidențiați fiecare alt rând din Excel utilizând formatarea condiționată.
• crearea unui tabel Pivot în Excel – un Tutorial pas cu pas.
• Pregătirea Datelor Sursă Pentru Tabelul Pivot.
• cum se grupează numerele în tabelul Pivot în Excel.
• cum se grupează datele în tabelele Pivot în Excel.
• cum se reîmprospătează tabelul Pivot în Excel.
• ștergeți tabelul Pivot în Excel.
• utilizarea Slicerelor în tabelul Pivot Excel.
• cum se adaugă și se utilizează un câmp calculat Excel Pivot Table.
• Pivot Cache în Excel – ce este și cum să îl utilizați cel mai bine?
• cum să înlocuiți celulele goale cu zerouri în tabelele Pivot Excel.