performanța angajaților și managementul talentelor

desfășurarea unor întâlniri unu-la-unu eficiente cu angajații

tema ‘check-in-urilor’ (sau întâlniri unu-la-unu, întâlniri de progres, ședințe etc.) este ceva ce discutăm des, fie în blogul nostru, fie cu clienții noștri. Indiferent cum se numește, noțiunea de creștere a frecvenței și calității conversațiilor de performanță ale angajaților rămâne o prioritate pentru majoritatea companiilor de astăzi.

unele companii au mandatat check-in-uri săptămânale, unele le programează după cum este necesar, altele cer managerilor să se asigure că întâlnirile sunt complete după fiecare proiect, iar alte companii programează check-in-uri formale pe tot parcursul anului. Indiferent de frecvența acestor conversații, scopul lor rămâne același: menținerea liniilor de comunicare deschise între manageri și angajați pentru a angaja și gestiona eficient performanța.

cu cât mai mulți angajați și manageri pot comunica, cu atât mai bine vor putea lucra împreună pentru a atinge obiectivele, a dezvolta abilități și a da/primi feedback. Deși check-in-urile ar trebui să pară relativ casual pentru angajați, managerii ar trebui să urmeze o structură liberă pentru a se asigura că acest timp petrecut rămâne valoros și conduce la acțiune.

ne-am gândit că ar fi util să pregătim o listă de verificare a punctelor de discuție și a inițiatorilor de conversație pe care managerii le-ar putea folosi pentru a profita la maximum de check-in-uri cu angajații.

Lista de verificare a managerului pentru Check-in-urile angajaților

înainte de întâlnire: pregătiți

nimic nu este mai rău decât să intri într-o întâlnire cu un manager care pare neinvestat sau nepregătit. Luați 5 minute pentru a vă pregăti înainte de întâlnire. Dacă utilizați o locație centrală sau un instrument pentru urmărirea obiectivelor, feedback și/sau note de jurnal/întâlnire, managerii ar trebui să acceseze și să răsfoiască cu ușurință notele și performanța întâlnirilor anterioare.

• examinați orice note luate în timpul ultimei întâlniri pentru a vă pune la curent cu toate livrabilele planificate.
• revedeți lista de obiective și proiecte a angajatului pentru a vedea dacă există vreun termen sau un curs.
• notați schimbările importante ale departamentului sau ale companiei care ar trebui discutate.
• examinați orice feedback trimis / primit pentru a identifica orice puncte de discuție.
• Deconectați-vă de la alte activități, astfel încât angajatul să știe că vă concentrați complet.

în timpul întâlnirii: posibile puncte de discuție

bonusul verificărilor frecvente cu angajații este că managerii nu trebuie să deschidă un furtun de incendiu în fiecare întâlnire. Ei pot selecta obiective specifice, proiecte sau puncte de coaching pe care să se concentreze în fiecare întâlnire. Angajații ar putea, de asemenea, să înceapă conversația și să ghideze focalizarea (chiar mai bine).

în general, managerii și angajații ar trebui să acorde prioritate punctelor de discuție în funcție de datele scadente și de progres. Ceea ce se discută se va schimba întâlnire cu Întâlnire.

exemplu de agendă de Check-in pentru angajați / puncte de discuție:

• Ia angajat vorbesc!
  • folosiți startere de conversație pentru a angaja angajatul în conversație
  • folosiți întrebări deschise pentru a-i menține vorbind
  • lăsați angajatul să conducă conversația, dar asigurați-vă că discutați orice elemente importante
• actualizări de obiective / proiecte
  • discutați despre starea obiectivelor pe termen scurt și a proiectelor pe termen lung
  • ajustați / actualizați obiectivele existente cu angajatul
  • discutați orice provocări sau lecții învățate
  • oferiți coaching și / sau asistență pentru orice obstacole
  • discutați dacă alte priorități ar putea afecta obiectivul progres
  • asigurați-vă că toate obiectivele sunt încă pe drumul cel bun
  • recunoașteți orice repere sau realizări
  • discutați/confirmați orice noi obiective pentru angajat
• realizări recente
  • recunoașteți realizările recente și oferiți feedback
  • cereți angajatului orice realizări recente
• starea de formare / învățare
  • discuta orice elemente de formare datorate / în curs de desfășurare
  • întrebați angajatul dacă există cereri de formare
  • întrebați dacă angajatul simte că primesc suficient feedback
  • întrebați dacă angajatul învață de la colegi / mentori sau dacă ar dori
  • să recomande articole de instruire pentru îmbunătățirea abilităților și continuarea carierei
  • discutați despre modul în care formarea este/ar trebui executată
• actualizări/știri ale companiei sau echipei
  • discutați orice actualizări importante ale companiei / echipei sau știri
  • confirmați orice acțiune-elemente necesare
• idei angajat / cereri de schimbare
  • cere angajatului pentru orice idei/intrare
  • discuta orice domenii care au nevoie de schimbare (Companie, Echipa, proiect etc.)
  • întrebați angajatul dacă stilul dvs. de management este eficient pentru ei și primiți sugestii de schimbare
  • discutați orice blocaje sau distrageri generale care ar putea afecta angajatul
• dezvoltarea carierei angajaților
  • discutați obiectivele carierei angajaților
  • discutați despre modul în care puteți lucra împreună pentru a-și atinge obiectivele de carieră
  • discutați despre oportunități și căi de carieră pentru angajat
  • stabiliți așteptări clare pentru orice mișcare laterală / ascendentă
• planul pentru săptămână/lună / trimestru
  • revizuirea priorități pe termen scurt și lung

Starters conversație: păstrați-le vorbesc

unii angajați sunt mai reticenți să vorbească, dar acest lucru nu înseamnă că un manager ar trebui să facă cea mai mare parte a vorbesc. Există modalități simple de a determina angajatul să se angajeze și să continue să vorbească în timpul întâlnirii de check-in. Amintiți-vă, această întâlnire este despre ei. Cu cât contribuie mai mult la conversație, cu atât mai bine.

iată câteva întrebări deschise pentru a-i face pe angajați să vorbească:

• Spune-mi despre săptămâna/luna ta – cum a fost?
• Spune-mi despre ce ai lucrat.
• unde crezi că te pot ajuta cel mai mult?
• sunteți pe cale să respectați termenul limită?
• ce domenii sunt înainte de termen?
• ce întrebări aveți despre acest domeniu de responsabilitate sau proiect?
• cum veți aborda acest lucru?
• ce ați învățat despre acest domeniu de responsabilitate sau proiect?
• ce nu a mers așa cum ați sperat? De ce?
• ce putem face diferit data viitoare?
• ce sugestii aveți?

iată câteva demaroare de conversație încercate și adevărate pentru a menține angajații să vorbească:

“continuați…..”

“Spune-mi mai multe…”

“de ce spui asta..”

“cum vrei să spui…”

“poți să-mi dai un exemplu…”

“ce altceva…”

la sfârșitul întâlnirii: rezumați

înainte ca angajatul să părăsească întâlnirea, petreceți câteva momente rezumând punctele cheie de discuție. Acest lucru va ajuta să reamintească angajaților de orice acțiune-elemente și să consolideze orice confirmare sau sfaturi de coaching furnizate. Întrebați angajatul dacă a fost ratat ceva și reamintiți-i când va fi următoarea întâlnire.

după întâlnire: Document

acest mic pas este semnificativ și adesea omis, dar poate face o mare diferență. Luați 2-5 minute după fiecare întâlnire pentru a înregistra punctele cheie de discuție, elementele de acțiune sau feedback-ul. Acest lucru va ajuta la lansarea următoarei întâlniri și va servi ca un jurnal util atunci când managerii trebuie să revizuiască tendințele de performanță. Păstrați aceste note într-o locație centralizată. Un feedback de performanță și un instrument de jurnalizare precum emPerform tag pot servi frumos acestui scop.

ne-am chestionat clienții și am constatat că managerii care au făcut 1-2 note despre fiecare angajat pe lună au redus 50% din timpul liber de la introducerea comentariilor de sfârșit de an în timpul revizuirii anuale. Acest lucru se datorează faptului că nu stau încercând să-și amintească repere cheie sau tendințe în comportament).

Cum Te-Ai Descurcat?

luați câteva momente după fiecare întâlnire pentru a evalua cum ați făcut-o. Chiar și cei mai buni manageri ar trebui să se străduiască să-și îmbunătățească abilitățile de comunicare și întâlnire.

• ai vorbit prea mult/nu suficient?
• ai ascultat activ?
• ai pus întrebări?
• ai recunoscut sentimentele angajatului?
• ați parafrazat elementele cheie pentru a confirma înțelegerea?
• ați oferit sfaturi eficiente de coaching?
• ai fost distras la întâlnire?
• credeți că întâlnirea a fost valoroasă?
• ați discutat toate punctele importante?
• ce ați putea face pentru a îmbunătăți următoarea întâlnire?

în general, verificările frecvente cu angajații sunt o necesitate pentru a asigura claritatea, a oferi coaching și a oferi sprijinul necesar pentru ca un angajat să reușească. Deși găsirea timpului în timpul zilei poate fi o provocare pentru mulți manageri, check-in-urile sunt timp bine petrecut și vor plăti pe termen lung pentru manager, angajat, echipă și companie.

pentru resurse suplimentare privind furnizarea de feedback:

• Coaching vs. mentorat: cum sunt diferite?
• sfaturi infailibile pentru întâlniri unu-la-unu de succes cu angajații
• conversații de performanță nedureroase

obiective de performanță, proiecte și Check-in-uri

căutați să ajutați managerii și angajații să documenteze și să monitorizeze obiectivele de performanță, proiectele și punctele de discuție de check-in? Check out emPerform pentru gestionarea obiectivelor în curs de desfășurare, feedback-ul, și jurnalele de performanță.