Wie man einen Farbcode für eine bessere Organisation entwickelt

Als Verwaltungsfachmann verstehen Sie, wie viel Struktur und Organisation täglich ins Spiel kommen. Sie haben wahrscheinlich mehrere Systeme und Verfahren, mit denen Sie Ordnung schaffen und die Produktivität steigern können. Aber bei so vielen Menschen und Prozessen, die verwaltet werden müssen, können selbst die Besten von uns überfordert sein, wenn wir uns unsere Dateien, Ordner und Kalender ansehen.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihrem Arbeitsbereich, Dateien und mehr Struktur und Organisation hinzuzufügen, ist die Verwendung von Farbcodierung. Laut Untersuchungen von Neurowissenschaftlern sind unsere Gehirne fest verdrahtet, um Farbe vor praktisch allem anderen zu verarbeiten, das Verständnis zu verbessern und uns zu helfen, Informationen schneller zu verarbeiten und länger zu behalten.

Die Farbcodierung gilt in der Regel mehr für Papierdateien als für digitale Dateien. In vielen Programmen und Task-Management-Tools können Sie jedoch Kategoriefarben hinzufügen, um sie in Ihre digitale Dateiverwaltung zu übertragen. Und es gibt Software-Addons von Drittanbietern für Windows, mit denen Sie Ihren digitalen Ordnern auch Farbe hinzufügen können.

Entwickeln Ihres Farbcodes

Beim Erstellen eines Farbcodes beginne ich mit der Bewertung der Umgebung, in der ich arbeite.

1. Sind Farben bereits mit bestimmten Kategorien von Arbeiten, Abteilungen oder Projekten verknüpft? Wenn ja, dann versuchen Sie, das in Ihren Farbcode zu integrieren, um Verwirrung für Sie und diejenigen, mit denen Sie arbeiten, zu reduzieren.
2. Was sind Ihre Kategorien von Arbeiten oder Arten von Projekten? Wenn ich beispielsweise in Unternehmen arbeitete, wurde jeder von mir unterstützten Führungskraft eine separate Farbe zugewiesen, eine Farbe für meine Verwaltungsprojekte, Rechtsverträge, Geschäftsentwicklungsprojekte, Betriebsdateien usw. Manchmal hatte ich für jedes größere Projekt eine eigene Farbe, wenn viele gleichzeitig stattfanden.

Je nachdem, wie viele Farben und Kategorien Sie erstellen, kann es für Sie (und diejenigen, die Sie unterstützen) hilfreich sein, einen Farbcode-Schlüssel zu erstellen. Auf diese Weise kennt jeder das System und Sie haben bessere Chancen, es zu warten.

Tools für die Farbcodierung

Es stehen Dutzende fantastischer Optionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihren Farbcode implementieren können – von Dateien über Etiketten bis hin zu Ordnern und mehr! Einige meiner Lieblingswerkzeuge sind:

• Dateiordner
• 3-Ring-Ordner
• Blattschutzfolien mit farbigen Rändern
• Poly-Projekttaschen
• Etiketten
• Smead Viewables

Wenn Sie nicht über das Budget oder die Genehmigung verfügen, farbige Dateiordner zu verwenden, können Sie Ihre Etiketten weiterhin mit Farbe versehen oder farbige Aufkleber machen Sie sie visueller. Farbe kann einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, Dinge schnell zu finden oder zu identifizieren, wenn etwas verlegt wird.

Implementieren Ihres Farbcodes

Sobald Sie über die erforderlichen Werkzeuge verfügen, können Sie Dateien in die entsprechende Dateifarbe überführen und beschriften lassen. Bringen Sie denen, mit denen Sie arbeiten, bei, wie Sie das neue System verwenden, damit sie verstehen, wie es funktioniert und warum es wichtig ist. Wenn Sie Ihr System verwenden, werden Sie Wege finden, wie Sie es optimieren oder ergänzen können.

Anwenden von Farbcodes auf Kalender, Aufgaben und E-Mails

Ich erwähnte die Farbcodierung Ihrer Papierdateien und die Koordination mit Ihren digitalen Systemen. Dies ist eine Möglichkeit, dies mit Outlook-Aufgaben, Kalender und Kategorien zu tun.

In Microsoft Outlook können Sie Kategorien einrichten und jeder Kategorie eine Farbe zuordnen. Anschließend können Sie damit Aufgaben, E-Mails und Kalendertermine farblich kennzeichnen.

Dies ist mein Standardfarbcode:

• Rot – Vorträge
• Orange – Kunden oder Lieferanten
• Gelb – Training
• Hellgrün – teambezogen
• Standardgrün – Finanzen / Buchhaltung
• Blau – Geschäftsentwicklung
• Blaugrün – Verwaltung
• Lila – Artikel / Buch schreiben

Auf einen Blick kann ich schnell sehen (auch wenn ich nicht alle Details lesen kann), wie viele Vorträge, Kundenanrufe und Teambesprechungen ich jede Woche habe, weil ich Farben in meinem Kalender verwende.

Mit unserem Teamwork-Projektmanagement-Tool können wir auch Projekte und Ereignisse, die wir im Kalender haben, farblich kennzeichnen. Egal wo ich hinschaue, Rot bedeutet, dass es um das Sprechen geht, Gelb ist für das Training, Grün ist für Teambesprechungen und so weiter.

Wir alle wollen besser organisiert sein. Die Farbcodierung ermöglicht es uns, schneller zu finden, was wir brauchen, und leicht zu erkennen, wo alles hingehört. Es erleichtert die Planung, da wir auf einen Blick sehen können, welche Kategorien unsere Zeit beanspruchen. Und wenn auch der Rest des Teams an Bord kommt, läuft das gesamte Büro reibungsloser, indem alle auf derselben farbcodierten Seite bleiben!

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