5 Tipps zum Finden und Auswählen des richtigen Sammlungsverwaltungssystems

So wählen Sie ein CMS aus, das die Anforderungen Ihrer Institution erfüllt

Sammlungsorganisationen wie Museen und Kunstgalerien verwenden ein Museumssammlungsverwaltungssystem (CMS), um komplexe abteilungsübergreifende Daten und Informationen zu den Objekten in der Sammlung zu verfolgen. Da die Aufzeichnungen Ihrer wertvollsten Sammlungsobjekte von einem Museums-CMS verfolgt werden, müssen diese Informationen für alle Mitglieder der Organisation leicht zugänglich sein.

Die Implementierung eines neuen CMS in einem vorhandenen System oder Workflow kann für jedes Unternehmen ein entmutigendes und großes Unterfangen sein. Viele finanzielle, technische und ausbildungsbezogene Überlegungen müssen berücksichtigt werden. Die Messung dieser potenziellen Anstrengungen wird entscheidend sein, um zu verstehen, ob es sich lohnt, ein solches Unternehmen zu verfolgen. Daher ist die Suche nach der besten Sammlungsverwaltungssoftware zur Verwaltung Ihrer Sammlungsinformationen für Ihr Unternehmen unerlässlich, um den Implementierungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Um Ihnen zu helfen, die richtige Richtung einzuschlagen, haben wir eine Liste mit Tipps zusammengestellt, um Sie auf dem Laufenden zu halten und ein Sammlungsverwaltungssystem zu finden, das den Anforderungen Ihres Museums oder Ihrer Sammlungsorganisation am besten entspricht.

Stellen Sie ein starkes Team zusammen

Überlegen Sie, welche Abteilungen und Mitarbeiter am stärksten von Ihrer neuen Museumssoftware betroffen sein werden. Wer werden Ihre Power User sein? Binden Sie sie frühzeitig in den Auswahlprozess ein. Nachdem Sie Ihr Team ausgewählt haben, ernennen Sie einen Teamleiter, der die Projektdetails verwaltet und einen reibungslosen Übergang gewährleistet.

Vorgeschlagene Teammitglieder:

• Leiter Sammlungen
• Leiter Registrar
• Geschäftsführer
• IT-Manager
• Leiter Kurator
• Leiter Konservierung
• Datenbankadministrator
• Manager für digitale Medien
• Website Manager

Befragen Sie Ihr Auswahlteam

Warum benötigen Sie ein Museumssammlungsverwaltungssystem und was möchten Sie erreichen? Wenn Sie diese einfachen Fragen untersuchen, können Sie Ihre obersten Prioritäten und die Hindernisse aufdecken, denen Sie auf dem Weg begegnen können.

Fragen Sie Ihr Team nach ihren aktuellen CMS-Herausforderungen für Museen und was verbessert werden muss. Finden Sie heraus, was sie von dem neuen System erwarten und welche Auswirkungen sie auf die Sammlung in den kommenden Jahren erwarten.

Die Berücksichtigung der unmittelbaren und langfristigen Ziele gibt Ihrem Team die Richtung vor. Hier ein Beispiel:

Die Definition Ihrer Ziele und der Schritte zu deren Erreichung wird zukünftige Verwirrung oder Meinungsverschiedenheiten für Ihr Team lindern, da die Erwartungen bereits geklärt sind.

Definieren Sie Ihre Deal Breaker

Obwohl jede Sammlung einzigartig ist, sind einige Prozesse im gesamten Feld Standard. Betrachten Sie die oben genannten Ziele, die Workflows in Ihrem Museum und diese vorgeschlagenen Benchmarks.

Ein CMS, das diese Aktivitäten verbessert, bietet die besten Erfolgschancen:

	Ausleih– und Ausstellungsmanagement – Das Teilen und Ausstellen von Sammlungsobjekten ist das Herzstück Ihres Museums. Das von Ihnen ausgewählte CMS sollte die Ausstellungsplanung optimieren, indem es Checklisteninformationen konsolidiert und den Mitarbeitern genau aktualisierte Informationen zur Verfügung stellt. Ihr neues CMS sollte ein flexibles Reporting bieten, das einfach an die Anforderungen und Best Practices Ihres Teams angepasst werden kann.
	Conservation Support – Die Pflege der richtigen Konservierungsdokumentation — wie Behandlungserhebungen und Zustandsberichte – stellt sicher, dass Ihre Sammlung sicher und zugänglich bleibt. Wählen Sie ein CMS aus, das die problemlose Zusammenarbeit zwischen Restauratoren, Kuratoren und Registraren unterstützt, indem Daten für die erforderlichen Behandlungserhebungen, Berichte und Umweltkriterien standardisiert werden.
	Standort– und Versandmanagement – Suchen Sie nach einem CMS, das Versandinformationen — Sende— und Liefertermine, Kurierdetails, Versandwerte – mit Versicherungs-, Objekt- und Ausstellungs- oder Leihdetails abgleichen kann. Ihr CMS sollte auch die Barcode-Verfolgung und inventarbezogene Aktivitäten einfach verwalten.
	Digital Asset und Media Management – Die Verwaltung Ihrer digitalen Assets ist genauso wichtig wie die Verwaltung der Objekte in Ihrer Sammlung. Stellen Sie sicher, dass Ihr CMS native DAMS-Funktionen bietet, mit denen Sie praktisch jedes Mediendateiformat lesen und verwalten, Mediendatensätze erstellen, Medienmetadaten automatisch importieren und aktualisieren, Bilder digital kommentieren und Gruppenzugriffsrechte festlegen können.
	Berichterstattung und Analyse – Helfen Sie Ihrem Team, Ihre Sammlung effizient zu verwalten, indem Sie ein CMS auswählen, das mehrere vorkonfigurierte Berichte, Etiketten, Katalogvorlagen, Zustandsberichte und Ausstellungschecklisten bereitstellt. Stellen Sie sicher, dass Daten problemlos in eine Vielzahl nützlicher Formate exportiert werden können.
	Flexible Erreichbarkeit – Die meisten Inkassoteams sind unterwegs, daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter Informationen von jedem Ort aus sicher abrufen, darauf zugreifen und aktualisieren können. Ihr CMS sollte einen sicheren, webbasierten Zugriff bieten, entweder als browserbasierte Anwendung oder über eine kompatible Cloud-gehostete Lösung.

Priorisieren und verengen Sie Ihre Kriterienliste auf 3 absolute Must-Haves, um Ihr Team bei der Recherche, dem Testen und dem Vergleich verschiedener Lösungen fokussiert zu halten.

Recherchieren Sie, was verfügbar ist

Nachdem Sie Ihre Ziele und Deal Breaker festgelegt haben, ist Ihr Team gut gerüstet, um nach Lösungen zu suchen und Anbieter zu kontaktieren. Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich aus dem Internet, Messen und Demos.

Hier sind einige erste Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Entspricht die Lösung dieses Anbieters Ihren Zielen?
• Erfüllt die Software Ihre Must-Have-Benchmarks?
• Wie reibungslos läuft der Implementierungsprozess ab? Wie sich die Länge des Implementierungsprozesses auf Ihre Ziele auswirkt.
• Wie zukunftssicher und skalierbar ist die Lösung? Suchen Sie nach Software, die sich leicht in andere Systeme integrieren lässt (Online-Sammlungen, Staudämme, Konservierung usw.) und kann Ihre Bedürfnisse unterstützen, wenn sie sich in Zukunft ändern.
• Wird dieses System die Kommunikation und Zusammenarbeit für Ihre Sammlungsaktivitäten verbessern?
• Welchen Ruf hat jeder Anbieter? Können Sie reale Berichte, Fallstudien oder Referenzen finden?
• Kann dieses System die Funktionalität anderer Systeme konsolidieren?
• Hat der Verkäufer Erfahrung mit Ihrer Art und Größe der Sammlung?
• Wie kompatibel ist die neue Software mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur?

Verfeinern Sie Ihre Auswahl

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Optionen auf eine endgültige Auswahl einzugrenzen.

• Vereinbaren Sie bei Bedarf weitere Demonstrationen und Gespräche mit Ihrem Top-Anbieter.
• Betrachten Sie Ihre Kapitalrendite. Identifizieren Sie die mit jeder CMS-Lösung verbundenen Kosten und identifizieren Sie dann die finanziellen und nicht monetären Vorteile.
• Finalisieren Sie Ihre Lieferantenauswahl.

Ihr neues System sollte nicht einfach das aktuelle System ersetzen; Es sollte Ihrer Institution helfen, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig Ihre Sammlung in der Zukunft zu unterstützen.

Außerdem ist Ihre Sammlungsarbeit nicht isoliert vorhanden, daher sollte Ihre Software dies auch nicht tun. Denken Sie groß und schützen Sie Ihre Sammlung und Ihre Ressourcen, indem Sie in ein Enterprise Collection Management-Ökosystem investieren, kein eigenständiges CMS. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anforderungen während des Forschungsprozesses sorgfältig abwägen und die Optionen in Betracht ziehen, die am besten Zeit, Geld und Frustration sparen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Gallery Systems Ihnen helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen, eine CMS-Demonstration ansehen oder eine Beratung mit einem unserer Experten anfordern möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.