Capricia Marshalls neues Buch plädiert für dauerhafte Macht des Protokolls / Washington Diplomat

In einer Zeit der Pandemie, des Protests und einer Präsidentschaft, die unvorhersehbar gedeiht, mag das Protokoll der Vergangenheit angehören.

Aber Capricia Penavic Marshall, die als Protokollchefin für Präsident Barack Obama und Sozialsekretärin für Präsident Bill Clinton diente, sagt, dass die uralte Kunst des Protokolls genauso relevant ist wie immer – Menschen dabei zu helfen, ihr “bestes Selbst” zu präsentieren — und sie bietet anschauliche Beispiele für ihre Bedeutung in ihrem neuen Buch “Protocol: The Power of Diplomacy and How to Make It Work for You.”

In dem Buch beschreibt Marshall das Protokoll als “eine Reihe von Richtlinien für soziales Verhalten, einen Rahmen für die Interaktion und Kommunikation.”

Während eines Telefoninterviews mit dem Diplomaten beschrieb sie es in relativeren Begriffen und sagte, dass das Protokoll nicht nur für Präsidenten gilt, sondern auch für Menschen in allen möglichen Alltagssituationen.

“Es ist nicht wirklich nur zur Vorbereitung auf G7- oder Atomgipfel. Es ist wirklich für alle, die ein professionelleres und polierteres Aussehen projizieren möchten. Wie gesagt – ihr bestes Selbst “, sagte sie uns. “Warum möchten Sie diese Tools nicht nutzen und zu Ihrem persönlichen Vorteil nutzen?”

Marshall sagte, sie habe das Buch geschrieben, weil sie die Werkzeuge teilen wollte, die sie im Laufe der Jahrzehnte gelernt hat und die “sehr hilfreich für diejenigen sein könnten, die daran interessiert sind, die Nadel bei ihren Geschäftsverhandlungen zu bewegen oder ihre persönliche Interaktion zu verbessern — sei es, Ihrem Kind in einem Interview für das College zu helfen oder Ihren Vertrag mit Ihrem Dachdecker auszuhandeln.”

“Was mir manchmal in den Sinn kommt, ist die Formulierung, die mein Sohn verwendet: Sie sind eine aufgeweckte Person. Du bist dir nur bewusst und es ist heute wirklich wichtig, dieses Selbstbewusstsein und ein Bewusstsein für andere zu haben … indem du mehr über ihren Hintergrund, ihre Traditionen, ihre Vorlieben, ihre Abneigungen weißt “, sagte sie.

In diesem Sinne sagt Marshall, dass es auf Respekt und Beziehungen ankommt.

” Macht es wirklich einen so großen Unterschied, wenn Sie Speisen servieren, die von der Kultur eines Gastes verboten sind, oder mit einem deutschen oder japanischen Kunden auf einen Toast stoßen?” sie schreibt. “Ich kann nicht genug wiederholen, dass es so ist. Und nicht nur, weil Sie ‘verletzt Protokoll’ oder ‘eine Regel gebrochen. Sie haben eine Beziehung geschaffen, anstatt Respekt zu verleihen. Sie haben ein Hindernis aufgestellt, um sich schnell auf dem beabsichtigten Weg zu bewegen.”

Wenn Sie beispielsweise einen Titel entstellen oder die Hierarchie ignorieren, indem Sie einen mittleren Manager vor dem CEO ansprechen, “sendet dies die Botschaft, dass Sie nichts über ihre kulturellen Normen erfahren wollten und dass Sie ihre beruflichen Identitäten missachten”, schreibt sie. “Selbst wenn Ihr Ziel hauptsächlich darin besteht, zu überzeugen — wie es oft in der Diplomatie oder im Geschäft der Fall ist -, beginnt das Erreichen dieses Vorteils mit dem Schmieden oder Verbessern einer Beziehung.”

Und diese Beziehung aufzubauen erfordert Hausaufgaben — “Vorbereitung ist König”, schreibt Marshall — und Einfühlungsvermögen, von dem sie sagt, dass sowohl Präsident Obama als auch Außenministerin Hillary Clinton im Überfluss hatten.

Marshall sagte uns, dass sowohl die Obamas als auch die Clintons “aufgrund ihrer Neugier, ihrer Fähigkeit zuzuhören, aufgrund ihrer Reichweite und ihrer Umgebung mit erfahrenen Beratern erfolgreich waren und dann den Ratschlägen folgten, die ihnen gegeben wurden. Und … ihre einfühlsame Natur, ihre Demut … führten zu einer großartigen Zusammenarbeit.”

Marshalls überschwängliches Lob ihrer früheren Chefs wirft die Frage auf, was sie über den derzeitigen Bewohner des Weißen Hauses denkt, der es bei jeder Gelegenheit zu genießen scheint, die Regeln zu brechen.

Als Marshall nach Präsident Trumps unorthodoxer Herangehensweise an Protokoll und Etikette gefragt wurde, lachte sie schief, wollte aber, getreu ihrem diplomatischen Instinkt, seinen Führungsstil nicht kommentieren.

“Ich kann nicht darüber sprechen, wie die Arbeitsweise im gegenwärtigen Weißen Haus ist”, sagte sie uns, “aber ich weiß nur aus meiner persönlichen Erfahrung, nachdem ich für Präsident Clinton und für Präsident Obama gearbeitet habe, dass sie sich am Ende an das Protokoll hielten, weil sie es wirklich für ein mächtiges Werkzeug hielten, sowohl in ihren außenpolitischen Operationen als auch in ihren innenpolitischen Operationen.”

Während die meisten Menschen vernünftigerweise davon ausgehen würden, dass harte Leistung mehr zählt als Gedecke, argumentiert Marshall, dass winzige Details wie Raumgröße und Dekor selbst in den ernsthaftesten Verhandlungen immer noch eine wichtige Rolle spielen.

Sie schreibt über ein Treffen zwischen Obama und dem russischen Präsidenten Wladimir Putin auf dem G20-Gipfel 2012 in einer Zeit wachsender Spannungen um Syrien, Nordkorea und den Iran.

“Von allen Führern, die Präsident Obama traf, war Präsident Putin der einzige, der Verhandlungen als ein Nullsummenspiel ansah”, schreibt sie und stellt fest, dass es bei den von ihr vorbereiteten Vereinbarungen darum ging, “die Machtdynamik wieder ins Gleichgewicht zu bringen.”

Zu diesem Zweck konzentrierte sie sich auf die physische Dynamik des Raumes, in dem das Treffen stattfinden würde. Marshall war froh, niedrige Decken zu sehen, weil sie glaubt, dass niedrigere Decken den Menschen helfen, “konkreter zu denken”, während hohe Decken “die Menschen dazu bringen, abstrakter zu denken.”

Sie stellte einen Tisch auf, der groß genug war, um 12 Delegierte unterzubringen, aber klein genug, um Nähe zu schaffen — “umso besser, um sich direkt in die Augen zu sehen”, schreibt sie.

Marshall sorgte auch dafür, dass die Blumen viel grün hatten (was sie sagt, hat eine beruhigende Wirkung), waren unscented (Allergien) und abgeschnitten, um niemandem die Sicht zu versperren.

Sie schreibt, dass das Treffen gut verlaufen sei — im krassen Gegensatz zu einem anschließenden Treffen ein Jahr später, das in einer trostlosen Umgebung mit starker Beleuchtung, einer unangenehmen Sitzkonfiguration und ohne Essen oder Wasser stattfand.

“Dieses zweite Treffen, das die Dynamik des Vorjahres hätte nutzen und die Beziehung weiter vorantreiben können, war ins Stocken geraten. Protokoll, zusammen mit einem vielversprechenden Ergebnis, war verschwunden “, schreibt sie.

Natürlich ist es höchst umstritten, ob die Platzierung der Stühle zu diesem Zeitpunkt einen Einfluss auf die sich ausweitende politische Kluft zwischen den beiden Führern hatte.

Aber Marshall bietet in ihrem Buch ein weiteres Beispiel, das direkt veranschaulicht, wie ein Protokollbruch schwerwiegende politische Konsequenzen haben kann.

Sie nannte es eine ihrer “schrecklichsten Geschichten”, die “sehr, sehr lange bei mir bleiben wird.”

Das Unglück ereignete sich 2010 auf einem US-ASEAN-Gipfel in New York City. Alle Flaggen der südostasiatischen Mitgliedstaaten waren hinter dem Tisch aufgereiht, an dem die Staatsoberhäupter, einschließlich Obama, sitzen würden. Außer dass die philippinische Flagge auf dem Kopf stand — ein Snafu, den die philippinische Presse und die sozialen Medien schnell aufgegriffen haben.

Natürlich ist es beleidigend, eine Flagge verkehrt herum aufzuhängen. Aber auf den Philippinen bedeutet eine umgekehrte Flagge, dass sich eine Nation im Krieg befindet.

Marshall wusste, dass etwas nicht stimmte, als ein Team von Beamten des Nationalen Sicherheitsrates und des Außenministeriums auf sie zukam.

Sie nahm den Fehler sofort zur Kenntnis und entschuldigte sich beim philippinischen Botschafter, der die Entschuldigung “sehr schnell und mit großer Freundlichkeit und Rücksichtnahme” annahm, sagte sie.

“Was ich nicht wusste, war, dass mein Präsident außerdem ein Treffen mit dem Präsidenten der Philippinen plante, um ein dringendes politisches Problem zu erörtern.”

Also ging Marshall zu der privaten Nische, die ihr Team für Obama eingerichtet hatte, um die schlechten Nachrichten weiterzuleiten.

“Ich ging durch, was passiert war, erklärte das Follow-up, entschuldigte mich bei ihm tief und tief — ich dachte die ganze Zeit, dass dies sicherlich ein feuerfähiges Vergehen ist”, erinnerte sie sich.

Aber die Präsidentin – die sie in ihrem Buch als “no-Drama Obama” bezeichnet – sagte einfach: “Capricia, ich verstehe das vollkommen. Danke für alles, was du getan hast. Und wir werden nur sicherstellen, dass es nicht wieder passiert. Stimmt’s?”

Ihre Antwort: “Absolut Sir, es wird nie wieder passieren.”

“Und das tat es nie. Es gab immer sechs bis acht Augen auf Flaggen. Wir haben alle Flaggentraining gemacht. Wir haben unser Spiel wirklich verbessert, um sicherzustellen, dass wir nie ins Stocken geraten sind “, sagte sie uns.

“Aber dies ist ein Beispiel dafür, wie wichtig das Protokoll ist. Diese Details, die oft nicht bekannt sind … es können diese einfachen, einfachen Gesten sein, die einen so unglaublichen Unterschied machen.”Marshalls Beobachtung über das Protokoll spiegelt einen allgemeinen Refrain wider, der in der Geheimdienstgemeinschaft gehört wird: Die Leute hören nur von den Misserfolgen, nicht von den Erfolgen.

Aber es gab einen Erfolg, der Schlagzeilen machte – weil es das Gegenteil der Schlagzeilen war, die Obama einige Jahre zuvor bekommen hatte.

Das war 2009, als der Präsident und die First Lady Königin Elizabeth II. im Buckingham Palace trafen. Der Austausch von Geschenken unter Staatsoberhäuptern hat immer Gewicht, aber wie Marshall erklärte, gewinnt er für die Briten und ihre geliebte Monarchie an Bedeutung.

Obama bekam also nicht gerade gute Noten von der britischen Presse, als er der Königin … einen iPod schenkte. Zugegeben, der iPod hatte Berichten zufolge Videos und Fotos von ihrer Reise in die USA 2007, und sie erhielt auch ein seltenes Liederbuch, aber der Austausch erinnerte an einen früheren Blindgänger, als der britische Premierminister Gordon Brown Obama einen Stifthalter gab, der aus dem Holz eines Anti-Sklavenschiffs geschnitzt war, während der Präsident ihm … eine Schachtel DVDs gab.

Also sagte Marshall, ihr Team sei in dem Moment, als der Besuch 2009 angekündigt wurde, “auf Hochtouren gegangen”. Sie wandte ihr Mantra an: “In erster Linie planen, planen, planen. Ich sage immer: ‘Planen Sie nicht, planen Sie, um zu scheitern.”

“Wir haben verstanden, dass es eine kleine Frage gab, was die Amerikaner diesmal für ihre Majestät bringen würden”, sagte sie mit einem Hauch von Freude und bezog sich auf den berüchtigten iPod.

Also untersuchte ihr Team, welche Arten von Geschenken die Königin im Laufe der Jahre erhalten hatte, insbesondere aus den USA

Marshall sagte uns, dass der Sinn eines Geschenkaustauschs und anderer Protokollbräuche darin besteht, dass sie niemals die Aufmerksamkeit von den tatsächlichen Richtlinien und dem Zweck eines Besuchs ablenken sollten.

“Und die Besuche zwischen den Vereinigten Staaten und dem Vereinigten Königreich. haben eine zusätzliche zusätzliche Bedeutung wegen der Betonung der besonderen Beziehung,” Sie sagte. “Wir wollten wirklich, dass dieser ergreifend ist und über diese besondere Beziehung spricht.”

Aus der Liste der Optionen, die das Protokollteam Obama vorgelegt hatte, wählte er eine ledergebundene Mappe mit Erinnerungsstücken aus dem letzten Besuch des Vaters der Königin, König George VI., in den USA.

“Was wir wussten, war, dass sie ihren Vater schätzte und … sie liebt es, Dinge zu sammeln. Und als ihre Majestät das Buch öffnete, möchte ich sagen, dass ich nur den leisesten Jubel in ihren Augen sah, als sie zum Präsidenten aufblickte und ihm so sehr für das Geschenk dankte “, erinnerte sich Marshall.

Die First Lady gab der Königin auch eine Brosche von Tiffany. “Und sie hat die Brosche, denke ich, als Signal oder vielleicht als Symbol bei einigen besonderen Anlässen in letzter Zeit während der gegenwärtigen Regierung getragen, die mir wirklich ein Lächeln ins Gesicht zaubert”, bemerkte Marshall.

In der Zwischenzeit erhielt Prinz Philip — ein begeisterter Reiter — Gebissschäfte für seine Kutschenponys und Prinz Charles — ein Umweltschützer — erhielt Setzlinge von Mount Vernon, Monticello und dem Weißen Haus.

Marshall berührte die Basis mit ihrem Protokollteam und bekam das Update, das sie hoffte zu hören: “Ja, ja, sie sagen im Fernsehen, dass die Amerikaner es richtig gemacht haben!” sie erinnert sich und lacht. “Wir waren einfach so, so begeistert.”

Natürlich beinhaltet nicht jeder Auftrag Lizenzgebühren. Ein Großteil von Marshalls Arbeit bestand darin, mit den nach Washington entsandten ausländischen Diplomaten in Kontakt zu treten. Dazu gehörte auch das vom Protokollbüro unterzeichnete “Experience America” -Programm, das Gruppen von Botschaftern an so unterschiedliche Orte wie Alaska, Wyoming, Texas, New Orleans, Seattle und Little Rock, Arkansas, geführt hat (siehe auch “Arkansas Odyssey: Ambassadors Experience the Natural State” in der Februar-Ausgabe 2013 von The Diplomat).

Der Zweck besteht nicht nur darin, Geschäftsbeziehungen zu knüpfen, sondern auch Diplomaten die Möglichkeit zu geben, das amerikanische Leben außerhalb der Beltway-Blase zu erleben.

Marshall betont immer wieder die Bedeutung dessen, was sie “kulturellen IQ” nennt — eine Wertschätzung und Kenntnis anderer Kulturen — etwas, das sie als Einwanderertochter der ersten Generation einer Mutter aus Mexiko und eines Vaters aus Kroatien entwickelt hat.

Sie schreibt, dass die Assimilation an das amerikanische Leben für ihre Eltern eine Herausforderung war, aber eine Möglichkeit, wie Marshall mit ihrem Erbe in Verbindung bleiben konnte, waren die mexikanischen Gerichte, die ihre Mutter oft kochte.

Marshall übertrug diese Wertschätzung des Essens als kulturelle Brücke an das Außenministerium, wo sie eine Initiative für Diplomaten ins Leben rief, um die kulinarischen Traditionen ihrer Nationen zu teilen.

Marshall förderte auch Mode als Soft-Power-Tool und organisierte Veranstaltungen, die die Modestile von Ländern vom Kosovo bis Nigeria präsentierten.

Diese Ereignisse zeigten auch auf subtile Weise den Einfluss weiblicher Diplomaten in einem noch weitgehend von Männern dominierten Bereich.

In diesem Sinne widmet Marshall ein ganzes Kapitel in ihrem Buch “negotiating while female.” Sie schreibt, dass Frauen zwar große Fortschritte gemacht haben, “In vielen Kulturen müssen Frauen in Geschäftssituationen immer noch anders aussehen und sich anders verhalten.”

Ein Trick, den sie anwendet, ist das Tragen von “Vier-Zoll-Plateau-Absätzen (mit Gel-Einsätzen für Komfort)”, um ihr Selbstvertrauen zu stärken, was sich als nützlich erwies, als sie Putin im Weißen Haus begrüßte.

“In meinen Pumps war ich fast auf Augenhöhe mit ihm, etwas, dessen ich mir plötzlich sehr bewusst war (er soll Frauen, die den Kreml besuchen, gebeten haben, keine Absätze zu tragen)”, schreibt sie.

Marshall berät auch speziell junge Menschen im beruflichen Umfeld. Sie schreibt, dass die Unternehmenskultur zwar immer lockerer geworden ist, Die Menschen sollten jedoch darauf achten, Slang und Akronyme zu verwenden, um Missverständnisse zu vermeiden. Und kein Ghosting! Eigentlich, Sie sagt, junge Texter unterschätzen die dauerhafte Kraft einer handschriftlichen Notiz oder sogar die lange verlorene Kunst des Keuchens! – ein Anruf.

Während Teile von Marshalls Buch grundlegende Gebote und Verbote enthalten, die vielen Menschen bekannt sind (fester Händedruck, kein Fluchen usw.), können einige Empfehlungen überraschen.

Zum Beispiel rät sie davon ab, den Leuten zu sagen, sie sollen sitzen, wo immer sie möchten. “Wenn ich die Wahl habe, habe ich bemerkt, dass es immer den Moment gibt, in dem die Leute einfrieren und nicht wissen, wo sie sitzen sollen.”

Iss auch all das Essen, das dir ein Wirt serviert, egal was es ist. (Für Hillary Clinton bedeutete das, Stutenmilch von einer Nomadenfamilie in der Mongolei abzugeben.)

Wie für minen? Akzeptiere das erste Angebot und lehne den Rest ab.

Wie wäre es, sich höflich aus einem Gespräch auf einer Cocktailparty zu befreien? “Stellen Sie zwei Personen vor und lassen Sie sie sprechen, bevor Sie fortfahren.”

Einige von Marshalls Tipps sind auch mit frechem Humor durchdrungen.

Sie erinnert die Leser daran, dass “ein hungriger Diplomat kein glücklicher Diplomat ist” und fordert Frauen auf, Gesten wie Männer, die Türen für sie offen halten, nicht zu überdenken. “Es ist eine Tür, kein Heiratsantrag.”

Aber der vielleicht hilfreichste Teil des Buches ist im hinteren Teil, der einen Anhang mit Protokolldefinitionen und Tipps enthält — eine Art Spickzettel — einschließlich eines ganzen Abschnitts über die Nuancen der Begrüßung von Menschen mit Küssen. (In Albanien zum Beispiel sind es zwei Küsse von rechts nach links; Umarmungen sind auch in Ordnung und werden mit einer Wange auf der Stirn verbunden.)

Einige dieser Bräuche wurden jedoch durch die Coronavirus-Pandemie in Frage gestellt, die eine kontaktlose Welt eingeläutet hat, in der Küssen und sogar Händeschütteln obsolet werden können.

Marshall erzählte uns, dass sie viel Zeit damit verbracht hat, darüber nachzudenken, wie postpandemische Interaktionen aussehen könnten.

Eine Möglichkeit ist zum Beispiel die Annahme des Namaste-Bogens als Begrüßung.

Sie sagte, der Schlüssel zur Navigation in dieser neuen Welt werde darin bestehen, klare Erwartungen an Ihr Zuhause und Ihr Geschäft zu setzen.

“Wirst du verlangen, dass die Leute in deinem Haus Masken tragen oder nicht? Und wenn jemand mit einer Maske zu Ihnen nach Hause kommt, werden Sie ihm dann die Höflichkeit anbieten, auch eine zu tragen?” sagte sie. “Stellen Sie die Erwartungen und dann wird jeder entsprechend handeln.”

Marshall sagte, hier spielt das Protokoll eine entscheidende Rolle, weil es den Menschen hilft, “den Komfort in den Regeln und den Erwartungen zu finden, damit sie wissen, wie sie interagieren sollen, sei es in der Regierung, in der Wirtschaft oder in ihrer sozialen Interaktion. Und die Dinge haben sich seit dem Virus erheblich verändert. Wir wollen immer noch unseren menschlichen Kontakt haben. Es ist wichtig, dass wir zusammenkommen, aber wie machen wir das sicher?

“Und so habe ich das wirklich durchdacht und mein Hauptmantra war immer, dass, was auch immer du tust, du es mit Freundlichkeit ausführst, dass du Stabilität übst und dass du geduldig bist, weil wir alle zusammen dabei sind.”

Über den Autor

Anna Gawel (@diplomatnews) ist die geschäftsführende Redakteurin von The Washington Diplomat.