hemmelighederne ved effektiv kalenderstyring
din kalender er dit Skjold og sværd i arbejdslivets skyttegrave.
du kan bruge den til at beskytte dig mod andres prioriteter og til at skære igennem din hurtigt voksende opgaveliste.
alt du behøver en er en gennemprøvet kalender management strategi.
det er naturligt at føle sig mere energisk af visse aktiviteter på forskellige punkter i løbet af arbejdsdagen.
for eksempel kan jeg godt lide at skrive om morgenen. Om eftermiddagen kan jeg lide at udskyde på kvidre — eller tvinge mig selv til at udføre administrative opgaver som at betale fakturaer eller gennemgå internetstatistikker.
jeg foretrækker at træne om aftenen og læse fiktion sent om aftenen.
nu foretrækker du måske at træne om morgenen, fordi det giver dig energi til dagen. Andre, jeg kender, foretrækker at arbejde på en let opgave først, fordi det som en vægtløfter, der forbereder sig på knebøj ved at strække, hjælper dem med at varme op til vanskelige opgaver.
detaljerne i din dag er mindre vigtige end at vide, hvornår opgaver motiverer dig til at arbejde hårdere, og når de sap, hvad der er tilbage af din energi.
bevæbnet med denne viden, blok-bog Tid i din kalender for de kommende syv dage — og derefter arbejde på, hvad der betyder noget.
Giv dine Dage et tema
lad os overveje en overarbejde iværksætter med en online forretning. Hun kan være at skabe et nyt produkt, coaching flere kunder, skrive en række blogindlæg og tage en social-media marketing kursus.
Pyha!
disse aktiviteter kræver forskellige færdigheder og involverer forskellige dele af hjernen. Ikke underligt, at hun finder det svært at finde tid til at passe dem alle ind.
hvis dette lyder som dig, kan du overveje at planlægge dine dage efter tema. Du kan for eksempel afsætte mandage til kreativt arbejde som at skrive blogindlæg, tirsdage til coaching, onsdage til læring og så videre.
hvis du ikke kan dedikere en hel dag til et tema, kan du overveje at tildele en del af hver dag — sige to til tre timer — til et projekt. På denne måde frigør du mental båndbredde, fordi du ved, hvad du skal arbejde på, og hvornår.
Pro Tip: farve-kode eller etiket kalender elementer baseret på hvert tema.
Opret huller i din kalender
mange mennesker i store virksomheder arrangerer eller accepterer invitationer til møder, der kører back-to-back. Disse medarbejdere går fra et tres minutters møde til det næste uden pause.
til outsideren ser det ud som hårdt arbejde, men oftere end ikke har de strakte ledere de tidligere møder i tankerne, når den næste starter.
Opbyg i stedet femten minutters mellemrum mellem hvert af dine møder. Brug disse til at tage en pause, dekomprimere eller deltage i mindre tidskrævende handlinger som følge af et tidligere møde.
eller gå hard-core som uber-succesfulde Elon Musk.
i et brev til Tesla-medarbejdere sagde Musk,
“gå ud af et møde eller aflever et opkald, så snart det er indlysende, at du ikke tilføjer værdi. Det er ikke uhøfligt at forlade, det er uhøfligt at få nogen til at blive og spilde deres tid.”
Pro Tip: overvej at reducere længden af møder, du kontrollerer. For eksempel, et tredive minutters møde, i modsætning til et tres minut, opfordrer deltagerne til at komme til det punkt snarere end at deltage i small talk.
gennemgå denne uges og næste uges kalendere
jeg arbejdede engang med en social media-direktør, der sagde: “Jeg tror altid, at planlægning af ugens sociale medieindhold vil tage en morgen, men det tager mig normalt to.”
han arbejdede hårdt på sit job, men klagede undertiden over forpligtelser, der sivede ind i hans frie timer uden for arbejdet.
hver fredag skal du gennemgå din kalender og spørge dig selv, hvordan du har brugt din tid i de foregående syv dage. Så kig på den kommende uge og overvej hvordan du vil bruge din tid.
Lav aftaler, hvis du har brug for det, og Annuller irrelevante møder, hvis du kan.
overvej, hvor tæt virkeligheden i den foregående uges kalender matcher, hvad du vil have næste uges kalender til at se ud.
du mangler muligvis fuld kontrol over din arbejdsuge, men du kan sandsynligvis finde ukrudt, du kan trække, eller aktiviteter, der kræver to morgener med fokuseret arbejde i stedet for en.
husk, din kalender er en repræsentation af, hvordan du bruger din tid, og hvor dine prioriteter ligger. At bruge det effektivt er den bedste måde at opnå mere uden at brænde ud.
