Die rechtlichen Vor- und Nachteile beim Aufbau Ihres Teams

• Bereit für Ihre erste Einstellung? Hier sind 4 Dinge zu beachten, bevor Sie einen Vertrag übergeben.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen das geistige Eigentum besitzt, für das es seine Mitarbeiter und Berater eingestellt hat
• Denken Sie daran, dass Arbeitgeber mindestens einen Mindestlohn zahlen und andere Bundes- und Landesarbeitsgesetze einhalten müssen
• Anreize für Ihr Team mit Eigenkapital
• Stellen Sie sicher, dass alle Dienstleistungsbeziehungen durch eine schriftliche Vereinbarung abgedeckt sind, die abgeschlossen wird, bevor die Person für Ihr Unternehmen zu arbeiten beginnt
• Hintergrund der Serie “Ein grober Entwurf der rechtlichen Grundlagen”

Bereit für Ihre erste Einstellung? Hier sind 4 Dinge zu beachten, bevor Sie einen Vertrag übergeben.

Josh Rottner

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12. Nov 2015 * 7 min Lesezeit

Dieser Beitrag ist Teil von “A Rough Draft of the Legal Basics”, einer Serie über die rechtlichen Grundlagen, die jedes Startup abdecken muss.

Von: Josh Rottner & Pat Mitchell, Cooley LLP

Ihr Unternehmen ist gegründet, Sie und Ihre Gründer haben Ihr anfängliches Eigenkapital ausgegeben und Sie können mit dem Aufbau Ihres Teams beginnen. Was sind die wichtigsten Schritte zu beachten?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen das geistige Eigentum besitzt, für das es seine Mitarbeiter und Berater eingestellt hat

Erstmalige Gründer gehen häufig davon aus, dass das Arbeitsprodukt des Mitarbeiters das Eigentum des Unternehmens ist, wenn das Unternehmen einen Mitarbeiter einstellt und das Gehalt des Mitarbeiters zahlt. Wie wir in Teil 3 vorhergesehen haben, ist oft das Gegenteil der Fall — ohne vertragliche Abtretung oder bestimmte besondere Umstände ist geistiges Eigentum in der Regel Eigentum der Person, die es erfunden hat, auch wenn die Person die Erfindung im Laufe ihrer Beschäftigung konzipiert oder in die Praxis umgesetzt hat. Stellen Sie sich vor, wie problematisch dies werden könnte, wenn Sie Computerprogrammierer oder Softwareingenieure einstellen, um die App, Website oder ein anderes Produkt Ihres Unternehmens zu entwickeln, und später feststellen, dass ein ehemaliger Mitarbeiter, nicht das Unternehmen, die Rechte an dem dem Produkt zugrunde liegenden geistigen Eigentum besitzt!

Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung: Alle Mitarbeiter müssen eine Vereinbarung unterzeichnen, die dem Unternehmen ausdrücklich alle Rechte an geistigem Eigentum einräumt, die sie während ihrer Beschäftigung im Unternehmen entwickeln. Für Mitarbeiter ist dies Teil einer Vereinbarung, die in der Startup-Community häufig verwendet wird und als Vereinbarung über vertrauliche Informationen und Erfindungen (Confidential Information and Inventions Assignment Agreement, CIIAA) bezeichnet wird. Wir empfehlen generell, CIIAA in jedes Angebotsschreiben aufzunehmen und zu verlangen, dass alle neuen Mitarbeiter ein CIIAA als Bedingung für ihre Beschäftigung unterzeichnen. Zusätzlich zur Zuweisung von geistigem Eigentum an das Unternehmen stellt eine gute CIIAA sicher, dass die Mitarbeiter die proprietären Informationen des Unternehmens vertraulich behandeln und häufig auch Bestimmungen zum Wettbewerbsverbot und zur Nichtwerbung enthalten. Eine Übersicht über die in CIIAAs auf CooleyGo enthaltenen Bedingungen finden Sie in den ABCs von CIIAAs: Schutz des geistigen Eigentums von Mitarbeitern. Darüber hinaus können Sie Ihre eigene CIIAA über CooleyGo unter generieren: Formular für vertrauliche Mitarbeiterinformationen und Erfindungen Abtretungsvereinbarung.

In ähnlicher Weise müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle unabhängigen Auftragnehmer, Berater, Berater und jede andere Person, die überhaupt für das Unternehmen tätig ist, schriftliche Vereinbarungen treffen, in denen die Rechte der Person an der von ihnen geschaffenen Arbeit ausdrücklich an das Unternehmen übertragen werden. Sie können einfache Formen von Beratervereinbarungen und Beratervereinbarungen, die diese Sprache enthalten, über CooleyGo unter generieren: Form der Beratervereinbarung und Form der Beratervereinbarung.

Schließlich, da Sie wahrscheinlich auf Menschen mit Erfahrung in der gleichen Branche zurückgreifen werden, um Ihr Team aufzubauen, verstehen Sie, dass sie wahrscheinlich CIIAAs oder ähnliche Vereinbarungen mit ihren früheren Arbeitgebern unterzeichnet haben. Dies bedeutet, dass Sie bei der Auswahl Ihrer Kandidaten verstehen müssen, was in diesen Vereinbarungen enthalten ist, um sicherzustellen, dass ihr früherer Arbeitgeber nicht die Rechte an der Arbeit besitzt, die sie für Ihr Unternehmen ausführen sollen, und dass sie nicht anderweitig enthalten Bedingungen, die ihre Fähigkeit einschränken könnten, für Ihr Unternehmen zu arbeiten (z. B. ein Wettbewerbsverbot, das Ihr Unternehmen abdeckt).

Denken Sie daran, dass Arbeitgeber mindestens einen Mindestlohn zahlen und andere Bundes- und Landesarbeitsgesetze einhalten müssen

Oft haben Startup-Unternehmen begrenzte Barmittel und möchten Mitarbeiter mit Eigenkapital oder anderen Anreizen anstelle von Bargeld bezahlen. Selbst wenn der Arbeitnehmer damit einverstanden ist, kann diese Vereinbarung gegen Lohn- und Arbeitszeitgesetze verstoßen und das Unternehmen der Haftung für Schäden, Strafen usw. aussetzen. Während einige (aber nicht alle) Staaten enge Ausnahmen für Personen haben, die einen so erheblichen Teil des Eigenkapitals besitzen, dass sie wirklich als “Eigentümer” des Unternehmens angesehen werden können, sollte ein Unternehmen im Allgemeinen erwarten, dass es seinen Mitarbeitern mindestens einen Mindestlohn zahlen muss in bar, und dass seine Mitarbeiter allen normalen Arbeitsplatzgesetzen und -vorschriften in Bezug auf Beschäftigung und Leistungen unterliegen.

Beachten Sie in einem verwandten Punkt, dass diese arbeitsrechtlichen Anforderungen nicht vermieden werden können, indem Sie eine Person einfach als “Berater” (oder “unabhängigen Auftragnehmer”) bezeichnen, einen Beratungsvertrag abschließen und ihnen ein IRS-Formular 1099 anstelle von Formular W-2 ausstellen. Stattdessen betrachten Bundes- und Landesbehörden im Allgemeinen die Substanz der Beziehung der Person zu einem Unternehmen, um festzustellen, ob ein Dienstleister ordnungsgemäß als Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird. Da Arbeitgeber für die Einbehaltung von Steuern, Lohnrückzahlungen, Sozialleistungen und andere Strafen für die Nichteinhaltung der für Arbeitnehmer geltenden Gesetze haftbar gemacht werden können, kann es in Grauzonen vorzuziehen sein, einen Dienstleister als Arbeitnehmer und nicht als Berater zu behandeln.

Für weitere Hilfe bei der Einhaltung der Arbeitsgesetze unterhält die US Small Business Administration hier eine hilfreiche Website: https://www.sba.gov/content/hire-your-first-employee.

Anreize für Ihr Team mit Eigenkapital

Startups möchten ihren Mitarbeitern, Beratern, Beratern und anderen Dienstleistern im Allgemeinen aus einer Reihe von Gründen Eigenkapital gewähren, unter anderem um sie zu entschädigen, ohne die kurzfristigen Barmittel des Unternehmens zu erschöpfen, und um ihre Interessen mit denen der Gründer in Einklang zu bringen. Es gibt viele steuerliche und andere Überlegungen, die bei der Ausgabe von Eigenkapitalanreizen zu berücksichtigen sind, so dass wir in Zukunft einen ganzen Beitrag zu diesen Themen widmen werden, aber in naher Zukunft sollten Gründer ein paar Grundlagen verstehen:

• Sobald das Unternehmen gegründet ist und seine Geschäftstätigkeit aufnimmt, steigt der Wert des Unternehmens schnell. Aus steuerlichen Gründen ist es nach dieser Wertsteigerung im Allgemeinen einfacher, Optionen an Ihr Team auszugeben als Aktien. Bei Optionen muss der Empfänger das Eigenkapital nicht bezahlen, und wenn der Ausübungspreis korrekt festgelegt ist, hat er keine steuerlichen Auswirkungen, wenn er die Optionsgewährung erhält.
• Vor der Gewährung einer Option sollte das Unternehmen eine unabhängige Bewertung der Stammaktien des Unternehmens einholen, die Abschnitt 409A des Internal Revenue Code und den damit verbundenen Vorschriften entspricht. Ohne zu tief in die Details eines komplexen Themas zu gehen, sollten Gründer wissen, dass Abschnitt 409A erhebliche Strafsteuern auferlegen kann, wenn der Ausübungspreis einer Option unter dem Marktwert der Stammaktien des Unternehmens liegt. Der Board wird diese Bewertung dann verwenden, um den Ausübungspreis angemessen festzulegen und Steuerprobleme sowohl für die Gesellschaft als auch für den Empfänger zu vermeiden. Dies kann bedeuten, dass das Unternehmen die Ausgabe von Eigenkapital verzögern muss, bis eine unabhängige Bewertung vorliegt.
• Der Verwaltungsrat des Unternehmens muss jede Aktienemission formell genehmigen. Dies bedeutet, dass Eigenkapital nur in einer gültig einberufenen Vorstandssitzung oder in einer Aktion mit einstimmiger schriftlicher Zustimmung ausgegeben werden kann (beachten Sie, dass dies nicht nur für Eigenkapital gilt, das an Mitarbeiter und Berater ausgegeben wird, sondern für alle Emissionen von Eigenkapital, einschließlich der Gründeraktien). Manchmal vergessen Gründer dies und verpflichten sich, unter anderen Umständen Eigenkapital auszugeben (z. B. in Arbeitsverträgen), was problematisch werden kann, wenn der Verwaltungsrat nicht mit dem übereinstimmt, was von einem bestimmten Gründer versprochen wurde. In anderen Fällen ist die ordnungsgemäße Genehmigung des Verwaltungsrats nicht gut dokumentiert, was später zu Problemen führen kann, wenn ein Investor im Zusammenhang mit einer Finanzierung eine rechtliche Due Diligence durchführt.
• Um Mitarbeitern und Beratern künftig problemlos Eigenkapital zu gewähren, empfehlen wir dem Verwaltungsrat und den Aktionären, einen Eigenkapitalanreizplan zu verabschieden, der bestimmte Bestimmungen der Abgabenordnung nutzt und den Prozess der Eigenkapitalausgabe rationalisiert. Auf diese Weise hält das Unternehmen standardisierte Prozesse und Dokumentationen bereit, die den Prozess der Eigenkapitalgewährung wesentlich effizienter machen, als ihn jedes Mal einmalig abzuwickeln.

Stellen Sie sicher, dass alle Dienstleistungsbeziehungen durch eine schriftliche Vereinbarung abgedeckt sind, die abgeschlossen wird, bevor die Person für Ihr Unternehmen zu arbeiten beginnt

Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl Sie als auch Ihr neuer Mitarbeiter oder Berater sich darauf einigen, welche Dienstleistungen erbracht werden und was das Unternehmen ihnen im Gegenzug geben wird. Es klingt einfach, aber viele Streitigkeiten entstehen, weil die Parteien unterschiedliche Erinnerungen an das Vereinbarte hatten und eine schriftliche Vereinbarung dieses Problem vermeidet. Einfache Formen von Angebotsschreiben (für Mitarbeiter) und Vereinbarungen mit unabhängigen Auftragnehmern (für Berater) können über CooleyGo unter generiert werden: Form des Mitarbeiterangebotsschreibens und Form des Beratungsvertrags.

Hintergrund der Serie “Ein grober Entwurf der rechtlichen Grundlagen”

Als Start-up-Anwälte arbeiten wir täglich mit talentierten, leidenschaftlichen und mutigen Unternehmern zusammen, um coole Dinge zu schaffen. Unsere Kunden sind auf dem neuesten Stand der Software, Social Media, Energie, E-Commerce, Robotik und Weltraumforschung. Wenn Unternehmen reifen, stehen sie je nach Branche, Strategie und Entwicklungsstand vor einer Vielzahl von rechtlichen Fragen. Aber ganz am Anfang haben fast alle Start-up-Kunden ähnliche rechtliche Bedürfnisse und neigen dazu, die gleichen Fragen zu stellen. Wir haben viele Unternehmen (einschließlich einiger im Rough Draft-Programm) zu diesen grundlegenden rechtlichen Fragen beraten und werden unsere Antworten in einer Reihe von Beiträgen auf dieser Website mit der Rough Draft-Community teilen. Dies ist Teil 4 der Serie. Klicken Sie unten für frühere Raten:

• Teil 1: Gründung einer juristischen Person
• Teil 2: Ausgabe von Eigenkapital an die Gründer – Erste Konzepte
• Teil 3: Ausgabe von Eigenkapital an die Gründer – Wichtige steuerliche und geistige eigentumsrechtliche Überlegungen