EMPLOYEE PERFORMANCE & TALENT MANAGEMENT

Durchführung effektiver Einzelbesprechungen mit Mitarbeitern

Das Thema ‘Check-Ins’ (oder Einzelbesprechungen, Fortschrittsbesprechungen, Sit-Downs usw.) ist etwas, worüber wir oft diskutieren, ob in unserem Blog oder mit unseren Kunden. Unabhängig davon, wie es heißt, bleibt die Idee, die Häufigkeit und Qualität von Gesprächen über die Leistung der Mitarbeiter zu erhöhen, für die meisten Unternehmen heute eine Priorität.

Einige Unternehmen haben wöchentliche Check-Ins vorgeschrieben, einige planen sie nach Bedarf, andere bitten die Manager, sicherzustellen, dass die Besprechungen nach jedem Projekt abgeschlossen sind, und andere Unternehmen planen das ganze Jahr über formelle Check-Ins. Unabhängig von der Häufigkeit dieser Gespräche bleibt ihr Zweck derselbe: Halten Sie die Kommunikationswege zwischen Managern und Mitarbeitern offen, um die Leistung effektiv einzubeziehen und zu steuern.

Je mehr Mitarbeiter und Führungskräfte kommunizieren können, desto besser können sie zusammenarbeiten, um Ziele zu erreichen, Fähigkeiten zu entwickeln und Feedback zu geben / zu erhalten. Obwohl Check-Ins für Mitarbeiter relativ lässig erscheinen sollten, sollten Manager einer lockeren Struktur folgen, um sicherzustellen, dass diese aufgewendete Zeit wertvoll bleibt und zum Handeln anregt.

Wir dachten, es wäre praktisch, eine Checkliste mit Diskussionspunkten und Gesprächsstartern zu erstellen, mit denen Manager die Check-Ins mit Mitarbeitern optimal nutzen können.

Checkliste eines Managers für Mitarbeiter-Check-Ins

Vor dem Meeting: Vorbereiten

Nichts ist schlimmer, als mit einem Manager in ein Meeting zu gehen, das als uninvestiert oder unvorbereitet erscheint. Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, um sich vor dem Meeting vorzubereiten. Wenn Sie einen zentralen Ort oder ein Tool für Zielverfolgung, Feedback und / oder Journal- / Besprechungsnotizen verwenden, sollten Manager problemlos auf vergangene Besprechungsnotizen und -ergebnisse zugreifen und diese überfliegen.

• Überprüfen Sie alle Notizen, die während des letzten Meetings gemacht wurden, um sich über geplante Ergebnisse auf dem Laufenden zu halten.
• Überprüfen Sie die Liste der Ziele und Projekte des Mitarbeiters, um festzustellen, ob sie fällig sind oder vom Kurs abweichen.
• Notieren Sie sich wichtige Abteilungs- oder Unternehmensänderungen, die besprochen werden sollten.
• Überprüfen Sie alle gesendeten / empfangenen Rückmeldungen, um Diskussionspunkte zu identifizieren.
• Trennen Sie die Verbindung zu anderen Aktivitäten, damit der Mitarbeiter weiß, dass er sich vollständig auf Sie konzentriert.

Während des Meetings: Mögliche Diskussionspunkte

Der Vorteil des häufigen Check-Ins mit Mitarbeitern ist, dass Manager nicht in jedem Meeting einen Feuerwehrschlauch öffnen müssen. Sie können bestimmte Ziele, Projekte oder Coaching-Punkte auswählen, auf die sie sich in jedem Meeting konzentrieren möchten. Mitarbeiter können auch das Gespräch beginnen und den Fokus lenken (noch besser).

Im Allgemeinen sollten Manager und Mitarbeiter Diskussionspunkte auf der Grundlage von Fälligkeiten und Fortschritten priorisieren. Was besprochen wird, ändert sich von Sitzung zu Sitzung.

Beispiel Mitarbeiter-Check-In Agenda/Diskussionspunkte:

• Bringen Sie den Mitarbeiter zum Reden!
  • Verwenden Sie Gesprächsstarter, um den Mitarbeiter in ein Gespräch einzubeziehen
  • Verwenden Sie offene Fragen, um ihn am Sprechen zu halten
  • Lassen Sie den Mitarbeiter das Gespräch lenken, aber stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Punkte besprechen
• Ziel- / Projektaktualisierungen
  • Besprechen Sie den Status kurzfristiger Ziele und langfristiger Projekte
  • Passen Sie vorhandene Ziele mit dem Mitarbeiter an / aktualisieren Sie sie
  • Besprechen Sie alle Herausforderungen oder gewonnenen Erkenntnisse
  • Bieten Sie Coaching und / oder Unterstützung bei Hindernissen an
  • Besprechen Sie, ob andere Prioritäten fortschritt
  • Sicherstellen, dass alle Ziele noch auf Kurs sind
  • Meilensteine oder Erfolge anerkennen
  • Neue Ziele für den Mitarbeiter besprechen / bestätigen
• Jüngste Erfolge
  • Bestätigen Sie die jüngsten Erfolge und geben Sie Feedback
  • Fragen Sie den Mitarbeiter nach den jüngsten Erfolgen
• Status der Schulung / des Lernens
  • Besprechen Sie alle fälligen / laufenden Schulungspunkte
  • Fragen Sie den Mitarbeiter, ob Schulungsanfragen vorliegen
  • Fragen Sie, ob der Mitarbeiter das Gefühl hat, genügend Feedback zu erhalten
  • Fragen Sie, ob der Mitarbeiter von Kollegen / Mentoren lernt oder ob er möchte
  • Empfehlen Sie Schulungselemente, um die Fähigkeiten zu verbessern und die Karriere voranzutreiben
  • Besprechen Sie, wie Schulungen durchgeführt werden sollen
• Unternehmens- oder Team-Updates / Nachrichten
  • Besprechen Sie wichtige Unternehmens- / Team-Updates oder Nachrichten
  • Bestätigen Sie alle erforderlichen Aktionselemente
• Ideen / Änderungswünsche der Mitarbeiter
  • Fragen Sie den Mitarbeiter nach Ideen / Anregungen
  • Besprechen Sie alle Bereiche, in denen Änderungen erforderlich sind (Unternehmen, Team, Projekt usw.)
  • Fragen Sie den Mitarbeiter, ob Ihr Führungsstil für ihn effektiv ist, und erhalten Sie Änderungsvorschläge
  • Besprechen Sie alle allgemeinen Hindernisse oder Ablenkungen, die den Mitarbeiter betreffen könnten
• Karriereentwicklung der Mitarbeiter
  • Besprechen Sie die Karriereziele der Mitarbeiter
  • Besprechen Sie, wie Sie zusammenarbeiten können, um ihre Karriereziele zu erreichen
  • Diskutieren Sie Möglichkeiten und Karrierewege für den Mitarbeiter
  • Setzen Sie klare Erwartungen für jede seitliche / Aufwärtsbewegung
• Plan für die Woche/Monat/Quartal
  • Überprüfen Sie die kurz- und langfristige Prioritäten

Gesprächsstarter: Sprechen Sie weiter

Einige Mitarbeiter zögern eher, sich zu äußern, aber das bedeutet nicht, dass ein Manager den Großteil des Gesprächs erledigen sollte. Es gibt einfache Möglichkeiten, den Mitarbeiter dazu zu bringen, sich während des Check-in-Meetings zu engagieren und weiter zu sprechen. Denken Sie daran, bei diesem Treffen geht es um sie. Je mehr sie zum Gespräch beitragen, desto besser.

Hier sind einige offene Fragen, um Mitarbeiter zum Reden zu bringen:

• Erzähl mir von deiner Woche / deinem Monat – wie war es?
• Erzähl mir, woran du gearbeitet hast.
• Wo kann ich Ihrer Meinung nach am hilfreichsten sein?
• Sind Sie auf dem richtigen Weg, um die Frist einzuhalten?
• Welche Bereiche sind dem Zeitplan voraus?
• Welche Fragen haben Sie zu diesem Aufgabenbereich oder Projekt?
• Wie wollen Sie das angehen?
• Was haben Sie über diesen Aufgaben- oder Projektbereich gelernt?
• Was lief nicht wie erhofft? Warum?
• Was können Sie/wir beim nächsten Mal anders machen?
• Welche Vorschläge haben Sie?

Hier sind einige bewährte Gesprächsstarter, um die Mitarbeiter zum Reden zu bringen:

“Mach weiter …..”

“Erzähl mir mehr…”

“Warum sagst du das..”

“Wie meinst du …”

“Können Sie mir ein Beispiel geben…”

“Was sonst noch…”

Am Ende des Meetings: Zusammenfassen

Bevor der Mitarbeiter das Meeting verlässt, fassen Sie einige Momente die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen. Dies wird dazu beitragen, die Mitarbeiter an alle Aktionselemente zu erinnern und alle Bestätigungs- oder Coaching-Tipps zu verstärken. Fragen Sie den Mitarbeiter, ob etwas verpasst wurde, und erinnern Sie ihn daran, wann das nächste Meeting stattfinden wird.

Nach dem Meeting: Dokument

Dieser kleine Schritt ist bedeutsam und wird oft übersprungen, kann aber einen großen Unterschied machen. Nehmen Sie sich nach jedem Meeting 2-5 Minuten Zeit, um wichtige Diskussionspunkte, Aktionspunkte oder Feedback aufzuzeichnen. Dies hilft, das nächste Meeting zu starten, und dient als nützliches Protokoll, wenn Manager Leistungstrends überprüfen müssen. Bewahren Sie diese Notizen an einem zentralen Ort auf. Ein Performance-Feedback- und Journaling-Tool wie emPerform Tag kann diesem Zweck gut dienen.

Wir haben unsere Kunden befragt und festgestellt, dass Manager, die 1-2 Notizen über jeden Mitarbeiter pro Monat machten, 50% der Zeit für die Eingabe von Kommentaren zum Jahresende während des Jahresberichts verschwendeten. Das liegt daran, dass sie nicht sitzen und versuchen, sich an wichtige Meilensteine oder Verhaltenstrends zu erinnern.

Wie ist es dir ergangen?

Nehmen Sie sich nach jedem Meeting einen Moment Zeit, um zu bewerten, wie Sie es gemacht haben. Selbst die besten Manager sollten sich bemühen, ihre Kommunikations- und Besprechungsfähigkeiten zu verbessern.

• Hast du zu viel/zu wenig geredet?
• Haben Sie aktiv zugehört?
• Haben Sie Fragen gestellt?
• Haben Sie die Gefühle des Mitarbeiters anerkannt?
• Haben Sie Schlüsselelemente paraphrasiert, um das Verständnis zu bestätigen?
• Haben Sie effektive Coaching-Tipps gegeben?
• Waren Sie in der Besprechung abgelenkt?
• Empfinden Sie das Treffen als wertvoll?
• Haben Sie alle wichtigen Punkte besprochen?
• Was könnten Sie tun, um das nächste Treffen zu verbessern?

Insgesamt sind häufige Check-Ins mit Mitarbeitern ein Muss, um Klarheit zu schaffen, Coaching anzubieten und die Unterstützung zu bieten, die ein Mitarbeiter für den Erfolg benötigt. Obwohl es für viele Manager eine Herausforderung sein kann, Zeit am Tag zu finden, sind Check-Ins eine gut investierte Zeit und zahlen sich auf lange Sicht für den Manager, den Mitarbeiter, das Team und das Unternehmen aus.

Für zusätzliche Ressourcen zur Bereitstellung von Feedback:

• Coaching vs. Mentoring: Wie unterscheiden sie sich?
• Narrensichere Tipps für erfolgreiche Einzelgespräche mit Mitarbeitern
• Schmerzlose Leistungsgespräche

Leistungsziele, Projekte und Check-Ins

Möchten Sie Managern und Mitarbeitern helfen, Leistungsziele, Projekte und Check-In-Diskussionspunkte zu dokumentieren und zu überwachen? In emPerform finden Sie fortlaufende Zielverwaltung, Feedback und Leistungsprotokolle.