5 Consejos para Encontrar y Seleccionar el Sistema de Gestión de Colecciones Adecuado

Cómo Elegir un CMS que Satisfaga las Necesidades de su Institución

Las organizaciones de colecciones, como museos y galerías de arte, utilizan un sistema de gestión de colecciones de museos (CMS) para realizar un seguimiento de datos e información interdepartamentales complejos relacionados con los objetos de la colección. Dado que los registros de los objetos de su colección más valiosos son rastreados por un CMS de museo, todos los miembros de la organización deben acceder fácilmente a esa información.

Implementar un nuevo CMS en cualquier sistema o flujo de trabajo existente puede ser una tarea desalentadora y grande para cualquier organización. Es necesario tener en cuenta muchas consideraciones financieras, técnicas y de capacitación. La medición de estos esfuerzos potenciales será crucial para ayudar a comprender si vale la pena llevar a cabo una empresa de este tipo. Por lo tanto, buscar el mejor software de administración de colecciones para administrar la información de sus colecciones para su organización es esencial para hacer que el proceso de implementación sea lo más simple posible.

Para ayudarlo a orientarse en la dirección correcta, hemos recopilado una lista de consejos para mantenerlo en el buen camino y encontrar el sistema de gestión de colecciones que mejor se adapte a las necesidades de su museo u organización de colecciones.

Reúne un equipo fuerte

Considera qué departamentos y personal se verán más afectados por tu nuevo software de museo. ¿Quiénes serán tus usuarios avanzados? Involúcrelos en el proceso de selección desde el principio. Después de seleccionar a su equipo, designe a un líder de equipo para administrar los detalles del proyecto y garantizar una transición sin problemas.

Miembros del equipo sugeridos:

• Jefe de colecciones
• Cabeza registrador
• director Ejecutivo
• gerente
• curador Jefe
• Jefe de conservación
• administrador de Base de datos
• Digital media manager
• gestor de la página Web

Encuesta de Su Equipo de Selección

¿Por qué necesita un museo de colecciones del sistema de gestión, y lo que se busca lograr? Examinar estas simples preguntas te ayudará a revelar tus principales prioridades y los obstáculos que puedes enfrentar en el camino.

Pregunte a su equipo sobre los desafíos actuales del CMS del museo y qué necesita mejorar. Averigüe qué quieren obtener del nuevo sistema y el impacto que esperan en la colección en los próximos años.

Considerar los objetivos inmediatos y a largo plazo le dará dirección a su equipo. Este es un ejemplo:

Definir sus objetivos y los pasos para alcanzarlos aliviará la confusión o el desacuerdo futuros para su equipo, ya que las expectativas ya se han aclarado.

Defina sus interruptores de reparto

Aunque cada colección es única, algunos procesos son estándar en todo el campo. Considere los objetivos mencionados anteriormente, los flujos de trabajo dentro de su museo y estos puntos de referencia sugeridos.

Un CMS que mejora estas actividades ofrece la mejor oportunidad de éxito:

	Gestión de préstamos y Exposiciones: Compartir y mostrar objetos de colección está en el corazón de su museo. El CMS que seleccione debe agilizar la planificación de la exposición consolidando la información de la lista de verificación y proporcionando al personal información actualizada con precisión. Su nuevo CMS debe ofrecer informes flexibles que se puedan personalizar fácilmente para respaldar las prácticas de préstamos y exposiciones de su equipo.
	Apoyo a la conservación: Mantener la documentación de conservación correcta, como encuestas de tratamiento e informes de estado, garantiza que su colección permanezca segura y accesible. Seleccione un CMS que admita la colaboración sin complicaciones entre conservadores, conservadores y registradores al estandarizar los datos para las encuestas de tratamiento, los informes y los criterios ambientales necesarios.
	Gestión de ubicación y envío: Busque un CMS que pueda hacer referencias cruzadas a la información de envío: fechas de envío y entrega, detalles de mensajería, valores de envío, con detalles de seguro, objeto y exposición o préstamo. Su CMS también debe administrar fácilmente el seguimiento de códigos de barras y las actividades relacionadas con el inventario.
	Gestión de activos digitales y Medios: Administrar sus activos digitales es tan importante como administrar los objetos de su colección. Asegúrese de que su CMS proporciona funcionalidad de REPRESAS nativas, lo que le permite leer y administrar prácticamente cualquier formato de archivo multimedia, crear registros multimedia, importar y actualizar metadatos multimedia automáticamente, anotar imágenes digitalmente y establecer derechos de acceso de grupo.
	Informes y análisis: ayude a su equipo a administrar su colección de manera eficiente seleccionando un CMS que proporcione varios informes preconfigurados, etiquetas, plantillas de catálogo, informes de estado y listas de verificación de exposiciones. Asegúrese de que los datos se puedan exportar fácilmente en una variedad de formatos útiles.
	Accesibilidad flexible: La mayoría de los equipos de recolección están en movimiento, por lo que es importante que su personal pueda recuperar, acceder y actualizar la información de forma segura, desde cualquier ubicación. Su CMS debe ofrecer un acceso seguro basado en la web, ya sea como una aplicación basada en navegador o a través de una solución alojada en la nube compatible.

Priorice y limite su lista de criterios a 3 imprescindibles absolutos para mantener a su equipo enfocado mientras investiga, prueba y compara varias soluciones.

Investigue lo que está disponible

Con sus objetivos e interruptores establecidos, su equipo está bien equipado para investigar soluciones y ponerse en contacto con proveedores. Recopile la mayor cantidad de información posible de la web, ferias comerciales y demostraciones.

Aquí hay algunas preguntas iniciales que debe hacerse:

• ¿La solución de este proveedor coincide con sus objetivos?
• ¿El software cumple con sus puntos de referencia imprescindibles?
• ¿Con qué fluidez se ejecutará el proceso de implementación? Cómo afectará la duración del proceso de implementación a sus objetivos.
• ¿Qué tan a prueba de futuro y escalable es la solución? Busque software que se integre fácilmente con otros sistemas (colecciones en línea, PRESAS, conservación, etc.).) y puede apoyar sus necesidades a medida que cambian en el futuro.
• ¿Mejorará este sistema la comunicación y la colaboración para sus actividades relacionadas con la colección?
• ¿Qué reputación tiene cada proveedor? ¿Puedes encontrar cuentas del mundo real, estudios de casos o referencias?
• ¿Puede este sistema consolidar la funcionalidad de otros sistemas?
• ¿El proveedor tiene experiencia con su tipo y tamaño de colección?
• ¿Cuán compatible es el nuevo software con su infraestructura de TI existente?

Refine Su selección

Ahora es el momento de reducir sus opciones a una elección final.

• Si es necesario, organice más demostraciones y conversaciones con su proveedor preferido.
• Considere su retorno de la inversión. Identifique los costos asociados con cada solución de CMS, luego identifique los beneficios, tanto financieros como no monetarios.
• Finalice su selección de proveedores.

Su nuevo sistema no debería simplemente reemplazar al sistema actual, sino que debería ayudar a su institución a operar de manera más eficiente y, al mismo tiempo, apoyar su colección en el futuro.

Además, su trabajo de colección no existe de forma aislada, por lo que su software tampoco debería existir. Piense en grande y proteja su colección y sus recursos invirtiendo en un ecosistema de gestión de colecciones empresariales, no en un CMS independiente. Asegúrese de evaluar cuidadosamente sus necesidades durante el proceso de investigación y considere las opciones que mejor ahorrarán tiempo, dinero y frustración.

Si desea obtener más información sobre cómo Gallery Systems puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos, ver una demostración de CMS o solicitar una consulta con uno de nuestros expertos, contáctenos hoy mismo.