Actualizaciones legales

El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (“DOL”) ha publicado un aviso modelo para ayudar a los empleadores a cumplir con la Ley de Reautorización del Programa de Seguro Médico para Niños (“CHIPRA”).

Bajo esta ley, los empleadores que mantienen planes de salud grupales deben proporcionar un aviso anual a los empleados de las posibles oportunidades de recibir asistencia para la prima bajo Medicaid o el Programa de Seguro Médico para Niños (“CHIP”) para la cobertura de salud del empleado o de los dependientes del empleado. Esto se conoce como “Aviso de CHIP del Empleador”.”

El Aviso de CHIP de empleador modelo de DOL está disponible en su sitio web y se puede acceder a él a través del siguiente enlace: http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc. A continuación se presenta un resumen de las obligaciones del empleador en relación con el Aviso de CHIP del Empleador.

Empleados Que deben Recibir el Aviso de CHIP del Empleador

El Aviso de CHIP del Empleador debe proporcionarse a todos los empleados que residan en cualquiera de los 40 estados que proporcionan asistencia de prima a través de planes basados en el empleador, independientemente de la ubicación física o el lugar principal de negocios del empleador, el plan de salud grupal o su proveedor.

Los 10 estados que actualmente no ofrecen asistencia premium son Connecticut, Delaware, Hawaii, Illinois, Maryland, Michigan, Mississippi, Ohio, Dakota del Sur y Tennessee. Sin embargo, como se señaló, los empleadores ubicados en estos estados deben, no obstante, proporcionar el Aviso de CHIP del Empleador a todos y cada uno de los empleados que residen en estados que ofrecen dicha asistencia.

Un empleador con uno o más empleados cubiertos puede enviar el modelo de aviso a todos los empleados si es administrativamente más fácil enviar el aviso a todos que distinguir entre los empleados en función de la residencia. Alternativamente, “n empleador que no se enfrenta a complejidades de varios Estados y que desea proporcionar información más completa específica del Estado a su fuerza de trabajo puede modificar el Modelo de Aviso de CHIP del Empleador”, siempre que el aviso modificado no omita ninguna de la información de contacto estatal aplicable.

Cuando Se Debe Proporcionar el Aviso de CHIP del Empleador

Se requerirá que muchos empleadores proporcionen su primer Aviso anual de CHIP del Empleador tan pronto como el 1 de mayo de 2010. El plazo de notificación se determina por referencia al primer día del primer año del plan después del 4 de febrero de 2010, cuando se emitió el Aviso modelo de CHIP del Empleador. Específicamente, los empleadores cuyo año de plan comienza entre el 4 de febrero de 2010 y el 30 de abril de 2010 deben proporcionar el Aviso de CHIP del Empleador antes del 1 de mayo de 2010. Los empleadores cuyo próximo año de plan comience el 1 de mayo de 2010 o después, deben proporcionar al Empleador un Aviso de CHIP antes del primer día del próximo año de plan (por ejemplo, el 1 de enero de 2011 para los planes de año calendario).

Cómo se Debe Proporcionar el Aviso de CHIP del Empleador

El Aviso de CHIP del Empleador se puede proporcionar por correo de primera clase, electrónicamente (si se cumplen las regulaciones de puerto seguro de divulgación electrónica de DOL, que aparecen en 29 C. F. R. § 2520.104 b-1 (c)), o simultáneamente con otros materiales administrativos. Si se elige esta tercera alternativa, el aviso debe aparecer como un “documento separado y prominente”.”

Sanciones por incumplimiento

Se pueden imponer sanciones civiles de hasta 1 100 por día a los empleadores por incumplimiento de los requisitos de notificación de CHIPRA. Significativamente, cada violación relacionada con un solo empleado o beneficiario se trata como una violación separada.

Recomendaciones para empleadores

Los empleadores deben planificar ahora para cumplir con sus requisitos de notificación de CHIPRA tomando las siguientes medidas:

• Determinar qué empleados residen en un estado que proporciona asistencia para la prima bajo Medicaid o CHIP para la cobertura de salud del empleado o los dependientes del empleado;
• Determinar la fecha de vencimiento para el primer Aviso anual de CHIP del Empleador (por ejemplo, el 1 de mayo de 2010 o más adelante en el año);
• Descargue el Aviso modelo de CHIP del Empleador del sitio web de DOL (en http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc); y
• Determine si debe usar el aviso modelo “tal cual” o modificarlo voluntariamente al incluir información más completa específica del estado.

Póngase en contacto con nosotros si tiene preguntas sobre CHIPRA o los posibles requisitos de notificación de su organización en virtud de este estatuto.