Beneficios de la Mejora Continua como Estrategia de Negocio

El término mejora continua se explica por sí solo. Casi parece demasiado simple, pero esta palabra de moda de la industria se trata de mejorar continuamente su negocio, sus procesos y su forma de trabajar.

La forma en que estudias, planificas, implementas y evolucionas esa mejora es donde se complica más. Debe fomentar una filosofía de mejora constante, lógica y sostenible en toda su organización. Esto permite que la mejora continua vaya más allá de ser un eslogan en un cartel, para que se convierta en la forma en que su empresa opera en todo momento.

Si bien la mejora continua puede variar desde simples cambios en el funcionamiento diario de su empresa hasta cambios importantes en el enfoque y los procedimientos en una estructura global, en todos los casos, necesitará los instrumentos adecuados para lograr el éxito y mantenerlo en marcha.

¿Por Qué Es Importante La Mejora Continua?

“La vida comienza al final de tu zona de confort” – Neale Donald Walsch

Hay una razón por la que los humanos a menudo se resisten al cambio: Hay un consuelo en lo que sabemos. Mientras que el llamado de lo desconocido es atractivo para algunos, es algo natural y tranquilizador resistirse a ponernos en nuevas situaciones. En el mundo de los negocios, esto ya no es posible.

En tiempos pasados, a menudo era posible que las empresas se “dormieran en los laureles” y mantuvieran el status quo con sus productos y servicios porque la gente confiaba en sus marcas y productos y sabía lo que obtenían. Hay varias razones por las que esto ya no funciona:

• Hay Más Competencia Que Nunca: la competencia es algo bueno. Nos da una base para la comparación entre nuestros pares y nos empuja a hacerlo mejor. Pero también significa que no somos los únicos que ofrecemos un determinado producto, servicio o característica. Cuando hay una competencia limitada, puede defender más fácilmente su rincón del mercado, pero en el clima competitivo de hoy, no tiene un momento de descanso.

• Es un mercado global: Para la mayoría de las industrias y empresas de hoy en día, no solo debe preocuparse por la competencia local, sino también por la competencia extranjera. Cada vez caen más fronteras, y los productos y servicios maduros de otros mercados pueden sorprenderte. Si no ves lo que está pasando en otras partes del mundo y prepararse para ella, no estar preparado para lidiar con ella cuando llegue.

• la Información está en todas partes: los Consumidores están conectados 24/7 en estos días. Tienen acceso a la información a su alcance. Por ejemplo, el 85% de los consumidores utilizan Internet para localizar empresas que satisfagan sus necesidades. Mientras que anteriormente un plan de producto, servicio o marketing se diseñaba para la longevidad, hoy en día debe estar listo para reaccionar a los cambios y tendencias en el mercado. Es importante utilizar la velocidad del flujo de información a su favor y no sentarse a verla pasar volando.

• La dinámica está cambiando: se han derribado los viejos muros que rodean a los productos y servicios, y las empresas inteligentes y flexibles están cosechando los frutos. Las aplicaciones móviles están dando un vuelco a la industria del taxi. Los bancos en línea ofrecen una alternativa a los bancos tradicionales. La entrega a domicilio está cambiando la forma en que compramos productos cotidianos. Eso no significa que los negocios “tradicionales” estén terminados, solo significa que necesitan evolucionar.

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“Lo mismo de siempre, lo mismo de siempre” ya no funcionará. Pero eso no tiene que ser visto como algo malo. Por el contrario, darse cuenta y aceptar que hay una nueva forma de hacer negocios es emocionante y puede crear muchas grandes oportunidades para usted y su organización, empresa o grupo.

No es un Concepto nuevo

Para ser claros, el concepto de mejora continua no es nuevo. Formalizada en la década de 1980 en innumerables libros de texto y publicaciones, la noción de que siempre debemos esforzarnos por hacer mejor nuestro trabajo ha existido durante mucho tiempo. Es algo natural para algunas personas. Mira el caso del hombre de las cavernas:

• El pobre hombre de las cavernas luchaba por atrapar su comida, que era demasiado rápida para atraparla a mano.
• Descubrió que si usaba un palo, tenía un alcance más largo y una mejor oportunidad.
• Lanzar el palo le dio un alcance aún mejor y mejoró sus probabilidades de atrapar a su presa.
• Agregar una piedra afilada al extremo del palo significó un éxito aún mayor.
• Involucrar a otros cavernícolas en la caza también multiplicó sus posibilidades de atrapar la cena.

Esto es una mejora continua. No es encontrar un método que funcione y seguir con él. Es mirar dónde estás hoy, establecer una meta y hacer lo que se necesita hacer para alcanzar esa meta. Una vez que se alcanza ese objetivo, empiezas de nuevo, buscando formas de mejorar aún más. No importa en qué tipo de industria o negocio se encuentre, es necesario un enfoque de mejora continua para mantenerse a la vanguardia del juego.

Con la gran cantidad de información disponible sobre el tema de la mejora continua, puede ser difícil saber por dónde empezar. Lo que sugerimos es comenzar siempre con el análisis de su situación actual. Necesita una comprensión completa de cómo opera hoy para que pueda seguir los principios de la PDCA.

Primero estableces tu línea de base, tu punto de partida. Entonces tú:

• PLAN: Planifique sus mejoras, incluido el establecimiento de metas.
• HACER: Poner en marcha las acciones necesarias para la mejora.
• COMPROBAR: Mida su éxito en relación con su línea de base.
• ACTUAR: Ajustar o modificar los cambios.

Este proceso a menudo se representa en la forma gráfica de una rueda, conocida como “rueda PDCA” o “rueda de Deming” en honor al creador, el Dr. W. Edwards Deming. A medida que avanza en cada paso, mantiene la rueda en movimiento, lo que representa una mejora continua.

Cuando llegues de nuevo a tu etapa de referencia, tendrás en cuenta tus mejoras anteriores y planificarás las siguientes.

El Proyecto de Mejora Continua: Conviértalo en una Estrategia

Incluso si su empresa u organización no promueve activamente un proceso de mejora continua hoy, eso no significa que no realice ninguna mejora comercial continua. Solo significa que probablemente no lo esté haciendo de la manera más sistemática o efectiva posible, y es posible que no esté implementando cambios de un sector o área a otros que podrían beneficiarse.

Aquí es donde entra en juego la noción de una cultura de mejora continua. La primera vez que aborda el tema de la mejora continua con sus empleados y colaboradores, la mayoría estará de acuerdo en la necesidad, pero no necesariamente sabe por dónde comenzar. Crear un plan formalizado que funcione para su estructura es fundamental.

Hay muchas razones por las que es importante formalizar su estrategia de mejora continua:

• • Consigue que todos usen el mismo idioma. Esto es clave cuando busca implementar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas en sus instalaciones, procesos y unidades de negocio. Formalizar documentos, procedimientos e instrucciones de trabajo facilita que todos estén en la misma página.

• • crea una mentalidad. En lugar de ver la mejora continua como algo para reiniciar con cada nuevo proyecto, un enfoque formalizado y consistente para la mejora continua enseña a las personas que el sistema es inherente a cómo funciona su negocio. No es algo que añadas a tu forma de trabajar, sino que se convierte en cómo trabajas.

• • hace a las personas responsables. Cuando la mejora continua impregna todos los niveles de su organización, deja de ser el trabajo de una persona y se convierte en parte del trabajo de todos. Saber que su negocio nunca deja de evolucionar ayuda a sus empleados a ver dónde pueden ser parte activa de la mejora continua.

• • Se refuerza la importancia. Hoy en día, es fácil perderse en eslóganes corporativos y de sala de juntas. La mejora continua de los procesos debe tratarse como una base integral para su organización, y la formalización de la forma en que la aborda la hace más concreta.

Descubrirá que una vez que haya establecido reglas y directrices para su mejora continua, será más fácil incluirla en todos los aspectos de su negocio. ¡Y no olvide que necesita aplicar el concepto de mejora continua a su sistema de mejora continua!

Lo que funciona hoy puede no ser adecuado en el futuro, así que asegúrese de analizar y evaluar constantemente sus métodos de mejora continua de procesos y de realizar mejoras y correcciones cuando sea necesario.

Cambiar por el cambio

Un peligro, especialmente si no persigues activamente la mejora continua con tus equipos y empleados hoy, es que te sientas presionado para hacer cambios simplemente para demostrar que no estás quieto. Una estrategia de mejora continua eficaz requiere una mentalidad sostenible a largo plazo y puede no dar frutos a corto plazo.

La mejora continua no es un cambio por el cambio. Está agregando valor a la forma en que opera. Si, después del análisis, ve que ciertos aspectos de sus procesos y procedimientos son efectivos y eficientes, no sienta que tiene que forzar un cambio. Simplemente continúe su análisis de otros aspectos. Siempre encontrará un área que puede beneficiarse de la mejora.

Por ejemplo, en el caso de un proceso de revisión de proyectos que tenga en marcha, puede hacer las siguientes observaciones:

• • • Los pasos en su lugar pueden ser todos necesarios. No elimine ni consolide pasos si sirven para un propósito y agregan valor al proceso simplemente para demostrar que ha logrado una “mejora”.”Mire de cerca cada paso y cada actor y comprenda las interacciones antes de realizar cualquier cambio. Resista el impulso de asumir que” menos pasos ” es automáticamente una mejora. En su lugar, busque una comprensión fundamental de todo el proceso y realice mejoras basadas en eso.

• • • puede ser necesario incluir otros departamentos y divisiones para entender el impacto de las mejoras que tiene en mente. Tenga cuidado de no usar anteojeras cuando busque mejorar su proceso de revisión. Tenga en cuenta que las entradas y salidas de su proceso se relacionan con muchos otros actores, como proveedores, clientes y empleados, y que cualquier mejora que realice debe continuar satisfaciendo sus necesidades. Incluirlos en su alcance puede ayudarlo a trabajar juntos para hacer mejoras aún más amplias que si se enfocara únicamente en lo que está bajo su control.

• • • es importante planificar para el cambio. Asegúrese de que sus mejoras continuas proporcionen la flexibilidad para lo que pueda deparar el futuro. Nuevos tipos de proyectos, nuevos clientes, nuevos volúmenes, nuevos productos, todo esto debe tenerse en cuenta. Si sus mejoras se centran en lo que está haciendo hoy, como poner en marcha un sistema para hacer frente a un cierto número de comentarios al mes, es posible que no pueda hacer frente a lo que sucede el próximo mes si el número de comentarios aumenta o disminuye significativamente.

* Hay diferentes maneras de empezar con la mejora continua. Pero la más fácil es “Empieza ahora mismo”

Entender por qué estás implementando una estrategia de mejora continua te ayudará a evitar intentar forzar el cambio donde no es útil o necesario. Deje que un análisis exhaustivo de sus procesos, productos y procedimientos dicte los cambios que realice.

Otros beneficios de la Mejora Continua

Los beneficios directos de sus mejoras continuas a menudo son fáciles de predecir. Puede calcular o estimar el ahorro de tiempo y costos incluso antes de implementar los cambios. Sin embargo, hay otros beneficios significativos que no se darán cuenta hasta que su estrategia de mejora continua esté implementada:

• • • Mejor Moral: Sus colaboradores y empleados se beneficiarán de las mejoras y el mayor dinamismo que proporciona la mejora continua. Los proyectos de mejora continua son una oportunidad para que los empleados salgan de la caja y tengan un impacto significativo y gratificante en su trabajo.

• • • Mejor Aceptación de Nuevas Ideas: Cuando su organización está acostumbrada a aceptar el status quo, los nuevos proyectos y oportunidades se pueden ver de forma negativa. Con una estrategia de mejora continua implementada, sus equipos se acostumbrarán y apreciarán trabajar con la noción de que el cambio es positivo.

• • • Mayor motivación: Cuando las personas con las que trabajas saben que están capacitadas para observar, analizar y mejorar la forma en que trabajan, están más motivadas que si se espera que simplemente apliquen los mismos métodos y formas de trabajo de siempre. Estarán más entusiasmados con el futuro de su carrera cuando sepan que pueden tener un impacto positivo en él.

todos Nos hemos encontrado con la resistencia al cambio. Ocurre en todos los niveles de una organización y debe gestionarse. Cuando empiece a comunicar su estrategia de mejora continua a sus equipos y empleados, asegúrese de centrarse en los beneficios. Algunos pueden suponer que simplemente significa más trabajo.

Necesitan saber que la mejora continua no es adicional a lo que están haciendo hoy en día, sino una parte integral de ella. Es una nueva forma de ver su antigua forma de trabajar. El objetivo de la mejora continua es hacer que cada aspecto de lo que están haciendo sea mejor, más fácil, más rápido, más barato y más rentable para el negocio.

Involucre a todos

Es importante crear una estrategia de mejora continua amplia y abarcadora que pueda compartirse y comunicarse en toda su unidad, empresa u organización, según el alcance de su función.

Tratar la mejora continua de procesos como un proyecto único para un grupo pequeño es una forma segura de olvidarlo tan pronto como se complete el primer proyecto. En su lugar, deje en claro que la mejora continua es una nueva forma de hacer negocios y que debe ser aplicada por todos y en todos los aspectos de su negocio. Algunas excelentes maneras de asegurarse de que todos estén a bordo incluyen:

• • • Comunique la estrategia con claridad y a todos. Cree un equipo de mejora continua y pídales que elaboren una declaración de objetivos, directrices, alcance y otros detalles que puedan compartirse para que todos los vean. Deje que cada empleado sepa que su contribución y dedicación continuas son vitales.

• • • Tener un evento de lanzamiento. Deje en claro que su nueva estrategia de mejora continua es un gran problema y que la administración es optimista y está 100% detrás de su implementación exitosa. Presentar al equipo y dejar claro quién es responsable de qué y quiénes son las personas de contacto para las diferentes actividades y sectores. Ponga en marcha una forma sencilla e inclusiva para que los empleados compartan ideas que tengan, como un buzón de sugerencias, un foro de Internet, un grupo de chat, una reunión de ideas recurrentes, etc.

• • • Dar ejemplos concretos. “Mejora continua” es un término muy amplio, y algunas personas pueden no entender cómo se aplica a su función, procesos o productos. Encuentre algunos ejemplos pertinentes para su sector o industria. Muestre ejemplos en los que su empresa ha realizado mejoras en el pasado y explique cómo esto puede ser un trampolín para la mejora continua.

• • • Destacar los beneficios. No estás implementando mejoras continuas por diversión. El objetivo es mejorar su negocio eliminando el desperdicio, la superposición y la redundancia, y proponiendo formas creativas de agilizar y mejorar su forma de trabajar. Haga saber a sus empleados que la mejora continua se puede aplicar a cada aspecto de su negocio.

• • • Crear varios kick-off de proyectos. Si bien la mejora continua debe convertirse en una segunda naturaleza en su lugar de trabajo, al principio, deberá cuidar su estrategia. Algunos proyectos de alto perfil pueden ayudar a mantener su estrategia de mejora continua fresca en la mente de todos. Capacite y capacite a los líderes de equipo para que sigan de cerca la evolución de estos proyectos y soliciten la opinión de tantos empleados como sea posible.

Si la dirección no está entusiasmada con la mejora continua en el lugar de trabajo, nadie lo estará. Encuentre formas de mencionarlo a menudo, siempre destacando la razón y las posibles mejoras. Elogie incluso las mejoras más pequeñas, porque los empleados pueden dudar al principio a la hora de hacer sugerencias.

No se preocupe si la idea es lenta para hacerse popular. Una estrategia de mejora continua no tiene límite de tiempo, punto final ni fecha de caducidad. Está buscando cambiar la mentalidad de un grupo de personas que probablemente se sientan cómodas y asentadas en la forma en que hacen su trabajo hoy. Recuerde que la mejora continua de procesos no es una tarea nueva que se agrega a su carga de trabajo, sino que impregna cada cosa que hace.

Comience este instante

De todas las decisiones de gestión del lugar de trabajo que puede tomar, la mejora continua es la más fácil de comenzar. Empieza ahora mismo. Considere lo que tiene que hacer hoy y encuentre una manera de mejorarlo. Luego, ponga en marcha una forma de medir su mejora y verifique a intervalos regulares para ver su progreso.

* Una forma conveniente de medir el progreso es utilizando algunas métricas de flujo básicas utilizadas en Kanban

Recuerde que debe pensar en la” mejora continua ” todos los días hasta que se convierta en una segunda naturaleza. Elija tres áreas en las que desee aplicar los principios de mejora continua. Para ayudarle a comprender cuán amplia e integral es una estrategia de mejora continua, busque los siguientes ejemplos dentro de su organización:

• • • El caso negativo: Elija un aspecto de su negocio que claramente necesite mejoras. Tal vez lo ha estado posponiendo o minimizando el efecto negativo que tiene en su negocio. Cuando es obvio que algo no está funcionando como debería, encontrar una mejora notable es gratificante y alentador. Tendrá un efecto positivo en sus resultados finales y llamará la atención sobre la utilidad de aplicar la mejora continua de los procesos.

• • • El Neutro Caso: Elegir un proceso, componente o proyecto que parece estar en crucero-control de modo. Estos casos pueden ser desafiantes, porque si bien es posible que no haya nada obviamente mal, es posible que tenga dificultades para determinar qué se puede hacer para mejorarlos. También puede sentirse tentado a dejar lo suficientemente bien en paz, por lo que un caso neutral le ayudará a restablecer su mentalidad y a pensar en la mejora continua.

• • • El caso positivo: Mire los aspectos de su negocio más exitosos y vea lo que puede aprender de ellos. ¿Puede tomar las mejores prácticas y transferirlas a otras áreas o departamentos? ¿Es posible hacer más cambios que lleven estas historias de éxito al siguiente nivel? ¿Son las personas responsables de estos resultados positivos capaces de compartir sus conocimientos y habilidades con otras personas que luego se convertirán en campeones de mejora continua?

Los Instrumentos adecuados para el trabajo

Un último consejo para la creación, implementación y expansión exitosas de una estrategia de mejora continua en el lugar de trabajo es utilizar los instrumentos adecuados. Kanbanize está diseñado con el objetivo de mejorar continuamente la forma en que dirige su negocio.

Tener una imagen precisa del estado de su stock, proyectos de mejora continua e indicadores clave de rendimiento en todo momento es clave para evaluar y planificar sus mejoras.

Si no mides y haces un seguimiento de tus mejoras, nunca sabrás lo que funciona y lo que no. Si bien algunas mejoras se pueden hacer por intuición, descubrirás rápidamente que después de una mejora inicial, no sabes a dónde ir a continuación.

Con Kanbanize, tiene potentes herramientas de administración visual diseñadas con gran flexibilidad. No importa en qué industria se encuentre, qué tipo de negocio dirija o qué tipo de servicios o productos proporcione.

Kanban se puede aplicar a cualquier tipo de organización, y puede elegir entre las características y opciones que funcionan para usted. No intentes meter una clavija cuadrada en un agujero redondo. Kanbanize se adapta a sus necesidades actuales y también escala su negocio de acuerdo con sus necesidades y crecimiento futuros. Aplicamos principios Lean, que son una piedra angular de la mejora continua.

Experimente el poder de los tableros Kanban y desarrolle su estrategia de mejora continua en torno a un software visual fácil de usar. Vea lo fácil que es colaborar con otros miembros de su organización, ya sea que estén en la misma oficina o al otro lado del mundo.

Establezca informes de flujo de trabajo, políticas y seguimiento optimizados que pongan a todos en la misma página y trabajen con el objetivo común de mejorar de forma constante, segura y continua.

La mejora continua no tiene que ser complicada, pero requiere algo de planificación y dedicación en nombre de la administración y el liderazgo. Tome la decisión de convertir su lugar de trabajo en una historia de éxito de mejora continua y empuje a su negocio a ser más efectivo, más ágil y, en última instancia, más rentable.

Establezca acciones a corto plazo que lo llevarán a sus objetivos a largo plazo. Y recuerde que la mejora continua es realmente continua: Una vez que comience, no pasará un día en el que no encuentre nuevas formas de mejorar su negocio.

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