Cómo desarrollar un Código de Color para una Mejor Organización

Como profesional administrativo, entiendes cuánta estructura y organización entran en juego a diario. Es probable que tenga varios sistemas y procedimientos que le permitan crear orden e inspirar productividad. Pero con tantas personas y procesos que administrar, incluso los mejores de nosotros pueden sentirse abrumados cuando miramos nuestros archivos, carpetas y calendarios.

Una de las formas más fáciles de agregar estructura y organización a su espacio de trabajo, archivos y más es usar codificación por colores. Según investigaciones realizadas por neurocientíficos, nuestros cerebros están cableados para procesar el color antes que cualquier otra cosa, lo que mejora la comprensión y nos ayuda a procesar la información más rápidamente, además de retenerla por más tiempo.

La codificación por colores normalmente se aplica más a los archivos en papel que a los archivos digitales. Sin embargo, muchos programas y herramientas de administración de tareas le permiten agregar colores de categoría para que pueda transferirlos a su administración de archivos digitales. Y hay complementos de software de terceros para Windows que también le permiten agregar color a sus carpetas digitales.

Desarrollo de su código de color

Al crear un código de color, comienzo evaluando el entorno en el que estoy trabajando.

1. ¿Hay colores ya asociados con categorías específicas de trabajo, departamentos o proyectos? Si es así, intente incorporarlo en su código de color para reducir la confusión para usted y para las personas con las que trabaja.
2. ¿cuáles son sus categorías de trabajo o tipos de proyectos? Por ejemplo, cuando trabajaba corporativamente, tenía un color separado asignado a cada ejecutivo que apoyaba, un color para mis proyectos de administración, contratos legales, proyectos de desarrollo de negocios, archivos de operaciones, etc. A veces tenía un color separado para cada proyecto importante si había muchos de ellos en marcha al mismo tiempo.

Dependiendo de la cantidad de colores y categorías que cree, puede ser útil para usted (y para las personas a las que apoya) crear una clave de código de color. De esa manera, todos conocen el sistema, y usted tiene una mejor oportunidad de mantenerlo.

Herramientas para codificación de colores

Hay docenas de fantásticas opciones disponibles para ayudarlo a implementar su código de colores, ¡desde archivos hasta etiquetas, carpetas y más! Algunas de mis herramientas favoritas incluyen:

• Carpetas de archivos
• Carpetas de 3 anillos
• Protectores de hojas con bordes de colores
• Bolsillos de proyecto de polietileno
• Etiquetas
• Visualizables con manchas

Si no tiene el presupuesto o la aprobación para usar carpetas de archivos de colores, aún puede usar colores en sus etiquetas o aplicar pegatinas de colores a hazlos más visuales. El color puede hacer una gran diferencia al encontrar rápidamente cosas o identificar cuando algo está fuera de lugar.

Implementar su Código de color

Una vez que tenga las herramientas que necesita, puede hacer la transición de los archivos a su color de archivo adecuado y etiquetarlos. Enseñe a las personas con las que trabaja a usar el nuevo sistema para que entiendan cómo funciona y por qué es importante. A medida que use su sistema, identificará las formas en que necesita ajustarlo o agregarlo a medida que avanza.

Aplicar códigos de color a Calendarios, Tareas y correos electrónicos

Mencioné la codificación de colores de sus archivos en papel y la coordinación con sus sistemas digitales. Esta es una forma en que lo hago con las Tareas, el Calendario y las categorías de Outlook.

En Microsoft Outlook, puede configurar categorías y asociar un color a cada una. Luego, puede usar esto para codificar tareas, correos electrónicos y citas de calendario con colores.

Este es mi código de color estándar:

• Compromisos de habla roja
• Naranja: clientes o proveedores
• Amarillo: capacitación
• Verde brillante: relacionado con el equipo
• Verde estándar: finanzas / contabilidad
• Azul: desarrollo de negocios
• Verde azulado: administrativo
• Púrpura: escritura de artículos/libros

De un vistazo, puedo ver rápidamente (incluso si no puedo leer todos los detalles) cuántas charlas, llamadas de clientes y reuniones de equipo tengo cada semana debido a los colores que uso en mi calendario.

Nuestra herramienta de gestión de proyectos de trabajo en equipo también nos permite codificar con colores los proyectos y eventos que tenemos en el calendario. Así que no importa dónde mire, el rojo significa que está relacionado, el amarillo es para el entrenamiento, el verde es para las reuniones de equipo, y así sucesivamente.

Todos queremos estar más organizados. El código de colores nos permite encontrar lo que necesitamos más rápido e identificar fácilmente a dónde pertenece todo. Facilita la planificación, ya que podemos ver de un vistazo qué categorías exigen nuestro tiempo. Y cuando el resto del equipo se une, también, hace que toda la oficina funcione mejor al mantener a todos en la misma página codificada por colores.

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