Cómo estandarizar firmas en los correos electrónicos de tu empresa: una guía paso a paso

: Esta publicación de blog se actualizó el 12 de agosto de 2020.

Si está leyendo esto, supongo que ya es consciente de lo importante que es tener una firma de correo electrónico corporativa insertada en sus correos electrónicos comerciales. Eso es genial, pero ¿el resto de tus compañeros de trabajo también se dan cuenta de eso? Puede utilizar su correspondencia en línea como plataforma para promover su marca y difundir los valores de su empresa. Sin embargo, no será efectivo si todos los empleados crean firmas de correo electrónico por su cuenta. Cómo resolver eso? Todo lo que necesita es una plantilla de firma de correo electrónico oficial y estandarizada para su empresa. Luego, debe implementarlo para todos los usuarios. En este artículo, lo guiaré a través de un proceso fácil de estandarización de firmas de correo electrónico.

Unificar el diseño de su firma de correo electrónico

La imagen de su marca es su punto de venta, por lo que es crucial incluirla en todos los correos electrónicos comerciales salientes. Para consolidar la identidad de su marca, debe crear un retrato original y coherente de su organización para mostrarlo en la comunicación por correo electrónico. Para hacer eso, puedes:

• Delegue a una persona para administrar las firmas de correo electrónico de todos los usuarios.
• Deshazte de las fuentes decorativas, las citas inspiradoras y las imágenes no adecuadas de los empleados en los correos electrónicos.
• Asegúrese de que la plantilla de firma de correo electrónico no sea demasiado larga, sino que incluya todos los detalles necesarios.
• Analice la relevancia de cada elemento incluido en su bloque de firma de correo electrónico.

Personalice las firmas a las necesidades de su empresa

Como las firmas de correo electrónico se consideran tarjetas de visita electrónicas, asegúrese de que todos los usuarios hayan creado correctamente firmas de correo electrónico con detalles de contacto personalizados. Puede personalizar sus firmas corporativas teniendo en cuenta el nombre, la posición y el departamento de los remitentes.

Por ejemplo, una firma interna de TI debe incluir información básica de contacto. No hay necesidad de poner banners de marketing de lujo, dirección física de la empresa o un descargo de responsabilidad en la comunicación interna. Echa un vistazo a la inspiración de la firma interna a continuación.

Por otro lado, al diseñar la firma para un equipo de ventas, debe contener detalles extendidos de la empresa, logotipo, banners de marketing, iconos de redes sociales y un descargo de responsabilidad para cumplir con los requisitos legales.

Utilice elementos visuales para atraer a la gente

Los gráficos bien diseñados ubicados en su firma de correo electrónico pueden captar fácilmente la atención de los usuarios, así que no dude en usarlos a su favor.

• Agregue el logotipo de su empresa a todas las firmas de correo electrónico.
• Asegúrese de que el logotipo esté bien expuesto y tenga enlaces al sitio web de su empresa.
• Agregue las fotos de los usuarios a sus firmas de correo electrónico. Se ha demostrado que ganan confianza y hacen que la comunicación en línea sea más amigable.

Insertar enlaces a su sitio web y perfiles sociales

Los hipervínculos son un elemento importante de su firma de correo electrónico. Pueden aumentar fácilmente el tráfico a su sitio web o perfiles de redes sociales y ayudar a sus destinatarios a interactuar fácilmente con su empresa.

Para que sea un elemento útil de la firma, asegúrese de::

• Incluye enlaces a tus recursos en línea más valiosos. Recuerde mantenerlos siempre actualizados para que los clientes nunca los encuentren engañosos.
• Añade iconos de redes sociales vinculados a tus perfiles oficiales en Facebook, LinkedIn u otros perfiles sociales relevantes para tu empresa.
• Insertar un texto o un botón con hipervínculo a p. ej. un programador de reuniones o un chat para comunicaciones más rápidas y directas entre su empresa y sus clientes

En el ejemplo anterior, la plantilla de firma de correo electrónico consta de enlaces a perfiles de redes sociales, sitio web de la empresa, recursos de marketing con consejos para hacer crecer su negocio, blog, artículo práctico sobre cómo ahorrar dinero y cartera de productos. Por lo tanto, puedes usar una gran cantidad de enlaces dentro de una firma sin abrumar al destinatario (si tu plantilla está bien diseñada).

Cumpla con los requisitos legales

Proporcionar información detallada sobre su empresa en firmas de correo electrónico a menudo es requerido por la ley. Además, los descargos de responsabilidad bien escritos lo ayudan a proteger su confidencialidad y a cumplir con los requisitos legales. Por ejemplo, en su descargo de responsabilidad, puede incluir enlaces a los Términos y Condiciones de uso de sus servicios o un enlace de cancelación de suscripción para cumplir con las disposiciones del RGPD. Incluir un descargo de responsabilidad profesional también ayuda a crear una imagen corporativa transparente y generar confianza.

Tip: Incluya exenciones de responsabilidad en la parte inferior de todos sus correos electrónicos externos para cumplir con los requisitos legales y crear un aspecto corporativo profesional.

Lea más en avisos legales

Compruebe su firma para detectar errores

Imagine recibir un mensaje con la firma de correo electrónico con X rojas en lugar de imágenes, enlaces rotos o incluso errores gramaticales o ortográficos incorrectos. Suena como SPAM, ¿no? Es por eso que siempre debe asegurarse de que las firmas de correo electrónico de su empresa sean impecables.
Antes de usar su firma en correos electrónicos de negocios, asegúrese de::

• Ajuste sus firmas de correo electrónico a diferentes clientes de correo electrónico y dispositivos móviles. Puedes centrarte en los más populares y comprobar cómo se muestra tu firma en ellos.
• Revise el texto de su firma en busca de errores ortográficos o errores. Una firma impecable solidifica su imagen como profesional.
• Haga clic en todos los enlaces de su firma para ver si funcionan correctamente y conducen a sitios web y perfiles sociales adecuados.

Administrar firmas de correo electrónico

Cuando no tiene una solución para administrar de forma centralizada las firmas de correo electrónico, puede ser difícil proporcionar firmas estandarizadas para todos los empleados, pero no imposible. Solo requerirá su trabajo y tiempo para:

1. Diseñe la plantilla de firma de correo electrónico corporativa para que cumpla con los requisitos de su empresa (consulte las Plantillas de Firmas de correo Electrónico y el Generador de Firmas de correo Electrónico Gratuitas).*
2. Distribuirlo a los usuarios finales.
3. Asegúrese de que la firma se haya implementado correctamente en todos los clientes de correo electrónico y dispositivos de su empresa. Esto puede requerir que vaya personalmente a cada estación de trabajo para cambiar la firma manualmente.

A continuación, puede ver una breve animación sobre lo difícil que es implementar firmas de correo electrónico.

*En caso de que sus usuarios utilicen más de un cliente de correo electrónico, tendrá que preparar el diseño de firma para cada uno de ellos.

Limitaciones de la administración manual de firmas

El mayor problema con este método es que debe contar con que los empleados configuren su firma de correo electrónico correctamente o hacerlo usted mismo manualmente. Puede no parecer problemático para una empresa con 30 empleados, pero cuando su empresa tiene cientos o miles de usuarios, puede ser casi imposible administrar de manera efectiva las actualizaciones de firmas.

Además de los problemas con la implementación de la plantilla de firma, también hay restricciones de clientes de correo electrónico particulares que deben tenerse en cuenta al diseñar firmas de correo electrónico. Por ejemplo, las capacidades de diseño de firmas a menudo se reducen si no tiene acceso al código fuente HTML de la firma. Y es difícil ajustar la firma para que se muestre bien en la pantalla del destinatario (¡incluidos los dispositivos móviles!).

Solución nativa para administrar firmas

Office 365 (Microsoft 365) y Exchange Server le permiten administrar e implementar firmas de correo electrónico para cualquier tipo de buzones de correo de su empresa. Para incluir firmas en los mensajes de sus usuarios, debe:

1. Prepare el código fuente HTML de su plantilla de firma de correo electrónico, que incluye marcadores de posición de Active Directory (consulte el Generador de firmas de correo electrónico gratuitas para obtener plantillas gratuitas).
2. Configure una regla de flujo de correo que agregará la plantilla a los correos electrónicos de los usuarios.

Obtenga más información sobre la implementación de firmas en Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Aprenda a unificar firmas de correo electrónico en Office 365.

Limitaciones de las soluciones nativas

En este caso, la administración central de firmas de correo electrónico es posible, pero limitada. Ni Exchange Server ni Office 365 distinguen correos electrónicos individuales dentro de un hilo de conversación, colocando todas las firmas en la parte inferior de una cadena de mensajes. Ninguno de ellos también admite las imágenes incrustadas, por lo que el destinatario las recibirá como archivos adjuntos. Además, las firmas no son visibles en la carpeta Elementos enviados de los usuarios, por lo que no puede verificar si su firma se agregó correctamente. Es por eso que, si desea tener firmas de correo electrónico más avanzadas que le permitan una mayor flexibilidad, es posible que deba buscar una solución de terceros para la administración de firmas de correo electrónico.

Soluciones CodeTwo para la administración de firmas de correo electrónico

Vea cómo las soluciones CodeTwo pueden ayudarlo en la administración de firmas de correo electrónico.

CodeTwo Firmas de correo electrónico para Office 365

Esta solución basada en la nube le permite administrar de forma centralizada las firmas de correo electrónico de todos los usuarios de su organización de Office 365 (Microsoft 365). Puede usarlo para crear plantillas avanzadas de firmas de correo electrónico dentro de un editor WYSIWYG intuitivo que no requiere ningún conocimiento de HTML. Puede usarlo para agregar imágenes fácilmente, cambiar el color del texto o insertar hipervínculos.

Esta solución es para usted si lo desea:

• Cree firmas de correo electrónico unificadas para toda la empresa y adminístrelas en su organización de Office 365 desde un solo lugar.
• Utilice diferentes dispositivos móviles y clientes de correo electrónico y no se preocupe por ajustar las firmas.
• Extraer los datos de los usuarios de Azure Active Directory.
• Cree firmas con un editor de plantillas fácil de usar o elija una de las plantillas de firmas de correo electrónico predefinidas de la biblioteca de plantillas integrada.
• Agregue contenido de marketing y mida sus resultados.
• Muestra las firmas mientras escribes un mensaje nuevo y en la carpeta Elementos enviados después de enviar el correo electrónico.

Puede ejecutar una prueba gratuita de 14 para ver cómo funciona

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules es un administrador de firmas diseñado para ayudarlo a configurar firmas de correo electrónico profesionales en el servidor local de Exchange sin configurar nada adicional en las máquinas de los usuarios.

Este software le proporciona una variedad de funciones útiles:

• Gestión central completa de firmas de correo electrónico y descargos de responsabilidad.
• Insertar firmas justo debajo de la última respuesta, no en la parte inferior.Las firmas
• se pueden mostrar en la carpeta Elementos enviados por los usuarios, para que puedan verificar si la firma se agregó a sus correos electrónicos correctamente.
• Un editor de firmas HTML intuitivo para crear todas sus plantillas de firmas sin la experiencia en codificación HTML.
• La capacidad de insertar imágenes y logotipos como archivos adjuntos en línea. Los destinatarios las mostrarán automáticamente sin necesidad de descargar o abrir imágenes externamente. Gracias a eso, puede insertar banners promocionales, fotos de usuarios o botones de llamada a la acción en las firmas.
• Programador de reglas que le permite configurar las fechas exactas en las que desea que se apliquen las reglas de firma. El software lo hace automáticamente en la fecha proporcionada.
• Las firmas no tienen que ser administradas solo por el departamento de TI, con el software CodeTwo puede delegar el diseño y la configuración de las firmas al equipo de marketing.
• La posibilidad de implementar los datos de los usuarios con marcadores de posición que extraen información de Active Directory. Además, el software admite la inserción de atributos de anuncios personalizados y la eliminación automática de espacios en blanco en las firmas si no se proporcionó ningún valor de anuncio.

Aquí puede descargar una versión de prueba gratuita de 30 días de CodeTwo Exchange Rules

Soluciones inteligentes para su empresa

Siempre que se trate de firmas de correo electrónico empresariales, siempre es bueno buscar soluciones inteligentes y modernas que ahorren tiempo y liberen recursos humanos. Es por eso que las soluciones de firma de correo electrónico centralizada CodeTwo lo ayudarán a crear firmas sobresalientes para su organización. Esto impulsará tus campañas de marketing y te ayudará a construir tu marca con cada mensaje saliente.

Asegúrese de visitar los sitios web oficiales de CodeTwo Email Signature para Office 365 y CodeTwo Exchange Rules para obtener más información y probar los programas de forma gratuita.

Lectura sugerida:

• Herramientas para la administración central de firmas de correo electrónico
• ¿Qué fuentes son las mejores para las firmas de correo electrónico?
• Cómo hacer que las imágenes se muestren correctamente en firmas de correo electrónico (no como archivos adjuntos)