¿Cómo Funciona La Facturación De Progreso En Los Trabajos De Construcción? Los 8 Pasos esenciales

En el negocio de la construcción, todo es cuestión de dinero. No solo cheques de ganancias y bonos, tampoco. Estoy hablando de flujo de caja (a través de Herramientas de Contabilidad). Si se va a construir un edificio o un proyecto de infraestructura, alguien está pagando por ello y a otra persona se le está pagando por ello. Así es como un proyecto de construcción se construye en el nivel más básico y fundamental. Como pueden imaginar, hay mucho más que eso. Para la gran mayoría de los proyectos que existen, los proyectos se pagan sobre la marcha. Esto se hace a través de un proceso de facturación de progreso de llamada. ¿Cómo funciona la facturación de progreso en la construcción? En este artículo, lo desglosamos en cada paso fundamental.

Este Ejemplo De Facturación De Progreso Se Basa En Este Tipo De Proyecto

Basaremos este proceso de facturación de construcción en la siguiente información:

• 10-Edificio De Pisos Pagado Por Una Empresa De Desarrollo
• Un Contratista General Ha Sido Contratado Para Construirlo
• El Contratista General Contrata A Muchos Subcontratistas Diferentes Para Construir Varias Partes Del Edificio
• Los Subcontratistas Deben Contratar Trabajadores Para Construir El Edificio, Además De Comprar Materiales, Equipos, Etc.
• El Proyecto Tardará Varios Meses En Completarse.
• El Desarrollador Pagará Al Contratista General Mensualmente

El Ciclo de Vida De La Facturación De Progreso En La Construcción

La facturación de progreso en la construcción implica varios pasos clave. Por lo general, el propietario o desarrollador del proyecto será facturado por su contratista(s) mensualmente. En este artículo, nos centraremos en los ocho pasos más importantes de la facturación de progreso en la construcción y en lo que necesita saber sobre cada paso. Echa un vistazo a nuestra lista escrita o a nuestra infografía de facturación de construcción a continuación y haz clic para ir a una sección específica.

1. Los Subcontratistas Realizan Su Alcance De Trabajo, Pagando Por Mano De Obra, Equipo, Material & Cualquier Otro Costo En El Proceso
2. Una Vez Al Mes, Generalmente A Mediados De Mes, Los Subcontratistas Facturarán Al Contratista General El Costo Total De Hacer Su Trabajo, Incluido El Trabajo Que Aún No Han Hecho Pero Que Prevén Completar A Fin De Mes. Las Facturas De Los Subcontratistas Incluirán Cualquier Documentación De Respaldo.
3. El Contratista General Revisará Estas Facturas De Los Subcontratistas. Si Se Necesitan Cambios, El Contratista General Toma Notas & Solicita Una Factura Revisada Al Subcontratista.
4. Una Vez Finalizadas Todas Las Facturas Del Subcontratista, El Contratista General Enviará Una Factura Al Propietario/Cliente. Esta Factura Incluirá Las Ganancias Propias Del Contratista General, Gastos Generales De Gestión &, Etc.
5. El Contratista General & El Propietario / Desarrollador Revisará La Factura Del Contratista General, Que Incluirá Todas Las Facturas De Los Subcontratistas. Examinan El Progreso Real Del Proyecto En Comparación Con El Monto Facturado.
6. Una Vez Que El Propietario Aprueba La Factura Final Del Mes, Libera El Pago Al Contratista General.
7. El Contratista General Luego Libera Los Pagos A Sus Subcontratistas En Función De Lo Que El Propietario Aprobó Pagar &.
8. Los Subcontratistas Contabilizan Sus Pagos (Ingresos) & Costes De Construcción (Gastos). Esto Es Particularmente Importante Para El Subcontratista, Ya Que Es Posible Que No Se Le Pague El 100% De Su Factura Mensual, En Caso De Que El Propietario Cuestione El Trabajo Y/O Las Cantidades Facturadas. En Condiciones Normales, El Trabajo Continuará Y El Proceso Se Repetirá El Próximo Mes.

Facturación del progreso en la Construcción: Una Infografía

Si desea una representación visual de cómo la facturación del progreso en las obras de construcción, no dude en descargar y compartir la infografía a continuación.

Facturación de progreso En La construcción: La Realidad

Antes de entrar en los detalles de cada paso anterior, hay algunas cosas de gran tamaño que debe tener en cuenta:

• La mayoría de las veces, los contratistas hacen el trabajo y LUEGO se les paga. Los contratistas deben tener suficiente dinero a mano para pagar muchos de sus costos por adelantado. A medida que aumenta el número de proyectos en los que trabaja un contratista, también lo hará la cantidad de dinero que necesita reservar. Si no…
• Los proyectos de construcción pueden tener problemas de flujo de caja. Esto no solo se aplica a los contratistas que no tienen suficiente dinero a mano para cubrir sus costos, sino también a los Propietarios o Contratistas Generales que no tienen el dinero para pagar, no pagan de manera oportuna o incluso se declaran en bancarrota. Con esto en mente, es fácil ver que los propietarios de…
• tienen casi todas las tarjetas. Dado que los contratistas deben pagar sus propios costos antes de recibir el pago, el Propietario tiene mucho apalancamiento. Esto puede incluir pagar a los contratistas menos de lo que han facturado, requerir reparaciones / trabajos de reparación antes de que se libere el pago y disputar órdenes de cambio o reclamaciones. “Eso no es justo!”, dicen. En realidad, el Propietario puede hacer esto porque
• El cumplimiento del Contrato en última instancia dicta los pagos. Los contratos de construcción típicos ofrecen a ambas partes un poco de apalancamiento. Sin embargo, los propietarios pueden exigir que se cumplan ciertos criterios antes de liberar el pago, cancelar los contratos por muchas razones y exigir que los subcontratistas continúen trabajando durante las disputas.

Estas son solo algunas de las razones por las que la facturación y el flujo de caja son el alma de un proyecto de construcción. ¡Vamos a entrar en los detalles de cada paso dentro del ciclo de facturación de progreso!

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Los subcontratistas Realizan Una Parte de Su Trabajo

Como se dijo anteriormente, los contratistas realizan el trabajo y LUEGO cobran en la mayoría de los casos. Esta es la razón por la que muchos contratistas facturan un depósito o una tarifa de movilización por adelantado, para que tengan algo de dinero para financiar los próximos meses de trabajo.

Los depósitos y las tarifas de movilización también se facturan para realizar compras. Las empresas de construcción de todo tipo necesitan comprar materiales por adelantado antes de que pueda comenzar el trabajo. Esto abarca desde artículos pequeños como cableado eléctrico o artículos decorativos hasta compras enormes como acero estructural, muro cortina de vidrio, concreto, etc. Los artículos materiales caros a menudo requieren un depósito por sí mismos.

Otros costos iniciales pueden incluir el establecimiento de una oficina sobre el terreno, el alquiler de equipo costoso, el pago de la administración/personal, etc.

A medida que el trabajo se pone en marcha, los equipos de trabajo deben ser pagados cada semana para realizar el trabajo. Si el contratista no tiene pagos a mano o está experimentando sobrecostos, debe poder pagar la nómina de su bolsillo o solicitar un préstamo para hacerlo (una opción de emergencia).

Los contratistas seguirán gastando dinero en gastos generales, suministros, herramientas, materiales y otros costos diversos para poner en marcha el proyecto.

Los subcontratistas Envían una Factura de Progreso Al Contratista General

Una vez que el trabajo está en marcha, el subcontratista presentará una factura por su primer mes de trabajo en el sitio. Esto también se conoce como factura o solicitud. Los subcontratistas generalmente envían estas solicitudes a mediados de mes, pronosticando el valor de la cantidad de trabajo que completarán al final del mes.

El Contratista General verificará primero las facturas de los subcontratistas antes de presentarlas al Propietario para su revisión. Dado que estas facturas de subcontratistas son básicamente versiones preliminares, se conocen como”requisiciones de lápices”.

Los subcontratistas y Contratistas Generales presentan solicitudes basadas en una Lista de Valores (SOV). Este SOV desglosa el alcance del trabajo del contratista en artículos de línea y el valor en dólares asociado con cada uno del contrato. A continuación se muestra una solicitud mensual de muestra para un subcontratista hipotético.

Algunas columnas dignas de mención son:

• Columna A: Valor Total De Cada Elemento De Línea, Basado En El Alcance Del Trabajo
• Columna C: Lo Que Se Factura Este Mes (“Período”)
• Columna D: Los Materiales Que Se Han Facturado, Comprados & Se Almacenan Fuera Del Sitio Para Una Instalación Futura
• Columna F: Porcentaje De Cada Elemento De Línea Está Completo. Los Propietarios A Menudo Revisan Las Solicitudes En Función De Este “Porcentaje Completo” En Comparación Con El Progreso En El Sitio
• Columna H: Esta Retención Es Una Parte De Los Pagos Que El Propietario Retiene (“Retiene”) De La Cantidad Que El Contratista Ha Facturado/Completado. Lo Hacen Para Apalancarse En El Futuro En Caso De Que Un Contratista Falle, Quiebre, Etc. Los Contratistas Solo Reciben Retención Una Vez Que Han Terminado.

Además de la solicitud, los subcontratistas también presentan varios documentos justificativos. Estos son algunos ejemplos típicos de documentos de copia de seguridad necesarios en el proceso de facturación de progreso:

• Nómina Certificada Para Todos Los Salarios & Beneficios Pagados A Los Trabajadores
• Resumen De Materiales Almacenados & Su Valor En Dólares
• Certificado De Seguro Que Cubre El Valor De Los Materiales Almacenados
• Factura De Venta: Un Documento Que “Vende” El Material Almacenado Al Propietario, Quien A Su Vez Tiene La Propiedad Legal Oficial Del Mismo En Caso De Futuras Disputas, Incumplimientos, Etc.
• Exenciones De Gravamen Firmadas Que Renuncian Al Derecho De Un Contratista A Presentar Un Gravamen Sobre La Propiedad (a Través De Investopedia) Debido A Falta De Pago
• Copias De Material, Equipo U Otras Facturas Si Parte De Una Orden De Cambio O Trabajo Adicional

Las solicitudes mensuales del Contratista son la parte más vital de un proyecto de construcción. Sin ellos, a los contratistas no se les pagaría y los propietarios no sabrían lo que están pagando, o cuán lejos está el proyecto en realidad.

Los contratistas generales revisan las Facturas de Los Subcontratistas

Los contratistas generales luego revisan los pedidos de lápices del subcontratista. A menudo, requieren que los subcontratistas hagan cambios en estos pedidos y los vuelvan a presentar.

Aquí hay algunas razones comunes por las que las facturas de subcontratistas se rechazan o requieren una revisión:

• Los Subcontratistas Facturan Demasiado Por Un Artículo En Particular
• Se Requiere Documentación O Aprobaciones Antes De Que El Trabajo Que Se Factura Pueda Continuar
• Los Documentos De Respaldo No Están A Mano
• Las Cantidades De Material Almacenado No Son Correctas, Se Retrasan, Etc.

Vale la pena señalar que las facturas finales vencen en una fecha determinada cada mes. Si una factura final y toda la documentación de respaldo no está completa para una fecha determinada, ese contratista no podrá facturar NADA para ese mes, ¡lo que significa que no cobrará dinero! De esta manera, la facturación oportuna es fundamental para mantener el flujo de caja en un proyecto de construcción.

El Contratista General Presenta Su Factura De Progreso Al Propietario Para Su Revisión

En esta etapa, el Contratista General tiene todas las facturas finales del subcontratista en la mano. Ahora es el momento de enviarlos al Propietario o Desarrollador para su revisión.

Además de las facturas de los subcontratistas, el GC agregará algunos artículos propios:

• Gastos Generales Como Personal De Administración, Oficina, Suministros, Etc.
• Cualquier Documento De Apoyo Requerido, Como Certificados De Seguro, Permisos,Formularios Legales, Gráficos De Progreso, Informes De Estado, Etc.
• Beneficio

El gran momento sucede en el siguiente paso: ¡cuánto estará de acuerdo el Propietario o Desarrollador en pagar ese mes!

• RFI DE CONSTRUCCIÓN: SIGNIFICADO, PROPÓSITO & CONSEJOS (PLANTILLA EXCEL GRATUITA)
• EL REGISTRO DE PRESENTACIÓN DE CONSTRUCCIÓN: 5 MEJORES PRÁCTICAS (PLANTILLA EXCEL GRATUITA)
• TIEMPO & CONTRATO DE MATERIAL: VENTAJAS & DESVENTAJAS

El Propietario & El Contratista General Revisa La Factura de Progreso Basada En El Rendimiento Real del Trabajo

La revisión de la solicitud entre el Propietario y el Contratista General no es diferente de la revisión de las facturas del subcontratista por parte del GC.

Normalmente, el Propietario también ha contratado a una empresa de terceros para supervisar y monitorear el proyecto en su nombre. Si bien a veces el Propietario tiene su propia representación, a menudo contrata a un Representante del Propietario, como un Gerente de Construcción o una empresa de Arquitectura/Ingeniería.

Estas empresas de terceros a menudo determinarán cuánto dinero se puede pagar, en función de cuánto trabajo se haya completado realmente. Aquí hay algunas cosas que el Propietario considera al decidir si aprueba o rechaza la factura de un contratista:

• Se Realizan Inspecciones Sobre El Terreno Para Verificar El Porcentaje De Trabajo Completado O Si Es Necesario Reparar Alguna Deficiencia.
• Si El Propietario Había Pagado De Más En Cualquier Artículo En Meses Anteriores, Considerando El Porcentaje Actualmente Completo.
• Los Inspectores De Terceros Pueden Probar Productos Terminados Como Impermeabilización, Ventanas Y Muchos Otros Para Asegurarse De Que Se Cumple La Calidad.
• Las Inspecciones Como Las Anteriores También Se Aplican A Los Materiales Que Se Fabrican O Se Almacenan: Se Comprueban En Busca De Deficiencias, Cantidad & Calidad.
• Cuántos Días Se Perdieron Debido Al Clima O A Retrasos En El Período Comprendido Entre La Presentación De La Factura & Al Final Del Mes.

Después de que se revise la factura del mes, se inspeccione el sitio de trabajo y se recopile el papeleo, el Propietario o Representante del Propietario responderá oficialmente a la factura enviada junto con cualquier reducción y comentario.

Una vez Aprobada La Factura, El Propietario libera el Pago

Este paso se reduce a la situación financiera del Propietario.

Algunos propietarios tienen efectivo a mano para financiar el proyecto ellos mismos. En este caso, están escribiendo cheques para pagar a los contratistas de su bolsillo.

En otras ocasiones, el Promotor / Propietario ha obtenido un préstamo de construcción para financiar el proyecto. En este caso, el Propietario presenta la solicitud y toda la documentación de apoyo al prestamista, generalmente un banco, que luego libera los fondos.

En algunos casos, una parte de un proyecto puede financiarse a través de una subvención del gobierno municipal, estatal o federal. El proceso de liberación de estos fondos para los pagos es similar al de los prestamistas y bancos: un paquete de papeleo final que contiene la solicitud y toda la copia de seguridad se envía para su revisión. Tras la aprobación, se liberan los fondos.

Un ejemplo de esto es después de un desastre natural, el gobierno de los Estados Unidos proporciona fondos de socorro en casos de desastre, que es una forma de subvención.

Aunque suena sencillo, el proceso de pago de la construcción puede complicarse.

• Si los costos y el alcance superan el presupuesto estimado del Propietario, es posible que no tenga el dinero a mano para pagar los sobrecostos.
• Los bancos comienzan a cobrar intereses sobre los préstamos de construcción después de un período determinado. Si el proyecto se financia a través de un préstamo y los retrasos y los cambios de alcance prolongan el proyecto, es posible que el dinero del préstamo no esté tan fácilmente disponible, o que no esté disponible en absoluto.
• Las subvenciones no siempre liberan dinero de inmediato. A menudo requieren que se cumplan criterios específicos o hitos antes de que se disponga de fondos. Esto se remonta al punto #1 anterior: los contratistas que necesitan tener efectivo a mano.

Bueno o malo, es bueno saber de dónde fluye realmente el dinero para financiar un proyecto de construcción.

El Contratista General Libera los Pagos A Los Subcontratistas

Los Contratistas Generales recogen el dinero del Propietario y, una vez que el cheque se liquida, comienzan a emitir cheques para los subcontratistas.

Como se indicó anteriormente, la liberación de pagos a subcontratistas se basa en tener documentación a mano. Antes de que los subcontratistas vean cheques, necesitarán entregar documentos de seguro, exenciones, formularios legales y otros tipos de información de respaldo adecuados.

Vale la pena señalar que un subcontratista podría no recibir el pago que esperaba. Si el Propietario reduce la factura del Contratista General, a ciertos subcontratistas se les pagará menos en consecuencia.

Los subcontratistas Reciben Pagos & Contabilizan Los Ingresos Del Mes & Gastos

En esta etapa, los subcontratistas reciben pagos. Para la mayoría de los subcontratistas, ese cheque no se quedará en el banco. Se lanzará en forma de nómina, costos de materiales, alquileres, gastos generales y más.

Para un subcontratista, el final del mes contable es un momento decisivo.

Si un contratista está funcionando bien, sus costos serán una cantidad bastante menor que la cantidad que se obtiene a través de los pagos. En lugar de contar todo este excedente de efectivo como beneficio de inmediato, los contratistas a menudo acumulan los costos de los marcadores de posición contra los ingresos aportados. De esta manera, los registros contables de los contratistas pueden mostrar un margen de beneficio más consistente cada mes. Menos dinero se contabiliza como beneficio de inmediato, solo al final del año por encima de cierto margen.

¿Qué pasa si a un contratista se le paga menos de lo que espera?

En este caso, es posible que los contratistas tengan que pagar los costos de sus propios bolsillos hasta que se reciban los pagos. En circunstancias extremas, los contratistas necesitan tomar préstamos para pagar sus costos hasta que se les haya pagado.

Otras veces, los contratistas no pueden pagar sus costos, no reciben dinero y necesitan cerrar sus puertas, ya sea hasta que llegue el dinero o de forma permanente. Tampoco es una buena posición para estar. Como recordatorio, a la mayoría de los contratistas se les paga incluso menos de lo que facturaron, ya que la retención es retenida por el Propietario hasta que se termina el proyecto.

Dado que pueden pasar unos meses entre el momento en que un contratista presenta una factura y el momento en que realmente recibe el pago, la rentabilidad y el flujo de caja son el rey.

Facturación de Progreso En La Construcción: Un Resumen

Hemos escrito este artículo para abordar esta pregunta popular: “¿Cómo funciona la Facturación de progreso En La Construcción?”. Ahora tiene una comprensión de cómo fluye el dinero en un proyecto de construcción, cómo se envían las facturas, qué se requiere para liberar el pago y qué deben hacer las empresas de construcción para cubrir los costos, realizar el trabajo, cobrar los pagos adecuados y oportunos. También hemos discutido los muchos peligros que los contratistas deben tener en cuenta cuando trabajan para un Propietario, Desarrollador o Contratista General. Una última cosa a recordar: en la construcción y la contratación, el dinero en efectivo es el rey!