Cómo Proteger Mejor las Comunicaciones Confidenciales

El Aspen Daily News lo dice mejor con su eslogan vagamente amenazador: “Si No quieres que Se Imprima, No Dejes Que Suceda.”

Como profesionales de la gestión de crisis y reputación, estamos creando constantemente estrategias y comunicaciones en torno a temas delicados y litigiosos, por lo que realmente no podemos “dejar que suceda”.”Sin embargo, podemos tomar medidas para mantener la confidencialidad de nuestro trabajo en nombre de nuestros clientes, sabiendo que cualquier rastro en papel o electrónico que creemos puede usarse en nuestra contra.

Uno de nuestros amigos abogados compartió recientemente un artículo con nosotros del Corporate Counsel Business Journal que reafirmó nuestro entendimiento de que la confidencialidad generalmente no se sostiene entre los clientes y las firmas de relaciones públicas. De hecho, cuando los clientes divulgan comunicaciones confidenciales o privilegiadas con consultores de relaciones públicas, la exención de privilegios puede eliminarse. En el caso resaltado en el artículo, un hospital grande se vio obligado a entregar un informe de investigación confidencial al abogado de la oposición porque lo había compartido con su firma de relaciones públicas, y por lo tanto renunció al privilegio abogado-cliente para el informe.

Los clientes pueden enfrentarse a todo tipo de situaciones sensibles, controvertidas y con problemas legales. Mientras que el papel del abogado es proteger y defender a los clientes contra litigios, los comunicadores de crisis se centran en administrar, proteger y, si es necesario, reconstruir la reputación del cliente. Trabajamos en estrecha colaboración con las empresas en materia de estrategia, mensajería, comunicación con las partes interesadas y relaciones con los medios antes, durante y después de una crisis.

La mayor parte de esto se considera “producto de trabajo” interno y significa múltiples borradores de comunicaciones y documentos de estrategia. Pero, ¿puede alguien involucrado en las sesiones de estrategia esperar razonablemente que estos materiales sensibles permanezcan confidenciales y protegidos de cualquier persona fuera del círculo privilegiado?

Entendemos que todo es detectable, pero como una buena práctica, GroundFloor Media recomienda contratar y trabajar con asesoría legal externa para proteger mejor los privilegios.

Consejos de confidencialidad

Cada caso es único, pero aquí hay algunas prácticas recomendadas para mantener las comunicaciones confidenciales en secreto:

• Suponga que todo lo que escribe o dice puede ver la luz del día.
• Es más difícil reclamar privilegios cuando trabaja con un abogado interno. Es mejor si el profesional de relaciones públicas está trabajando a través del abogado externo del cliente.
• Todos los borradores de documentos de comunicaciones pueden ser descubiertos, no solo el documento final que se hace público.
• Suponga que cualquier dispositivo de comunicación que utilice (iPad, iPhone, ordenador) y cualquier aplicación de comunicación que utilice (Skype, Slack, mensajes de texto o tweets y, por supuesto, correo electrónico personal) puede recuperarse y hacerse público.
• Para asuntos delicados, levante el teléfono y no deje un rastro de papel.

Disfrazado, el privilegio abogado-cliente significa que ciertas comunicaciones entre un cliente y un abogado están protegidas y se mantienen confidenciales. Para garantizar el privilegio abogado-cliente, los siguientes elementos deben estar en su lugar:

• Para que las comunicaciones entre su agencia de relaciones públicas y el cliente estén protegidas, un abogado debe estar involucrado en todas las comunicaciones. Piense en ello como un triángulo: profesional de relaciones públicas, cliente y abogado externo. No basta con pedir consejo legal.
• Las comunicaciones confidenciales deben ser entre las partes involucradas. Si la información se hace pública o se mantiene una conversación privada en un ascensor público, ya no es confidencial. Por ejemplo, numerosos borradores de un comunicado de prensa y el comunicado de prensa final enviado a los medios de comunicación no son privilegiados, incluso si hay un abogado externo involucrado.
• Las comunicaciones deben ser “con el fin de buscar asesoramiento legal.”En este caso, los profesionales de las comunicaciones están proporcionando más que un consejo de relaciones públicas estándar: son una parte integral de la discusión y estrategia legal general.

Recuerde, estas son solo las mejores prácticas, y una expectativa de confidencialidad no se traduce en una garantía de confidencialidad.