Capítulo 2-Sistemas de Información de Colaboración

la Cooperación es un grupo de personas trabajando juntas, haciendo esencialmente el mismo tipo de trabajo para realizar un trabajo. La colaboración es un grupo de personas que trabajan juntas para lograr un objetivo común a través de un proceso de retroalimentación e iteración. La cooperación puede ser un lugar donde todas las partes existen y hacen las paces para hacer el trabajo, pero la calidad y la mejora de las personas no están presentes. La colaboración incluye dar retroalimentación, racionalizar procesos y procedimientos y mejorar el desempeño de los involucrados.

Importancia de la Retroalimentación Crítica efectiva

Un grupo en el que todos son demasiado educados para decir algo crítico no puede colaborar. Una famosa cita de Charles Darwin dice: “Si dos de ustedes tienen exactamente la misma idea, entonces no tenemos necesidad de uno de ustedes.”Por otro lado, si un grupo es demasiado crítico y negativo, los miembros pueden desconfiar y odiarse unos a otros. Tiene que haber un equilibrio adecuado de los dos, y la retroalimentación tiene que encender a los miembros del equipo a aprender unos de otros. Si nadie está dispuesto a expresar ideas diferentes e incluso impopulares, nadie aprenderá nada.

Pautas para Dar y Recibir Comentarios críticos

Dar y recibir comentarios críticos es la habilidad de colaboración más importante. La siguiente es una guía de las características más importantes para una colaboración efectiva: Está entusiasmado con el tema de nuestra colaboración, es abierto y curioso, habla lo que piensa incluso si es un punto de vista impopular, me responde a mí y a los demás de manera oportuna, está dispuesto a entrar en conversaciones difíciles, es un oyente perceptivo, es hábil para dar/recibir comentarios negativos, está dispuesto a presentar ideas impopulares, es autogestionado y requiere “poco mantenimiento”, y mucho más.

¿Cuáles Son Los Tres Criterios para una Colaboración Exitosa?

Para los profesionales de negocios, los equipos deben lograr sus objetivos. Esos objetivos pueden incluir tomar una decisión, resolver un problema o crear un producto de trabajo. Con cualquier objetivo, el primer criterio de éxito es siempre responder a la pregunta: “¿Lo hicimos?”Si agregas capas a la pregunta, entonces se convierte en: “¿Lo hicimos dentro del tiempo y el presupuesto permitidos?”En estos casos, los equipos que se excedieron en el tiempo o en el presupuesto generalmente no consideran que sus objetivos se hayan cumplido.

Crecimiento en la capacidad del equipo

En un negocio, los equipos duran juntos durante meses o incluso años, por lo que un evaluador de preguntas apropiado siempre es: “¿Mejoró el equipo?”Los equipos que a menudo son permanentes crecen con sus beneficios a lo largo del tiempo, y a medida que el equipo mejora, se vuelve más eficiente, brindando un mejor servicio incluso posiblemente a un costo menor. Pero, ¿cómo mejora un equipo? Las formas incluyen el desarrollo de mejores procesos de trabajo, la mejora individual de las tareas, la enseñanza mutua de tareas y nuevas habilidades, y también la provisión de perspectivas significativas entre sí.

Experiencia significativa y satisfactoria

En el mundo mundano de los profesionales de negocios, ¿qué hace que el trabajo sea significativo? El trabajo tiene que ser percibido como significativo por el equipo. Puede que no sea tan glamuroso como salvar una vida, pero si la tarea se percibe como importante, será mucho más significativa. Si se da crédito por el trabajo y el reconocimiento de completar la tarea está presente, más significativo será el trabajo. Además, el aspecto de camaradería del trabajo en equipo también puede brindar una experiencia satisfactoria. Todos se energizan cuando tienen la sensación de ser o un grupo, y hacen su parte para lograr algo que valga la pena.

¿Cuáles Son los Cuatro Propósitos Principales de la Colaboración?

Informar es el primer y más fundamental propósito de colaboración. El objetivo de informar es asegurarse de que los miembros del equipo estén concibiendo la información de la misma manera tanto como sea posible. Los miembros del equipo deben poder compartir datos y comunicarse entre sí, y ser capaces de entender cada interpretación dada. Esto evitará cualquier repetición de información y conducirá a una solución más eficiente.

Toma de decisiones

• Decisiones operativas: Decisiones que apoyan las actividades operativas diarias.
• Decisiones de gestión-Decisiones sobre la asignación y utilización de recursos. Si una decisión de gestión requiere consideración desde diferentes perspectivas, se beneficiará enormemente de la colaboración.
• Decisiones estratégicas-Decisiones que apoyan cuestiones organizativas de amplio alcance. Estas decisiones son casi siempre colaborativas.
• Proceso de Decisión estructurado donde hay un método entendido y aceptado para tomar la decisión.
• Proceso de decisión no estructurado donde no hay un método de toma de decisiones acordado.

El tipo de decisión y el proceso de decisión están vagamente relacionados. A nivel operacional, se suelen tomar decisiones estructuradas, y las decisiones a nivel estratégico tienden a ser no estructuradas. En un sistema de colaboración, pocas decisiones estructuradas implican colaboración. Por lo general, ya hay un procedimiento establecido a seguir, y no requiere muchas decisiones. Sin estructura, por otro lado, requiere mucha colaboración porque la retroalimentación y las iteraciones son cruciales. Es necesario considerar diferentes perspectivas, y es necesario debatir las conclusiones provisionales y los posibles resultados.

Resolver problemas

Un problema es una diferencia percibida entre lo que es y lo que debería ser. Los problemas son una percepción, y eso lleva a que diferentes personas tengan diferentes percepciones problemáticas. Debido a eso, la primera y tal vez la tarea más importante para un grupo colaborativo de resolución de problemas es definir el problema. Luego, el equipo necesita entender el objetivo de resolver el problema y hacerlo.

Gestión de proyectos

Los proyectos se forman para crear o producir algo. El objetivo final puede ser una variedad de cosas, y dado que los proyectos varían tanto en naturaleza y tamaño, aquí hay cuatro fases genéricas del proyecto:

• Fase inicial – La fase inicial es establecer las reglas básicas para el proyecto y el equipo. Las tareas en esta fase incluyen identificar qué es el proyecto, determinar la pertenencia al equipo, definir el proyecto, determinar cómo se llevará a cabo el proyecto, establecer el alcance del proyecto, establecer roles y establecer reglas de equipo.
• Fase de planificación-Fase para determinar quién hará qué y para cuándo. Se definen las actividades de trabajo en esta fase y se asignan recursos como personal, presupuesto y equipo a cada una de ellas. Además, se determinan los horarios para cada tarea y miembro, y el presupuesto puede revisarse varias veces.
• Fase de realización: las tareas del proyecto se realizan dentro de esta fase. Un desafío de gestión en esta fase es asegurar que las tareas se completen según lo previsto y detectar los problemas dentro del calendario lo antes posible. Las tareas pueden ser eliminadas y cambiadas a lo largo de esta fase.
• Fase de finalización: Esta fase finaliza la finalización del proyecto y pregunta a los miembros de su equipo: “¿Hemos terminado?”Si se realiza todo el trabajo, es necesario que se realice la documentación y que los datos se almacenen en una ubicación accesible.

¿Cuáles son los Requisitos para un Sistema de Información de Colaboración?

Al igual que un sistema de información, un sistema de colaboración tiene los cinco componentes de cada sistema de información, como hardware, software, datos, procedimientos y personas. Dentro del componente de datos, la colaboración incluye dos tipos:

• Datos de proyecto: Datos que forman parte del producto de trabajo de la colaboración. Un documento que describe una solución recomendada son los datos del proyecto para un proyecto de resolución de problemas.
• Metadatos del proyecto: Datos utilizados para administrar el proyecto. Los calendarios, las tareas, los presupuestos y otros datos de gestión son ejemplos de metadatos de proyectos.

Los procedimientos de los sistemas de información de colaboración especifican estándares, políticas y técnicas para llevar a cabo el trabajo del equipo.

Funciones primarias: Comunicación y uso compartido de contenido

Los equipos necesitan el apoyo de su sistema de colaboración para comunicarse, gestionar muchas versiones de contenido y gestionar tareas. Muchos de estos requisitos admiten iteración y retroalimentación.

¿Cómo Puede Utilizar Las Herramientas de Colaboración para Mejorar las Comunicaciones del Equipo?

Debido a la necesidad de proporcionar retroalimentación, la comunicación en equipo es esencial para cada proyecto colaborativo. La comunicación es importante para administrar el contenido, las tareas del proyecto, y el desarrollo de una facilidad de comunicación efectiva es lo primero que su equipo debe hacer, y podría ser la característica más importante de un sistema de información colaborativo. El uso de herramientas depende de las formas en que el equipo se comunica entre sí:

• Comunicación síncrona: cuando todos los miembros del equipo se reúnen al mismo tiempo. Esto se puede hacer en una sola ubicación o en varias ubicaciones, y puede ser desde reuniones cara a cara, hasta conferencias telefónicas o videoconferencias.
• Asíncrono: Cuando los miembros del equipo de al no se reúnen al mismo tiempo. Esto ocurre en ubicaciones individuales o múltiples, y generalmente se utiliza mediante el uso de correos electrónicos, encuestas y formularios de discusión. Esta es una forma de comunicación que no recibe respuestas inmediatas.

¿Cómo Puede Utilizar las Herramientas de Colaboración para Administrar el Contenido Compartido?

Compartir contenido es la segunda función importante de los sistemas de colaboración. Los miembros del equipo deben compartir los datos del proyecto para permitir la retroalimentación y la iteración, y para hacer eso, debe haber una herramienta o aplicación. Las siguientes tres categorías de contenido listan herramientas de colaboración para cada una:

Contenido compartido sin control

• Correo electrónico con archivos adjuntos: esto plantea numerosos problemas, entre los que se incluye que alguien no reciba el correo electrónico, no lo vea en su bandeja de entrada o que alguien no guarde el archivo adjunto.
• Servidor de archivos: Este es simplemente un equipo que almacena archivos. Este método es mejor que los archivos adjuntos de correo electrónico, pero existe la posibilidad de que un miembro del equipo pueda interferir con el trabajo de uno, ya que no hay ningún control adicional.

Contenido compartido con Administración de versiones en Google Drive

Sistemas que proporcionan administración de versiones rastrean los cambios en los documentos y proporcionan características y funciones para adaptarse al trabajo simultáneo. Google Drive es un defensor de esto, y proporciona un servicio gratuito de una unidad virtual en la nube donde puede crear carpetas y almacenar archivos.

Contenido compartido con Control de versiones

El control de versiones es el proceso que se produce cuando la herramienta de colaboración limita, e incluso a veces dirige, la actividad del usuario. El control de versiones incluye una o más de las siguientes funciones:

• Actividad de usuario limitada por permisos: los usuarios obtienen permisos específicos sobre si pueden leer, editar y eliminar.
• Comprobación de documentos: se pueden configurar directorios para que los usuarios tengan que comprobar documentos antes de poder modificarlos.Historiales de versiones
• : Proporcione historiales en nombre de los usuarios. Cuando se cambia un documento, la herramienta registra el nombre del autor y la fecha y hora en que se almacena el documento.Control de flujo de trabajo
• : La capacidad de administrar actividades en un proceso predefinido.

¿Cómo Se Pueden Utilizar las Herramientas de Colaboración para Gestionar Tareas?

Las descripciones de tareas deben ser específicas y redactadas para que sea posible decidir si la tarea se completó. Para utilizar una lista de tareas de manera efectiva, los usuarios deben poder compartirla. Las siguientes son algunas herramientas que se pueden usar para compartir una lista de tareas útil para la colaboración:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

¿Qué Sistema de Información de Colaboración Es Adecuado para Su Equipo?

• El conjunto de herramientas de colaboración mínima: Con este conjunto, debería poder colaborar con su equipo, aunque obtendrá poco apoyo del software. La colaboración será solo de texto, y no tendrá acceso a video o audio, por lo que no podrá escuchar ni ver a los otros colaboradores.
• El Buen conjunto de herramientas de colaboración: obtendrá un conjunto de herramientas de colaboración más sofisticado. Podrá realizar reuniones virtuales de audio y video con múltiples partes, y tendrá soporte para el acceso simultáneo a documentos, hojas de cálculo y archivos de presentación.
• El conjunto completo de herramientas de colaboración: El conjunto es el mejor de los tres porque incluye control de contenido y gestión, control de flujo de trabajo y reuniones en línea con uso compartido además de todas las funciones que obtiene de los otros dos.

Elegir el conjunto para tu equipo

Elegir el conjunto correcto para tu equipo puede basarse en una variedad de cosas. Es posible que pueda permitirse la mejor herramienta, pero es posible que no la necesite, debido a un tiempo de aprendizaje prolongado. El tiempo de aprendizaje puede evaluarse como una curva de potencia del producto, que muestra la relación de la potencia en función del tiempo que utiliza ese producto.

¡No olvide los Procedimientos y las Personas!

A medida que evalúa los sistemas de información y los sistemas de información de colaboración, debe comenzar a pensar seriamente en los componentes de procedimientos y personas. ¿Van a usar estas herramientas los miembros del equipo? ¿Están todos de acuerdo? ¿Cómo se entrenarán en ello? ¿Su equipo necesita crear trabajos o roles especiales? Todas estas preguntas sobre procedimientos y personas deben ser respondidas a la hora de determinar una herramienta de colaboración.

2026?

¿Cómo colaboraremos en 2026? El texto menciona el mayor uso de reuniones virtuales, y si no importa dónde se reúnen los compañeros de equipo, y luego los proyectos pueden involucrar al mejor personal o al más asequible. Los viajes se reducirán, siendo la mayoría más recreativos, y las convenciones pueden muy bien ser virtuales. Con el mayor uso de estas herramientas de colaboración, puede ser mejor para nosotros aprender habilidades de colaboración en línea y asíncronas.