Comprensión de” Cerrar los Libros “
¿Qué es “Cerrar los Libros”?
En contabilidad, la palabra “libros” se refiere al registro de transacciones financieras de una empresa. El término “cierre de libros” se refiere a un procedimiento contable que ocurre al final de cada mes o período designado de la empresa, y al final de cada año.
El Procedimiento
Las transacciones financieras de hoy en día se registran típicamente en un software de contabilidad, pero hace años se registraban en libros de contabilidad. El procedimiento de “cierre de libros” ayuda a garantizar que los datos ingresados en los registros contables sean precisos para que se puedan crear y finalizar los informes financieros. Los informes alertan a la administración sobre cuánto dinero entra y sale del negocio. La gerencia utilizará los informes financieros para analizar los aspectos financieros del negocio y decidirá cómo mejorarlo, mientras que las partes interesadas se referirán a los informes para evaluar el desempeño del negocio.
El proceso de cierre de los libros tiene tres pasos.
- Los datos financieros se introducen en los libros o en el sistema de registro.
- Los datos ingresados en el sistema se reconcilian, lo que significa que se verifican dos veces para garantizar que sean precisos.
- Los contadores de empresas “cierran los libros”, lo que significa que aprueban y finalizan los datos para que se puedan crear informes financieros como el estado de resultados y el balance.
Registro de datos
Los empleados designados de todas las unidades de negocio registran en un sistema de registro las transacciones financieras. Los registros de transacciones consisten en cantidades presentadas como débitos o créditos, la fecha de la transacción, una descripción de la transacción y, a menudo, contienen un número de referencia único. Esta información puede registrarse en un diario general o en un diario de transacciones específico, que puede ser para ventas de productos o servicios, ventas de activos, compras especiales o depreciación. Al final del período contable, generalmente mensual, todos los asientos del diario se ingresarán en el libro de contabilidad principal: el libro mayor general (LG).
El LM proporciona un registro de las transacciones financieras y los datos que se han realizado a lo largo de la vida de la empresa y realiza un seguimiento de todas las cuentas: pasivos, activos, patrimonio, ingresos y gastos. Una vez introducidos los datos en el sistema contable de la empresa, deben conciliarse.
Datos de conciliación
Los datos de conciliación son un procedimiento contable en el que los registros de transacciones se comparan con los estados de cuenta bancarios y otros registros para garantizar que los importes ingresados en el sistema contable son correctos. Además de la conciliación de las transacciones bancarias, hay conciliación de las transacciones financieras con clientes y proveedores, y las transacciones entre empresas y comerciales. Cuando la documentación de respaldo no coincide con los datos que se han registrado en el LM, hay una discrepancia. Un contador debe realizar una investigación para descubrir el error y corregirlo para asegurarse de que el LM refleje con precisión la actividad financiera.
Aprobar y Cerrar los Libros
Después de que los datos se hayan conciliado, los datos se compartirán con el contable o controlador principal de la empresa para su aprobación final. El controlador luego cierra y “bloquea los libros”, lo que significa que nadie más puede tocar los datos financieros en el período de tiempo que acaba de cerrarse. Si meses o años después alguien descubre un error u omisión que se cometió en algún momento del pasado, un contador generalmente aplicará la corrección al mes actual en el que se descubrió el error. Este tipo de corrección se denomina entrada de corrección, a veces denominada entrada de recuperación.
Historia de Cierre de Libros
El término “libros” se remonta a una época en la que se mantenía un libro de actividad de cuenta. Cada cuenta se rastreó en papel de libro mayor, que tenía columnas para la fecha de la transacción, la descripción y el monto en dólares. El libro de contabilidad se combinó en un libro de cuentas. Hay cinco categorías generales de cuentas:
- Activo (efectivo, inventario, cuentas por cobrar, bienes raíces y equipo de propiedad)
- Pasivo (cuentas por pagar, pagarés por pagar, devengos)
- Patrimonio (contribuciones de los propietarios, ganancias acumuladas)
- Ingresos (ingresos o ventas generados por la empresa)
- Gastos (importes pagados para administrar la empresa)
Cada una de estas categorías puede haber tenido su propio libro de libros mayores o diarios, o las cinco cuentas podrían haberse combinado en un solo libro. Al final de cada mes, o ejercicio financiero, un contador sumaba toda la actividad y a menudo dibujaba una línea al final para indicar que el período estaba “cerrado”.”Una vez que se cerró un período, no se pudieron ingresar más entradas en el libro para ese período. Se crearía un nuevo período en el libro para transacciones futuras.
Este proceso de contabilidad dio lugar a la frase “cerrar los libros.”Dado que el departamento de contabilidad realizaba negocios utilizando libros financieros reales, se conoció como el “departamento de contabilidad”.”
Aunque pocas empresas todavía utilizan materiales de contabilidad como papel y libros para realizar un seguimiento de las transacciones financieras, ya que el software es mucho más fácil y eficiente, los contadores todavía usan palabras como “libros”, “libros mayores” y “diarios”.”
