GESTIÓN DEL RENDIMIENTO Y EL TALENTO DE LOS EMPLEADOS

Realizar reuniones individuales efectivas con empleados

El tema de los “check-ins” (o reuniones individuales, reuniones de progreso, sentadas, etc.).) es algo que discutimos a menudo, ya sea en nuestro blog o con nuestros clientes. No importa cómo se llame, la noción de aumentar la frecuencia y la calidad de las conversaciones sobre el desempeño de los empleados sigue siendo una prioridad para la mayoría de las empresas en la actualidad.

Algunas empresas han ordenado registros semanales, algunas los programan según sea necesario, otras piden a los gerentes que se aseguren de que las reuniones se completen después de cada proyecto, y otras compañías programan registros formales durante todo el año. Independientemente de la frecuencia de estas conversaciones, su propósito sigue siendo el mismo: mantener las líneas de comunicación abiertas entre los gerentes y los empleados para interactuar y administrar el rendimiento de manera efectiva.

Cuantos más empleados y gerentes puedan comunicarse, mejor podrán trabajar juntos para lograr objetivos, desarrollar habilidades y dar/recibir comentarios. Aunque los registros de entrada deben parecer relativamente informales para los empleados, los gerentes deben seguir una estructura flexible para asegurarse de que este tiempo dedicado siga siendo valioso e impulse la acción.

Pensamos que sería útil preparar una lista de puntos de discusión e iniciadores de conversación que los gerentes pudieran usar para aprovechar al máximo los registros con los empleados.

Lista de verificación de un Gerente para los registros de los empleados

Antes de la reunión: Prepare

Nada es peor que ir a una reunión con un gerente que parece no estar invitado o no estar preparado. Tómese 5 minutos para prepararse antes de la reunión. Si está utilizando una ubicación central o una herramienta para el seguimiento de objetivos, comentarios y/o notas de diario/reunión, los gerentes deben acceder fácilmente a las notas y el rendimiento de las reuniones anteriores y hojearlas.

• Revise las notas tomadas durante la última reunión para ponerse al día sobre los entregables planificados.
• Revise la lista de metas y proyectos del empleado para ver si hay alguna pendiente o si se sale de curso.
• Tome nota de los cambios importantes en el departamento o la empresa que deben discutirse.
• Revise cualquier comentario enviado / recibido para identificar cualquier punto de discusión.
• Desconéctese de otras actividades para que el empleado sepa que tiene su enfoque completo.

Durante la Reunión: Posibles puntos de discusión

La ventaja de los registros frecuentes con los empleados es que los gerentes no necesitan abrir una manguera contra incendios en todas y cada una de las reuniones. Pueden seleccionar objetivos, proyectos o puntos de entrenamiento específicos en los que centrarse en cada reunión. Los empleados también pueden iniciar la conversación y orientar el enfoque (incluso mejor).

En general, los gerentes y empleados deben priorizar los puntos de discusión en función de las fechas de vencimiento y el progreso. Lo que se discute cambiará reunión por reunión.

Ejemplo de Agenda de Registro de Empleados/Puntos de Debate:

• ¡Que hable el Empleado!
  • Use iniciadores de conversación para involucrar al empleado en la conversación
  • Use preguntas abiertas para mantenerlos hablando
  • Deje que el empleado dirija la conversación, pero asegúrese de discutir cualquier elemento importante
• Actualizaciones de objetivos/Proyectos
  • Discuta el estado de los objetivos a corto plazo y los proyectos a largo plazo
  • Ajuste / actualice los objetivos existentes con el empleado
  • Discuta cualquier desafío o lección aprendida
  • Ofrezca entrenamiento y / o asistencia para cualquier obstáculo
  • Discuta si cualquier otra prioridad podría afectar el objetivo el progreso
  • Asegurar que todas las metas que aún se encuentra en camino
  • Reconoce los hitos o logros
  • Discutir/confirmar los nuevos objetivos para el empleado
• Logros Recientes
  • Reconoce los recientes logros y proporcionar retroalimentación
  • Pregunte a los empleados para cualquier recientes logros
• Estado de la Capacitación/Aprendizaje
  • Discutir cualquier elementos de formación debido/en progreso
  • Pregunte a los empleados si hay formación de solicitudes
  • Pregunte si el empleado siente que está recibiendo suficiente retroalimentación
  • Pregunte si el empleado está aprendiendo de sus compañeros / mentores o si le gustaría
  • Recomendar elementos de capacitación para mejorar las habilidades y continuar con la carrera
  • Discutir cómo se debe ejecutar la capacitación
• Actualizaciones/Noticias de la empresa o el equipo
  • Discuta cualquier actualización o noticia importante de la empresa o el equipo
  • Confirme cualquier elemento de acción necesario
• Ideas/Solicitudes de cambio de empleados
  • Pídale al empleado cualquier idea / entrada
  • Discuta cualquier área que necesite cambio (empresa, equipo, proyecto, etc.)
  • Pregunte al empleado si su estilo de gestión es efectivo para él y obtenga sugerencias de cambio
  • Analice cualquier obstáculo o distracción general que pueda estar afectando al empleado
• Desarrollo profesional de los empleados
  • Discuta los objetivos profesionales de los empleados
  • Discuta cómo pueden trabajar juntos para lograr sus objetivos profesionales
  • Discuta las oportunidades y trayectorias profesionales para el empleado
  • Establezca expectativas claras para cualquier movimiento lateral / ascendente
• Plan para la Semana / Mes / Trimestre
  • prioridades a corto y largo plazo

Iniciadores de conversación: Manténgalos hablando

Algunos empleados son más reacios a hablar, pero esto no significa que un gerente deba hacer la mayor parte de la conversación. Hay formas sencillas de lograr que el empleado se involucre y siga hablando durante la reunión de registro de entrada. Recuerda, esta reunión es sobre ellos. Cuanto más contribuyan a la conversación, mejor.

Aquí hay algunas preguntas abiertas para que los empleados hablen:

• Háblame de tu semana/mes, ¿cómo ha sido?
• Cuéntame en qué has estado trabajando.
• ¿Dónde crees que puedo ser más útil?
• ¿Está en camino de cumplir con la fecha límite?
• ¿Qué áreas se adelantan a lo previsto?
• ¿Qué preguntas tiene sobre esta área de responsabilidad o proyecto?
• ¿Cómo va a abordar esto?
• ¿Qué has aprendido sobre esta área de responsabilidad o proyecto?
• ¿Qué no salió como esperabas? ¿Por qué?
• ¿Qué podemos hacer de manera diferente la próxima vez?
• ¿Qué sugerencias tiene?

Aquí hay algunos iniciadores de conversación probados y verdaderos para mantener a los empleados hablando:

” Continúa…..”

“dime más…”

“¿por Qué dices eso..”

“¿Qué quiere decir… “

“Puede darme un ejemplo

“Qué más else”

Al final de la Reunión: Resuma

Antes de que el empleado abandone la reunión, dedique unos momentos a resumir los puntos clave de la discusión. Esto ayudará a recordar a los empleados cualquier elemento de acción y reforzará cualquier reconocimiento o consejos de entrenamiento proporcionados. Pregúntele al empleado si se perdió algo y recuérdele cuándo será la próxima reunión.

Después de la Reunión: Documento

Este pequeño paso es significativo y a menudo se omite, pero puede marcar una gran diferencia. Tómese de 2 a 5 minutos después de cada reunión para registrar puntos clave de discusión, elementos de acción o comentarios. Esto ayudará a iniciar la próxima reunión y servirá como un registro útil cuando los gerentes necesiten revisar las tendencias de desempeño. Mantenga estas notas en una ubicación centralizada. Una herramienta de retroalimentación de rendimiento y registro diario como emPerform tag puede servir para este propósito muy bien.

Encuestamos a nuestros clientes y descubrimos que los gerentes que hacían 1-2 notas sobre cada empleado al mes se ahorraban el 50% del tiempo libre para ingresar comentarios de fin de año durante la revisión anual. Esto se debe a que no están sentados tratando de recordar hitos clave o tendencias de comportamiento).

¿Cómo Te Fue?

Tómese unos momentos después de cada reunión para evaluar cómo lo hizo. Incluso los mejores gerentes deben esforzarse por mejorar sus habilidades de comunicación y reuniones.

• ¿Hablaste demasiado/no lo suficiente?
• ¿Escuchaste activamente?
• ¿Hiciste preguntas?
• ¿Reconoció los sentimientos del empleado?
• ¿parafraseó elementos clave para confirmar la comprensión?
• ¿Proporcionó consejos de entrenamiento efectivos?
• ¿Estaba distraído en la reunión?
• ¿Cree que la reunión fue valiosa?
• ¿Discutió todos los puntos importantes?
• ¿Qué podría hacer para mejorar la próxima reunión?

En general, los chequeos frecuentes con los empleados son una necesidad para garantizar la claridad, proporcionar entrenamiento y ofrecer el apoyo necesario para que un empleado tenga éxito. Aunque encontrar tiempo en el día puede ser un desafío para muchos gerentes, los check-ins son un tiempo bien empleado y rendirán frutos a largo plazo para el gerente, el empleado, el equipo y la empresa.

Para obtener recursos adicionales sobre cómo proporcionar comentarios:

• Coaching vs. Mentoría: ¿En Qué Se Diferencian?
• Consejos Infalibles para Reuniones Individuales Exitosas con Empleados
• Conversaciones de rendimiento sin dolor

Objetivos de rendimiento, Proyectos y check-ins

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