Lo que debe y no Debe Hacer Legal para Construir su equipo

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Este post es parte de “Un Borrador de los Fundamentos Legales”, una serie que cubre los fundamentos legales en cada inicio de las necesidades a cubrir.

Por: Josh Rottner & Pat Mitchell, Cooley LLP

Se ha formado su empresa, usted y sus fundadores han emitido su capital inicial y está listo para comenzar a construir su equipo. ¿Cuáles son los pasos clave a considerar?

Fuente: Giphy

Asegúrese de que su empresa es propietaria de la propiedad intelectual que contrató a sus empleados y consultores para crear

Los fundadores por primera vez a menudo asumen que si la empresa contrata a un empleado y paga el salario del empleado, el producto del trabajo del empleado es propiedad de la Empresa. Como previmos en la Parte 3, a menudo ocurre lo contrario: sin una cesión contractual o ciertas circunstancias especiales, la propiedad intelectual generalmente es propiedad de la persona que la inventó, incluso si la persona concibió la invención o la redujo a la práctica en el curso de su empleo. Imagínese lo problemático que podría ser esto si contrata programadores informáticos o ingenieros de software para desarrollar la aplicación, el sitio web u otro producto de su empresa, y luego descubre que un ex empleado, no la empresa, es propietario de los derechos de propiedad intelectual subyacentes al producto.

Afortunadamente, hay una solución simple: hacer que todos los empleados firmen un acuerdo que otorgue expresamente a la empresa todos sus derechos de propiedad intelectual que desarrollen mientras estén empleados en la empresa. Para los empleados, esto es parte de un acuerdo que se usa comúnmente en la comunidad de startups llamado Acuerdo de Asignación de Información Confidencial e Invenciones (CIIAA, por sus siglas en inglés). Por lo general, recomendamos incluir CIIAAs con cada carta de oferta y exigir que todos los nuevos empleados firmen un CIIAA como condición para su empleo. Además de asignar propiedad intelectual a la empresa, un buen CIIAA garantizará que los empleados mantengan confidencial la información de propiedad de la empresa y, a menudo, también incluya disposiciones de no competencia y no solicitud. Para obtener una descripción general de los términos incluidos en CIIAAs en CooleyGo, consulte el abc de CIIAAs: Protección de la propiedad intelectual generada por los empleados. Además, puede generar su propio CIIAA a través de CooleyGo en: Formulario de Acuerdo de Asignación de Información Confidencial e Invenciones para Empleados.

Del mismo modo, las empresas deben asegurarse de que todos los contratistas independientes, consultores, asesores y otras personas que realicen cualquier trabajo para la empresa celebren acuerdos por escrito que asignen expresamente a la empresa los derechos de la persona sobre el trabajo que crean. Puede generar formas simples de Acuerdos de Asesores y Acuerdos de Consultoría que contengan este lenguaje a través de CooleyGo en: Forma de Acuerdo de Asesor y Forma de Acuerdo de Consultoría.

Finalmente, dado que es probable que recurras a personas con experiencia en la misma industria para construir tu equipo, entiende que probablemente firmaron CIIAAs o acuerdos similares con sus empleadores anteriores. Esto significa que, al seleccionar a sus candidatos, deberá comprender qué hay en estos acuerdos para asegurarse de que su empleador anterior no posea los derechos sobre el trabajo que desea que hagan para su empresa y que no contengan términos que puedan limitar su capacidad de trabajar para su empresa (como una no competencia que cubra su empresa).

Recuerde que los empleadores deben pagar al menos el salario mínimo y cumplir con otras leyes federales y estatales de empleo

A menudo, las empresas emergentes tienen recursos limitados en efectivo y desean pagar a los empleados con equidad u otros incentivos en lugar de efectivo. Incluso si el empleado está de acuerdo, este acuerdo puede violar las leyes de salarios y horas, exponiendo a la empresa a la responsabilidad por daños, sanciones, etc. Si bien algunos estados (pero no todos) tienen excepciones limitadas para las personas que poseen una porción tan significativa de la equidad que realmente se puede considerar que son “dueños” del negocio, generalmente una empresa debe esperar que deba pagar al menos el salario mínimo a sus empleados en efectivo, y que sus empleados estarán sujetos a todas las leyes y regulaciones normales del lugar de trabajo con respecto al empleo y las prestaciones.

En un punto relacionado, tenga en cuenta que estos requisitos de la ley de empleo no se pueden evitar simplemente llamando a una persona “consultor” (o “contratista independiente”), firmando un acuerdo de consultoría y emitiéndoles un Formulario 1099 del IRS en lugar del Formulario W-2. En su lugar, las agencias federales y estatales generalmente miran a la sustancia de la relación de la persona con una compañía para determinar si un proveedor de servicios está debidamente clasificado como empleado o contratista independiente. Dado que los empleadores pueden ser responsables de la retención de impuestos, salarios atrasados, beneficios y otras sanciones por incumplimiento de las leyes aplicables a los empleados, en las zonas grises puede ser preferible tratar a un proveedor de servicios como un empleado en lugar de como un consultor.

Para obtener más ayuda para cumplir con las leyes laborales, la administración de pequeñas empresas de los Estados Unidos mantiene un sitio web útil aquí: https://www.sba.gov/content/hire-your-first-employee.

Incentivar a Su equipo con Capital

Las startups generalmente desean otorgar capital a sus empleados, consultores, asesores y otros proveedores de servicios por varias razones, incluida la de compensarlos sin agotar los recursos en efectivo a corto plazo de la empresa y alinear sus intereses con los de los fundadores. Hay muchas consideraciones tributarias y de otro tipo a tener en cuenta al emitir incentivos de capital, por lo que en el futuro dedicaremos un post completo a estos temas, pero a corto plazo los fundadores deben comprender algunos conceptos básicos:

  • Una vez que la empresa se forma y comienza a operar su negocio, el valor de la empresa aumenta rápidamente. Por razones fiscales, después de este aumento de valor, generalmente es más fácil emitir opciones a su equipo en lugar de acciones. Con las opciones, el beneficiario no tiene que pagar por el capital, y si el precio del ejercicio se establece correctamente, no tendrá ningún impacto fiscal cuando reciba la concesión de la opción.
  • Antes de otorgar una opción, la compañía debe obtener una valoración independiente de las acciones ordinarias de la compañía que cumpla con la Sección 409A del Código de Impuestos Internos y las regulaciones relacionadas. Sin entrar demasiado en los detalles de un tema complejo, los fundadores deben saber que la Sección 409A puede imponer impuestos de penalización significativos si el precio de ejercicio de una opción se establece en menos del valor justo de mercado de las acciones ordinarias de la compañía, por lo que es importante obtener una valoración independiente que cumpla con las normas fiscales. A continuación, la junta utilizará esta valoración para establecer adecuadamente el precio de ejercicio y evitar causar problemas fiscales tanto para la empresa como para el beneficiario. Esto puede significar que la empresa tenga que retrasar la emisión de capital hasta que se obtenga una valoración independiente.
  • El consejo de administración de la compañía debe aprobar formalmente cada emisión de capital. Esto significa que la equidad solo puede emitirse en una reunión de la junta directiva convocada válidamente o en una acción por consentimiento unánime por escrito (tenga en cuenta que esto no solo se aplica a la equidad emitida a empleados y consultores, sino a todas las emisiones de equidad, incluidas las acciones de los fundadores). A veces, los fundadores olvidan esto y se comprometen a emitir capital en otras circunstancias (como en los acuerdos de empleo), lo que puede ser problemático si la junta directiva no está de acuerdo con lo prometido por un fundador en particular. Otras veces, la aprobación adecuada de la junta directiva no está bien documentada, lo que puede causar problemas en el futuro cuando un inversor realiza la debida diligencia legal en relación con un financiamiento.
  • Para otorgar fácilmente capital a empleados y consultores en el futuro, recomendamos que la junta directiva y los accionistas adopten un plan de incentivos de capital que aproveche ciertas disposiciones del código tributario y agilice el proceso de emisión de capital. De esta manera, la empresa tendrá procesos estandarizados y documentación lista que hace que el proceso de concesión de capital sea mucho más eficiente que manejarlo de forma puntual cada vez.

Asegúrese de que todas las relaciones de servicio estén cubiertas por un acuerdo por escrito, celebrado antes de que la persona comience a trabajar para su empresa

Esto garantiza que tanto usted como su nuevo empleado o consultor acuerden qué servicios se prestarán y qué les dará la empresa a cambio. Suena simple, pero muchas controversias surgen porque las partes tenían diferentes recuerdos de lo que se acordó y un acuerdo escrito evita este problema. Formas simples de cartas de oferta (para empleados) y acuerdos de contratistas independientes (para consultores) se pueden generar a través de CooleyGo en: Forma de Carta de Oferta para empleados y Forma de Acuerdo de Consultoría.

Antecedentes de la serie “Un borrador de los fundamentos Legales”

Como abogados de startups, pasamos nuestros días trabajando con emprendedores talentosos, apasionados y valientes creando cosas geniales. Nuestros clientes están a la vanguardia del software, las redes sociales, la energía, el comercio electrónico, la robótica y la exploración espacial. A medida que las empresas maduran, se enfrentan a una variedad de problemas legales dependiendo de su industria, estrategia y etapa de desarrollo. Pero al principio, casi todos los clientes de start-up tienen necesidades legales similares y tienden a hacer las mismas preguntas. Hemos asesorado a muchas empresas (incluidas algunas en el programa Rough Draft) sobre estas preguntas legales básicas, y compartiremos nuestras respuestas con la comunidad de Rough Draft en una serie de publicaciones en este sitio. Esta es la parte 4 de la serie. Haga clic a continuación para ver las cuotas anteriores:

  • Parte 1: Constitución de una Entidad Jurídica
  • Parte 2: Emisión de Capital a los Fundadores-Conceptos Iniciales
  • Parte 3: Emisión de Capital a los Fundadores-Consideraciones Importantes en materia de Impuestos y Propiedad Intelectual

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