5 vinkkiä oikean kokoelmien hallintajärjestelmän löytämiseksi ja valitsemiseksi

Miten valita CMS, joka tukee oppilaitoksesi tarpeita

Kokoelmaorganisaatiot, kuten museot ja taidegalleriat, käyttävät museokokoelmien hallintajärjestelmää (CMS) pitääkseen kirjaa monimutkaisista osastojen välisistä tiedoista ja kokoelmassa oleviin esineisiin liittyvistä tiedoista. Koska arvokkaimpien kokoelmaesineiden tallenteet ovat museon CMS: n jäljittämiä, kaikkien organisaation jäsenten on päästävä helposti käsiksi näihin tietoihin.

uuden CMS: n käyttöönotto missä tahansa olemassa olevassa järjestelmässä tai työnkulussa voi olla pelottava ja suuri hanke mille tahansa organisaatiolle. Monet taloudelliset, tekniset ja koulutukseen liittyvät näkökohdat on otettava huomioon. Näiden mahdollisten ponnistelujen mittaaminen on ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan ymmärtää, onko tällainen hanke tavoittelemisen arvoinen. Siksi parhaiden kokoelmien hallintaohjelmistojen etsiminen kokoelmien tietojen hallitsemiseksi organisaatiollesi on tärkeää, jotta toteutusprosessi olisi mahdollisimman yksinkertainen.

olemme koonneet vinkkilistan, jonka avulla pysyt kärryillä ja löydät kokoelmanhallintajärjestelmän, joka parhaiten sopii museosi tai kokoelmaorganisaatiosi tarpeisiin.

kokoa vahva tiimi

mieti, mitkä osastot ja henkilökunta kärsivät eniten uudesta museoohjelmistostasi. Keitä vallankäyttäjänne ovat? Ota heidät mukaan valintaprosessiin varhaisessa vaiheessa. Kun olet valinnut tiimisi, nimitä johtoryhmä hallitsemaan projektin yksityiskohtia ja varmistamaan sujuva siirtyminen.

ehdotetut tiimiläiset:

• kokoelmapäällikkö
• Pääkirjaaja
• toiminnanjohtaja
• tietohallintopäällikkö
• konservointipäällikkö
• tietokannan ylläpitäjä
• digitaalisen median päällikkö
• verkkosivujen ylläpitäjä

katsastakaa Valintatiiminne

miksi tarvitsette museokokoelmien hallintajärjestelmää, ja mitä haluatte saavuttaa? Näiden yksinkertaisten kysymysten tutkiminen auttaa paljastamaan tärkeimmät prioriteettisi ja ne esteet, joita saatat kohdata matkan varrella.

Kysy tiimiltäsi heidän nykyisistä museoiden CMS-haasteistaan ja parannustarpeista. Selvitä, mitä he haluavat hyötyä uudesta järjestelmästä ja millaisia vaikutuksia he odottavat keräykseen tulevina vuosina.

välittömien ja pitkän aikavälin tavoitteiden huomioiminen antaa joukkueellesi suuntaa. Tässä esimerkki:

tavoitteiden ja niiden saavuttamiseen tähtäävien vaiheiden määrittely helpottaa tiimisi tulevaa hämmennystä tai erimielisyyttä, sillä odotukset ovat jo kirkastuneet.

Define your Deal Breakers

vaikka jokainen kokoelma on ainutlaatuinen, osa prosesseista on vakio koko kentällä. Mieti edellä mainittuja tavoitteita, museosi työnkulkuja ja näitä vertailukohtia.

näitä toimintoja tehostava CMS tarjoaa parhaat mahdollisuudet onnistua:

	lainojen ja näyttelyiden hallinta-kokoelmaesineiden jakaminen ja esitteleminen on museosi ydintä. Valitsemasi CMS: n pitäisi tehostaa näyttelysuunnittelua yhdistämällä tarkistuslistan tiedot ja tarjoamalla henkilökunnalle tarkasti päivitettyjä tietoja. Uuden CMS: n pitäisi tarjota joustavaa raportointia, joka voidaan helposti räätälöidä tukemaan tiimisi lainoja ja näyttelykäytäntöjä.
	Suojelutuki—oikeiden suojeluasiakirjojen, kuten hoitokyselyiden ja kuntoraporttien ylläpitäminen—varmistaa, että kokoelmasi pysyy turvallisena ja saatavilla. Valitse CMS, joka tukee vaivatonta yhteistyötä konservaattorit, kuraattorit, ja rekisterinpitäjät standardoimalla tiedot tarvittavat hoidon kyselyt, raportit, ja ympäristökriteerit.
	Location and Shipping Management – Look for a CMS that can cross-reference shipping information—sendt and delivery dates, courier details, shipping values—with insurance, object, and exhibition or loan details. CMS: n pitäisi myös helposti hallita viivakoodinseurantaa ja inventaarioon liittyviä toimintoja.
	Digital Asset and Media Management-digitaalisen omaisuuden hallinta on aivan yhtä tärkeää kuin kokoelman esineiden hallinta. Varmista, että CMS: ssä on natiivi pato-toiminto, jonka avulla voit lukea ja hallita lähes mitä tahansa mediatiedostomuotoa, luoda mediatietoja, tuoda ja päivittää median metatietoja automaattisesti, lisätä kuvia digitaalisesti ja asettaa ryhmän käyttöoikeuksia.
	raportointi ja analysointi – auta tiimiäsi hallitsemaan kokoelmaasi tehokkaasti valitsemalla CMS, joka tarjoaa useita valmiiksi määritettyjä raportteja, etikettejä, luettelomalleja, kuntoraportteja ja näyttelyn tarkistuslistoja. Varmista, että tiedot voidaan helposti viedä eri hyödyllisiä muotoja.
	joustava saavutettavuus-useimmat keräystiimit ovat liikkeellä, joten on tärkeää, että henkilökuntasi voi hakea, käyttää ja päivittää tietoja turvallisesti mistä tahansa paikasta. CMS: n pitäisi tarjota turvallinen verkkopohjainen käyttöoikeus joko selainpohjaisena sovelluksena tai yhteensopivan pilvipalveluratkaisun kautta.

priorisoi ja rajaa kriteeriluettelosi 3 ehdottomaan must-haves-arvoon, jotta tiimisi pysyy keskittyneenä, kun tutkit, testaat ja vertailet erilaisia ratkaisuja.

Research What ‘ s Available

your goals and deal breakers established, your team is well equiped to research solutions and contact vendors. Kerää mahdollisimman paljon tietoa verkosta, messuilta ja demoilta.

Tässä muutamia alkukysymyksiä, jotka kannattaa kysyä itseltään:

• vastaako myyjän ratkaisu tavoitteitasi?
• täyttääkö ohjelmisto pakolliset vaatimukset?
• kuinka sujuvasti toteutusprosessi etenee? Miten toteutusprosessin pituus vaikuttaa tavoitteisiisi.
• kuinka kestävä ja skaalautuva ratkaisu on? Etsi ohjelmistoja, jotka helposti integroituvat muihin järjestelmiin (verkkokokoelmat, padot, konservointi jne.) ja voi tukea tarpeitasi niiden muuttuessa tulevaisuudessa.
• parantaako tämä järjestelmä viestintää ja yhteistyötä kokoelmaasi liittyvissä toimissa?
• millainen maine kullakin myyjällä on? Löydätkö tosimaailman tilejä, tapaustutkimuksia tai viittauksia?
• voiko tämä järjestelmä vakiinnuttaa muiden järjestelmien toimivuuden?
• onko myyjällä kokemusta mallistosi tyypistä ja koosta?
• kuinka yhteensopiva uusi ohjelmisto on olemassa olevan IT-infrastruktuurin kanssa?

Tarkenna valintaasi

nyt on aika rajata vaihtoehdot lopulliseen valintaan.

• Järjestä tarvittaessa lisää esittelyjä ja keskusteluja huippumyyjävalintasi kanssa.
• harkitse sijoitetun pääoman tuottoa. Yksilöi kuhunkin CMS-ratkaisuun liittyvät kustannukset ja sen jälkeen sekä taloudelliset että ei-rahalliset hyödyt.
• Viimeistele toimittajan valinta.

uuden järjestelmän ei pitäisi vain korvata nykyistä järjestelmää, vaan sen pitäisi auttaa laitosta toimimaan tehokkaammin ja samalla tukea kokoelmaasi tulevaisuudessa.

lisäksi kokoelmatyösi ei ole olemassa erillisenä, joten ohjelmistosikaan ei pitäisi. Ajattele isosti ja suojaa kokoelmaasi ja resurssejasi sijoittamalla yrityksen kokoelmanhallintaekosysteemiin, ei erilliseen CMS: ään. Muista huolellisesti arvioida tarpeitasi tutkimusprosessin aikana, ja harkita vaihtoehtoja, jotka parhaiten säästää aikaa, rahaa ja turhautumista.

jos haluat lisätietoja siitä, miten Galleriajärjestelmät voivat auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi, tarkastella CMS-esittelyä tai pyytää konsultaatiota asiantuntijaltamme, ota meihin yhteyttä jo tänään.