Capricia Marshallin uudessa kirjassa Case for Enduring Power of Protocol / Washington Diplomat

pandemian, protestien ja arvaamattomasti kukoistavan presidenttikauden aikana protokolla saattaa tuntua menneisyydeltä.

mutta Capricia Penavic Marshall, joka toimi presidentti Barack Obaman protokollapäällikkönä ja presidentti Bill Clintonin sosiaalisihteerinä, sanoo protokollan ikivanhan taidon olevan yhtä relevantti kuin aina auttamassa ihmisiä esittelemään “parasta itseään”-ja hän tarjoaa eläviä esimerkkejä sen merkityksestä uudessa kirjassaan “Protocol: The Power of Diplomacy and How to Make It Work for You.”

kirjassa Marshall kuvailee protokollaa ” sosiaalisen käyttäytymisen ohjeistukseksi, kehykseksi kuinka vuorovaikutuksessa ja kommunikoida.”

puhelinhaastattelussa diplomaatti kuvaili asiaa samaistuttavammin sanoen, että protokolla ei koske vain presidenttejä, vaan myös ihmisiä kaikenlaisissa arkisissa tilanteissa.

” kyse ei ole oikeastaan vain G7-maiden tai ydinasekokousten valmistelusta. Se on todella kaikille, jotka haluavat projekti ammattimaisempi ja kiillotettu ulkonäkö. Kuten sanoin-heidän paras itsensä”, hän kertoi meille. “Miksi et haluaisi omaksua näitä työkaluja ja käyttää niitä omaksi hyödyksesi?”

Marshall sanoi kirjoittaneensa kirjan, koska hän halusi jakaa vuosikymmenten aikana oppimiaan työkaluja, jotka voisivat olla “erittäin hyödyllisiä niille, jotka ovat kiinnostuneita siirtämään neulaa bisnesneuvottelussaan tai lisäämään henkilökohtaista vuorovaikutustaan — olipa kyse sitten lapsen auttamisesta collegehaastattelussa tai sopimuksestasi katontekijän kanssa.”

” minulle tulee joskus mieleen poikani käyttämä fraseeraus: olet enemmän herännyt ihminen. Olet vain tietoinen, ja on todella tärkeää, että tänään on se itsetietoisuus ja tietoisuus muista … tietämällä enemmän heidän taustastaan, heidän perinteistään, heidän mieltymyksistään, heidän vastenmielisyyksistään, ” hän sanoi.

siinä mielessä Marshall sanoo protokollan tulevan alas kunnioituksesta ja suhteista.

“onko sillä todella niin suuri merkitys, Jos tarjoilee vieraan kulttuurin kieltämää ruokaa tai kohottaa maljan saksalaisen tai japanilaisen asiakkaan kanssa?”hän kirjoittaa. “En voi toistaa tarpeeksi, että se tekee. Eikä vain siksi, että olet ‘rikkonut protokollaa’ tai ‘ rikkonut sääntöä. Olet luonut vähättelyn kunnioituksen sijaan. Olette asettaneet esteen yhdistämiselle liikkua nopeasti aiotulla tiellä.”

esimerkiksi tittelin mankelointi tai hierarkian sivuuttaminen puhuttelemalla keskijohtajaa ennen toimitusjohtajaa “lähettää viestin, että et välittänyt oppia heidän kulttuurisista normeistaan ja että olet piittaamaton heidän ammatillisista identiteeteistään”, hän kirjoittaa. “Silloinkin, kun tavoitteena on lähinnä suostutella — kuten diplomatiassa tai liike — elämässä usein on-tuon särmän saaminen alkaa suhteen lujittamisesta tai parantamisesta.”

ja sen suhteen takominen vaatii kotitehtäviä — “valmistautuminen on kuningas”, Marshall kirjoittaa — ja empatiaa, jota hänen mukaansa sekä presidentti Obamalla että ulkoministeri Hillary Clintonilla oli runsaasti.

Marshall kertoi, että sekä Obamat että Clintonit “ovat menestyneet uteliaisuutensa, kuuntelukykynsä, yhteistoimintansa ja kokeneiden neuvonantajien ympäröimänä ja sitten heille annettujen neuvojen mukaisesti. Heidän empaattinen olemuksensa ja nöyryytensä johtivat suureen yhteistyöhön.”

Marshallin ylistys entisille pomoilleen herättää kysymyksen siitä, mitä hän ajattelee Valkoisen talon nykyisestä asukkaasta, joka tuntuu nauttivan sääntöjen rikkomisesta aina tilaisuuden tullen.

kun Marshallilta kysyttiin presidentti Trumpin epäsovinnaisesta suhtautumisesta protokollaan ja etikettiin, hän nauroi vuolaasti, mutta diplomaattisille vaistoilleen uskollisena ei suostunut kommentoimaan johtamistyyliään.

” En osaa sanoa, mikä on nykyisen Valkoisen talon toimintatapa”, hän kertoi meille, ” mutta tiedän vain omasta kokemuksestani, työskenneltyäni presidentti Clintonille ja presidentti Obamalle, että he loppujen lopuksi noudattivat protokollaa, koska he todella pitivät sitä tehokkaana työkaluna käyttää sekä ulkopoliittisissa operaatioissaan että kotimaan operaatioissaan.”

vaikka useimmat ihmiset kohtuudella olettaisivat, että kova valta merkitsee enemmän kuin pöydän kattaukset, Marshallin mukaan pienet yksityiskohdat, kuten huoneen koko ja sisustus, ovat edelleen tärkeässä roolissa, jopa kaikkein vakavimmissa neuvotteluissa.

hän kirjoittaa Obaman ja Venäjän presidentin Vladimir Putinin tapaamisesta G20-huippukokouksessa vuonna 2012 samaan aikaan, kun jännitteet Syyriasta, Pohjois-Koreasta ja Iranista kasvoivat.

“kaikista presidentti Obaman tapaamista johtajista presidentti Putin oli ainoa, joka näki neuvottelut nollasummapelinä”, hän kirjoittaa ja toteaa, että hänen valmistelemissaan järjestelyissä oli kyse “valtadynamiikan tasapainottamisesta.”

tätä varten hän keskittyi sen huoneen fyysiseen dynamiikkaan, jossa tapaaminen tapahtuisi. Marshall oli iloinen matalista katoista, koska hän uskoo, että alakatot auttavat ihmisiä “ajattelemaan konkreettisemmin”, kun taas korkeat katot ” saavat ihmiset ajattelemaan abstraktimmin.”

hän pystytti pöydän, joka oli tarpeeksi suuri 12 edustajalle, mutta tarpeeksi pieni luomaan läheisyyttä — “sitä parempi katsoa toisiaan suoraan silmiin”, hän kirjoittaa.

Marshall varmisti myös, että kukissa oli paljon vihreää (jolla hänen mukaansa on rauhoittava vaikutus), ne olivat hajustamattomia (allergioita) ja leikattuja, jottei kukaan näkisi niitä.

hän kirjoittaa, että kokous sujui hyvin — jyrkässä vastakohdassa vuotta myöhemmin pidettyyn seuraavaan kokoukseen, joka pidettiin synkässä ympäristössä, jossa oli karu Valaistus, kömpelö istumajärjestys eikä ruokaa tai vettä.

” tuo toinen tapaaminen, joka olisi voinut hyödyntää edellisen vuoden momentumin ja viedä suhdetta edelleen eteenpäin, oli pysähtynyt. Protokolla sekä lupaava tulos olivat kadonneet”, hän kirjoittaa.

on tietysti hyvin kyseenalaista, oliko tuolien sijoittelulla mitään vaikutusta siihen, että kahden johtajan välinen poliittinen kuilu siinä vaiheessa syveni.

mutta Marshall tarjoaa kirjassaan toisen esimerkin, joka suoraan havainnollistaa, miten protokollan rikkomisella voi olla vakavia poliittisia seurauksia.

hän kutsui sitä yhdeksi “kammottavimmista tarinoistaan”, joka ” tulee elämään kanssani hyvin, hyvin pitkään.”

onnettomuus tapahtui vuonna 2010 Yhdysvaltain ja ASEANIN huippukokouksessa New Yorkissa. Kaikki Kaakkois-Aasian jäsenmaiden liput olivat rivissä pöydän takana, jossa valtionpäämiehet, mukaan lukien Obama, istuisivat. Paitsi että Filippiinien lippu oli ylösalaisin-kömmähdys, jonka Filippiinien lehdistö ja sosiaalinen media huomasivat nopeasti.

lipun ripustaminen ylösalaisin on tietysti sinänsä loukkaavaa. Mutta Filippiineillä ylösalaisin oleva lippu on merkki siitä, että valtio on sodassa.

Marshall tiesi jonkin olevan vialla, kun ryhmä kansallisen turvallisuusneuvoston ja ulkoministeriön virkamiehiä tuli rynnistäen häntä kohti.

hän myönsi heti virheen ja pyysi anteeksi Filippiinien suurlähettiläältä, joka otti anteeksipyynnön vastaan “hyvin nopeasti ja suurella ystävällisyydellä ja huomaavaisuudella”, hän sanoi.

” en tiennyt, että lisäksi presidenttini suunnitteli tapaamista Filippiinien presidentin kanssa keskustellakseen kiireellisestä poliittisesta kysymyksestä.”

Niinpä Marshall suuntasi tiiminsä Obamalle perustamaan yksityiseen alkoviin kertomaan huonoja uutisia.

“kävin läpi, mitä oli tapahtunut, selitin jatkotoimet, esitin syvimmät, syvimmät anteeksipyyntöni hänelle-ajatellen koko ajan, että tämä on varmasti tulenkestävä rike”, hän muisteli.

mutta presidentti — johon hän viittaa kirjassaan “ei-dramaattinen Obama” – sanoi yksinkertaisesti: “Capricia, ymmärrän täysin. Kiitos kaikesta, mitä olet tehnyt. Varmistamme, ettei se toistu. Eikö niin?”

hänen vastauksensa: “Ehdottomasti sir, se ei tule koskaan toistumaan.”

“, eikä se koskaan menestynyt. Lipuissa oli aina kuudesta kahdeksaan silmää. Me kaikki harjoittelimme lippua. Me todella ampaisi meidän peli varmistaa, että emme koskaan horjunut”, hän kertoi.

” mutta tämä on esimerkki siitä, kuinka tärkeä protokolla on. Ne yksityiskohdat, jotka menevät paikoilleen, joita ihmiset eivät usein tiedä, voivat olla yksinkertaisia eleitä, jotka tekevät niin uskomattoman eron.”Marshallin huomio protokollasta toistaa yhteistä kertosäettä, jota tiedusteluyhteisössä on kuultu: ihmiset kuulevat vain epäonnistumisista, eivät onnistumisista.

mutta oli yksi menestys, joka nousi otsikoihin-koska se oli päinvastainen kuin ne otsikot, jotka Obama sai useita vuosia aiemmin.

se tapahtui vuonna 2009, kun presidenttipari tapasi kuningatar Elisabet II: n Buckinghamin palatsissa. Lahjojen vaihtaminen valtionpäämiesten kesken on aina painavaa, mutta kuten Marshall selitti, Se saa lisää merkitystä briteille ja heidän rakkaalle monarkialleen.

Obama ei siis saanut brittilehdistöltä korkeita arvosanoja antaessaan kuningattarelle iPodin. IPodissa oli kuulemma videoita ja kuvia hänen vuoden 2007 matkaltaan USA: han, ja hän sai myös harvinaisen laulukirjan, mutta vaihto muistutti aikaisempaa suutaria, kun Britannian pääministeri Gordon Brown antoi Obamalle kynätelineen, joka oli veistetty Anti-orjalaivan puusta samalla kun presidentti antoi hänelle … laatikollisen DVD-levyjä.

Niinpä Marshall sanoi tiiminsä “käyneen ylikierroksilla” sillä hetkellä, kun vuoden 2009 vierailusta ilmoitettiin. Hän sovelsi mantraansa ” ennen kaikkea suunnitelma, suunnitelma, suunnitelma. Sanon aina: ‘epäonnistu suunnittelemaan, suunnittele epäonnistuvasi.”

“ymmärsimme, että oli vähän epäselvää, mitä amerikkalaiset toisivat hänen majesteetilleen tällä kertaa”, hän sanoi ripauksella hilpeyttä viitaten surullisenkuuluisaan iPodiin.

niinpä hänen tiiminsä tutki, millaisia lahjoja kuningatar oli saanut vuosien varrella, erityisesti Yhdysvalloista

Marshall kertoi, että lahjanvaihdon ja muiden protokollatapojen pointti on se, että ne eivät saa koskaan kääntää huomiota pois vierailun varsinaisista käytännöistä ja tarkoituksesta.

” sekä Yhdysvaltain ja Britannian väliset vierailut. on erityisen tärkeää, koska korostetaan erityistä suhdetta”, hän sanoi. “Me todella halusimme tämän olevan koskettava ja puhua siitä erityisestä suhteesta.”

protokollaryhmän Obamalle esittämästä optiolistasta hän valitsi nahkasidonnaisen portfolion, joka sisälsi muistoesineitä kuningattaren isän, kuningas Yrjö VI: n viimeiseltä vierailulta Yhdysvaltoihin

“sen me tiesimme, että hän rakasti isäänsä ja … hän rakastaa tavaroiden keräilyä. Ja niinpä kun hänen majesteettinsa avasi kirjan, haluan sanoa, että näin hänen silmissään vain himmeimmän piristyksen, kun hän katsoi presidenttiä ja kiitti tätä todella paljon lahjasta, Marshall muisteli.

myös presidentin puoliso antoi kuningattarelle Tiffanyn rintakorun. “ja hän on pitänyt rintakorua mielestäni merkkinä, tai ehkä symbolina, muutamissa erikoistilanteissa viime aikoina nykyisen hallinnon aikana, mikä todella tuo hymyn kasvoilleni”, Marshall totesi.

sillä välin prinssi Philip — innokas ratsastaja — sai puraisuja vaunuponeihinsa ja prinssi Charles — ympäristönsuojelija — sai taimikoita Mount Vernonista, Monticellosta ja Valkoisesta talosta.

Marshall kosketti tukikohtaa protokollatiiminsä kanssa ja sai toivomansa päivityksen: “Yes, yes, they are saying on the television that the Americans got it right!”hän muistelee nauraen. “Olimme vain niin, niin innoissamme.”

jokaiseen tehtävään ei tietenkään liity kuninkaallisia. Suuri osa Marshallin työstä käsitti yhteydenpidon Washington D. C: hen lähetettyihin ulkomaisiin diplomaatteihin. Siihen sisältyi Protokollatoimiston allekirjoitus “Experience America” – ohjelma, joka on vienyt suurlähettiläsryhmiä niinkin erilaisiin paikkoihin kuin Alaska, Wyoming, Texas, New Orleans, Seattle ja Little Rock, Arkansas (Katso myös” Arkansas Odyssey: Ambassadors Experience the Natural State ” The Diplomat-lehden helmikuun 2013 numerossa).

tarkoituksena on paitsi solmia liikesuhteita, myös antaa diplomaateille mahdollisuus kokea amerikkalaista elämää Beltway-kuplan ulkopuolella.

Marshall korostaa jatkuvasti “kulttuurisen älykkyysosamäärän” — muiden kulttuurien arvostuksen ja tuntemuksen — merkitystä, jonka hän kehitti meksikolaisen äidin ja kroatialaisen isän ensimmäisen sukupolven maahanmuuttajatyttärenä.

hän kirjoittaa, että amerikkalaiseen elämään sopeutuminen oli hänen vanhemmilleen haastavaa, mutta yksi tapa, jolla Marshall pystyi pysymään yhteydessä perintöönsä, oli äitinsä usein keittämien meksikolaisten ruokien kautta.

Marshall siirsi tämän ruoan arvostuksen kulttuurisena siltana ulkoministeriöön, jossa hän loi diplomaateille aloitteen kansojensa ruokaperinteiden jakamisesta.

Marshall myös edisti muotia pehmeänä vallankäyttäjänä järjestäen tapahtumia, joissa esiteltiin eri maiden muotityylejä Kosovosta Nigeriaan.

noissa tapahtumissa esiteltiin myös hienovaraisesti naisdiplomaattien vaikutusta alalla, joka on edelleen pitkälti miesvaltainen.

Marshall omistaa kirjassaan kokonaisen luvun ” negotiating while female.”Hän kirjoittaa, että vaikka naiset ovat ottaneet suuria harppauksia,” monissa kulttuureissa naisilta edellytetään yhä erilaista ulkonäköä ja käyttäytymistä liike-elämässä.”

yksi kikka, jota hän käyttää, on “neljän tuuman platform heels (with gel inserts for comfort)”, joka antaa hänelle lisää itseluottamusta, mikä tuli tarpeeseen, kun hän toivotti Putinin tervetulleeksi Valkoiseen taloon.

” olin avokkaissani lähes silmästä silmään hänen kanssaan, mistä olin yhtäkkiä hyvin tietoinen (hänen kerrotaan pyytäneen Kremlissä vierailevia naisia välttämään korkokenkien käyttöä)”, hän kirjoittaa.

Marshall antaa myös neuvoja erityisesti nuorille työelämässä. Hän kirjoittaa, että vaikka yrityskulttuuri on muuttunut yhä huolettomammaksi, ihmisten tulisi silti muistaa käyttää slangia ja lyhenteitä väärinkäsitysten välttämiseksi. Eikä haamuja! Hän sanoo, että nuoret tekstarit aliarvioivat käsinkirjoitetun viestin kestävän voiman-tai jopa kauan kadoksissa olleen taidon — hengästyä! – puhelu.

vaikka osa Marshallin kirjasta sisältää perusasioita ja kieltoja, joista monet ihmiset ovat tietoisia(lujat kädenpuristukset, ei kiroilua jne.), jotkut suositukset voivat tulla yllätyksenä.

hän esimerkiksi neuvoo olemaan käskemättä ihmisiä istumaan missä haluaa. “Kun olen saanut valita, olen huomannut, että aina on se hetki, jolloin ihmiset jähmettyvät tietämättä, missä istua.”

syö myös kaikki ruoka, mitä isäntä sinulle tarjoilee, oli se mitä tahansa. (Hillary Clintonille se merkitsi tamman maidon alasajoa mongolialaiselta paimentolaisperheeltä.)

mitä tulee täydennyksiin? Hyväksy ensimmäinen tarjous ja hylkää loput.

miten olisi kohteliaasti itsensä vapauttaminen cocktail-kutsuilla käydystä keskustelusta? “Esittele kaksi ihmistä ja anna heidän puhua ennen kuin siirryt eteenpäin.”

osa Marshallin vinkeistä on myös täynnä röyhkeää huumoria.

hän muistuttaa lukijoita siitä, että “nälkäinen diplomaatti ei ole onnellinen diplomaatti” ja kehottaa naisia olemaan ajattelematta liikaa eleitä kuten miehet, jotka pitävät heille ovia auki. “Se on ovi, ei kosinta.”

mutta ehkä kaikkein hyödyllisin osa kirjasta on takana, jonka liitteenä on protokollamääritelmiä ja vinkkejä — eräänlainen lunttilappu — sisältäen kokonaisen osion ihmisten tervehtimisen vivahteista suudelmilla. (Esimerkiksi Albaniassa se on kaksi suukkoa, oikealta vasemmalle; halaukset ovat OK, liian, ja niihin liittyy poski asetettu otsaan.)

osa noista tavoista on kuitenkin jäänyt koronaviruspandemian vuoksi mauttomiksi, mikä on johtanut kontaktittomaan maailmaan, jossa suuteleminen ja jopa kättely saattavat vanhentua.

Marshall kertoi käyttäneensä paljon aikaa miettiessään, miltä pandemian jälkeinen vuorovaikutus voisi näyttää.

yksi mahdollisuus on esimerkiksi ottaa Namaste-jousi tervehdykseksi.

hän sanoi, että avain tämän uuden maailman navigointiin tulee olemaan selkeiden odotusten asettaminen kotiasi ja yritystäsi kohtaan.

” Vaaditko ihmisiä pitämään naamiota kodissasi vai etkö? Ja jos joku tulee kotiisi naamari päässään, Tarjoatko hänelle kohteliaisuutta käyttää sitä myös?”hän sanoi. “Aseta odotukset ja sitten kaikki toimivat sen mukaan.”

Marshall sanoi, että siinä protokollalla on kriittinen rooli, koska se auttaa ihmisiä “löytämään lohtua säännöistä ja odotuksista, jotta he tietävät miten olla vuorovaikutuksessa, oli kyse sitten hallinnosta, liike-elämästä tai sosiaalisesta vuorovaikutuksesta. Asiat ovat muuttuneet huomattavasti viruksen jälkeen. Haluamme yhä ihmiskontaktimme. On tärkeää, että olemme yhdessä, mutta miten teemme sen turvallisesti?

” ja niin olen todella miettinyt tätä ja tärkein mantrani on aina ollut, että mitä ikinä teetkin, suoritat sen ystävällisyydellä, harjoitat vakautta ja olet kärsivällinen, koska olemme kaikki tässä yhdessä.”

tekijästä

Anna gawel (@diplomatnews) on the Washington Diplomat-lehden vastaava päätoimittaja.