kuinka standardoida allekirjoitukset yrityssähköposteissa-askel askeleelta opas

: tämä blogikirjoitus päivitettiin 12.elokuuta 2020.

jos luet tätä, olet varmaankin jo hyvin tietoinen siitä, kuinka tärkeää on saada yrityspostin allekirjoitus yrityssähköposteihisi. Hienoa, mutta tajuavatko muutkin työkaverisi sen? Voit käyttää online kirjeenvaihto alustana edistää oman tuotemerkin ja levittää yrityksesi arvot. Kuitenkin, se ei ole tehokas, jos kaikki työntekijät luoda sähköpostin allekirjoitukset omasta. Miten se ratkaistaan? Tarvitset vain virallisen, standardoidun sähköpostin allekirjoitusmallin yrityksellesi. Sitten, sinun täytyy toteuttaa se kaikille käyttäjille. Tässä artikkelissa, aion opastaa helppo email allekirjoitus standardointi prosessi.

yhtenäistä sähköpostisi allekirjoitussuunnitelma

brändisi imago on myyntivalttisi, joten on tärkeää sisällyttää se jokaiseen lähtevään yrityspostiin. Jähmettääksesi brändi-identiteettisi, sinun täytyy luoda alkuperäinen ja johdonmukainen muotokuva organisaatiostasi, joka näkyy sähköpostiviestinnässä. Voit tehdä sen, voit:

• delegoi yksi henkilö hallitsemaan kaikkien käyttäjien sähköpostien allekirjoituksia.
• hankkiudu eroon koristefonteista, inspiroivista lainauksista ja epäasiallisista kuvista työntekijöiden sähköposteista.
• varmista, että sähköpostin allekirjoituspohja ei ole liian pitkä, mutta sisältää kaikki tarvittavat tiedot.
• analysoi jokaisen sähköpostin allekirjoituslohkoon sisältyvän kohteen merkityksellisyys.

muokkaa allekirjoituksia yrityksesi tarpeiden mukaan

koska sähköpostien allekirjoituksia pidetään sähköisinä käyntikortteina, varmista, että kaikki käyttäjät ovat luoneet oikein sähköpostien allekirjoitukset henkilökohtaisine yhteystietoineen. Voit muokata yrityksen allekirjoituksia ottaen huomioon lähettäjän nimen, aseman ja osaston.

esimerkiksi sisäisessä IT-allekirjoituksessa tulee olla perustiedot yhteystiedoista. Sisäiseen viestintään ei tarvitse laittaa hienoja markkinointibannereita, yrityksen fyysistä osoitetta tai vastuuvapauslauseketta. Tutustu sisäinen allekirjoitus inspiraatio alla.

toisaalta, kun suunnittelet allekirjoitusta myyntitiimille, sen tulisi sisältää laajennetut yrityksen tiedot, logo, markkinointibannerit, sosiaalisen median kuvakkeet ja vastuuvapauslauseke lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi.

käytä visuaalisia kuvia houkuttelemaan ihmisiä

Hyvin suunnitellut grafiikat sähköpostin allekirjoituksessa voivat helposti kiinnittää käyttäjien huomion, joten älä epäröi käyttää niitä hyväksesi.

• lisää yrityksen logo kaikkiin sähköpostien allekirjoituksiin.
• varmista, että logo on hyvin esillä ja linkit yrityksesi verkkosivuille.
• lisää käyttäjien kuvat sähköpostisi allekirjoituksiin. Ne osoittautuvat luottamusta voittaviksi ja tekevät verkkoviestinnästä ystävällisempää.

lisää linkkejä sivustoosi ja sosiaalisiin profiileihin

hyperlinkit ovat tärkeä osa sähköpostisi allekirjoitusta. Ne voivat helposti lisätä liikennettä sivustoosi tai sosiaalisen median profiileihin ja auttaa vastaanottajia helposti vuorovaikutuksessa yrityksesi kanssa.

jotta se olisi hyödyllinen osa allekirjoitusta, varmista:

• Sisällytä linkit arvokkaimpiin Online-resursseihisi. Muista pitää ne aina ajan tasalla, jotta asiakkaat eivät koskaan pidä niitä harhaanjohtavina.
• lisää Facebookiin, LinkedIniin tai muihin yritystesi kannalta tärkeisiin sosiaalisen median profiileihin linkitettyjä sosiaalisen median kuvakkeita.
• Aseta teksti tai painike hyperlinkkiin esim. kokousaikataulu tai keskusteluruutu nopeampaan ja suorempaan viestintään yrityksesi ja asiakkaidesi välillä

yllä olevassa esimerkissä sähköpostin allekirjoitusmalli koostuu linkeistä sosiaalisen median profiileihin, yrityksen verkkosivuille, markkinointiresursseihin, joissa on vinkkejä liiketoiminnan kasvattamisesta, blogiin, kuinka-artikkeliin rahan säästämisestä ja tuoteportfolioon. Niin, voit käyttää melko suuri määrä linkkejä yhden allekirjoituksen ilman ylivoimainen vastaanottaja (jos malli on hyvin suunniteltu).

Stay compliant with legal requirements

detailed information about your company in email signatures is often required by law. Lisäksi hyvin kirjoitetut vastuuvapauslausekkeet auttavat sinua suojelemaan luottamuksellisuuttasi ja noudattamaan lain vaatimuksia. Voit esimerkiksi sisällyttää vastuuvapauslausekkeeseen linkkejä palveluidesi käyttöehtoihin tai peruuttaa tilauksen noudattaaksesi GDPR: n määräyksiä. Ammatillinen vastuuvapauslauseke auttaa myös luomaan läpinäkyvää yrityskuvaa ja rakentamaan luottamusta.

kärki: Sisällytä vastuuvapauslausekkeet alareunassa kaikki ulkoiset sähköpostit pysyä lainsäädännön vaatimusten ja luoda ammatillinen yrityksen ilmeen.

Lue lisää vastuuvapauslausekkeista

Tarkista allekirjoituksesi mahdollisten virheiden varalta

Kuvittele vastaanottavasi viestin, jossa sähköpostin allekirjoitus on punaisella Xs kuvien, Rikkinäisten linkkien tai jopa kielioppivirheiden tai kirjoitusvirheiden sijaan. Kuulostaa roskapostilta,eikö? Siksi sinun pitäisi aina varmistaa yrityksen sähköpostin allekirjoitukset ovat virheettömiä.
ennen kuin käytät allekirjoitustasi yrityssähköposteissa, varmista, että:

• Säädä sähköpostisi allekirjoitukset eri sähköpostiohjelmiin ja mobiililaitteisiin. Voit keskittyä niihin suosituimpiin ja tarkistaa, miten allekirjoituksesi näkyy niissä.
• tarkista vielä allekirjoitustekstisi mahdollisten kirjoitusvirheiden tai virheiden varalta. Virheetön allekirjoitus jähmettää imagosi ammattilaisena.
• Napsauta kaikkia allekirjoituksessasi olevia linkkejä nähdäksesi, toimivatko ne oikein ja johtavatko ne asianmukaisiin verkkosivustoihin ja sosiaalisiin profiileihin.

Hallitse sähköpostien allekirjoituksia

kun sinulla ei ole ratkaisua keskitetysti hallita sähköpostien allekirjoituksia, voi olla vaikeaa tarjota standardoituja allekirjoituksia kaikille työntekijöille, mutta ei mahdotonta. Se vain vaatii työtä ja aikaa:

1. Suunnittele yrityksen sähköpostin allekirjoitusmalli niin, että se täyttää yrityksen vaatimukset (Tarkista sähköpostien Allekirjoitusmallit ja ilmainen sähköpostien allekirjoitusten generaattori).*
2. jakele se loppukäyttäjille.
3. varmista, että allekirjoitus on toteutettu oikein kaikissa yrityksesi sähköpostiohjelmissa ja laitteissa. Tämä voi vaatia sinua henkilökohtaisesti menemään jokaiselle työasemalle vaihtamaan allekirjoituksen manuaalisesti.

alta voit katsoa lyhyen animaation siitä, kuinka vaikeaa sähköpostien allekirjoitusten käyttöönotto on.

*jos käyttäjät käyttävät useampaa kuin yhtä sähköpostiohjelmaa, sinun on valmisteltava kunkin allekirjoitus.

manuaalisen allekirjoituksen hallinnan rajoitukset

tämän menetelmän suurin ongelma on se, että sinun on joko luotettava siihen, että työntekijät asettavat sähköpostin allekirjoituksensa oikein tai tekevät sen itse manuaalisesti. Se ei ehkä näytä olevan hankala yritykselle, jossa on 30 työntekijää, mutta kun yritykselläsi on satoja tai tuhansia käyttäjiä, tämä voi olla lähes mahdotonta hallita tehokkaasti allekirjoituspäivityksiä.

allekirjoitusmallin käyttöönottoon liittyvien ongelmien lisäksi on myös tiettyjä sähköpostiohjelmia koskevia rajoituksia, jotka on otettava huomioon sähköpostien allekirjoituksia suunniteltaessa. Esimerkiksi allekirjoituksen suunnitteluominaisuuksia kavennetaan usein, jos sinulla ei ole pääsyä allekirjoituksen HTML-lähdekoodiin. Ja allekirjoitusta on vaikea virittää niin, että se näkyy hyvin vastaanottajan näytöllä (mukaan lukien mobiililaitteet!).

Natiiviratkaisu allekirjoitusten hallintaan

Office 365 (Microsoft 365) ja Exchange Server mahdollistavat sähköpostien allekirjoitusten hallinnan ja käyttöönoton missä tahansa yrityksen postilaatikoiden laajuudessa. Jotta allekirjoitukset voidaan sisällyttää käyttäjien viesteihin, sinun on:

1. valmista HTML-lähdekoodi sähköpostin allekirjoitusmalli, joka sisältää Active Directory paikkamerkit (tarkista ilmainen sähköposti allekirjoitus generaattori ilmaiseksi malleja).
2. Määritä sähköpostivirtasääntö, joka lisää mallin käyttäjien sähköposteihin.

Lue lisää allekirjoitusten käyttöönotosta Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Opi yhdistämään sähköpostien allekirjoitukset Office 365: ssä.

natiiviratkaisujen rajoitukset

tässä tapauksessa sähköpostin allekirjoituksen keskitetty hallinta on mahdollista, mutta rajoitettua. Kumpikaan Exchange Server, eikä Office 365 erottaa yksittäisiä sähköposteja sisällä keskustelun kierre, sijoittamalla kaikki allekirjoitukset alareunassa viestiketjun. Mikään niistä ei myöskään tue upotettuja kuvia, joten vastaanottaja vastaanottaa ne kaikki liitteinä. Lisäksi allekirjoitukset eivät näy käyttäjien Lähetetyt-kansiossa, joten et voi tarkistaa, onko allekirjoituksesi lisätty oikein. Siksi, jos haluat olla kehittyneempiä sähköpostin allekirjoitukset, joiden avulla voit enemmän joustavuutta, niin saatat joutua katsomaan kolmannen osapuolen ratkaisu sähköpostin allekirjoituksen hallinta.

CodeTwo solutions for email signature management

Check out how CodeTwo solutions can help you in email signature management.

CodeTwo Email Signatures for Office 365

tämä pilvipohjainen ratkaisu mahdollistaa keskitetyn sähköpostien allekirjoitusten hallinnan kaikille Office 365 (Microsoft 365) – organisaation käyttäjille. Voit käyttää sitä luomaan kehittyneitä sähköpostin allekirjoitusmalleja intuitiivisessa WYSIWYG-muokkaimessa, joka ei vaadi HTML-tietämystä. Voit käyttää sitä helposti lisätä kuvia, muuttaa tekstin väriä, tai lisätä hyperlinkkejä.

tämä ratkaisu on sinulle, jos haluat:

• luo yhtenäinen yrityksen laajuinen sähköpostien allekirjoitukset ja hallinnoi niitä Office 365-organisaatiossasi yhdestä paikasta.
• käytä erilaisia mobiililaitteita ja sähköpostiohjelmia äläkä huolehdi allekirjoitusten säätämisestä.
• vedä käyttäjien tiedot Azure Active Directorysta.
• luo allekirjoituksia helppokäyttöisellä mallipohjaeditorilla tai valitse jokin ennalta määritetyistä sähköpostin allekirjoitusmalleista sisäänrakennetusta Mallikirjastosta.
• lisää markkinointisisältö ja mittaa sen tulokset.
• Näytä allekirjoitukset uutta viestiä kirjoitettaessa ja Lähetetyt-kansiossa sähköpostin lähettämisen jälkeen.

voit suorittaa ilmaisen 14-kokeilun nähdäksesi, miten se toimii

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules on allekirjoitusten hallinta, joka on suunniteltu auttamaan sinua luomaan ammattimaisia sähköpostien allekirjoituksia paikan päällä Exchange Server-palvelimelle ilman, että käyttäjien koneilla on mitään ylimääräistä.

tämä ohjelmisto tarjoaa sinulle monia hyödyllisiä ominaisuuksia:

• täydellinen keskitetty hallinta sähköpostien allekirjoitukset ja vastuuvapauslausekkeet.
• lisätään allekirjoitukset aivan viimeisimmän vastauksen alle, ei alareunaan.
• allekirjoitukset voidaan näyttää käyttäjien lähettämät kohteet-kansiossa, jotta he voivat tarkistaa, onko allekirjoitus lisätty heidän sähköposteihinsa oikein.
• intuitiivinen HTML-Allekirjoitusmuokkain, jolla voit luoda kaikki allekirjoitusmallit ilman HTML-koodauksen asiantuntemusta.
• kyky lisätä kuvia ja logoja inline-liitteinä. Vastaanottajat saavat ne näkyviin automaattisesti ilman tarvetta ladata tai avata kuvia ulkoisesti. Tämän ansiosta allekirjoituksiin voi lisätä mainosbannereita, käyttäjien kuvia tai call-to-action-painikkeita.
• Rules Scheduler, jonka avulla voit määrittää tarkat päivämäärät, kun haluat allekirjoitussääntöjäsi sovellettavan. Ohjelmisto tekee sen automaattisesti annettuna päivänä.
• allekirjoituksia ei tarvitse hallinnoida vain IT – osasto-CodeTwo-ohjelmistolla voit delegoida allekirjoitusten suunnittelun ja kokoonpanon markkinointitiimille.
• mahdollisuus toteuttaa käyttäjien tietoja paikkamerkintöjen vetäessä tietoja Active Directorysta. Lisäksi, ohjelmisto tukee lisäämällä mukautettuja AD attribuutteja ja automaattinen poistaminen tyhjiä kohtia allekirjoituksia, jos ei ollut AD arvoa tarjotaan.

Täältä voit ladata ilmaisen 30 päivän kokeiluversion CodeTwo Exchange Rules

Smart solutions for your business

aina kun on kyse yritysten sähköpostien allekirjoituksista, on aina hyvä etsiä älykkäitä ja moderneja ratkaisuja, jotka säästävät aikaa ja vapauttavat henkilöresursseja. Siksi CodeTwo keskitetty email allekirjoitus ratkaisut auttavat sinua luomaan erinomaisia allekirjoituksia organisaatiosi. Tämä tehostaa markkinointikampanjoita ja auttaa sinua brändin rakentamisessa jokaisen lähtevän viestin kanssa.

varmista, että vierailet CodeTwo Email Signature for Office 365 ja CodeTwo Exchange Rules virallisilla verkkosivuilla oppiaksesi lisää ja kokeillaksesi ohjelmia ilmaiseksi.

ehdotetut lukemat:

• Työkalut keskitettyyn sähköpostin allekirjoituksen hallintaan
• mitkä fontit ovat parhaita sähköpostin allekirjoituksille?
• kuinka saada kuvat näkymään oikein sähköpostin allekirjoituksissa (ei liitteinä)