Luku 2-yhteistyö tietojärjestelmät

yhteistyö on ryhmä ihmisiä, jotka työskentelevät yhdessä ja jotka kaikki tekevät pohjimmiltaan samantyyppistä työtä jonkin työn suorittamiseksi. Yhteistyö on ryhmä ihmisiä, jotka työskentelevät yhdessä saavuttaakseen yhteisen tavoitteen palaute-ja iterointiprosessin kautta. Yhteistyö voi olla paikka, jossa kaikki osapuolet ovat olemassa ja hyvittävät työtä, mutta yksilöiden laatu ja parantaminen eivät ole läsnä. Yhteistyöhön kuuluu palautteen antaminen, prosessien ja menettelyjen virtaviivaistaminen sekä asianosaisten suorituskyvyn parantaminen.

tehokkaan kriittisen palautteen merkitys

ryhmä, jossa kaikki ovat liian kohteliaita sanomaan mitään kriittistä, ei voi tehdä yhteistyötä. Kuuluisa Charles Darwinin lainaus kuuluu: “Jos kahdella teistä on täsmälleen sama ajatus, emme tarvitse toista teistä.”Kääntöpuolena on se, että jos jokin ryhmä on liian kriittinen ja negatiivinen, jäsenet voivat alkaa epäillä ja vihata toisiaan. Näiden kahden välillä on oltava oikea tasapaino, ja palautteen on sytytettävä tiimiläiset oppimaan toisiltaan. Jos kukaan ei halua ilmaista erilaisia ja jopa epäsuosittuja ajatuksia, kukaan ei opi mitään.

ohjeet kriittisen palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen

kriittisen palautteen antaminen ja vastaanottaminen on tärkein yksittäinen yhteistyötaito. Seuraavassa on ohje tärkeimmistä ominaisuuksista tehokkaan yhteistyön: On innostunut yhteistyömme aiheesta, on avoin ja utelias, puhuu mielensä, vaikka se olisi epäsuosittu näkökulma, palaa minulle ja muille ajoissa, on valmis vaikeisiin keskusteluihin, on tarkkanäköinen kuuntelija, on taitava antamaan/vastaanottamaan kielteistä palautetta, on valmis esittämään epäsuosittuja ajatuksia, on itseohjautuva ja vaatii “vähän huoltoa”, ja paljon muuta.

mitkä ovat kolme kriteeriä onnistuneelle yhteistyölle?

bisnesammattilaisilla tiimien on saavutettava tavoitteensa. Näihin tavoitteisiin voi kuulua päätöksen tekeminen, ongelman ratkaiseminen tai työtuotteen luominen. Kun tavoite on mikä tahansa, ensimmäinen menestyskriteeri on aina vastaus kysymykseen ” teimmekö sen?”Jos kysymykseen lisätään kerroksia, siitä tulee:” teimmekö sen sallitussa ajassa ja budjetissa?”Näissä tapauksissa joukkueet, jotka ylittivät ajan tai budjetin, eivät yleensä pidä tavoitteitaan täytettyinä.

Joukkuekyvyn kasvu

yrityksessä joukkueet kestävät yhdessä kuukausia tai jopa vuosia, joten sopiva kysymysarvioija on aina: “paraniko joukkue?”Tiimit, jotka ovat usein pysyviä, kasvavat hyödyineen ajan myötä, ja kun joukkue paranee, se tulee tehokkaammaksi ja tarjoaa parempaa palvelua jopa mahdollisesti pienemmällä hinnalla. Mutta miten joukkue kehittyy? Keinoja ovat muun muassa parempien työprosessien kehittäminen, omien tehtävien kehittäminen yksilöllisesti, tehtävien ja uusien taitojen opettaminen toisilleen sekä mielekkäiden näkökulmien tarjoaminen toisilleen.

mielekäs ja tyydyttävä kokemus

mikä tekee työstä mielekästä? Tiimin on koettava työ mielekkääksi. Se ei ehkä ole yhtä hohdokasta kuin hengen pelastaminen, mutta jos tehtävä koetaan tärkeäksi, se on paljon mielekkäämpää. Jos työstä annetaan kiitosta ja tunnustus tehtävän suorittamisesta on läsnä, sitä mielekkäämpi työ on. Myös ryhmätyön toverillisuus voi antaa tyydyttävän kokemuksen. Jokainen saa energiaa, kun tuntee olevansa tai olevansa ryhmä ja tekee oman osansa saavuttaakseen jotain arvokasta.

mitkä ovat yhteistyön neljä päätarkoitusta?

tiedottaminen on ensimmäinen ja keskeisin yhteistyötarkoitus. Tiedottamisen tavoitteena on varmistaa, että tiimin jäsenet ideoivat tietoa samalla tavalla mahdollisimman paljon. Tiimin jäsenten on pystyttävä jakamaan tietoa ja kommunikoimaan keskenään, ja heidän on kyettävä ymmärtämään jokainen annettu tulkinta. Näin vältytään tietojen toistumiselta ja päädytään tehokkaampaan ratkaisuun.

päätöksenteko

• operatiiviset päätökset – päätökset, jotka tukevat operatiivista, päivittäistä toimintaa.
• johdon päätökset-päätökset resurssien kohdentamisesta ja käytöstä. Jos esimiespäätös vaatii harkintaa eri näkökulmista, se hyötyy yhteistyöstä suuresti.
• strategiset päätökset – päätökset, jotka tukevat laaja-alaisia, organisatorisia kysymyksiä. Nämä päätökset ovat lähes aina yhteistyöhaluisia.
• strukturoitu päätöksenteko-prosessi, jossa on ymmärretty ja hyväksytty tapa tehdä päätös.
• rakenteeton päätöksenteko – prosessi, jossa ei ole sovittua päätöksentekotapaa.

päätöstyyppi ja päätöksentekoprosessi liittyvät löyhästi toisiinsa. Operatiivisella tasolla tehdään yleensä jäsenneltyjä päätöksiä, ja strategisen tason päätökset ovat yleensä jäsentämättömiä. Yhteistyöjärjestelmässä harvassa strukturoidussa päätöksessä on kyse yhteistyöstä. On jo yleensä määrätty menettely, jota noudatetaan, eikä se vaadi paljon päätöksiä. Rakenteeton taas vaatii paljon yhteistyötä, koska palautetta ja iteraatioita tarvitaan ratkaisevasti. On tarkasteltava erilaisia näkökulmia, ja on keskusteltava alustavista päätelmistä ja mahdollisista tuloksista.

ongelmien ratkaiseminen

ongelma on koettu ero sen välillä, mikä on ja mitä pitäisi olla. Ongelmat ovat havaintokykyä, ja se johtaa siihen, että eri ihmisillä on erilaisia ongelmakäsityksiä. Siksi ongelmanratkaisuyhteistyöryhmän ensimmäinen ja ehkä tärkein tehtävä on ongelman määrittely. Sitten joukkue tarvitsee ymmärtää tavoite ratkaista ongelma, ja on sitä.

projektien hallinta

projektit muodostetaan luomaan tai tuottamaan jotain. Tavoitteena voi olla monenlaisia asioita, ja koska projektit vaihtelevat niin paljon luonteeltaan ja kooltaan, tässä on neljä yleistä projektin vaihetta:

• aloitusvaihe-aloitusvaiheessa määritellään projektin ja tiimin pelisäännöt. Tässä vaiheessa tehtäviin kuuluu projektin määrittely, tiimin jäsenyyden määrittely, projektin määrittely, hankkeen toteutustavan määrittely, projektin laajuuden määrittäminen, roolien määrittäminen ja tiimin sääntöjen laatiminen.
• suunnitteluvaihe-vaihe, jossa päätetään, kuka tekee mitäkin ja mihin mennessä. Työtoiminta tässä vaiheessa määritellään, ja resurssit, kuten henkilöstö, budjetti, ja laitteet osoitetaan kullekin. Myös aikataulut määritetään kullekin tehtävälle ja jäsenelle, ja budjetti voidaan tarkistaa useita kertoja.
• vaiheen projektitehtävät suoritetaan tässä vaiheessa. Johtamisen haasteena tässä vaiheessa on varmistaa, että tehtävät valmistuvat aikataulussa, ja tunnistaa ongelmat aikataulussa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tehtäviä voidaan poistaa ja muuttaa tässä vaiheessa.
• viimeistelyvaihe-tämä vaihe viimeistelee projektin loppuunsaattamisen ja kysyy sen tiimiläisiltä: “Olemmeko oikeasti valmiita?”Jos kaikki työ on tehty, dokumentaation on tapahduttava ja tiedot on tallennettava esteettömään paikkaan.

mitkä ovat Yhteistyötietojärjestelmän vaatimukset?

tietojärjestelmän tavoin yhteistyöjärjestelmässä on jokaisen tietojärjestelmän viisi komponenttia, kuten laitteisto, ohjelmisto, data, menettelytavat ja ihmiset. Datakomponentin sisällä yhteistyötä on kahdenlaisia:

• Projektidata – aineisto, joka on osa yhteistyön työtuotetta. Asiakirja, joka kuvaa suositeltua ratkaisua, on ongelmanratkaisuprojektin projektidata.
• Project Metadata – projektin hallintaan käytetty Data. Aikataulut, tehtävät, budjetit ja muut esimiestiedot ovat esimerkkejä projektin metadatasta.

Yhteistyötietojärjestelmien menettelyissä määritellään standardit, käytännöt ja tekniikat ryhmän työn johtamiseksi.

Ensisijaiset Tehtävät: Viestintä ja sisällön jakaminen

tiimit tarvitsevat yhteistyöjärjestelmänsä tukea viestintään, monien sisältöversioiden hallintaan ja tehtävien hallintaan. Monet näistä vaatimuksista tukevat iterointia ja palautetta.

miten yhteistyövälineitä voi käyttää Joukkueviestinnän parantamiseen?

palautteen antamisen vuoksi tiimiviestintä on välttämätöntä jokaisessa yhteistyöprojektissa. Viestintä on tärkeää hallita sisältöä, projektitehtäviä, ja kehittää tehokas viestintä laitos on ensimmäinen asia tiimisi pitäisi tehdä, ja voisi hyvin paljon olla tärkein ominaisuus yhteistyössä tietojärjestelmä. Työkalujen käyttö riippuu tavasta, jolla tiimi kommunikoi keskenään:

• synkroninen Viestintä – kun kaikki tiimin jäsenet tapaavat samanaikaisesti. Tämä voidaan tehdä yhdessä paikassa tai useissa paikoissa, ja se voi olla kasvokkaisista kokouksista aina konferenssipuheluihin tai videoneuvotteluihin.
• asynkroninen – kun al-joukkueen jäsenet eivät kohtaa samaan aikaan. Tämä tapahtuu joko yhdessä tai useissa paikoissa, ja on yleensä tarkoitus käyttää sähköposteja, tutkimuksia ja keskustelulomakkeita. Tämä on viestintämuoto, johon ei saada välittömiä vastauksia.

miten jaetun sisällön hallintaan voi käyttää yhteistyötyökaluja?

sisällön jakaminen on yhteistyöjärjestelmien toinen tärkeä tehtävä. Tiimin jäsenten on jaettava projektitietoja palautteen ja iteroinnin mahdollistamiseksi, ja siihen tarvitaan työkalu tai sovellus. Seuraavat kolme sisältöluokkaa luettelevat yhteistyötyökalut jokaiselle:

jaettu sisältö ilman kontrollia

• Sähköposti liitteineen-tämä aiheuttaa lukuisia ongelmia, joihin kuuluu se, että joku ei saa sähköpostia, ei näe sitä postilaatikossaan tai joku ei tallenna liitettä.
• File Server – tämä on yksinkertaisesti tietokone, joka tallentaa tiedostoja. Tämä menetelmä on parempi kuin sähköpostin liitetiedostoja, mutta on mahdollista, että tiimin jäsen voi häiritä yhden työtä, koska ei ole mitään ylimääräistä valvontaa.

jaettu sisältö versionhallinnan kanssa Google Drivessa

järjestelmät, jotka tarjoavat versionhallintaan muutoksia asiakirjoihin ja tarjoavat ominaisuuksia ja toimintoja, jotka sopivat samanaikaiseen työhön. Google Drive on tämän puolestapuhuja, ja se tarjoaa ilmaisen palvelun virtuaalisen aseman pilvessä, jossa voit luoda kansioita ja tallentaa tiedostoja.

jaettu sisältö Versionhallinnalla

versionhallinta on prosessi, joka tapahtuu, kun yhteistyötyökalu rajoittaa ja joskus jopa ohjaa käyttäjän toimintaa. Versionhallintaan liittyy yksi tai useampi seuraavista ominaisuuksista:

• käyttöoikeuksien rajoittama käyttäjän toiminta-käyttäjät saavat erityisiä oikeuksia siihen, pystyvätkö he lukemaan, muokkaamaan ja poistamaan.
• Document checkout-hakemistot voidaan asettaa siten, että käyttäjien on tarkistettava asiakirjat ennen kuin he voivat muokata niitä.
• Versiohistoriat-tarjoa historioita käyttäjien puolesta. Kun asiakirjaa muutetaan, työkalu tallentaa tekijän nimen sekä asiakirjan tallennuspäivän ja-ajan.
• Workflow control-kyky hallita toimintoja ennalta määritellyssä prosessissa.

miten tehtävien hallintaan voi käyttää yhteistyötyökaluja?

Tehtäväkuvausten on oltava täsmällisiä ja muotoiltuja, jotta voidaan päättää, onko tehtävä suoritettu. Tehtäväluettelon tehokas hyödyntäminen edellyttää, että käyttäjät voivat jakaa sen. Seuraavassa on joitakin työkaluja, joiden avulla voidaan jakaa yhteistyössä hyödyllinen tehtävälista:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

mikä Yhteistyötietojärjestelmä sopii tiimillesi?

• Minimal Collaboration Tool Set – tällä setillä sinun pitäisi pystyä tekemään yhteistyötä tiimisi kanssa, vaikka saat vain vähän tukea ohjelmistosta. Yhteistyö on vain tekstiä, ja sinulla ei ole pääsyä videon tai äänen, joten et voi kuulla tai nähdä muita yhteistyökumppaneita.
• hyvän yhteistyön työkalusarja – saat hienostuneemman yhteistyötyökalusarjan. Voit suorittaa monipuolueiden ääni-ja videokokouksia, ja sinulla on tuki samanaikaiselle asiakirjoihin, laskentataulukkoihin ja esitystiedostoihin pääsylle.
• kattava Yhteistyötyökalusarja – sarja on paras kolmesta, koska se sisältää sisällönhallinnan, työnkulun hallinnan ja online-tapaamiset, joissa jaetaan kaikki kahdesta muusta saatavat toiminnot.

oman joukkueen setin valitseminen

oikean setin valitseminen omalle joukkueelle voi perustua moneen asiaan. Sinulla voi olla varaa paras työkalu, mutta et ehkä tarvitse sitä, koska pitkä oppimisen aikaa. Oppimisaikaa voidaan arvioida tuotteen tehokäyrällä, joka osoittaa tehon suhteen ajan funktiona kyseistä tuotetta käyttäen.

älä unohda menettelytapoja ja ihmisiä!

kun Arvioi tietojärjestelmiä ja yhteistoimintatietojärjestelmiä, pitää alkaa miettiä vakavasti menettelytapaa ja ihmisiä. Aiotteko käyttää näitä työkaluja? Ovatko he kaikki samaa mieltä? Miten heidät koulutetaan siihen? Tarvitseeko tiimisi luoda erityisiä töitä tai rooleja? Kaikkiin näihin menettelytapoja ja ihmisiä koskeviin kysymyksiin on vastattava, kun päätetään yhteistyövälineestä.

2026?

miten teemme yhteistyötä vuonna 2026? Tekstissä mainitaan lisääntynyt käyttö virtuaalisia kokouksia, ja jos se ei ole väliä, missä joukkuetoverit tapaavat, ja sitten projekteja voi olla paras, tai edullisin henkilöstö. Matkustaminen vähenee, ja useimmat ovat enemmän vapaa-ajan, ja kokoukset voivat hyvinkin olla virtuaalisia. Näiden yhteistyövälineiden käytön lisääntyessä meidän on ehkä parasta oppia verkossa asynkronisia yhteistyötaitoja.