Miksi muutosta on niin vaikea saada aikaan hallituksessa?

Jeff Nealin kommentaari
perustaja ChiefHRO.com
& Senior Vice President, ICF International

tämä kolumni julkaistiin alun perin Jeff Nealin blogissa, ChiefHRO.com, ja julkaistiin uudelleen täällä luvalla kirjailija.

otan sen aina suolajyvällä, kun kuulen poliitikkojen lupaavan tulla Washingtoniin ja vaihtaa hallitusta. Heillä on ehkä parhaat aikomukset, mutta ihmiset, jotka eivät ole työskennelleet byrokratiassa, ymmärtävät harvoin hallituksen vaihtumisen monimutkaisuutta, erityisesti tänä puolueellisuuden aikakautena.

todellinen hallituksen muutos vaatii rohkeaa johtajuutta, puolueita, jotka ovat halukkaita tekemään yhteistyötä yhteisen hyvän puolesta, ihmisiä hallituksessa, jotka ymmärtävät byrokratian vivut ja miten ne saadaan toimimaan, ja hyvää tuuria.

jos kaikki nämä asiat loksahtavat kohdalleen, on hyvin mahdollista, että todellisia muutoksia voi tapahtua. Jos kolme neljästä osuu yhteen, siihen on jonkinlainen mahdollisuus. Jos läsnä on vain yksi tai kaksi, voisi olla aika rukoilla Pyhää Juudasta (toivottomien asioiden suojeluspyhimystä). Miksi?

suuria muutoksia hallituksessa on uskomattoman vaikea toteuttaa. Organisatorinen inertia, joka vallitsee missä tahansa ryhmässä, on erityisen läsnä hallituksessa. Tässä on vain muutamia syitä, miksi sanon, että:

• ihmisten taipumus pysyä samassa paikassa. Olen työskennellyt urallani monien ihmisten kanssa, jotka ovat viettäneet suurimman osan työelämästään yhdessä organisaatiossa. Puute enemmän laaja näkymä voi rajoittaa vaihtoehtoja, jotka ihmiset ovat valmiita harkitsemaan. Se myös rajoittaa heidän mahdollisesti keksimiään ratkaisuja. Vaikka me kaikki haluamme ajatella, että parhaat ideamme olivat vain meidän luomuksiamme, totuus on, että monet niistä perustuvat asioihin, joita olemme nähneet aiemmin. Ne voivat olla jotain niinkin yksinkertaista kuin jäljitellä jonkun toisen ratkaisua samanlaiseen ongelmaan, tai jotain monimutkaisempaa, joka on yhdistelmä monia ratkaisuja he ovat nähneet sovelletaan moniin muihin ongelmiin. Jos kaikki tiedämme, miten yksittäinen organisaatio tekee liiketoimintaa, meillä on vähemmän mahdollisuuksia nähdä muita tapoja ratkaista ongelmia.
• haasteita saada kaikki, jotka tarvitsevat kuittauksen, tekemään niin. On vaikea löytää joku, jolla ei ole suosikki “koordinaatiohelvetti” tarina. Kun olin DHS: ssä, sanoin, että koordinointi on se paikka, jossa hyvät ideat kuolevat. Se on yksi tehokkaimmista välineistä byrokraateille, jotka eivät halua muutosta. Vaikka koordinoinnin pitäisi olla hyvä asia (se, että ihmiset, joiden on punnittava saadakseen mahdollisuuden tehdä niin), se on usein joko suunnitelmallisesti tai sattumalta se asia, joka pysäyttää kehityksen.
• poliittisen ja sotilaallisen johtajuuden tilapäisyys. Poliittisen nimityksen keskimääräinen virkakausi on noin 18 kuukautta. Puolustusministeriössä upseerin tyypillinen tehtävä on 2-3 vuotta. Molemmissa tapauksissa se tarkoittaa ihmisiä, jotka johtavat organisaatioita ovat usein siellä enintään 2 vuotta. Se voi johtaa hyvin likinäköiseen maailmankuvaan. Oma kokemukseni oli, että armeija oli pienempi todennäköisyys joutua sen uhriksi kuin poliittiset. Kun työsi on menossa kestää 2 vuotta, 6 kuukautta on pitkä aika, vuosi on ikuisuus, ja yli 2 vuotta tarkoittaa ei koskaan.

  vaikka olin 31 vuotta uratyöntekijänä, vaihdoin poliittiseen virkaan DHS: ssä. Yksi toimistoni parhaista johtajista kertoi minulle muutaman kuukauden kuluttua tehtävästäni, että olin onnistunut pääsemään poliittiseen virkaan. Kun kysyin, miksi hän sanoi Niin, hän sanoi: “haluat kaiken heti.”Minun oli myönnettävä, että hän oli oikeassa. Otsaan leimattu viimeinen käyttöpäivä muuttaa sitä, miten suhtaudut aikaan tavalla, joka ei aina ole hyvä. Tällaisissa asemissa olevien ihmisten täytyy varoa taipumusta olla aloittamatta sellaista, mitä he eivät voi saattaa loppuun.

  monien hyvien ideoiden täydellinen toteuttaminen vie vuosia. Parhaat poliittiset ja sotilaalliset johtajat tunnustavat tämän ja tekevät päätöksiä sen perusteella, mikä on parasta heidän järjestölleen ja veronmaksajille, eikä sen perusteella, mikä voisi olla parasta heidän uralleen. Parhaat uratyöntekijät ovat valmiita huomauttamaan siitä poliittisille ja sotilaallisille johtajille, kun he unohtavat asian.

• poliittinen valvonta, joka usein keskittyy enemmän politiikkaan kuin hyvään hallintoon. Kun olemme nähneet politiikan muuttuvan myrkyllisemmäksi ja julkisen keskustelun rappeutuvan ad hominem-hyökkäyksiksi poliittisten keskustelujen sijaan, todellisen muutoksen aikaansaaminen on käynyt entistä vaikeammaksi. Isoon muutokseen liittyy aina jokin riski. Olipa riski talousarviossa, epäonnistumisen todennäköisyys, kyvyttömyys noudattaa aikatauluja tai mikä tahansa muu riskiluokka, se estää vaihtamasta toimihenkilöä. Sillä on myös voimakas vaikutus johtajiin, joilla on hyvin vähän aikaa saada asioita aikaiseksi ja joista voi tulla paljon riskinottajia.

vaikka muutos on kova, se ei tarkoita, etteikö yrittäisi. On paljon hienoja esimerkkejä, joissa virastot tekivät valtavan eron siinä, miten ne tekevät asioita, kuten Defense Logistics Agencyn liiketoimintajärjestelmän modernisointi ja HR-Muutosohjelmat.

menestyäkseen virastojen on keskityttävä asioihin, joihin ne voivat vaikuttaa, kuten siihen, että työpaikoilla on oikeita ihmisiä ja johtajia, jotka ovat valmiita ottamaan riskejä. Heidän on myös noudatettava joitakin hyväksi havaittuja strategioita muutoksen onnistumiseksi. Yksi tehokkaimmista on ohjelman hallinnan kurinalaisuuden soveltaminen suuriin muutosaloitteisiin. Näemme usein Projektinhallintatoimistoja (PMOS), jotka on perustettu tietotekniikkaa tai suuria hankintaohjelmia varten. Samoja periaatteita sovelletaan, kun virasto harkitsee merkittävää poliittista aloitetta tai toiminnallisia muutoksia suorituskyvyn parantamiseksi. Nämä ponnistelut kohtaavat monia samoja haasteita he kohtaisivat suuri hankinta tai IT-ohjelma. Ne voivat myös epäonnistua monista samoista syistä.

hallitus (vastoin yleistä uskomusta) ei kärsi hyvien ajatusten puutteesta. Hallituksessa on paljon fiksuja ihmisiä, joilla on loistavia ideoita palveluiden ja toiminnan parantamiseksi. Se, missä hallitus usein epäonnistuu, on toimeenpanossa — tyypillisesti jo kuvailemistani syistä.

perustamalla PMO: n suuria aloitteita varten virasto voi varmistaa, että ne maksimoivat kykynsä toteuttaa muutoksia. Toimeenpanokurin, muutosjohtamisen ja hallintotavan yhdistelmä voi tuoda isoja palkankorotuksia tuloksissa. Kun kokenut projektipäällikkö lyöttäytyy yhteen oikeiden asioiden asiantuntijoiden kanssa ja viraston ylimpien johtajien tukemana, useimmat virastot ovat täysin kykeneviä toteuttamaan sellaista muutosta, jota tarvitsemme nyt hallituksessa.

JEFF Nealin kommentaari:

Senior Executive Service

liittovaltion hallitus työnantajana-onko lasi puoliksi täynnä vai puoliksi tyhjä?

liittovaltion palkkausprosessin vahvistaminen: Deus ex machina

pelko ei: Juttu julkishallinnon yhteisistä palveluista

Copyright 2014 by Jeff Neal. Kaikki oikeudet pidätetään.