miten kehittää värikoodi parempaan organisaatioon

hallinnollisena ammattilaisena ymmärtää, kuinka paljon rakenne ja organisaatio tulevat päivittäin peliin. Sinulla on todennäköisesti useita järjestelmiä ja menettelyjä, joiden avulla voit luoda järjestystä ja innostaa tuottavuutta. Mutta niin monet ihmiset ja prosessit hallita, jopa paras meistä voi hukkua, kun katsomme tiedostoja, kansioita, ja kalenterit.

yksi helpoimmista tavoista lisätä rakennetta ja organisaatiota työtilaan, tiedostoihin ja muuhun on käyttää värikoodausta. Neurotieteilijöiden tutkimuksen mukaan aivomme ovat lujasti johdotettuja käsittelemään väriä ennen käytännössä mitään muuta, mikä parantaa ymmärtämystä ja auttaa meitä käsittelemään tietoa nopeammin sekä säilyttämään sen pidempään.

värikoodaus koskee tyypillisesti enemmän paperisia tiedostoja kuin digitaalisia tiedostoja. Monien ohjelmien ja tehtävien hallintatyökalujen avulla voit kuitenkin lisätä luokkavärejä, jotta voit siirtää ne digitaaliseen tiedostonhallintaan. Ja on olemassa kolmannen osapuolen ohjelmisto lisät Windows, jonka avulla voit lisätä väriä digitaalisiin kansioihin, liian.

värikoodin kehittäminen

värikoodia luodessa aloitan arvioimalla ympäristöä, jossa työskentelen.

1. liittyykö tiettyihin työryhmiin, osastoihin tai projekteihin jo värejä? Jos näin on, yritä sisällyttää se värikoodiisi vähentääksesi sekaannusta sinulle ja niille, joiden kanssa työskentelet.
2. mitkä ovat työn Kategoriat tai projektityypit? Esimerkiksi, kun työskentelin corporatively, minulla oli erillinen väri määritetty jokaiselle executive tuin, väri minun admin projekteja, oikeudellisia sopimuksia, liiketoiminnan kehityshankkeita, operations tiedostot, jne. Joskus minulla oli erillinen väri jokaiselle isolle projektille, jos niitä oli paljon samaan aikaan käynnissä.

riippuen siitä, kuinka monta väriä ja kategoriaa luot, voi olla hyödyllistä sinulle (ja niille, joita kannatat) luoda värikoodiavain. Siten kaikki tuntevat järjestelmän, ja sinulla on paremmat mahdollisuudet ylläpitää sitä.

Värikoodaustyökalut

värikoodauksen toteuttamiseen on tarjolla kymmeniä fantastisia vaihtoehtoja – kaikkea tiedostoista etiketteihin, kansioihin ja paljon muuta! Jotkut minun suosikki työkaluja ovat:

• Tiedostokansiot
• 3-rengaskansiot
• Arkkisuojat, joissa on värilliset rajat
• Poly-projektitaskut
• Tarrat
• Smead-Katselukansiot

jos sinulla ei ole budjettia tai lupaa käyttää värillisiä tiedostokansioita, voit silti käyttää väriä etiketeissäsi tai käyttää värillisiä tarroja jotta ne olisivat visuaalisempia. Väri voi tehdä maailman ero nopeasti löytää asioita tai tunnistaa, kun jotain on väärässä paikassa.

värikoodin toteuttaminen

kun sinulla on tarvittavat työkalut, voit siirtää tiedostot niiden sopivaan tiedostoväriin ja saada ne merkityiksi. Opeta työtovereillesi, miten uutta järjestelmää käytetään, jotta he ymmärtävät, miten se toimii ja miksi se on tärkeää. Kun käytät järjestelmää, voit tunnistaa tapoja sinun täytyy hienosäätää sitä tai lisätä sitä kun menet.

värikoodien soveltaminen kalentereihin, tehtäviin ja sähköpostiin

mainitsin paperisten tiedostojen värikoodauksen ja sen koordinoinnin digitaalisten järjestelmien kanssa. Tämä on yksi tapa tehdä, että Outlook tehtävät, kalenteri, ja luokat.

Microsoft Outlookissa voi asettaa luokkia ja liittää jokaiseen värin. Sitten voit käyttää tätä värikoodi tehtäviä, sähköpostit, ja kalenteri tapaamisia.

tämä on normaali värikoodini.:

• Punakieliset työt
• oranssit asiakkaat tai myyjät
• Keltainen – koulutus
• kirkkaanvihreä – tiimiin liittyvä
• Standard Green – finance / accounting
• Blue – business development
• Teal – administrative
• Purple – article/book writing

yhdellä silmäyksellä näen nopeasti (vaikken voikaan lukea kaikkia yksityiskohtia), kuinka monta puhetilaisuutta, asiakassoittoa ja tiimitapaamista minulla on joka viikko kalenterissani käyttämieni värien vuoksi.

tiimityön projektinhallintatyökalumme avulla voimme värittää myös kalenterissa olevia projekteja ja tapahtumia. Joten riippumatta siitä, minne katson, punainen tarkoittaa, että se liittyy puhumiseen, keltainen on koulutukseen, vihreä on joukkuepalavereihin ja niin edelleen.

me kaikki haluamme olla järjestäytyneempiä. Värikoodauksen avulla voimme löytää tarvitsemamme nopeammin ja tunnistaa helposti, minne kaikki kuuluu. Se helpottaa suunnittelua, koska näemme yhdellä silmäyksellä, mitkä kategoriat vaativat aikaamme. Ja kun muu tiimi pääsee mukaan, se tekee koko toimiston toiminnasta sujuvampaa pitämällä kaikki samalla värikoodatulla sivulla!

osa sähköposteissamme ja blogikirjoituksissamme esiintyvistä linkeistä on sponsoroituja linkkejä ja kaikesta ylläpitäjä voi saada niistä korvauksen. Suosittelemme vain tuotteita ja resursseja, joita käytämme työelämässämme ja liiketoimintamme rakentamisessa. Toivomme, että heistäkin on hyötyä.