miten parhaiten suojata luottamuksellista viestintää

Aspen Daily News sanoo sen parhaiten epämääräisesti uhkaavalla iskulauseellaan: “jos et halua sitä painetuksi, älä anna sen tapahtua.”

kriisinhallinnan ja maineenhallinnan harjoittajina luomme jatkuvasti strategioita ja viestintää arkojen ja käräjöivien aiheiden ympärille, joten emme voi oikeastaan “olla antamatta sen tapahtua.”Voimme kuitenkin ryhtyä toimiin pitääksemme työmme luottamuksellisena asiakkaidemme puolesta, tietäen, että mitä tahansa paperia tai sähköisiä jälkiä luomme, voidaan käyttää meitä vastaan.

yksi asianajajaystävistämme jakoi äskettäin meille artikkelin Corporate Counsel Business Journal-lehdestä, joka vahvisti käsityksemme siitä, että luottamuksellisuus ei yleensä pidä asiakkaiden ja suhdetoimintayritysten välillä. Itse asiassa, kun asiakkaat paljastavat luottamuksellista tai etuoikeutettua viestintää PR konsultit, etuoikeus luopuminen voidaan riisua pois. Jutussa esiin nostetussa tapauksessa suuri sairaala joutui luovuttamaan luottamuksellisen tutkintaraportin opposition asianajajalle, koska se oli jakanut sen PR-firmansa kanssa ja luopui siksi asianajajan ja päämiehen salassapidosta Raporttia varten.

asiakkaat voivat kohdata kaikenlaisia tilanteita, jotka ovat arkaluonteisia, kiistanalaisia ja käsittelevät oikeudellisia kysymyksiä. Siinä missä asianajajan tehtävä on suojella ja puolustaa asiakkaita oikeudenkäynneiltä, kriisiviestintä keskittyy asiakkaan maineen hallintaan, suojaamiseen ja tarvittaessa uudelleenrakentamiseen. Teemme tiivistä yhteistyötä yritysten kanssa strategiassa, viestinnässä, sidosryhmäviestinnässä ja mediasuhteissa ennen kriisiä, sen aikana ja sen jälkeen.

suurin osa tästä katsotaan sisäiseksi “työtuotteeksi”, ja se tarkoittaa useita viestintä-ja strategia-asiakirjojen luonnoksia. Mutta voiko kukaan strategiaistuntoihin osallistunut kohtuudella odottaa, että nämä arkaluonteiset aineistot pysyvät luottamuksellisina ja suojattuina keneltäkään etuoikeutetun piirin ulkopuoliselta?

ymmärrämme, että kaikki on löydettävissä, mutta parhaana käytäntönä GroundFloor Media suosittelee sopimista ja työskentelyä ulkopuolisen lakimiehen kanssa, Jotta etuoikeuksia voitaisiin suojella paremmin.

Salassapitovihjeet

jokainen tapaus on yksilöllinen, mutta tässä muutamia parhaita käytäntöjä arkaluonteisen viestinnän pitämiseksi salassa:

• Oletetaan, että kaikki, mitä kirjoitat tai sanot, voi nähdä päivänvalon.
• on vaikeampi vaatia etuoikeutta, kun työskentelee sisäpiirin asianajajan kanssa. On parempi, että PR-ammattilainen toimii asiakkaan ulkopuolisen asianajajan kautta.
• kaikki tiedonantoasiakirjojen luonnokset ovat löydettävissä, ei vain lopullinen asiakirja, joka tulee julkiseksi.
• oleta, että kaikki käyttämäsi viestintälaitteet — iPad, iPhone, tietokone – ja kaikki käyttämäsi Viestintäsovellukset – Skype, Slack, tekstiviesti tai twiitti ja tietenkin henkilökohtainen sähköposti — voidaan hakea ja niistä voi tulla julkisia.
• arkaluonteisissa asioissa ota puhelin käteen äläkä jätä paperijälkiä.

dressed down, attorney-client privilege tarkoittaa sitä, että tietyt asiakkaan ja asianajajan väliset yhteydet suojataan ja pidetään luottamuksellisina. Asianajajan ja asiakkaan välisen salassapitovelvollisuuden varmistamiseksi on oltava käytössä seuraavat elementit:

• jotta PR-toimiston ja asiakkaan välinen viestintä voidaan suojata, asianajajan on oltava mukana kaikessa viestinnässä. Ajattele sitä kolmiona: PR-ammattilainen, asiakas ja ulkopuolinen asianajaja. Pelkkä lakimies ei riitä.
• luottamuksellisen viestinnän on oltava asianosaisten välistä. Jos tieto julkistetaan tai yksityinen keskustelu käydään julkisella hissillä, se ei ole enää etuoikeutettua. Esimerkiksi lukuisat lehdistötiedotteen luonnokset ja lopullinen medialle lähetetty tiedote eivät ole etuoikeutettuja, vaikka mukana olisi ulkopuolisia asianajajia.
• tiedonantojen tulee olla ” oikeudellista neuvontaa varten.”Tässä tapauksessa viestinnän ammattilaiset tarjoavat muutakin kuin tavanomaista PR-neuvontaa: he ovat olennainen osa yleistä juridista keskustelua ja strategiaa.

muista, että nämä ovat vain parhaita käytäntöjä, eikä luottamuksellisuuden odotus muutu luottamuksellisuuden takeeksi.