työntekijöiden suorituskyky & osaamisen hallinta

tehokkaiden kahdenkeskisten kokousten järjestäminen työntekijöiden kanssa

“lähtöselvitykset” (tai Kahdenkeskiset tapaamiset, edistyskokoukset, tapaamiset jne.) on asia, josta keskustelemme usein, joko blogissamme tai asiakkaidemme kanssa. Riippumatta siitä, mitä se on nimeltään, käsite lisätä taajuus ja laatu työntekijöiden suorituskykyä keskusteluja edelleen etusijalla useimmissa yrityksissä tänään.

jotkut yritykset ovat valtuuttaneet viikoittaiset lähtöselvitykset, jotkut ajoittavat ne tarpeen mukaan, toiset pyytävät esimiehiä varmistamaan, että kokoukset ovat täydellisiä jokaisen projektin jälkeen, ja toiset yritykset ajoittavat viralliset lähtöselvitykset ympäri vuoden. Riippumatta näiden keskustelujen tiheydestä, niiden tarkoitus pysyy samana: pitää viestintäkanavat auki johtajien ja työntekijöiden välillä, jotta suorituskykyä voidaan tehokkaasti harjoittaa ja hallita.

mitä enemmän työntekijät ja esimiehet pystyvät kommunikoimaan, sitä paremmin he pystyvät työskentelemään yhdessä tavoitteiden saavuttamiseksi, taitojen kehittämiseksi ja palautteen antamiseksi/vastaanottamiseksi. Vaikka lähtöselvitysten pitäisi näyttää suhteellisen satunnaisilta työntekijöille, johtajien tulisi noudattaa löyhää rakennetta varmistaakseen, että käytetty aika pysyy arvokkaana ja ohjaa toimintaa.

ajattelimme, että olisi kätevää laatia tarkistuslista keskustelupisteistä ja keskustelunaloitteista, joita esimiehet voisivat käyttää työntekijöiden kanssa tehtävien tarkastusten tekemiseen.

esimiehen tarkistuslista työntekijöiden Lähtöselvityksiin

ennen kokousta: valmistaudu

mikään ei ole pahempaa kuin mennä kokoukseen johtajan kanssa, joka ei ole sijoittanut tai valmistautunut. Käytä 5 minuuttia valmistautumiseen ennen kokousta. Jos käytät keskeistä sijaintia tai työkalua tavoitteidenseurantaan, palautteeseen ja/tai päiväkirjaan/kokousmuistioihin, johtajien pitäisi helposti päästä käsiksi kokousmuistioihin ja suorituksiin ja selata niitä.

• käy läpi kaikki edellisen kokouksen aikana tehdyt muistiinpanot, jotta pääset ajan tasalle suunnitelluista suorituksista.
• käy läpi työntekijän tavoite-ja projektilista, onko jokin aiheellinen tai ajautumassa sivuraiteelle.
• merkitse muistiin tärkeät osasto-tai yhtiömuutokset, joista kannattaa keskustella.
• käy läpi lähetetyt/vastaanotetut palautteet mahdollisten keskustelupisteiden tunnistamiseksi.
• Irrottaudu muista toiminnoista, jotta työntekijä tietää, että niissä on sinun täysi fokuksesi.

kokouksen aikana: mahdolliset keskustelupisteet

työntekijöiden kanssa usein tehtävien tarkastusten bonuksena on se, että johtajien ei tarvitse avata paloletkua jokaisessa kokouksessa. He voivat valita erityisiä tavoitteita, projekteja tai valmennuspisteitä, joihin keskittyä kussakin kokouksessa. Työntekijät saattavat myös aloittaa keskustelun ja ohjata keskittymistä (vielä paremmin).

yleensä esimiesten ja työntekijöiden tulee priorisoida keskustelupisteet eräpäivien ja edistymisen perusteella. Se, mistä keskustellaan, muuttuu kokous kerrallaan.

otos työntekijän Lähtöselvitysagenda/keskustelupisteet:

• Käske työntekijän puhua!
  • käytä keskustelun aloittajia, jotta työntekijä saadaan mukaan keskusteluun
  • käytä avoimia kysymyksiä pitääksesi heidät puhumassa
  • anna työntekijän ohjata keskustelua, mutta varmista, että keskustelet tärkeistä asioista
• tavoite – / Projektipäivitykset
  • Keskustele lyhyen aikavälin tavoitteiden ja pitkän aikavälin hankkeiden tilasta
  • Säädä/päivitä olemassa olevat tavoitteet työntekijän kanssa
  • keskustele mahdollisista haasteista tai saaduista kokemuksista
  • tarjoa valmennusta ja / tai apua mahdollisiin tiesulkuihin
  • Keskustele, vaikuttaako jokin muu prioriteetti tavoitteeseen edistyminen
  • varmista, että kaikki tavoitteet ovat edelleen raiteillaan
  • tunnusta kaikki virstanpylväät tai saavutukset
  • Keskustele / vahvista työntekijän uudet tavoitteet
• Viimeaikaiset saavutukset
  • tunnusta viimeaikaiset saavutukset ja anna palautetta
  • Kysy työntekijältä viimeaikaiset saavutukset
• koulutuksen/oppimisen tilanne
  • Keskustele erääntyvistä/kesken olevista koulutuksista
  • Kysy työntekijältä, onko koulutuspyyntöjä
  • Kysy, kokeeko työntekijä saavansa riittävästi palautetta
  • Kysy, oppiiko työntekijä vertaisilta / ohjaajilta tai haluavatko he
  • suositella koulutuksia taitojen parantamiseksi ja uran jatkamiseksi
  • keskustella siitä, miten koulutus on / tulisi toteuttaa
• yrityksen tai tiimin päivitykset / uutiset
  • Keskustele tärkeistä yrityksen / tiimin päivityksistä tai uutisista
  • Vahvista kaikki toimet-tarvittavat tiedot
• työntekijän Ideat / muutospyynnöt
  • pyydä työntekijältä kaikki ideat / panos
  • keskustele kaikista muutoksen tarpeessa olevista alueista (yritys, tiimi, projekti jne.)
  • Kysy työntekijältä, onko johtamistyylisi heille tehokas ja saat muutosehdotuksia
  • keskustele kaikista työntekijään mahdollisesti vaikuttavista tiesuluista tai häiriötekijöistä
• työntekijän urakehitys
  • Keskustele työntekijän uratavoitteista
  • keskustele siitä, miten voit työskennellä yhdessä saavuttaaksesi heidän uratavoitteensa
  • Keskustele työntekijän mahdollisuuksista ja urapoluista
  • aseta selkeät odotukset poikittais-tai ylöspäin suuntautuville liikkeille
• viikon/kuukauden/vuosineljänneksen suunnitelma
  • lyhyen ja pitkän aikavälin ensisijaiset tavoitteet

keskustelun alkajaisiksi: pidä heidät puhumassa

jotkut työntekijät ovat haluttomia puhumaan, mutta tämä ei tarkoita, että johtajan pitäisi hoitaa suurin osa puhumisesta. On olemassa yksinkertaisia tapoja saada työntekijä sitoutumaan ja jatkamaan keskustelua sisäänkirjautumiskokouksen aikana. Muista, että tässä kokouksessa on kyse heistä. Mitä enemmän he osallistuvat keskusteluun, sen parempi.

Tässä muutamia avoimia kysymyksiä, joilla työntekijät saadaan puhumaan:

• kerro viikko / kuukausi-millaista se on ollut?
• kerro, minkä parissa olet työskennellyt.
• missä luulet minun voivan olla eniten avuksi?
• oletko saavuttamassa määräaikaa?
• mitkä alueet ovat edellä aikataulua?
• mitä kysymyksiä sinulla on tästä vastuualueesta tai hankkeesta?
• miten aiot lähestyä tätä?
• mitä olet oppinut tästä vastuualueesta tai hankkeesta?
• mikä ei mennyt toivotulla tavalla? Miksi?
• mitä voit / voimme tehdä toisin ensi kerralla?
• mitä ehdotuksia sinulla on?

Tässä muutamia kokeiltuja ja todellisia keskustelunaloittajia pitämään työntekijät puhumassa:

” Go on…..”

“Tell me more …”

” Why Do you say that..”

“How do you mean…”

“Can you give me an example…”

“What else…”

kokouksen lopussa: summaa

ennen kuin työntekijä poistuu kokouksesta, Käytä hetki tiivistäen Keskeiset keskustelunkohdat. Tämä auttaa muistuttamaan työntekijöitä kaikista toimintakohteista ja vahvistamaan annettuja tunnustuksia tai valmennusvinkkejä. Kysy työntekijältä, jäikö jotain huomaamatta ja muistuta, milloin seuraava tapaaminen on.

kokouksen jälkeen: asiakirja

tämä pieni askel on merkittävä ja usein ohitettu, mutta sillä voi olla suuri merkitys. Käytä 2-5 minuuttia jokaisen kokouksen jälkeen tallentaaksesi Keskeiset keskustelunkohdat, toiminta-asiat tai palautteet. Tämä auttaa käynnistämään seuraavan kokouksen ja toimii hyödyllisenä lokina, kun esimiesten on tarkistettava suorituskykytrendejä. Pidä nämä muistiinpanot keskitetyssä paikassa. Suorituspalaute ja päiväkirjamerkintä kuten emPerform tag voi palvella tätä tarkoitusta hienosti.

kyselimme asiakkailtamme ja huomasimme, että johtajat, jotka tekivät 1-2 huomautusta jokaisesta työntekijästä kuukaudessa, ajoivat 50% vuosittaisen tarkastelun aikana vuoden lopun kommenttien antamisesta. Tämä johtuu siitä, että he eivät istu yrittäen muistaa keskeisiä virstanpylväitä tai käyttäytymisen suuntauksia).

Miten Pärjäsit?

arvioi hetki jokaisen tapaamisen jälkeen, miten pärjäsit. Parhaimpienkin johtajien tulisi pyrkiä parantamaan viestintä-ja kohtaamistaitojaan.

• puhuitko liikaa/et tarpeeksi?
• kuuntelitko aktiivisesti?
• kysyitkö kysymyksiä?
• tunnustitko työntekijän tunteet?
• sanoitko keskeiset asiat ymmärtämisen vahvistamiseksi?
• Annoitko tehokkaita valmennusvinkkejä?
• häiritsikö kokous teitä?
• Koetko kokouksen olleen arvokas?
• keskustelitteko kaikista tärkeistä kohdista?
• mitä voisit tehdä seuraavan kokouksen parantamiseksi?

kaiken kaikkiaan työntekijöiden kanssa on tehtävä usein tarkistuksia, jotta varmistetaan selkeys, annetaan valmennusta ja tarjotaan tukea, jota työntekijä tarvitsee menestyäkseen. Vaikka ajan löytäminen päivässä voi olla monelle esimiehelle haaste, lähtöselvitykset ovat hyvin käytettyä aikaa ja tuottavat pitkällä aikavälillä tulosta esimiehelle, työntekijälle, tiimille ja yritykselle.

palautteen antamiseen liittyvät lisäresurssit:

• valmennus vs. Mentorointi: miten ne eroavat toisistaan?
• idioottivarma vinkki onnistuneisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin työntekijöiden kanssa
• kivuttomat Suorituskykykeskustelut

suorituskykytavoitteet, projektit ja Check-init

haluavat auttaa esimiehiä ja työntekijöitä dokumentoimaan ja seuraamaan suorituskykytavoitteita, projekteja ja check-in-keskustelupisteitä? Tutustu emPerform käynnissä tavoite hallinta, palaute, ja suorituskyky lokit.