Understanding ‘Closing the Books’
What is “Closing the Books”?
kirjanpidossa sanalla “kirjat” tarkoitetaan yrityksen kirjausta rahaliikenteestä. Termillä “kirjanpidon sulkeminen” tarkoitetaan kirjanpitomenettelyä, joka tapahtuu kunkin kuukauden tai nimetyn yhtiökauden lopussa ja kunkin vuoden lopussa.
menettely
rahoitustaloustoimet kirjataan nykyään tyypillisesti kirjanpitoon, mutta vuosia sitten ne kirjattiin kirjanpitoon. “Kirjanpidon sulkeminen” auttaa varmistamaan, että kirjanpitoon syötetyt tiedot ovat tarkkoja, jotta taloudelliset raportit voidaan luoda ja viimeistellä. Raportti varoittaa johtoa siitä, kuinka paljon rahaa virtaa sisään ja ulos liiketoiminnasta. Johto käyttää taloudellisia raportteja analysoimaan liiketoiminnan taloudellisia näkökohtia ja päättää, miten sitä parannetaan, kun taas sidosryhmät viittaavat raportteihin arvioidakseen, kuinka hyvin liiketoiminta menestyy.
kirjojen sulkemisprosessissa on kolme vaihetta.
- taloudelliset tiedot merkitään kirjanpitoon tai kirjausjärjestelmään.
- Järjestelmään syötetyt tiedot täsmäytetään, eli ne tarkistetaan kahdesti, jotta voidaan varmistaa niiden paikkansapitävyys.
- yhtiön Kirjanpitäjät “sulkevat kirjanpidon”, eli he hyväksyvät ja viimeistelevät tiedot, jotta taloudelliset raportit, kuten tuloslaskelma ja tase, voidaan luoda.
Tietojen kirjaaminen
nimetyt työntekijät eri liiketoimintayksiköissä kirjaavat kirjanpitojärjestelmään rahoitustaloustoimet. Transaktiotiedot koostuvat veloituksina tai hyvityksinä esitetyistä määristä, transaktion päivämäärästä, transaktion kuvauksesta ja sisältävät usein yksilöllisen viitenumeron. Nämä tiedot voidaan kirjata yleiseen lehteen tai tiettyyn tapahtumapäiväkirjaan, joka voi olla tarkoitettu tuotteiden tai palvelujen myyntiin, omaisuuden myyntiin, erityisostoihin tai poistoihin. Tilikauden loppuun mennessä, yleensä kuukausittain, kaikki päiväkirjamerkinnät kirjataan pääkirjastoon eli yleiskirjeeseen (general ledger, GL).
yleinen vertailuluku sisältää tiedot rahoitustaloustoimista ja tiedoista, jotka ovat tapahtuneet yrityksen toiminta-aikana, ja seuraa kaikkia tilejä: velkoja, varoja, omaa pääomaa, tuottoja ja kuluja. Kun tiedot on syötetty yrityksen kirjanpitojärjestelmään,ne on täsmäytettävä.
tietojen täsmäyttäminen
tietojen täsmäyttäminen on kirjanpitomenettely, jossa transaktiotietoja verrataan tiliotteisiin ja muihin tietueisiin sen varmistamiseksi, että kirjanpitojärjestelmään kirjatut määrät ovat oikeita. Pankkitoiminnan täsmäytyksen lisäksi on täsmäytys asiakkaiden ja myyjien kanssa toteutetuille rahoitustaloustoimille sekä yritysten ja yritysten välisille liiketoimille. Kun tositteet eivät täsmää GL: ään tallennettuihin tietoihin, syntyy ristiriita. Kirjanpitäjän on sitten tehtävä tutkimusta virheen havaitsemiseksi ja korjaamiseksi sen varmistamiseksi, että yleinen vertailuluku vastaa tarkasti taloudellista toimintaa.
kirjanpidon hyväksyminen ja päättäminen
kun tiedot on täsmäytetty, tiedot jaetaan yhtiön pääkirjanpitäjälle tai rekisterinpitäjälle lopullista hyväksymistä varten. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä sulkee ja “lukitsee kirjat”, mikä tarkoittaa, ettei kukaan muu voi juuri päättyneen ajanjakson aikana koskea taloudellisiin tietoihin. Jos kuukausia tai vuosia myöhemmin joku huomaa virheen tai laiminlyönnin, joka on tehty jossain vaiheessa menneisyyttä, kirjanpitäjä soveltaa korjausta yleensä siihen kuluvaan kuukauteen, jona virhe havaittiin. Tällaista oikaisua kutsutaan true-up-kirjaukseksi, jota joskus kutsutaan kiinniottoilmoitukseksi.
kirjojen sulkemisen historia
termi “kirjat” juontaa juurensa aikaan, jolloin kirjanpitotoimintaa ylläpidettiin. Jokainen tili seurattiin tilikirjapaperilla, jossa oli sarakkeita tapahtumapäivästä, kuvauksesta ja dollarimäärästä. Tämän jälkeen tilikirja yhdistettiin tilikirjaksi. Yleisiä tililuokkia on viisi:
- varat (käteinen, vaihto-omaisuus, Myyntisaamiset, omistetut kiinteistöt ja tarvikkeet)
- velat (Velat, maksetut liitetiedot, siirtovelat)
- Oma pääoma (omistajien osuudet, kertyneet voittovarat)
- tulot (liiketoiminnan tuottamat tulot tai myynnit)
- kulut (liiketoiminnan pyörittämiseen maksetut määrät))
jokaisella näistä luokista on voinut olla oma kirja tilikirjoja tai lehtiä, tai viisi kertomusta on voitu yhdistää yhdeksi kirjaksi. Jokaisen kuukauden eli tilikauden lopussa kirjanpitäjä kokosi kaiken toiminnan ja veti usein rivin loppuun merkiksi siitä, että ajanjakso oli “suljettu.”Kun ajanjakso oli päättynyt, kirjaan ei voitu lisätä enää merkintöjä kyseiseltä ajalta. Kirjaan luotaisiin uusi ajanjakso tulevia liiketoimia varten.
tästä kirjanpitoprosessista syntyi lause ” closing the books.”Koska kirjanpito-osasto harjoitti liiketoimintaa varsinaisten rahoituskirjojen avulla, se tuli tunnetuksi nimellä” kirjanpito-osasto.”
vaikka harvat yritykset käyttävät edelleen kirjanpitomateriaalia, kuten paperia ja kirjoja, pitääkseen kirjaa rahaliikenteestä, koska ohjelmistot ovat paljon helpompia ja tehokkaampia, kirjanpitäjät käyttävät edelleen sanoja kuten “kirjat”, “tilikirjat” ja “lehdet.”
