2. fejezet-együttműködési Információs Rendszerek

az együttműködés olyan emberek csoportja, akik együtt dolgoznak, mindannyian lényegében azonos típusú munkát végeznek egy munka elvégzése érdekében. Az együttműködés olyan emberek csoportja, akik együtt dolgoznak egy közös cél elérése érdekében a visszacsatolás és az iteráció folyamatán keresztül. Az együttműködés lehet olyan hely, ahol minden fél létezik, és jóváteszi a munkát, de az egyének minősége és fejlődése nincs jelen. Az együttműködés magában foglalja a visszajelzéseket, a folyamatok és eljárások egyszerűsítését, valamint az érintettek teljesítményének javítását.

a hatékony kritikai visszajelzés fontossága

az a csoport, amelyben mindenki túl udvarias ahhoz, hogy bármi kritikát mondjon, nem működhet együtt. Egy híres Charles Darwin idézet így hangzik: “ha kettőtöknek pontosan ugyanaz az ötlete van, akkor nincs szükségünk egyikőtökre.”Ha egy csoport túl kritikus és negatív, a tagok bizalmatlanok és gyűlölik egymást. A kettő megfelelő egyensúlyának kell lennie, és a visszajelzéseknek meg kell gyújtaniuk a csapattagokat, akik egymástól tanulnak. Ha senki sem hajlandó különféle, sőt népszerűtlen ötleteket kifejezni, senki sem fog megtanulni semmit.

Irányelvek a kritikus visszajelzések adásához és fogadásához

a kritikus visszajelzések adása és fogadása az egyetlen legfontosabb együttműködési készség. Az alábbiakban bemutatjuk a hatékony együttműködés legfontosabb jellemzőit: Lelkesedik az együttműködésünk témájáért, nyitott és kíváncsi, elmondja a véleményét, még akkor is, ha ez egy népszerűtlen Nézőpont, időben visszatér hozzám és másokhoz, hajlandó nehéz beszélgetésekbe bocsátkozni, figyelmes hallgató, ügyes a negatív visszajelzések adásában/fogadásában, hajlandó népszerűtlen ötleteket előterjeszteni, önmenedzselő és “alacsony karbantartást” igényel, és még sok más.

mi a sikeres együttműködés három kritériuma?

az üzleti szakemberek számára a csapatoknak el kell érniük céljaikat. Ezek a célok magukban foglalhatják a döntés meghozatalát, a probléma megoldását vagy a munka termék létrehozását. Bármely célkitűzés esetén az első sikerkritérium mindig a következő kérdés megválaszolása: “megcsináltuk?”Ha rétegeket adunk a kérdéshez, akkor az lesz: “a megengedett időn belül és költségvetésen belül megtettük?”Ezekben az esetekben azok a csapatok, akik idővel vagy költségvetésen túlléptek, általában nem tekintik céljaikat teljesítettnek.

a csapat képességének növekedése

egy vállalkozásban a csapatok hónapokig vagy akár évekig együtt tartanak, így a megfelelő kérdésértékelő mindig: “a csapat jobb lett?”Azok a csapatok, amelyek gyakran állandóak, idővel növekednek annak előnyeivel, és ahogy a csapat jobbá válik, hatékonyabbá válik, jobb szolgáltatást nyújtva még kisebb költséggel is. De hogyan lesz jobb egy csapat? A módszerek közé tartozik a jobb munkafolyamatok fejlesztése, a feladatok egyéni javítása, egymás feladatainak és új készségeinek tanítása, valamint értelmes perspektívák biztosítása egymás számára.

értelmes és kielégítő tapasztalat

az üzleti szakemberek hétköznapi világában mi teszi a munkát értelmessé? A munkát a csapatnak értelmesnek kell érzékelnie. Lehet, hogy nem olyan elbűvölő, mint egy élet megmentése, de ha a feladatot fontosnak tartják, akkor sokkal értelmesebb lesz. Ha hitelt adnak a munkának, és a feladat elvégzésének elismerése jelen van, annál értelmesebb lesz a munka. Is, a csapatmunka bajtársiassága is kielégítő élményt nyújthat. Mindenki energizálódik, ha úgy érzi, hogy egy csoport vagy egy csoport, és megteszi a részét, hogy valami érdemlegeset érjen el.

mi az együttműködés négy elsődleges célja?

a tájékoztatás az első és legalapvetőbb együttműködési cél. A tájékoztatás célja annak biztosítása, hogy a csapat tagjai a lehető legnagyobb mértékben ugyanúgy fogadják el az információkat. A csapattagoknak képesnek kell lenniük arra, hogy megosszák az adatokat és kommunikáljanak egymással, és képesek legyenek megérteni minden adott értelmezést. Ezzel elkerülhető az információk ismétlődése, és hatékonyabb megoldáshoz vezet.

döntéshozatal

• operatív döntések – az operatív, napi tevékenységeket támogató döntések.
• vezetői döntések – döntések az erőforrások elosztásáról és felhasználásáról. Ha egy vezetői döntés különböző szempontokból mérlegelést igényel, akkor az együttműködés nagy hasznot húz.
• stratégiai döntések – széles körű, szervezeti kérdéseket támogató döntések. Ezek a döntések szinte mindig együttműködőek.
• strukturált döntési folyamat, ahol van egy érthető és elfogadott módszer a döntés meghozatalára.
• strukturálatlan döntéshozatali folyamat, ahol nincs elfogadott döntéshozatali módszer.

a döntés típusa és a döntési folyamat lazán összefügg. Operatív szinten általában strukturált döntéseket hoznak, a stratégiai szintű döntések pedig általában strukturálatlanok. Egy együttműködési rendszerben kevés strukturált döntés jár együtt az együttműködéssel. Általában már van egy meghatározott eljárás, amelyet követni kell, és nem igényel sok döntést. A strukturálatlan viszont sok együttműködést igényel, mivel a visszacsatolás és az iterációk döntő fontosságúak. Különböző perspektívákat kell figyelembe venni, és a kísérleti következtetéseket és a lehetséges eredményeket meg kell vitatni.

problémák megoldása

a probléma egy észlelt különbség a között, ami van és aminek lennie kell. A problémák egy észlelés, és ez ahhoz vezet, hogy a különböző embereknek különböző problémamegfeleléseik vannak. Ezért egy problémamegoldó csoport első és talán legfontosabb feladata a probléma meghatározása. Ezután a csapatnak meg kell értenie a probléma megoldásának célját, és meg kell tennie.

Projektek kezelése

a projektek azért jönnek létre, hogy létrehozzanak vagy előállítsanak valamit. A végső cél lehet a különböző dolgokat, és mivel a projektek változnak annyira a természetben és a méret, itt van négy általános projekt fázisok:

• kezdő szakasz – A kezdő szakasz a projekt és a csapat alapszabályainak meghatározása. Ebben a szakaszban a feladatok magukban foglalják a projekt meghatározását, a csapat tagságának meghatározását, a projekt meghatározását, a projekt megvalósításának meghatározását, a projekt hatókörének meghatározását, a szerepek megállapítását és a csapatszabályok megállapítását.
• tervezési fázis – fázis annak meghatározására, hogy ki mit és mikor fog tenni. Ebben a szakaszban meghatározzák a munkatevékenységeket, és mindegyikhez olyan erőforrásokat rendelnek, mint a személyzet, a költségvetés és a felszerelés. Emellett az egyes feladatok és tagok ütemezése is meghatározásra kerül, és a költségvetés többször is felülvizsgálható.
• fázis végrehajtása – a projekt feladatok ebben a fázisban kerülnek végrehajtásra. Ebben a szakaszban a menedzsment kihívása annak biztosítása, hogy a feladatokat ütemezés szerint fejezzék be, és a lehető leghamarabb azonosítsák a problémákat az ütemtervben. A feladatok ebben a szakaszban törölhetők és módosíthatók.
• véglegesítési szakasz – Ez a szakasz véglegesíti a projekt befejezését, és megkérdezi a csapattagokat: “tényleg végeztünk?”Ha minden munkát elvégeznek, dokumentációnak kell történnie, és az adatokat hozzáférhető helyen kell tárolni.

milyen követelmények vonatkoznak az együttműködési információs rendszerre?

mint egy információs rendszer, az együttműködési rendszer minden információs rendszer öt összetevőjét tartalmazza, mint például a hardvert, a szoftvert, az adatokat, az eljárásokat és az embereket. Az adatkomponensen belül az együttműködés két típust foglal magában:

• projektadatok – az együttműködés munkatermékének részét képező adatok. Az ajánlott megoldást leíró dokumentum a problémamegoldó projekt projektadatai.
• projekt metaadatok – a projekt kezeléséhez használt adatok. Az ütemezések, feladatok, költségvetések és egyéb vezetői adatok példák a projekt metaadataira.

az együttműködési információs rendszerek eljárásai meghatározzák a csapat munkájának végzésére vonatkozó szabványokat, irányelveket és technikákat.

Elsődleges Funkciók: Kommunikáció és tartalommegosztás

a csapatoknak együttműködési rendszerük támogatására van szükségük a kommunikációhoz, A tartalom számos verziójának kezeléséhez és a feladatok kezeléséhez. Ezen követelmények nagy része támogatja az iterációt és a visszajelzést.

hogyan használhatja az együttműködési eszközöket a Csapatkommunikáció javítására?

a visszajelzés szükségessége miatt a csapatkommunikáció elengedhetetlen minden együttműködési projekthez. A kommunikáció fontos a tartalom, a projektfeladatok kezeléséhez, és a hatékony kommunikációs eszköz fejlesztése az első dolog, amit a csapatnak meg kell tennie, és nagyon fontos lehet az együttműködő információs rendszer legfontosabb jellemzője. Az eszközök használata attól függ, hogy a csapat hogyan kommunikál egymással:

• szinkron kommunikáció – amikor a csapat minden tagja egyszerre találkozik. Ezt meg lehet tenni egy helyen vagy több helyen, és lehet a szemtől szembe találkozók, egészen a konferenciahívások vagy videokonferencia.
• aszinkron – amikor az al csapat tagjai nem találkoznak egyszerre. Ez egy vagy több helyen történik, és általában e-mailek, felmérések és vitafórumok használatával történik. Ez egy olyan kommunikációs forma, amely nem kap azonnali válaszokat.

hogyan használhatja az együttműködési eszközöket a megosztott tartalom kezeléséhez?

a tartalommegosztás az együttműködési rendszerek második fő funkciója. A csapattagoknak meg kell osztaniuk mind a projektadatokat, hogy lehetővé tegyék a visszajelzést és az iterációt, és ehhez szükség van egy eszközre vagy alkalmazásra. A következő három tartalomkategória felsorolja az együttműködési eszközöket mindegyikhez:

megosztott tartalom ellenőrzés nélkül

• e – mail mellékletekkel-ez számos problémát vet fel, ideértve azt is, hogy valaki nem kapja meg az e-mailt, nem látja a beérkező levelek között, vagy valaki nem menti a mellékletet.
• File Server – ez egyszerűen egy számítógép, amely tárolja a fájlokat. Ez a módszer jobb, mint az e-mail mellékletek, de fennáll annak a lehetősége, hogy egy csapattag zavarhatja a munkáját, mivel nincs további ellenőrzés.

megosztott tartalom verziókezeléssel a Google Drive-on

a verziókezelést biztosító rendszerek nyomon követik a dokumentumok változásait, és olyan funkciókat és funkciókat biztosítanak, amelyek lehetővé teszik az egyidejű munkát. A Google Drive ennek támogatója, és ingyenes szolgáltatást nyújt egy virtuális meghajtónak a felhőben, ahol mappákat hozhat létre és fájlokat tárolhat.

megosztott tartalom verziókezeléssel

a Verziókezelés az a folyamat, amely akkor következik be, amikor az együttműködési eszköz korlátozza, sőt néha irányítja a felhasználói tevékenységet. A Verziókezelés az alábbi képességek közül egyet vagy többet foglal magában:

• az engedélyek által korlátozott felhasználói tevékenység-a felhasználók meghatározott engedélyeket kapnak arra vonatkozóan, hogy képesek-e olvasni, szerkeszteni és törölni.
• Document checkout – a könyvtárakat úgy lehet beállítani, hogy a felhasználóknak meg kell nézniük a dokumentumokat, mielőtt módosíthatnák őket.
• Version histories – előzmények megadása a felhasználók nevében. A dokumentum módosításakor az eszköz rögzíti a szerző nevét, valamint a dokumentum tárolásának dátumát és időpontját.
• munkafolyamat – vezérlés-a tevékenységek előre meghatározott folyamatban történő kezelésének képessége.

hogyan használhatja az együttműködési eszközöket a feladatok kezeléséhez?

a Feladatleírásoknak pontosaknak és megfogalmazottaknak kell lenniük, így el lehet dönteni, hogy a feladatot elvégezték-e. A feladatlista hatékony használatához a felhasználóknak meg kell tudniuk osztani azt. Az alábbiakban bemutatunk néhány eszközt, amelyek felhasználhatók az együttműködéshez hasznos feladatlisták megosztására:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

melyik együttműködési Információs Rendszer megfelelő a csapata számára?

• a minimális együttműködési eszközkészlet – ezzel a készlettel képesnek kell lennie együttműködni a csapatával, bár kevés támogatást kap a szoftver. Az együttműködés csak szöveges lesz, és nem lesz hozzáférése a videóhoz vagy a hanghoz, így nem hallhatja vagy láthatja a többi munkatársat.
• a jó együttműködési eszközkészlet – kifinomultabb együttműködési eszközkészletet kap. Ön képes lesz arra, hogy végezzen többpárti audio és video virtuális találkozók, és akkor támogatja a párhuzamos hozzáférést dokumentumok, táblázatok és prezentációs fájlokat.
• az átfogó együttműködési eszközkészlet – a készlet a legjobb a három közül, mert magában foglalja a tartalom-és menedzsmentvezérlést, a munkafolyamat-vezérlést és az online értekezleteket, a megosztással a másik kettőtől kapott összes funkció mellett.

a csapatod készletének kiválasztása

a csapatod számára megfelelő készlet kiválasztása különféle dolgokon alapulhat. Lehet, hogy megengedheti magának a legjobb eszközt, de a hosszabb tanulási idő miatt lehet, hogy nincs rá szüksége. A tanulási idő értékelhető legyen egy termék teljesítménygörbe, amely megmutatja a teljesítmény kapcsolatát az adott terméket használó idő függvényében.

ne felejtsd el az eljárásokat és az embereket!

az információs rendszerek és az együttműködési információs rendszerek értékelésekor komolyan el kell kezdenie gondolkodni az eljárásról és az emberek összetevőiről. A csapat tagjai fogják használni ezeket az eszközöket? Mindenki egyetért ebben? Hogyan fogják őket kiképezni? Szüksége van-e a Csapatának különleges munkahelyekre vagy szerepekre? Az eljárásokkal és az emberekkel kapcsolatos összes kérdésre választ kell adni az együttműködési eszköz meghatározásakor.

2026?

hogyan fogunk együttműködni 2026-ban? A szöveg megemlíti a virtuális találkozók fokozott használatát, és ha nem számít, hol találkoznak a csapattársak, akkor a projektekben a legjobb vagy a legolcsóbb személyzet vehet részt. Az utazás csökkenni fog, a legtöbb szabadidős tevékenység, és a konvenciók nagyon virtuálisak lehetnek. Ezeknek az együttműködési eszközöknek a fokozott használatával a legjobb, ha online tanulunk, aszinkron együttműködési készségek.