5 Tippek a megfelelő Gyűjteménykezelő rendszer megtalálásához és kiválasztásához

Hogyan válasszunk olyan CMS-t, amely támogatja az intézmény igényeit

a Gyűjteményszervezetek, például múzeumok és művészeti galériák, múzeumi gyűjteménykezelő rendszert (CMS) használnak a gyűjtemény tárgyaival kapcsolatos összetett tárcaközi adatok és információk nyomon követésére. Mivel a legértékesebb gyűjteményobjektumok nyilvántartását egy múzeumi CMS követi nyomon, ehhez az információhoz a szervezet minden tagjának könnyen hozzáférnie kell.

egy új CMS bevezetése bármely meglévő rendszerben vagy munkafolyamatban ijesztő és nagy vállalkozás lehet bármely szervezet számára. Számos pénzügyi, technikai és képzési szempontot kell figyelembe venni. Ezeknek a lehetséges erőfeszítéseknek a mérése kulcsfontosságú lesz annak megértéséhez, hogy érdemes-e ilyen vállalkozást folytatni. Ezért a legjobb gyűjteménykezelő szoftver keresése a gyűjtemények adatainak kezelésére a szervezet számára elengedhetetlen ahhoz, hogy a megvalósítási folyamat a lehető legegyszerűbb legyen.

annak érdekében, hogy a helyes irányba tereljük Önt, összeállítottunk egy listát azokról a tippekről, amelyek segítenek a helyes úton tartani, és megtalálni a gyűjteménykezelő rendszert, amely a legjobban megfelel a múzeum vagy gyűjteményszervezet igényeinek.

gyűjtsön össze egy erős csapatot

fontolja meg, hogy mely részlegeket és személyzetet érinti leginkább az új múzeumi szoftver. Kik lesznek a hatalom felhasználói? Korán vonja be őket a kiválasztási folyamatba. A csapat kiválasztása után jelöljön ki egy csapatvezetőt a projekt részleteinek kezelésére és a zökkenőmentes átmenet biztosítására.

javasolt csapattagok:

• Gyűjteményvezető
• hivatalvezető
• Ügyvezető igazgató
• IT menedzser
• vezető kurátor
• természetvédelmi vezető
• adatbázis-kezelő
• digitális média menedzser
• website Manager

felmérés a kiválasztási csapat

miért van szüksége a múzeumi gyűjtemények irányítási rendszer, és mit szeretne elérni? Ezeknek az egyszerű kérdéseknek a megvizsgálása segít feltárni a legfontosabb prioritásokat és az akadályokat, amelyekkel az út során szembesülhet.

kérdezze meg csapatát a jelenlegi múzeumi CMS-kihívásokról és arról, hogy mit kell javítani. Tudja meg, mit akarnak nyerni az új rendszerből, és milyen hatást várnak a gyűjteményre az elkövetkező években.

figyelembe véve az azonnali és hosszú távú célokat, megadja a csapat irányítását. Íme egy példa:

a célok meghatározása és az azok elérésének lépései enyhítik a csapat jövőbeli zavarát vagy nézeteltérését, mivel az elvárások már tisztázódtak.

határozza meg az üzlet megszakítóit

bár minden gyűjtemény egyedi, egyes folyamatok szabványosak az egész területen. Vegye figyelembe a fent említett célokat, a múzeumon belüli munkafolyamatokat és ezeket a javasolt referenciaértékeket.

a CMS, amely fokozza ezeket a tevékenységeket, a legjobb esélyt nyújtja a sikerre:

	kölcsönök és Kiállításkezelés – a gyűjtemény tárgyainak megosztása és megjelenítése a múzeum középpontjában áll. A kiválasztott CMS-nek egyszerűsítenie kell a kiállítás tervezését azáltal, hogy megszilárdítja az ellenőrzőlista-információkat, és pontosan frissített információkat biztosít a személyzet számára. Az új CMS-nek rugalmas jelentést kell kínálnia, amely könnyen testreszabható a csapat kölcsöneinek és kiállítási gyakorlatainak támogatására.
	természetvédelmi támogatás – a megfelelő természetvédelmi dokumentáció—például kezelési felmérések és Állapotjelentések—fenntartása biztosítja, hogy gyűjteménye biztonságos és hozzáférhető maradjon. Válasszon egy CMS-t, amely támogatja a gondtalan együttműködést a konzervátorok, a kurátorok és a regisztrátorok között azáltal, hogy szabványosítja az adatokat a szükséges kezelési felmérésekhez, jelentésekhez és környezeti kritériumokhoz.
	Location and Shipping Management-Keressen egy CMS-t, amely kereszthivatkozhat a szállítási információkra—küldés és szállítási dátumok, futár adatai, szállítási értékek—biztosítási, tárgy-és kiállítási vagy kölcsönadatokkal. A CMS – nek könnyen kezelnie kell a vonalkódkövetést és a készletekkel kapcsolatos tevékenységeket is.
	digitális eszközök és médiakezelés – a digitális eszközök kezelése ugyanolyan fontos, mint a gyűjteményben lévő objektumok kezelése. Győződjön meg róla, hogy a CMS natív DAMS funkciót biztosít, amely lehetővé teszi gyakorlatilag bármilyen médiafájl-formátum olvasását és kezelését, médiarekordok létrehozását, a Média metaadatainak automatikus importálását és frissítését, a képek digitális jegyzetelését és a csoport hozzáférési jogainak beállítását.
	jelentéskészítés és elemzés – segítsen csapatának hatékonyan kezelni gyűjteményét egy olyan CMS kiválasztásával, amely több előre konfigurált jelentést, címkét, katalógussablont, állapotjelentést és kiállítási ellenőrző listát biztosít. Győződjön meg arról, hogy az adatok könnyen exportálhatók számos hasznos formátumban.
	rugalmas hozzáférhetőség – a legtöbb gyűjtőcsapat útközben van, ezért fontos, hogy munkatársai biztonságosan, bárhonnan le tudják tölteni, hozzáférni és frissíteni tudják az információkat. A CMS-nek biztonságos, webalapú hozzáférést kell kínálnia, akár böngésző alapú alkalmazásként, akár kompatibilis felhőalapú megoldáson keresztül.

rangsorolja és szűkítse a kritériumok listáját 3 abszolút kötelező követelményre, hogy csapata összpontosítson a különböző megoldások kutatása, tesztelése és összehasonlítása során.

kutatás mi áll rendelkezésre

a célok és üzlet megszakítók létre, a csapat jól felszerelt, hogy a kutatás megoldások és a kapcsolatot gyártók. Gyűjtsd össze a lehető legtöbb információt az internetről, a kiállításokról és a demókról.

íme néhány kezdeti kérdés, amelyet feltesz magának:

• ez a gyártó megoldása megfelel a céljainak?
• megfelel-e a szoftver a kötelező referenciaértékeknek?
• mennyire lesz zökkenőmentes a megvalósítási folyamat? Hogyan befolyásolja a végrehajtási folyamat hossza a céljait.
• mennyire futureproof és skálázható a megoldás? Keressen olyan szoftvert, amely könnyen integrálható más rendszerekkel (online gyűjtemények, gátak, megőrzés stb.) és támogatni tudja az Ön igényeit, ahogy azok a jövőben változnak.
• javítja-e ez a rendszer a kommunikációt és az együttműködést a gyűjtéssel kapcsolatos tevékenységeihez?
• milyen hírneve van az egyes szállítóknak? Találhat valós számlákat, esettanulmányokat vagy referenciákat?
• megszilárdíthatja-e ez a rendszer más rendszerek funkcionalitását?
• van-e tapasztalata az eladónak a gyűjtemény típusával és méretével kapcsolatban?
• mennyire kompatibilis az új szoftver a meglévő informatikai infrastruktúrával?

finomítsa a választást

itt az ideje, hogy szűkítse a lehetőségeket a végső választásra.

• ha szükséges, gondoskodjon további bemutatókról és beszélgetésekről a legjobb szállítóval.
• fontolja meg a befektetés megtérülését. Azonosítsa az egyes CMS-megoldásokhoz kapcsolódó költségeket, majd azonosítsa mind a pénzügyi, mind a nem monetáris előnyöket.
• véglegesítse a szállító kiválasztását.

az új rendszernek nem szabad egyszerűen felváltania a jelenlegi rendszert; segítenie kell az intézmény hatékonyabb működését, miközben támogatja a gyűjteményét a jövőben.

ezenkívül a gyűjteményi munka nem létezik elszigetelten, így a szoftver sem. Gondolkodjon nagyban, és védje gyűjteményét és erőforrásait úgy, hogy egy vállalati gyűjteménykezelő ökoszisztémába fektet be, nem pedig egy önálló CMS-be. Ügyeljen arra, hogy gondosan értékelje igényeit a kutatási folyamat során, és fontolja meg azokat a lehetőségeket, amelyek a legjobban időt, pénzt és frusztrációt takarítanak meg.

ha többet szeretne megtudni arról, hogy a galéria rendszerek hogyan segíthetnek a célok elérésében, megtekinthet egy CMS bemutatót, vagy konzultációt kérhet szakértőinktől, vegye fel velünk a kapcsolatot még ma.