a “könyvek bezárása” megértése
mi a “könyvek bezárása”?
a számvitelben a “könyvek” szó a vállalat pénzügyi tranzakcióinak nyilvántartására utal. A “könyvelés lezárása” kifejezés olyan számviteli eljárásra utal, amely minden hónap végén vagy a kijelölt vállalati időszakban, valamint minden év végén történik.
az eljárás
a pénzügyi tranzakciókat ma jellemzően könyvelési szoftverekben rögzítik, de évekkel ezelőtt könyvelési könyvekben rögzítették őket. A “könyvelés lezárása” eljárás segít biztosítani, hogy a számviteli nyilvántartásokba bevitt adatok pontosak legyenek, így a pénzügyi jelentések elkészíthetők és véglegesíthetők. A jelentések figyelmeztetik a menedzsmentet arról, hogy mennyi pénz folyik be és ki az üzletből. A menedzsment a pénzügyi jelentéseket használja az üzlet pénzügyi szempontjainak elemzésére, és eldönti, hogyan javíthatja azt, míg az érdekelt felek a jelentésekre hivatkoznak, hogy felmérjék, milyen jól teljesít az üzlet.
a könyvek lezárásának folyamata három lépésből áll.
- a pénzügyi adatok bekerülnek a könyvelésbe vagy a nyilvántartási rendszerbe.
- a rendszerbe bevitt adatok egyeztetésre kerülnek, ami azt jelenti, hogy kétszer ellenőrzik, hogy pontosak-e.
- a vállalati könyvelők “bezárják a könyveket”, ami azt jelenti, hogy jóváhagyják és véglegesítik az adatokat, így pénzügyi jelentések, például eredménykimutatás és mérleg készíthetők.
adatrögzítés
a kijelölt alkalmazottak az üzleti egységek között nyilvántartást vezetnek a pénzügyi tranzakciókról. A tranzakciós nyilvántartások a terhelések vagy jóváírások formájában bemutatott összegekből, a tranzakció dátumából, a tranzakció leírásából állnak, és gyakran tartalmaznak egyedi hivatkozási számot. Ez az információ rögzíthető egy általános naplóba vagy egy adott tranzakciós naplóba, amely lehet termékek vagy szolgáltatások értékesítése, eszközök értékesítése, speciális vásárlások vagy értékcsökkenés. A számviteli időszak végére, általában havonta, az összes naplóbejegyzés bekerül a főkönyvbe: a főkönyvbe (GL).
a GL nyilvántartást nyújt a pénzügyi tranzakciókról és a Társaság élettartama alatt lezajlott adatokról, és nyomon követi az összes számlát: kötelezettségek, eszközök, saját tőke, bevételek és kiadások. Miután az adatokat bevitték a vállalati számviteli rendszerbe, azokat össze kell egyeztetni.
adatok egyeztetése
az adatok egyeztetése olyan számviteli eljárás, amelyben a tranzakciós nyilvántartásokat összehasonlítják a bankszámlakivonatokkal és más nyilvántartásokkal annak biztosítása érdekében, hogy a számviteli rendszerbe bevitt összegek helyesek legyenek. A banki egyeztetések mellett az ügyfelekkel és a szállítókkal folytatott pénzügyi tranzakciók, valamint a vállalatok közötti és üzleti tranzakciók egyeztetése is megtörténik. Ha az alátámasztó dokumentáció nem egyezik meg a GL-be rögzített adatokkal, akkor eltérés van. A könyvelőnek ezután kutatást kell végeznie a hiba felfedezéséhez és kijavításához annak biztosítása érdekében, hogy a GL pontosan tükrözze a pénzügyi tevékenységet.
a könyvelés jóváhagyása és lezárása
az adatok egyeztetése után az adatokat megosztjuk a társaság fő könyvelőjével vagy adatkezelőjével a végleges jóváhagyás érdekében. A vezérlő ezután bezárja és “lezárja a könyveket”, ami azt jelenti, hogy senki más nem érintheti meg a pénzügyi adatokat az éppen lezárt időszakban. Ha hónapokkal vagy évekkel később valaki hibát vagy mulasztást fedez fel, amelyet a múltban valamikor elkövettek, a könyvelő általában arra a hónapra alkalmazza a javítást, amelyben a hibát felfedezték. Ezt a fajta korrekciót true-up bejegyzésnek nevezik, amelyet néha felzárkózási bejegyzésnek is neveznek.
a könyvek bezárásának története
a “könyvek” kifejezés arra az időre nyúlik vissza, amikor a könyvelési tevékenységet fenntartották. Minden számlát főkönyvi papíron követtek nyomon, amelynek oszlopai voltak a tranzakció dátumához, leírásához és dollárösszegéhez. A főkönyvi papírt ezután egy könyvelésbe egyesítették. A számlák öt általános kategóriája van:
- eszközök (készpénz, készlet, követelések, tulajdonban lévő ingatlanok és berendezések)
- kötelezettségek (fizetendő számlák, fizetendő jegyzetek, időbeli elhatárolások)
- saját tőke (tulajdonosi hozzájárulások, eredménytartalék)
- bevétel (a vállalkozás által generált bevétel vagy értékesítés)
- kiadások (a vállalkozás működtetésére kifizetett összegek))
lehet, hogy e kategóriák mindegyikének megvolt a maga Könyvtára vagy folyóirata, vagy az öt beszámolót egyetlen könyvbe lehetett volna egyesíteni. Minden hónap végén, vagy pénzügyi időszak, egy könyvelő összesítené az összes tevékenységet, és a végén gyakran húzott egy vonalat, hogy jelezze, hogy az időszak ” lezárult.”Miután egy időszak lezárult, az adott időszakra vonatkozóan nem lehetett több bejegyzést beírni a könyvbe. A könyvben új időszak jön létre a jövőbeni tranzakciók számára.
ez a számviteli folyamat a “könyvek bezárása” kifejezést szülte.”Mivel a számviteli osztály folytatott üzleti segítségével tényleges pénzügyi könyvek, ismertté vált, mint a” könyvelési osztály.”
bár kevés vállalat használ könyvelési anyagokat, például papírt és könyveket a pénzügyi tranzakciók nyomon követésére, mivel a szoftver sokkal könnyebb és hatékonyabb, a könyvelők még mindig olyan szavakat használnak, mint a “könyvek”, a “főkönyvek” és a “folyóiratok”.”
