az aláírások szabványosítása az üzleti e – mailekben-lépésenkénti útmutató

: ezt a blogbejegyzést 12.augusztus 2020-én frissítették.

ha ezt olvassa, azt hiszem, már tisztában van azzal, hogy mennyire fontos a vállalati e-mail aláírás beillesztése az üzleti e-mailekbe. Ez nagyszerű, de a többi munkatársa is rájön erre? Használhatja online levelezését platformként a márka népszerűsítésére és a vállalat értékeinek terjesztésére. Ez azonban nem lesz hatékony, ha minden alkalmazott önállóan hoz létre e-mail aláírásokat. Hogyan lehet ezt megoldani? Minden amire szüksége van egy hivatalos, szabványosított e-mail aláírás sablon a cég. Ezután minden felhasználó számára végre kell hajtania. Ebben a cikkben végigvezetem Önt egy egyszerű e-mail aláírás szabványosítási folyamaton.

egységesítse az e-mail aláírás kialakítását

a márkaarculat az értékesítési pont, ezért elengedhetetlen, hogy minden kimenő üzleti e-mailbe belefoglalja. A márkaidentitás megszilárdításához létre kell hoznia egy eredeti és következetes képet a szervezetéről, amelyet az e-mailes kommunikáció során meg kell jelenítenie. Ehhez, akkor:

• delegáljon egy személyt az összes felhasználó e-mail aláírásának kezelésére.
• szabaduljon meg a dekoratív betűtípusoktól, inspiráló idézetektől és az alkalmazottak nem megfelelő képeitől az e-mailekben.
• győződjön meg arról, hogy az e-mail aláírás sablon nem túl hosszú, de tartalmazza az összes szükséges adatot.
• elemezze az e-mail aláírás blokkjában szereplő minden egyes elem relevanciáját.

az aláírások testreszabása a vállalati igényekhez

mivel az e-mail aláírások elektronikus névjegykártyáknak minősülnek, győződjön meg arról, hogy minden felhasználó megfelelően létrehozta az e-mail aláírásokat személyre szabott elérhetőségekkel. Személyre szabhatja vállalati aláírásait, figyelembe véve a feladók nevét, pozícióját és osztályát.

például egy belső informatikai aláírásnak tartalmaznia kell az alapvető kapcsolattartási adatokat. A belső kommunikációba nem kell divatos marketing bannereket, vállalati fizikai címet vagy nyilatkozatot tenni. Nézze meg az alábbi belső aláírási inspirációt.

másrészt az értékesítési csapat aláírásának megtervezésekor tartalmaznia kell kiterjesztett vállalati adatokat, logót, marketing bannereket, közösségi média ikonokat és egy jogi nyilatkozatot a jogi követelményeknek való megfelelés érdekében.

vizuális elemek használata az emberek vonzására

az e-mail aláírásban található jól megtervezett grafikák Könnyen felhívhatják a felhasználók figyelmét, ezért ne habozzon, használja őket az Ön javára.

• adja hozzá a cég logóját az összes e-mail aláíráshoz.
• győződjön meg arról, hogy a logó jól látható, és linkeket tartalmaz a vállalat webhelyére.
• adja hozzá a felhasználók fényképeit az e-mail aláírásaihoz. Bizonyítottan bizalmat nyernek, és barátságosabbá teszik az online kommunikációt.

helyezzen be linkeket a webhelyére és a közösségi profilokra

a hiperhivatkozások fontos elemei az e-mail aláírásának. Könnyen növelhetik a webhely vagy a közösségi média profiljainak forgalmát, és segíthetik a címzetteket abban, hogy könnyen kapcsolatba lépjenek a vállalattal.

ahhoz, hogy az aláírás hasznos eleme legyen, győződjön meg róla, hogy:

• tartalmazzon linkeket a legértékesebb online forrásokhoz. Ne felejtse el mindig naprakészen tartani őket, hogy az ügyfelek soha ne találják félrevezetőnek.
• adjon hozzá közösségi média ikonokat, amelyek a Facebook, a LinkedIn vagy a vállalkozása szempontjából releváns egyéb közösségi profilokhoz kapcsolódnak.
• szöveg vagy gomb beszúrása pl. értekezletütemező vagy csevegődoboz a gyorsabb és közvetlenebb kommunikációhoz a vállalat és az ügyfelek között

a fenti példában az e-mail aláírás sablon a közösségi média profilokra, a vállalati weboldalra, a marketing erőforrásokra mutató hivatkozásokból áll, amelyek tippeket tartalmaznak az üzleti növekedéshez, a bloghoz, a pénzmegtakarításról szóló cikkhez és a termékportfólióhoz. Tehát elég sok linket használhat egy aláíráson belül anélkül, hogy túlterhelné a címzettet (ha a sablon jól megtervezett).

maradjon összhangban a jogi követelményekkel

a törvény gyakran előírja, hogy az e-mail aláírásokban részletes információkat nyújtson vállalatáról. Mi több, a jól megírt nyilatkozatok segítenek megvédeni a titoktartást, és továbbra is megfelelnek a jogi követelményeknek. Például a felelősségi nyilatkozatában hivatkozásokat tartalmazhat a szolgáltatások használatának feltételeire vagy a leiratkozási hivatkozásra, hogy megfeleljen a GDPR rendelkezéseinek. A szakmai felelősség kizárása szintén segít az átlátható vállalati arculat kialakításában és a bizalom kiépítésében.

tipp: A jogi követelményeknek való megfelelés érdekében az összes külső e-mail alján szerepeljen a felelősség kizárása, és professzionális vállalati megjelenést hozzon létre.

További információ a felelősség kizárásáról

ellenőrizze az aláírását, hogy vannak-e hibák

képzelje el, hogy képek, törött linkek, vagy akár nyelvtani hibák vagy elírások helyett Piros XS-sel ellátott e-mail aláírással ellátott üzenetet kap. Úgy hangzik, mint a SPAM, nem? Ezért mindig győződjön meg arról, hogy a vállalati e-mail aláírások hibátlanok.
mielőtt aláírását üzleti e-mailekben használná, győződjön meg róla, hogy:

• állítsa be az e-mail aláírásokat különböző e-mail kliensekhez és mobileszközökhöz. A legnépszerűbbekre összpontosíthat, és ellenőrizheti, hogy az aláírás hogyan jelenik meg rajtuk.
• ellenőrizze még egyszer az aláírás szövegét, hogy nincs-e elírás vagy hiba. A hibátlan aláírás megszilárdítja a képet, mint egy profi.
• kattintson az aláírásban szereplő összes linkre, hogy megnézze, megfelelően működnek-e, és megfelelő webhelyekhez és közösségi profilokhoz vezetnek-e.

e-mail aláírások kezelése

ha nincs megoldás az e-mail aláírások központi kezelésére, akkor nehéz lehet szabványosított aláírásokat biztosítani minden alkalmazott számára, de nem lehetetlen. Csak munkát és időt igényel, hogy:

1. tervezze meg a vállalati e-mail aláírás sablont úgy, hogy megfeleljen a vállalati követelményeknek (ellenőrizze az e-mail aláírások sablonjait és az ingyenes e-mail aláírások generátorát).*
2. terjessze a végfelhasználóknak.
3. győződjön meg arról, hogy az aláírás helyesen lett végrehajtva a vállalat összes e-mail kliensén és eszközén. Ez megkövetelheti, hogy személyesen menjen minden munkaállomásra az aláírás kézi megváltoztatásához.

alább megnézhet egy rövid animációt arról, hogy milyen nehéz az e-mail aláírások telepítése.

*abban az esetben, ha a felhasználók egynél több e-mail klienst használnak, mindegyikhez el kell készítenie az aláírás tervét.

a kézi aláírás-kezelés korlátai

a módszer legnagyobb problémája az, hogy vagy számítania kell az alkalmazottakra az e-mail aláírásuk helyes beállítására, vagy manuálisan kell elvégeznie. Lehet, hogy nem tűnik problémásnak egy 30 alkalmazottal rendelkező vállalat számára, de ha a vállalat több száz vagy ezer felhasználóval rendelkezik, ez szinte lehetetlen hatékonyan kezelni az aláírási frissítéseket.

az aláírási sablon megvalósításával kapcsolatos problémák mellett vannak bizonyos e-mail kliensek korlátozásai is, amelyeket figyelembe kell venni az e-mail aláírások tervezésekor. Például az aláírás-tervezési képességek gyakran szűkülnek, ha nincs hozzáférése az aláírás HTML forráskódjához. Nehéz az aláírást úgy hangolni, hogy jól jelenjen meg a címzett képernyőjén (beleértve a mobil eszközöket is!).

natív megoldás az aláírások kezelésére

az Office 365 (Microsoft 365) és az Exchange Server lehetővé teszi az e-mail aláírások kezelését és telepítését a vállalat bármely postaládájához. Annak érdekében, hogy aláírásokat tartalmazzon a felhasználók üzeneteiben, meg kell:

1. készítse elő az e-mail aláírási sablon HTML forráskódját, amely tartalmazza az Active Directory helyőrzőit (ellenőrizze az ingyenes e-mail aláírás-generátort ingyenes sablonokért).
2. állítson be egy levélfolyam-szabályt, amely hozzáadja a sablont a felhasználók e-mailjeihez.

További információ az aláírások Exchange Server rendszerben történő telepítéséről 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Ismerje meg, hogyan egyesítheti az e-mail aláírásokat az Office 365-ben.

a natív megoldások korlátai

ebben az esetben az e-mail aláírás központi kezelése lehetséges, de korlátozott. Sem az Exchange Server, sem az Office 365 nem különbözteti meg az egyes e-maileket a beszélgetési szálon belül, az összes aláírást az üzenetlánc aljára helyezve. Egyikük sem támogatja a beágyazott képeket, így mindegyiket mellékletként fogadja a címzett. Ezenkívül az aláírások nem láthatók a felhasználók Elküldött elemek mappájában, így nem tudja ellenőrizni, hogy az aláírás helyesen lett-e hozzáadva. Ezért, ha fejlettebb e-mail aláírásokat szeretne, amelyek nagyobb rugalmasságot biztosítanak, akkor előfordulhat, hogy meg kell vizsgálnia egy harmadik féltől származó megoldást az e-mail aláírás kezelésére.

CodeTwo megoldások az e-mail aláírás kezeléséhez

nézze meg, hogyan segíthetnek a CodeTwo megoldások az e-mail aláírás kezelésében.

Kódkét e-mail aláírás az Office 365-höz

ez a felhőalapú megoldás lehetővé teszi az Office 365 (Microsoft 365) szervezet összes felhasználójának e-mail aláírásainak központi kezelését. Használhatja fejlett e-mail aláírási sablonok létrehozására egy intuitív WYSIWYG szerkesztőn belül, amelyek nem igényelnek HTML ismereteket. Használhatja képek egyszerű hozzáadásához, a szöveg színének megváltoztatásához vagy hiperhivatkozások beszúrásához.

ez a megoldás az Ön számára, ha szeretné:

• hozzon létre egy egységes vállalati szintű e-mail aláírást, és kezelje azokat az Office 365-ös szervezetében egy helyről.
• használjon különböző mobil eszközöket és e-mail klienseket, és ne aggódjon az aláírások módosítása miatt.
• felhasználói adatok lekérése az Azure Active Directory-ból.
• hozzon létre aláírásokat egy könnyen használható sablonszerkesztővel, vagy válasszon egyet az előre definiált e-mail aláírási sablonok közül a beépített Sablonkönyvtárból.
• adjon hozzá marketing tartalmat és mérje meg annak eredményeit.
• új üzenet írása közben jelenítse meg az aláírásokat az e-mail elküldése után az Elküldött elemek mappában.

futtathat egy ingyenes 14 próbaverziót, hogy megnézze, hogyan működik

CodeTwo Exchange Rules

a CodeTwo Exchange Rules egy aláíráskezelő, amelyet arra terveztek, hogy segítsen professzionális e-mail aláírások beállításában a helyszíni Exchange Server rendszerben anélkül, hogy a felhasználók gépein bármi extra konfigurálna.

ez a szoftver számos hasznos funkcióval rendelkezik:

• az e-mail aláírások és nyilatkozatok teljes körű központi kezelése.
• aláírások beszúrása közvetlenül a legutóbbi válasz alatt, nem az alján.
• az aláírások megjeleníthetők a felhasználók által elküldött elemek mappában, így ellenőrizhetik, hogy az aláírás helyesen lett-e hozzáadva az e-mailjeikhez.
• intuitív HTML aláírás-szerkesztő, amely az összes aláírási sablont létrehozza a HTML kódolás szakértelme nélkül.
• képek és logók beillesztése inline mellékletként. A címzettek automatikusan megjelenítik őket anélkül, hogy külső képeket kellene letölteniük vagy megnyitniuk. Ennek köszönhetően promóciós szalaghirdetéseket, felhasználói fényképeket vagy cselekvésre ösztönző gombokat illeszthet be az aláírásokba.
• Szabályütemező, amely lehetővé teszi a pontos dátumok beállítását, amikor az aláírási szabályokat alkalmazni szeretné. A szoftver automatikusan elvégzi a megadott időpontban.
• az aláírásokat nem csak az informatikai részlegnek kell kezelnie – a CodeTwo szoftverrel az aláírások tervezését és konfigurálását átruházhatja a Marketing csapatra.
• a felhasználói adatok implementálásának lehetősége az Active Directory-ból származó információk helyőrzőkkel. Ezenkívül a szoftver támogatja az egyéni hirdetési attribútumok beillesztését és az üres helyek automatikus eltávolítását az aláírásokban, ha nem volt megadva hirdetési érték.

itt letöltheti a CodeTwo Exchange Rules ingyenes 30 napos próbaverzióját

intelligens megoldások vállalkozása számára

amikor üzleti e-mail aláírásokról van szó, mindig jó olyan intelligens és modern megoldásokat keresni, amelyek időt takarítanak meg és felszabadítják az emberi erőforrásokat. Ezért a CodeTwo központosított e-mail aláírási megoldások segítenek Önnek kiemelkedő aláírások létrehozásában a szervezet számára. Ez fellendíti marketing kampányait, és segít a márkaépítésben minden kimenő üzenettel.

látogasson el a CodeTwo Email Signature for Office 365 és a CodeTwo Exchange Rules hivatalos webhelyeire, ha többet szeretne megtudni, és ingyenesen kipróbálhatja a programokat.

javasolt olvasás:

• eszközök a központi e-mail aláírás-kezeléshez
• milyen betűtípusok a legjobbak az e-mail aláírásokhoz?
• hogyan lehet a képeket helyesen megjeleníteni az e-mail aláírásokban (nem mellékletként)