Hogyan készítsünk színkódot a jobb szervezéshez
adminisztratív szakemberként megérted, hogy mennyi struktúra és szervezet jön létre naponta. Valószínűleg több rendszere és eljárása van, amelyek lehetővé teszik a rend létrehozását és a termelékenység ösztönzését. De annyi embert és folyamatot kell kezelni, még a legjobbak is túlterheltek lehetnek, amikor megnézzük a fájljainkat, iratgyűjtőinket és naptárainkat.
az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy struktúrát és szervezetet adjon hozzá a munkaterülethez, fájlokhoz és sok máshoz, a színkódolás használata. Az idegtudósok kutatásai szerint az agyunk keményen van bekötve ahhoz, hogy gyakorlatilag bármi más előtt feldolgozza a színt, javítva a megértést, és segít gyorsabban feldolgozni az információkat, valamint hosszabb ideig megőrizni.
a színkódolás általában inkább vonatkozik a papírfájlokra, mint a digitális fájlokra. Azonban számos program és feladatkezelő eszköz lehetővé teszi, hogy kategóriaszíneket adjon hozzá, így átviheti őket a digitális fájlkezelésbe. Vannak harmadik féltől származó szoftver-kiegészítők A Windows számára, amelyek lehetővé teszik a digitális mappák színének hozzáadását is.
A színkód fejlesztése
a színkód létrehozásakor először azt a környezetet értékelem, amelyben dolgozom.
- vannak-e már színek a munka, az osztályok vagy a projektek meghatározott kategóriáihoz? Ha igen, akkor próbálja meg beépíteni ezt a színkódba, hogy csökkentse a zavart az Ön és azok számára, akikkel dolgozik.
- milyen munkakategóriák vagy projekttípusok vannak? Például, amikor vállalati szinten dolgoztam, külön színt rendeltem minden támogatott vezetőhöz, színt az adminisztrátori projektekhez, jogi szerződésekhez, üzletfejlesztési projektekhez, műveleti fájlokhoz stb. Néha volt egy külön színt minden nagyobb projekt, ha volt egy csomó közülük folyik ugyanabban az időben.
attól függően, hogy hány színt és kategóriát hoz létre, hasznos lehet Önnek (és a támogatottaknak) egy színkódkulcs létrehozása. Így mindenki ismeri a rendszert, és nagyobb esélye van annak fenntartására.
eszközök a Színkódoláshoz
több tucat fantasztikus lehetőség áll rendelkezésre a színkód megvalósításához – mindent a fájloktól a címkéken át a kötőanyagokig és így tovább! Néhány kedvenc eszközöm a következőket tartalmazza:
- fájlmappák
- 3-gyűrűs kötőanyagok
- színes szegélyekkel ellátott Lapvédők
- Poly projektzsebek
- címkék
- Smead Viewables
ha nincs költségvetése vagy jóváhagyása a színes fájlmappák használatához, akkor is használhat színt a címkéin, vagy alkalmazhat színes matricákat hogy vizuálisabbak legyenek. A szín megváltoztathatja a világot a dolgok gyors megtalálásában vagy azonosításában, ha valami rosszul van.
A színkód végrehajtása
miután megszerezte a szükséges eszközöket, átállíthatja a fájlokat a megfelelő fájlszínre, és címkézheti őket. Tanítsd meg azoknak, akikkel dolgozol, hogyan kell használni az új rendszert, hogy megértsék, hogyan működik és miért fontos. Ahogy használja a rendszert, akkor azonosítani kell a módját, hogy finomhangolása, vagy add hozzá, ahogy megy.
színkódok alkalmazása naptárakra, feladatokra és e-mailekre
megemlítettem a papírfájlok színkódolását és a digitális rendszerekkel való összehangolását. Ez az egyik módja annak, hogy az Outlook feladatok, naptár és kategóriák.
a Microsoft Outlook programban beállíthat kategóriákat, és mindegyikhez társíthat egy színt. Ezután használhatja ezt a színkódot feladatok, e-mailek és naptári találkozók.
ez a szokásos színkódom:
- Red – beszélő megbízások
- Orange – ügyfelek vagy szállítók
- sárga – képzés
- világos zöld – csapat kapcsolatos
- Standard Zöld – pénzügyi / számviteli
- kék – üzleti fejlesztés
- Teal – adminisztratív
- lila – cikk/könyv írása
első pillantásra gyorsan látom (még akkor is, ha nem tudom elolvasni az összes részletet), hogy a naptáramban használt színek miatt hetente hány beszédes Eljegyzés, ügyfélhívás és csapattalálkozó van.
csapatmunka projektmenedzsment eszközünk lehetővé teszi számunkra, hogy a naptárban szereplő projekteket és eseményeket is színkódoljuk. Tehát nem számít, hová nézek, a piros azt jelenti, hogy beszél, a sárga az edzéshez, a zöld a csapatértekezletekhez stb.
mindannyian szervezettebbek akarunk lenni. A színkódolás lehetővé teszi számunkra, hogy gyorsabban megtaláljuk, amire szükségünk van, és könnyen azonosítsuk, hová tartozik minden. Ez megkönnyíti a tervezést, mivel egy pillanat alatt láthatjuk, hogy mely kategóriák igénylik az időnket. És amikor a csapat többi tagja is a fedélzetre kerül, az egész irodát zökkenőmentesebbé teszi azáltal, hogy mindenkit ugyanazon a színkódolt oldalon tart!
az e-mailjeinkben és blogbejegyzéseinkben szereplő linkek egy része szponzorált linkek, és minden dolog, amit az Admin kaphat kompenzációt. Csak olyan termékeket és erőforrásokat ajánlunk, amelyeket szakmai életünkben és üzleti tevékenységünk építésében használunk. Reméljük, hogy hasznosnak találja őket, is.
hogyan kell használni ezt a cikket a hírlevélben vagy a weboldalon
szeretné használni ezt a cikket a hírlevélben, ezine-ben vagy webhelyén? Megteheti — mindaddig, amíg ezt a teljes szöveget is tartalmazza:
Julie Perrine, a CAP-OM az All Things Admin alapítója és vezérigazgatója, képzést, mentorálást és erőforrásokat biztosít az adminisztratív szakemberek számára világszerte. Julie adminisztratív szakértelmét és az egész életen át tartó tanulás iránti szenvedélyét arra használja, hogy lelkes mentorként, előadóként és szerzőként szolgáljon, aki világszerte oktatja az adminisztrátorokat arról, hogyan lehet napról napra hatékonyabbak. Tudjon meg többet Julie könyveiről-az innovatív Admin: szabadítsa fel az innováció erejét adminisztratív karrierjében és a szervezett Adminisztrátorban: Használja ki egyedi szervezési stílusát, hogy rendszereket hozzon létre, csökkentse a túlterhelést és növelje a termelékenységet, és Procedures Pro legyen: az adminisztrátor útmutatója a hatékony irodai rendszerek és eljárások fejlesztéséhez.
