hogyan lehet a legjobban megvédeni a bizalmas kommunikációt

az Aspen Daily News a homályosan fenyegető címkéjével mondja a legjobban: “ha nem akarja, hogy kinyomtatják, ne hagyja, hogy megtörténjen.”

mint válság-és reputációs menedzsment szakemberek, folyamatosan stratégiákat és kommunikációt hozunk létre érzékeny és peres témákkal kapcsolatban, így nem igazán engedhetjük meg, hogy ez megtörténjen.”Azonban lépéseket tehetünk annak érdekében, hogy ügyfeleink nevében megőrizzük munkánk titkosságát, tudva, hogy bármilyen papír vagy elektronikus nyomvonal, amelyet létrehozunk, felhasználható ellenünk.

egyik ügyvéd barátunk nemrégiben megosztott velünk egy cikket a Corporate Counsel Business Journal-ból, amely megerősítette megértésünket, hogy a titoktartás általában nem áll fenn az ügyfelek és a PR-cégek között. Valójában, amikor az ügyfelek bizalmas vagy privilegizált kommunikációt hoznak nyilvánosságra a PR tanácsadókkal, a kiváltságmentesség megfosztható. A cikkben kiemelt esetben egy nagy kórház kénytelen volt átadni egy bizalmas vizsgálati jelentést az ellenzéki tanácsadónak, mert megosztotta azt PR-cégével, ezért lemondott az ügyvédi-ügyfél kiváltságról a jelentésért.

az ügyfelek mindenféle érzékeny, ellentmondásos és jogi kérdésekkel foglalkozó helyzettel szembesülhetnek. Míg az ügyvéd szerepe az ügyfelek védelme és védelme a peres eljárásokkal szemben, a válságkommunikátorok az ügyfél hírnevének kezelésére, védelmére és — ha szükséges — újjáépítésére összpontosítanak. Szorosan együttműködünk a vállalatokkal a stratégia, az üzenetküldés, az érdekelt felek kommunikációja és a médiakapcsolatok terén a válság előtt, alatt és után.

ennek nagy része belső “munkaterméknek” minősül, és több kommunikációs és stratégiai dokumentumtervezetet jelent. De bárki, aki részt vesz a stratégiai üléseken ésszerűen elvárhatja, hogy ezek az érzékeny anyagok bizalmasak maradjanak, és védve legyenek a privilegizált körön kívüli személyektől?

megértjük, hogy minden felfedezhető, de a legjobb gyakorlatként a GroundFloor Media azt javasolja, hogy a privilege jobb védelme érdekében kössön szerződést külső jogi tanácsadókkal és dolgozzon rajtuk keresztül.

titoktartási tippek

minden eset egyedi, de itt van néhány bevált gyakorlat az érzékeny kommunikáció burkolatok alatt tartására:

• tegyük fel, hogy minden, amit írsz vagy mondasz, napvilágot lát.
• nehezebb kiváltságot igényelni, ha házon belüli tanácsadóval dolgozik. Jobb, ha a PR-szakember az ügyfél külső tanácsadóján keresztül dolgozik.
• minden kommunikációs dokumentum tervezete felfedezhető, nem csak a végleges dokumentum, amely nyilvánosságra kerül.
• feltételezzük, hogy az Ön által használt kommunikációs eszközök — iPad, iPhone, számítógép – és bármely kommunikációs alkalmazás – Skype, Slack, szöveges üzenet vagy tweet és természetesen személyes e — mail-visszakereshetők és nyilvánossá válhatnak.
• érzékeny kérdések esetén vegye fel a telefont, és ne hagyjon nyomot.

az ügyvédi titoktartás azt jelenti, hogy az ügyfél és az ügyvéd közötti bizonyos kommunikáció védett és bizalmas. Az ügyvéd-ügyfél kiváltság biztosítása érdekében a következő elemeknek kell lenniük:

• a PR-Ügynökség és az ügyfél közötti kommunikáció védelme érdekében minden kommunikációban ügyvédet kell bevonni. Gondolj rá úgy, mint egy háromszögre: PR szakember, ügyfél és külső tanácsadó. A jogi tanácsadás egyszerűen nem elég.
• bizalmas kommunikációnak kell lennie az érintett felek között. Ha az információt nyilvánosságra hozzák, vagy privát beszélgetést tartanak egy nyilvános liftben, akkor az már nem privilegizált. Például a sajtóközlemény számos tervezete és a médiának küldött végső sajtóközlemény nem privilegizált, még akkor sem, ha külső tanácsadó vesz részt.
• a kommunikációnak “jogi tanácsadás céljából” kell lennie.”Ebben az esetben a kommunikációs szakemberek többet nyújtanak, mint a szokásos PR-tanácsadás: szerves részét képezik az általános jogi vitának és stratégiának.

ne feledje, hogy ezek csak a legjobb gyakorlatok, és a titoktartási elvárás nem jelenti a titoktartás garanciáját.