5 Suggerimenti per la Ricerca e Selezione di Diritto Collezioni del Sistema di Gestione

Come Scegliere un CMS Che Supporta la Tua Necessità dell’Istituzione

le organizzazioni di Raccolta, come i musei e le gallerie d’arte, utilizzare un museo collezioni management system (CMS) per tenere traccia del complesso interdipartimentale di dati e informazioni relative agli oggetti della collezione. Poiché i record dei tuoi oggetti di raccolta più preziosi sono tracciati da un CMS del museo, tutte le informazioni devono essere facilmente accessibili da tutti i membri dell’organizzazione.

Implementare un nuovo CMS in qualsiasi sistema o flusso di lavoro esistente può essere un’impresa scoraggiante e di grandi dimensioni per qualsiasi organizzazione. Molte considerazioni finanziarie, tecniche e di formazione devono essere prese in considerazione. Misurare questi sforzi potenziali sarà fondamentale per aiutare a capire se un’impresa del genere vale la pena perseguire. Pertanto, la ricerca del miglior software di gestione delle collezioni per gestire le informazioni sulle collezioni per la tua organizzazione è essenziale per rendere il processo di implementazione il più semplice possibile.

Per aiutarvi a impostare nella giusta direzione, abbiamo assemblato un elenco di suggerimenti per tenervi in pista e trovare un sistema di gestione delle collezioni che meglio si adatta alle esigenze della vostra organizzazione museo o collezioni.

Crea una squadra forte

Considera quali dipartimenti e personale saranno maggiormente interessati dal tuo nuovo software museale. Chi saranno i tuoi utenti esperti? Coinvolgerli nel processo di selezione presto. Dopo aver selezionato il tuo team, nomina un team lead per gestire i dettagli del progetto e garantire una transizione fluida.

Membri del team suggeriti:

• Testa di collezioni
• Testa registrar
• direttore Esecutivo
• IT manager
• Capo curatore
• Testa di conservazione
• amministratore del Database
• Digital media manager
• gestore del Sito web

Sondaggio Il Team di Selezione

Perché avete bisogno di un museo collezioni del sistema di gestione, e che cosa stai cercando di realizzare? L’esame di queste semplici domande vi aiuterà a rivelare le vostre priorità e gli ostacoli che si possono affrontare lungo la strada.

Chiedete al vostro team circa le loro attuali sfide museo CMS e ciò che deve essere migliorato. Scopri cosa vogliono ottenere dal nuovo sistema e l’impatto che si aspettano sulla collezione nei prossimi anni.

Considerando gli obiettivi immediati ea lungo termine darà la direzione della tua squadra. Ecco un esempio:

definisci i tuoi obiettivi e le procedure per la loro realizzazione alleviare il futuro di confusione o di disaccordo per la tua squadra, come le aspettative sono già stati chiariti.

Definisci i tuoi Deal Breaker

Sebbene ogni raccolta sia unica, alcuni processi sono standard in tutto il campo. Considera gli obiettivi sopra menzionati, i flussi di lavoro all’interno del tuo museo e questi benchmark suggeriti.

Un CMS che valorizza queste attività offre le migliori possibilità di successo:

	Prestiti e gestione delle mostre – La condivisione e l’esposizione di oggetti della collezione è al centro del tuo museo. Il CMS selezionato dovrebbe semplificare la pianificazione della mostra consolidando le informazioni sulla lista di controllo e fornendo allo staff informazioni aggiornate con precisione. Il tuo nuovo CMS dovrebbe offrire report flessibili che possono essere facilmente personalizzati per supportare le pratiche di prestiti e mostre del tuo team.
	Supporto per la conservazione – Mantenere la documentazione di conservazione corretta, come indagini sui trattamenti e rapporti sulle condizioni, garantisce che la raccolta rimanga sicura e accessibile. Seleziona un CMS che supporti una collaborazione senza problemi tra conservatori, curatori e registrar standardizzando i dati per le indagini di trattamento necessarie, i report e i criteri ambientali.
	Location and Shipping Management – Cerca un CMS in grado di incrociare le informazioni di spedizione-date di invio e consegna, dettagli del corriere, valori di spedizione—con dettagli di assicurazione, oggetto e mostra o prestito. Il tuo CMS dovrebbe anche gestire facilmente il monitoraggio dei codici a barre e le attività relative all’inventario.
	Gestione delle risorse digitali e dei media – Gestire le risorse digitali è importante tanto quanto gestire gli oggetti della tua collezione. Assicurati che il tuo CMS fornisca funzionalità native DAMS, consentendo di leggere e gestire praticamente qualsiasi formato di file multimediale, creare record multimediali, importare e aggiornare automaticamente i metadati multimediali, annotare digitalmente le immagini e impostare i diritti di accesso al gruppo.
	Reporting and Analysis – Aiuta il tuo team a gestire la tua collezione in modo efficiente selezionando un CMS che fornisce più report preconfigurati, etichette, modelli di catalogo, report sulle condizioni e liste di controllo delle esposizioni. Assicurarsi che i dati possono essere facilmente esportati in una varietà di formati utili.
	Accessibilità flessibile – La maggior parte dei team di raccolta sono in movimento, quindi è importante che il personale sia in grado di recuperare, accedere e aggiornare le informazioni in modo sicuro, da qualsiasi luogo. Il CMS dovrebbe offrire un accesso sicuro basato sul Web, sia come applicazione basata su browser o tramite una soluzione cloud-hosted compatibile.

Dare la priorità e restringere l’elenco dei criteri per 3 must-have assoluti per mantenere il vostro team concentrato come si ricerca, test, e confrontare varie soluzioni.

Ricerca Ciò che è disponibile

Con i vostri obiettivi e interruttori affare stabiliti, il vostro team è ben attrezzata per soluzioni di ricerca e fornitori di contatto. Raccogliere quante più informazioni possibili dal web, fiere, e demo.

Ecco alcune domande iniziali da porsi:

• La soluzione di questo fornitore corrisponde ai tuoi obiettivi?
• Il software soddisfa i tuoi parametri di riferimento indispensabili?
• In che modo verrà eseguito il processo di implementazione? In che modo la lunghezza del processo di implementazione influirà sui tuoi obiettivi.
• Quanto è futureproof e scalabile la soluzione? Cerca software che si integri facilmente con altri sistemi (collezioni online, DIGHE, conservazione, ecc.) e in grado di supportare le vostre esigenze come cambiano in futuro.
• Questo sistema migliorerà la comunicazione e la collaborazione per le vostre attività legate alla collezione?
• Che reputazione ha ogni fornitore? Puoi trovare account del mondo reale, casi di studio o riferimenti?
• Questo sistema può consolidare la funzionalità di altri sistemi?
• Il fornitore ha esperienza con il tipo e la dimensione della raccolta?
• Quanto è compatibile il nuovo software con l’infrastruttura IT esistente?

Affina la tua selezione

Ora è il momento di restringere le opzioni a una scelta finale.

• Se necessario, organizzare ulteriori dimostrazioni e conversazioni con la vostra scelta fornitore superiore.
• Considera il tuo ritorno sull’investimento. Identificare i costi associati a ciascuna soluzione CMS, quindi identificare i benefici, sia finanziari che non monetari.
• Finalizza la selezione del fornitore.

Il tuo nuovo sistema non dovrebbe semplicemente sostituire il sistema attuale; dovrebbe aiutare la tua istituzione a operare in modo più efficiente supportando la tua collezione in futuro.

Inoltre, il tuo lavoro di raccolta non esiste in isolamento, quindi nemmeno il tuo software dovrebbe. Pensa in grande e proteggi la tua collezione e le tue risorse investendo in un ecosistema di gestione della raccolta aziendale, non in un CMS autonomo. Essere sicuri di valutare attentamente le vostre esigenze durante il processo di ricerca, e prendere in considerazione le opzioni che meglio risparmiare tempo, denaro e frustrazione.

Se vuoi saperne di più su come i sistemi Gallery possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi, visualizzare una dimostrazione CMS o richiedere una consulenza con uno dei nostri esperti, contattaci oggi stesso.