Aggiornamenti legali

Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (“DOL”) ha pubblicato un modello di avviso per aiutare i datori di lavoro a rispettare il programma di assicurazione sanitaria per bambini Reauthorization Act (“CHIPRA”).

In base a questo statuto, i datori di lavoro che mantengono i piani sanitari di gruppo devono fornire un avviso annuale ai dipendenti delle potenziali opportunità di ricevere assistenza premium nell’ambito di Medicaid o del Programma di assicurazione sanitaria per bambini (“CHIP”) per la copertura sanitaria del dipendente o dei dipendenti. Questo è noto come il ” CHIP Avviso datore di lavoro.”

Il modello di avviso CHIP datore di lavoro di DOL è disponibile sul suo sito Web e può essere accessibile tramite il seguente link: http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc. Di seguito è riportato un riepilogo degli obblighi del datore di lavoro relativi all’avviso del CHIP del datore di lavoro.

Dipendenti che devono ricevere l’avviso di CHIP del datore di lavoro

L’avviso di CHIP del datore di lavoro deve essere fornito a tutti i dipendenti che risiedono in uno qualsiasi dei 40 stati che forniscono assistenza premium attraverso piani basati sul datore di lavoro, indipendentemente dalla posizione fisica o dalla sede principale del datore di lavoro, dal piano

I 10 stati che attualmente non offrono assistenza premium sono Connecticut, Delaware, Hawaii, Illinois, Maryland, Michigan, Mississippi, Ohio, South Dakota e Tennessee. Tuttavia, come notato, i datori di lavoro situati in questi stati devono comunque fornire l’avviso di CHIP del datore di lavoro a tutti i dipendenti che risiedono negli stati che offrono tale assistenza.

Un datore di lavoro con uno o più dipendenti coperti può inviare l’avviso modello a tutti i dipendenti se è amministrativamente più facile inviare l’avviso a tutti piuttosto che distinguere tra dipendenti in base alla residenza. In alternativa, “n datore di lavoro che non si trova ad affrontare complessità multi-Stato e che vuole fornire informazioni specifiche dello Stato più complete alla sua forza lavoro può modificare il modello di avviso di CHIP datore di lavoro”, a condizione che l’avviso modificato non ometta alcuna delle informazioni di contatto dello stato applicabile.

Quando deve essere fornito l’avviso del CHIP del datore di lavoro

Molti datori di lavoro saranno tenuti a fornire il loro primo avviso annuale del CHIP del datore di lavoro già il 1 maggio 2010. La scadenza dell’avviso è determinata con riferimento al primo giorno del primo anno del piano dopo il 4 febbraio 2010, quando è stato emesso l’avviso di CHIP del datore di lavoro modello. In particolare, i datori di lavoro il cui piano anno inizia tra il 4 febbraio 2010 e il 30 aprile 2010 devono fornire l’avviso CHIP datore di lavoro entro il 1 maggio 2010. I datori di lavoro il cui prossimo anno piano inizia a partire dal 1 maggio 2010 devono fornire l’avviso CHIP datore di lavoro entro il primo giorno del prossimo anno piano (ad esempio, 1 gennaio 2011 per i piani anno civile).

Come deve essere fornito l’Avviso del CHIP del datore di lavoro

L’Avviso del CHIP del datore di lavoro può essere fornito per posta elettronica di prima classe, elettronicamente (se i regolamenti di safe-harbor di divulgazione elettronica di DOL, che appaiono a 29 C. F. R. § 2520.104 b-1(c), sono soddisfatti), o in concomitanza Se viene scelta questa terza alternativa, l’avviso deve apparire come un “documento separato e prominente.”

Sanzioni per non conformità

Sanzioni civili fino a $100 al giorno possono essere valutate contro i datori di lavoro per il mancato rispetto dei requisiti di avviso di CHIPRA. Significativamente, ogni violazione relativa a qualsiasi singolo dipendente o beneficiario viene trattata come una violazione separata.

Consigli Per i Datori di lavoro

i Datori di lavoro devono pianificare ora per soddisfare le loro CHIPRA requisiti di notifica, eseguire le operazioni seguenti:

• Determinare quali dipendenti risiedono in uno stato che fornisce l’assistenza premio sotto Medicaid o il CHIP per il riempimento di salute del dipendente o del dipendente dipendenti;
• Determinare la data di scadenza per la prima edizione del Datore di lavoro di CHIP di Preavviso (ad esempio, 1 Maggio 2010 o entro l’anno);
• Scarica l’avviso del CHIP del datore di lavoro del modello dal sito web di DOL (a http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc); e
• Determina se utilizzare l’avviso del modello “così com’è” o modificarlo volontariamente includendo informazioni più complete specifiche dello stato.

Vi preghiamo di contattarci se avete domande su CHIPRA o sui potenziali requisiti di notifica della vostra organizzazione ai sensi del presente statuto.