Capire “Chiudere i libri”

Che cos’è “Chiudere i libri”?

In contabilità, la parola “libri” si riferisce al record di transazioni finanziarie di una società. Il termine “chiusura dei libri” si riferisce a una procedura contabile che avviene alla fine di ogni mese o periodo aziendale designato e alla fine di ogni anno.

La procedura

Le transazioni finanziarie oggi sono tipicamente registrate nel software di contabilità, ma anni fa sono state registrate nei libri contabili. La procedura “chiusura dei libri” aiuta a garantire che i dati inseriti nelle registrazioni contabili siano accurati in modo che i rapporti finanziari possano essere creati e finalizzati. I rapporti di gestione di allarme per quanto denaro sta fluendo dentro e fuori del business. La direzione utilizzerà i rapporti finanziari per analizzare gli aspetti finanziari del business e deciderà come migliorarlo, mentre le parti interessate faranno riferimento ai rapporti per valutare quanto bene il business sta eseguendo.

Il processo di chiusura dei libri ha tre fasi.

1. I dati finanziari vengono inseriti nei libri o nel sistema di registrazione.
2. I dati immessi nel sistema vengono riconciliati, il che significa che vengono ricontrollati per assicurarsi che siano accurati.
3. I contabili della società “chiudono i libri”, nel senso che approvano e finalizzano i dati in modo da creare rapporti finanziari come il conto economico e il bilancio.

Registrazione dei dati

I dipendenti designati tra le unità aziendali registrano in un sistema di registrazione le transazioni finanziarie. I record delle transazioni consistono in importi presentati come addebiti o crediti, la data della transazione, una descrizione della transazione e spesso contengono un numero di riferimento univoco. Queste informazioni possono essere registrate in un giornale generale o in un giornale di transazione specifico, che potrebbe essere per vendite di prodotti o servizi, vendite di beni, acquisti speciali o per ammortamenti. Entro la fine del periodo contabile, di solito mensile, tutte le voci del diario saranno inserite nel libro contabile principale: il libro mastro generale (GL).

Il GL fornisce un record di transazioni finanziarie e dati che ha avuto luogo nel corso della vita della società e tiene traccia di tutti i conti: passività, attività, patrimonio netto, ricavi e spese. Dopo che i dati sono stati inseriti nel sistema contabile aziendale, devono essere riconciliati.

Riconciliazione dei dati

La riconciliazione dei dati è una procedura contabile in cui i record delle transazioni vengono confrontati con estratti conto bancari e altri record per garantire che gli importi inseriti nel sistema contabile siano corretti. Oltre alla riconciliazione per il settore bancario, esiste la riconciliazione per le transazioni finanziarie con clienti e fornitori e le transazioni interaziendali e commerciali. Quando la documentazione di supporto non corrisponde ai dati che sono stati registrati nel GL, c’è una discrepanza. Un contabile deve quindi condurre ricerche per scoprire l’errore e risolverlo per garantire che il GL rifletta accuratamente l’attività finanziaria.

Approvazione e chiusura dei libri

Dopo che i dati sono stati riconciliati, i dati saranno condivisi con il contabile principale o il controller della società per l’approvazione finale. Il controller quindi chiude e” blocca i libri”, il che significa che nessun altro può toccare i dati finanziari nel periodo di tempo appena chiuso. Se mesi o anni dopo qualcuno scopre un errore o un’omissione che è stata fatta ad un certo punto in passato, un contabile di solito applica la correzione al mese corrente in cui è stato scoperto l’errore. Questo tipo di correzione è chiamato una voce true-up, a volte indicato come una voce catch-up.

Storia della chiusura dei libri

Il termine “libri” rimanda a un periodo in cui veniva mantenuta un’attività contabile. Ogni account è stato tracciato su carta contabile, che aveva colonne per la data della transazione, la descrizione e l’importo in dollari. Il libro mastro è stato poi combinato in un libro dei conti. Esistono cinque categorie generali di account:

1. Attività (cassa, magazzino, crediti, immobili e attrezzature)
2. Passività (debiti, note di debiti, ratei)
3. Equity (proprietari di contributi utili)
4. ricavi o vendite generate dal business)
5. Spese (gli importi pagati per eseguire il business)

Ciascuna di queste categorie può avere avuto il suo proprio libro di registri o riviste, o i cinque conti potrebbe sono stati combinati in un unico libro. Alla fine di ogni mese, o periodo finanziario, un contabile totalizzava tutta l’attività e spesso tracciava una linea alla fine per significare che quel periodo era “chiuso.”Una volta chiuso un periodo, non è stato possibile inserire più voci nel libro per quel periodo. Un nuovo periodo sarebbe stato creato nel libro per le transazioni future.

Questo processo contabile ha generato la frase ” chiusura dei libri.”Dal momento che il reparto contabilità condotto affari utilizzando libri finanziari effettivi, divenne noto come il” reparto contabilità.”

Sebbene poche aziende utilizzino ancora materiali contabili come carta e libri per tenere traccia delle transazioni finanziarie poiché il software è molto più semplice ed efficiente, i contabili usano ancora parole come “libri”, “libri mastri” e “riviste.”