Capitolo 2-Sistemi informativi di collaborazione

La cooperazione è un gruppo di persone che lavorano insieme, tutti facendo essenzialmente lo stesso tipo di lavoro per realizzare un lavoro. La collaborazione è un gruppo di persone che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune attraverso un processo di feedback e iterazione. La cooperazione può essere un luogo in cui tutte le parti esistono e fare ammenda per ottenere il lavoro svolto, ma la qualità e il miglioramento degli individui non sono presenti. La collaborazione include fornire feedback, snellire processi e procedure e migliorare le prestazioni delle persone coinvolte.

Importanza di un feedback critico efficace

Un gruppo in cui tutti sono troppo educati per dire qualcosa di critico non può collaborare. Una famosa citazione di Charles Darwin dice: “Se due di voi hanno la stessa identica idea, allora non abbiamo bisogno di uno di voi.”Il rovescio della medaglia, se un gruppo è troppo critico e negativo, i membri possono arrivare a diffidare e odiarsi l’un l’altro. Ci deve essere un corretto equilibrio dei due, e il feedback deve accendere i membri del team di imparare gli uni dagli altri. Se nessuno è disposto ad esprimere idee diverse e persino impopolari, nessuno imparerà nulla.

Linee guida per dare e ricevere feedback critici

Dare e ricevere feedback critici è la singola abilità di collaborazione più importante. Quanto segue è una linea guida delle caratteristiche più importanti per una collaborazione efficace: È entusiasta dell’argomento della nostra collaborazione, è aperto e curioso, parla la sua mente anche se è un punto di vista impopolare, torna a me e agli altri in modo tempestivo, è disposto a entrare in conversazioni difficili, è un ascoltatore percettivo, è abile nel dare/ricevere feedback negativi, è disposto a proporre idee impopolari, è autogestito e richiede “bassa manutenzione”, e molto altro.

Quali sono i tre criteri per una collaborazione di successo?

Per i professionisti, i team devono raggiungere i loro obiettivi. Tali obiettivi possono includere prendere una decisione, risolvere un problema o creare un prodotto di lavoro. Con qualsiasi obiettivo, il primo criterio di successo è sempre rispondere alla domanda: “L’abbiamo fatto?”Se aggiungi livelli alla domanda, diventa” L’abbiamo fatto entro il tempo e il budget consentiti?”In questi casi, le squadre che sono andate nel tempo o nel budget in genere non hanno considerato i loro obiettivi raggiunti.

Crescita della capacità del team

In un’azienda, i team durano insieme per mesi o addirittura anni, quindi un valutatore di domande appropriato è sempre: “La squadra è migliorata?”I team che sono spesso permanenti crescono con i suoi benefici nel tempo e, man mano che il team migliora, diventa più efficiente, fornendo un servizio migliore anche a un costo minore. Ma come fa una squadra a migliorare? I modi includono lo sviluppo di processi di lavoro migliori, il miglioramento individuale dei propri compiti, l’insegnamento reciproco di compiti e nuove competenze e anche la fornitura di prospettive significative l’una all’altra.

Esperienza significativa e soddisfacente

Nel mondo mondano dei professionisti del business, cosa rende il lavoro significativo? Il lavoro deve essere percepito significativo dal team. Potrebbe non essere glamour come salvare una vita, ma se il compito è percepito come importante, sarà molto più significativo. Se viene dato credito per il lavoro e il riconoscimento del completamento dell’attività è presente, più significativo sarà il lavoro. Anche, aspetto cameratismo del lavoro di squadra può dare un’esperienza soddisfacente pure. Ognuno è eccitato quando hanno la sensazione di essere o di un gruppo, e facendo la loro parte per ottenere qualcosa di utile.

Quali sono i quattro scopi principali della collaborazione?

Informare è il primo e più fondamentale scopo di collaborazione. L’obiettivo di informare è assicurarsi che i membri del team concepiscano le informazioni nello stesso modo il più possibile. I membri del team devono essere in grado di condividere i dati e comunicare tra loro, ed essere in grado di comprendere ogni interpretazione data. Ciò eviterà qualsiasi ripetizione di informazioni e porterà a una soluzione più efficiente.

Prendere decisioni

• Decisioni operative – Decisioni che supportano le attività operative quotidiane.
• Decisioni manageriali-Decisioni sull’allocazione e l’utilizzo delle risorse. Se una decisione manageriale richiede considerazione da diverse prospettive, trarrà grande beneficio dalla collaborazione.
• Decisioni strategiche-Decisioni che supportano questioni organizzative di ampio respiro. Queste decisioni sono quasi sempre collaborative.
• Decisione strutturata – Processo in cui esiste un metodo compreso e accettato per prendere la decisione.
• Processo decisionale non strutturato in cui non esiste un metodo decisionale concordato.

Il tipo di decisione e il processo decisionale sono vagamente correlati. A livello operativo, di solito vengono prese decisioni strutturate e le decisioni a livello strategico tendono ad essere non strutturate. In un sistema di collaborazione, poche decisioni strutturate coinvolgono la collaborazione. Di solito c’è già una procedura impostata da seguire e non richiede molte decisioni. Non strutturato d’altra parte, richiede molta collaborazione perché il feedback e le iterazioni sono fondamentali. Devono essere prese in considerazione diverse prospettive e devono essere discusse conclusioni provvisorie e risultati potenziali.

Risolvere problemi

Un problema è una differenza percepita tra ciò che è e ciò che dovrebbe essere. I problemi sono una percezione, e che porta a diverse persone che hanno diverse percezioni dei problemi. Per questo motivo, il primo e forse il compito più importante per un gruppo collaborativo di problem solving è definire il problema. Quindi la squadra deve capire l’obiettivo nel risolvere il problema e farlo.

Gestione dei progetti

I progetti sono formati per creare o produrre qualcosa. L’obiettivo finale potrebbe essere una varietà di cose, e poiché i progetti variano così tanto in natura e dimensioni, qui ci sono quattro fasi di progetto generici:

• Fase di partenza-La fase di partenza è quello di impostare le regole di base per il progetto e il team. Le attività in questa fase includono l’identificazione di cosa sia il progetto, la determinazione dell’appartenenza al team, la definizione del progetto, la determinazione del modo in cui il progetto verrà realizzato, l’impostazione dell’ambito del progetto, la definizione dei ruoli e la definizione delle regole del team.
• Fase di pianificazione-Fase per determinare chi farà cosa e quando. Le attività lavorative in questa fase sono definite e risorse come personale, budget e attrezzature sono assegnate a ciascuna. Inoltre, gli orari sono determinati per ogni attività e membro e il budget può essere rivisto più volte.
• Fare fase-Le attività del progetto vengono eseguite all’interno di questa fase. Una sfida di gestione in questa fase è garantire che le attività siano completate nei tempi previsti e identificare i problemi all’interno del programma il prima possibile. Le attività possono essere eliminate e modificate durante questa fase.
• Fase di finalizzazione-Questa fase finalizza il completamento del progetto e chiede ai suoi membri del team, ” Siamo davvero fatto?”Se tutto il lavoro è fatto, la documentazione deve avvenire e i dati devono essere archiviati in una posizione accessibile.

Quali sono i requisiti per un sistema informativo di collaborazione?

Come un sistema informativo, un sistema di collaborazione ha i cinque componenti di ogni sistema informativo, come hardware, software, dati, procedure e persone. All’interno del componente dati, la collaborazione prevede due tipi:

• Dati di progetto – Dati che fanno parte del prodotto di lavoro della collaborazione. Un documento che descrive una soluzione consigliata è i dati di progetto per un progetto di risoluzione dei problemi.
• Metadati del progetto-Dati utilizzati per gestire il progetto. Orari, attività, budget e altri dati gestionali sono esempi di metadati del progetto.

Le procedure dei sistemi informativi di collaborazione specificano standard, politiche e tecniche per condurre il lavoro del team.

Funzioni primarie: Comunicazione e condivisione dei contenuti

I team hanno bisogno del supporto del loro sistema di collaborazione per comunicare, gestire molte versioni dei contenuti e gestire le attività. Molti di questi requisiti supportano l’iterazione e il feedback.

Come si possono utilizzare gli strumenti di collaborazione per migliorare le comunicazioni del team?

A causa della necessità di fornire feedback, la comunicazione di squadra è essenziale per ogni progetto collaborativo. La comunicazione è importante per gestire i contenuti, le attività di progetto e lo sviluppo di una struttura di comunicazione efficace è la prima cosa che il tuo team dovrebbe fare e potrebbe essere la caratteristica più importante di un sistema informativo collaborativo. L’uso degli strumenti dipende dai modi in cui il team comunica tra loro:

• Comunicazione sincrona-Quando tutti i membri del team si incontrano allo stesso tempo. Questo può essere fatto in una singola posizione o più posizioni, e può essere da incontri faccia a faccia, fino alle chiamate in conferenza o videoconferenza.
• Asincrono – Quando i membri del team al non si incontrano allo stesso tempo. Ciò si verifica in sedi singole o multiple ed è generalmente finalizzato dall’uso di e-mail, sondaggi e moduli di discussione. Questa è una forma di comunicazione che non ottiene risposte immediate.

Come è possibile utilizzare gli strumenti di collaborazione per gestire i contenuti condivisi?

La condivisione dei contenuti è la seconda funzione importante dei sistemi di collaborazione. I membri del team devono condividere entrambi i dati del progetto per consentire il feedback e l’iterazione e, per farlo, deve esserci uno strumento o un’applicazione. Le seguenti tre categorie di contenuti elencano gli strumenti di collaborazione per ciascuno:

Contenuto condiviso senza controllo

• E – mail con allegati-Questo pone numerosi problemi, tra cui qualcuno che non riceve l’e-mail, non la vede nella propria casella di posta o qualcuno non salva l’allegato.
• File Server – Questo è semplicemente un computer che memorizza i file. Questo metodo è migliore degli allegati e-mail, ma esiste la possibilità che un membro del team possa interferire con il proprio lavoro, poiché non esiste alcun controllo aggiuntivo.

Contenuti condivisi con gestione delle versioni su Google Drive

I sistemi che forniscono la gestione delle versioni tengono traccia delle modifiche ai documenti e forniscono funzionalità e funzioni per consentire il lavoro simultaneo. Google Drive è un sostenitore di questo, e fornisce un servizio gratuito di un disco virtuale nel cloud in cui è possibile creare cartelle e memorizzare i file.

Contenuto condiviso con controllo di versione

Controllo di versione è il processo che si verifica quando lo strumento di collaborazione limita, e talvolta anche dirige, l’attività dell’utente. Il controllo di versione comporta una o più delle seguenti funzionalità:

• Attività degli utenti limitata dalle autorizzazioni: gli utenti ottengono autorizzazioni specifiche per sapere se sono in grado di leggere, modificare ed eliminare.
• Document checkout – Le directory possono essere impostate in modo che gli utenti siano tenuti a controllare i documenti prima di poterli modificare.
• Cronologie delle versioni-Fornire cronologie per conto degli utenti. Quando un documento viene modificato, lo strumento registra il nome dell’autore e la data e l’ora in cui il documento viene memorizzato.
• Controllo del flusso di lavoro: la possibilità di gestire le attività in un processo predefinito.

Come è possibile utilizzare gli strumenti di collaborazione per gestire le attività?

Le descrizioni delle attività devono essere specifiche e formulate in modo che sia possibile decidere se l’attività è stata completata. Per utilizzare un elenco di attività in modo efficace, gli utenti devono essere in grado di condividerlo. Di seguito sono riportati alcuni strumenti che possono essere utilizzati per condividere un elenco di attività utili per la collaborazione:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

Quale sistema informativo di collaborazione è adatto al tuo team?

• The Minimal Collaboration Tool Set – Con questo set, si dovrebbe essere in grado di collaborare con il team, anche se si otterrà poco supporto dal software. La collaborazione sarà solo testo, e non si avrà accesso a video o audio in modo da non poter sentire o vedere gli altri collaboratori.
• Il buon set di strumenti di collaborazione-Si otterrà un più sofisticato set di strumenti di collaborazione. Si sarebbe in grado di condurre multi-party audio e video riunioni virtuali, e si avrà il supporto per l’accesso simultaneo a documenti, fogli di calcolo, e file di presentazione.
• Il set completo di strumenti di collaborazione: il set è il migliore dei tre perché include il controllo dei contenuti e della gestione, il controllo del flusso di lavoro e le riunioni online con la condivisione in cima a tutte le funzioni che ottieni dagli altri due.

Scegliere il set per la tua squadra

Scegliere il set giusto per la tua squadra può essere basato su una varietà di cose. Potresti essere in grado di permetterti lo strumento migliore, ma potresti non averne bisogno, a causa di un tempo di apprendimento prolungato. Il tempo di apprendimento può essere valutato come una curva di potenza del prodotto, che mostra la relazione della potenza in funzione del tempo che utilizza quel prodotto.

Non dimenticare le procedure e le persone!

Mentre si valutano i sistemi informativi e i sistemi informativi di collaborazione, è necessario iniziare a pensare seriamente alla procedura e ai componenti delle persone. Siete membri del team intenzione di utilizzare questi strumenti? Sono tutti d’accordo? Come saranno addestrati su di esso? Il tuo team ha bisogno di creare lavori o ruoli speciali? Tutte queste domande riguardanti le procedure e le persone devono essere risolte quando si determina uno strumento di collaborazione.

2026?

Come collaboreremo nel 2026? Il testo menziona il maggiore uso di incontri virtuali, e se non importa dove i compagni di squadra si incontrano, e quindi i progetti possono coinvolgere il personale migliore, o più conveniente. Viaggio ridurrà, con la maggior parte di essere più ricreativo, e convenzioni può benissimo essere virtuale. Con l’aumento dell’uso di questi strumenti di collaborazione, potrebbe essere meglio per noi imparare le abilità di collaborazione asincrona online.