Come proteggere al meglio le comunicazioni riservate

L’Aspen Daily News lo dice meglio con il suo slogan vagamente minaccioso: “Se non vuoi che sia stampato, non lasciare che accada.”

Come professionisti della gestione della crisi e della reputazione, creiamo costantemente strategie e comunicazioni che circondano argomenti sensibili e litigiosi, quindi non possiamo davvero “non lasciare che accada.”Possiamo, tuttavia, adottare misure per mantenere la riservatezza del nostro lavoro per conto dei nostri clienti, sapendo che qualsiasi traccia cartacea o elettronica che creiamo può essere usata contro di noi.

Uno dei nostri amici avvocati ha recentemente condiviso un articolo con noi dal Corporate Counsel Business Journal che ha ribadito la nostra comprensione che la riservatezza generalmente non regge tra clienti e aziende di pubbliche relazioni. Infatti, quando i clienti rivelano comunicazioni riservate o privilegiate con consulenti PR, la rinuncia privilegio può essere spogliato via. Nel caso evidenziato nell’articolo, un grande ospedale è stato costretto a consegnare un rapporto investigativo riservato al consulente dell’opposizione perché lo aveva condiviso con la sua società di pubbliche relazioni, e quindi ha rinunciato al privilegio avvocato-cliente per il rapporto.

I clienti possono affrontare tutti i tipi di situazioni che sono sensibili, controverse e affrontare questioni legali. Mentre il ruolo dell’avvocato è quello di proteggere e difendere i clienti dal contenzioso, i comunicatori di crisi si concentrano sulla gestione, la protezione e, se necessario, la ricostruzione della reputazione del cliente. Lavoriamo a stretto contatto con le aziende su strategia, messaggistica, comunicazione con gli stakeholder e relazioni con i media prima, durante e dopo una crisi.

La maggior parte di questo è considerato “prodotto di lavoro” interno e significa più bozze di comunicazioni e documenti strategici. Ma qualcuno coinvolto nelle sessioni di strategia può ragionevolmente aspettarsi che questi materiali sensibili rimangano confidenziali e protetti da chiunque al di fuori della cerchia privilegiata?

Comprendiamo che tutto è rilevabile, ma come best practice, GroundFloor Media consiglia di contrarre e lavorare attraverso consulenti legali esterni per proteggere meglio i privilegi.

Confidentiality Tips

Ogni caso è unico, ma qui ci sono alcune best practice per mantenere le comunicazioni sensibili sotto gli involucri:

• Supponiamo che tutto ciò che scrivi o dici possa vedere la luce del giorno.
• È più difficile rivendicare il privilegio quando si lavora con un consulente interno. E ‘ meglio se il professionista PR sta lavorando attraverso il consulente esterno del cliente.
• Tutte le bozze dei documenti di comunicazione possono essere rilevabili, non solo il documento finale che diventa pubblico.
• Presumere che qualsiasi dispositivo di comunicazione utilizzato — iPad, iPhone, computer – e qualsiasi app di comunicazione utilizzata – Skype, Slack, messaggio di testo o tweet e, naturalmente, e — mail personale-possa essere recuperato e potrebbe diventare pubblico.
• Per questioni delicate, prendi il telefono e non lasciare una traccia cartacea.

Vestito giù, avvocato-cliente privilegio significa che alcune comunicazioni tra un cliente e un avvocato sono protetti e mantenuti riservati. Per garantire il privilegio avvocato-cliente, i seguenti elementi devono essere a posto:

• Affinché le comunicazioni tra la tua agenzia di PR e il cliente siano protette, un avvocato deve essere coinvolto in tutte le comunicazioni. Pensate a come un triangolo: PR professionale, cliente e consulenza esterna. Semplicemente cc’ing consulenza legale non è sufficiente.
• Le comunicazioni riservate devono essere tra le parti coinvolte. Se l’informazione è resa pubblica o una conversazione privata si svolge su un ascensore pubblico, allora non è più privilegiata. Ad esempio, numerose bozze di un comunicato stampa e il comunicato stampa finale inviato ai media non sono privilegiati, anche se è coinvolto un consulente esterno.
• Le comunicazioni devono essere ” allo scopo di chiedere consulenza legale.”In questo caso, i professionisti della comunicazione stanno fornendo più di un consulente PR standard: sono parte integrante della discussione e della strategia legale generale.

Ricorda, queste sono solo le migliori pratiche e un’aspettativa di riservatezza non si traduce in una garanzia di riservatezza.