Come scrivere risposte e-mail di conferma (con campioni)

Anche se l’e-mail è una propaggine della scrittura di lettere che è venuto con l’era digitale, molte persone non sono state in grado di padroneggiare la scrittura di lettere per non parlare di e-mail. Questo non è comunque un problema perché la differenza tra un’e-mail e una lettera è proprio come la differenza tra la marcia automatica di un’auto e la marcia manuale. Non è necessario imparare a guidare una macchina con sistema di cambio manuale prima di guidare una macchina con sistema di cambio automatico. Tuttavia, la comprensione del sistema di ingranaggi manuale consente di cogliere facilmente il funzionamento del cambio automatico.

Così anche, la comprensione lettera scrittura rende professionale e-mail molto facile. Pertanto, nell’esaminare come scrivere risposte e-mail di riconoscimento, possiamo prendere spunti dai principi della scrittura di lettere.

Come probabilmente sapete, le principali distinzioni tra lettere ed e-mail sono:

1. Le e-mail non hanno bisogno di indirizzi sopra il corpo dell’e-mail. Puoi leggere suggerimenti ed esempi su come scrivere e rispondere alle e-mail professionali qui.

2. Le e-mail richiedono sign-off più elaborati, a differenza delle lettere. Si può leggere di più su chiusure e-mail qui.

3. Le email sono più brevi e più semplici delle lettere. Puoi leggere suggerimenti per scrivere e-mail professionali efficaci qui.

Suggerimenti e campioni per la scrittura di risposte e-mail di conferma

Di solito ci troviamo di fronte alla necessità di riconoscere vari tipi di e-mail nel mondo degli affari. Spesso, professionisti e imprenditori trovano necessario aggiungere ulteriori informazioni alle e-mail di conferma che inviano. Come tale, email di riconoscimento ora servono un ruolo molto tangenziale nel business e comunicazione professionale.

Suggerimenti per scrivere risposte e-mail di conferma

Ecco cosa dovresti tenere a mente quando scrivi email di conferma:

1. Cerca di rafforzare gli accordi o rivedere i termini dell’accordo se sei al punto di raggiungere un accordo.
2. Informare tempestivamente clienti e partner che avete visto la loro e-mail al fine di consentire loro di continuare qualsiasi altra attività necessaria.
3. Fai sapere al tuo cliente o partner se ci saranno cambiamenti nell’accordo, ad esempio se il loro ordine verrà ritardato di un paio di giorni.

Esempi di risposte e-mail di conferma

I campioni di risposta e-mail di conferma di seguito sono pensati per servire da guida per la creazione di e-mail di conferma per situazioni diverse.

1. Email di conferma di un ordine commerciale

Un cliente ha ordinato il prodotto, ma hai bisogno di ulteriori informazioni prima della spedizione o devi guidare il cliente su cosa fare dopo.

Cara signora. Kentura,

Grazie per il vostro ordine di due contenitori di nitrocellulosa diluente. Le vostre merci saranno pronte in sette (7) giorni lavorativi e saranno spedite esattamente in otto (8) giorni lavorativi da ora.

Prima di allora, vorremmo sapere se vuoi che includiamo i nostri souvenir per i tuoi clienti e campioni di prodotti da altre unità. Potete scegliere i prodotti che del campione gradirete ricevere dal catalogo che abbiamo inviato precedentemente.

Il nostro diluente riciclato della nitrocellulosa è fatto per offrire i migliori risultati a molto basso costo. Siamo sicuri che i vostri clienti saranno molto soddisfatti di questo prodotto.

Grazie ancora per il vostro ordine. Aspettiamo con impazienza di ricevere la vostra istruzione costante per includere i nostri souvenir ed altri prodotti del campione.

Cordiali saluti,

Ayo Oyedotun

Capo delle operazioni

Maraino Porelli Limited

2. Email di conferma della registrazione per un corso

Qualcuno si è registrato per il tuo corso. Vuoi ringraziare la persona per la registrazione e spiegare alcuni dettagli in più sul corso.

Caro Sig. Beans,

Grazie per la tua recente registrazione per il nostro corso di leadership di base 2013. Questa e-mail conferma la ricezione della quota di iscrizione e del modulo bio-dati.

Il corso avrà una durata di tre (3) settimane dal lunedì al venerdì, a partire dal 3 giugno 2013, e la sede sarà Alpha Cathedral. Ogni sessione durerà due (2) ore, e avremo solo tre (3) sessioni ogni giorno. Quindi, ogni dichiarante dovrebbe riprendere ogni giorno da 8: 00 A. M. per le tre (3) settimane della formazione. Si prega di visitare il nostro sito – http://afrimash.com/ – per ulteriori informazioni.

Non vediamo l’ora di vederti alla Cattedrale Alpha. Non esitate a scrivermi in qualsiasi momento se avete qualsiasi domanda.

Cordiali saluti,

Ayo Oyedotun

Capo, Amministrazione

Anthony Robbins Institute

3. Email Conferma domanda di lavoro

Le migliori organizzazioni di solito confermano la ricezione di e-mail di domande di lavoro. Questa e-mail di riconoscimento di esempio è per i manager e le persone delle risorse umane che vogliono riconoscere le ricevute delle domande da chi cerca lavoro.

Cara signora. Sharon,

La ringrazio molto per l’applicazione per la posizione di marketing officer a Breinswaitte Resources Limited. Esaminerò la tua domanda insieme agli altri che abbiamo ricevuto nei prossimi giorni. Se sei selezionato per la fase successiva del processo di reclutamento, sarai contattato per una sessione di intervista.

Apprezziamo il vostro interesse per la nostra azienda e vi auguriamo il meglio in questo processo di selezione.

Cordiali saluti,

Ayo A. Oyedotun

Responsabile delle risorse umane

Factbook Inc.

Ecco un riconoscimento più semplice:

Cara signora Sharon,

Grazie per la tua candidatura per la posizione di marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).

Abbiamo ricevuto un sacco di domande per questa posizione e sarà breve elenco dei candidati qualificati entro settembre 20. Se non avete sentito da noi da allora, si prega di essere liberi di mail me per informarsi sullo stato della vostra applicazione.

Grazie per il vostro interesse in BRL.

Auguri,

Ayo Oyedotun

Capo, Sviluppo del capitale umano

Breinswaitte Resources Limited

4. Risposta di conferma e-mail semplice

In molte situazioni, ti verrà chiesto di confermare la ricezione di e-mail in cui hai poche o nessuna informazione da aggiungere. Di solito, il mittente vuole semplicemente sapere che avete visto l’e-mail e si aspetta un semplice riconoscimento da voi.

Questo tipo di messaggi di posta elettronica può terminare con: “Si prega di confermare la ricezione di questo messaggio”, “Si prega di confermare la ricezione di questa e-mail” o “Si prega di confermare la ricezione di questa e-mail”.

Semplice e-mail di conferma per i candidati di lavoro:

Caro Kentura,

Questo è per confermare che ho ricevuto questa e-mail. Ancora una volta, vorrei ringraziarti per avermi offerto l’opportunità di far parte della tua stimata forza lavoro.

Cordiali saluti,

Ayo Oyedotun

Semplice e-mail di riconoscimento di un ordine commerciale

Caro signor. Frank,

Questo è per confermare che ho visto la tua email. Non vedo l’ora di ricevere la mia spedizione la prossima settimana, come hai promesso.

Saluti,

Ayo Oyedotun

Assistente, Sviluppo aziendale

Marygold Inc.

Conclusione

Non importa il tipo di e-mail di conferma che si sta inviando, ricordare tutte le regole di scrittura risposte e-mail. Assicurati di controllare il tuo CC e rivedere il tuo oggetto e-mail, se necessario prima di premere invia.