Come standardizzare le firme nelle e – mail aziendali-una guida passo-passo

: Questo post del blog è stato aggiornato il 12 agosto 2020.

Se stai leggendo questo, immagino che tu sia già ben consapevole di quanto sia importante avere una firma e-mail aziendale inserita nelle tue e-mail aziendali. È fantastico, ma anche il resto dei tuoi colleghi si rende conto di questo? Puoi utilizzare la tua corrispondenza online come piattaforma per promuovere il tuo marchio e diffondere i valori della tua azienda. Tuttavia, non sarà efficace se tutti i dipendenti creano firme e-mail per conto proprio. Come risolverlo? Tutto ciò di cui hai bisogno è un modello di firma e-mail ufficiale e standardizzato per la tua azienda. Quindi, è necessario implementarlo per tutti gli utenti. In questo articolo, vi guiderò attraverso un semplice processo di standardizzazione firma e-mail.

Unifica il design della tua firma e-mail

La tua immagine di marca è il tuo punto di vendita, quindi è fondamentale includerla in ogni e-mail aziendale in uscita. Per consolidare la tua identità di marca, devi creare un ritratto originale e coerente della tua organizzazione da mostrare nelle comunicazioni e-mail. Per farlo, puoi:

• Delegare una persona a gestire le firme e-mail di tutti gli utenti.
• Sbarazzarsi di caratteri decorativi, citazioni di ispirazione, e le immagini improprie dei dipendenti’ nelle e-mail.
• Assicurati che il modello di firma e-mail non sia troppo lungo ma includa tutti i dettagli necessari.
• Analizza la rilevanza di ogni singolo elemento incluso nel tuo blocco di firma e-mail.

Personalizza le firme in base alle tue esigenze aziendali

Poiché le firme e-mail sono considerate biglietti da visita elettronici, assicurati che tutti gli utenti abbiano creato correttamente le firme e-mail con dettagli di contatto personalizzati. È possibile personalizzare le firme aziendali tenendo conto del nome, della posizione e del reparto dei mittenti.

Ad esempio, una firma IT interna dovrebbe includere informazioni di contatto di base. Non è necessario inserire banner di marketing di fantasia, indirizzo fisico aziendale o un disclaimer nella comunicazione interna. Scopri l’ispirazione firma interna qui sotto.

D’altra parte, quando si progetta la firma per un team di vendita, dovrebbe contenere dettagli aziendali estesi, logo, banner di marketing, icone di social media e un disclaimer per soddisfare i requisiti legali.

Usa le immagini per attirare le persone

La grafica ben progettata situata nella tua firma e-mail può facilmente catturare l’attenzione degli utenti, quindi non esitare a usarle a tuo favore.

• Aggiungi il tuo logo aziendale a tutte le firme e-mail.
• Assicurarsi che il logo è ben esposto e link al sito web della vostra azienda.
• Aggiungi le foto degli utenti nelle tue firme e-mail. Essi hanno dimostrato di essere vincente fiducia e rendendo la comunicazione online più amichevole.

Inserisci link al tuo sito web e profili social

I collegamenti ipertestuali sono un elemento importante della tua firma e-mail. Possono facilmente aumentare il traffico verso il tuo sito Web o i profili dei social media e aiutare i tuoi destinatari a interagire facilmente con la tua azienda.

Per renderlo un elemento utile della firma, assicurarsi di:

• Includi link alle tue risorse online più preziose. Ricordati di tenerli sempre aggiornati in modo che i clienti non li trovino mai fuorvianti.
• Aggiungi icone di social media collegate ai tuoi profili ufficiali su Facebook, LinkedIn o altri profili social rilevanti per i tuoi affari.
• Inserire un testo o un pulsante con collegamento ipertestuale ad es. una pianificazione di riunioni o di una finestra di chat veloce e più diretto di comunicazione tra la vostra azienda e i vostri clienti

Nell’esempio di cui sopra, la firma di posta elettronica modello consiste di link a profili di social media, il sito web aziendale, marketing, risorse con i consigli per crescere il proprio business, blog, how-to articolo sul risparmio di denaro, e per il portafoglio prodotti. Quindi, puoi utilizzare un numero piuttosto elevato di link all’interno di una firma senza travolgere il destinatario (se il tuo modello è ben progettato).

Rimani conforme ai requisiti legali

Fornire informazioni dettagliate sulla tua azienda nelle firme e-mail è spesso richiesto dalla legge. Inoltre, i disclaimer ben scritti ti aiutano a proteggere la tua riservatezza e a rimanere conforme ai requisiti legali. Ad esempio, nel tuo disclaimer, puoi includere link a Termini e condizioni di utilizzo dei tuoi servizi o un link di cancellazione per conformarti alle disposizioni del GDPR. Compreso un disclaimer professionale aiuta anche a creare un’immagine aziendale trasparente e costruire la fiducia.

Suggerimento: Includere dichiarazioni di non responsabilità nella parte inferiore di tutte le e-mail esterne per rimanere conformi ai requisiti legali e creare un aspetto aziendale professionale.

Per saperne di più sulle disclaimer

Controlla la tua firma per eventuali errori

Immagina di ricevere un messaggio con la firma e-mail con Xs rossa invece di immagini, collegamenti interrotti o anche con errori di grammatica o errori ortografici. Sembra SPAM, no? Ecco perché si dovrebbe sempre assicurarsi che le firme e-mail aziendali sono impeccabili.
Prima di utilizzare la tua firma nelle e-mail aziendali, assicurati di:

• Regola le tue firme di posta elettronica su diversi client di posta elettronica e dispositivi mobili. Puoi concentrarti su quelli più popolari e controllare come viene visualizzata la tua firma su di essi.
• Ricontrolla il testo della firma per eventuali errori di ortografia o errori. Una firma impeccabile solidifica la tua immagine come professionista.
• Fai clic su tutti i link nella tua firma per vedere se funzionano correttamente e portare a siti Web e profili social appropriati.

Gestisci le firme e-mail

Quando non si dispone di una soluzione per gestire centralmente le firme e-mail, può essere difficile fornire firme standardizzate per tutti i dipendenti, ma non impossibile. Richiederà solo il tuo lavoro e il tuo tempo per:

1. Progettare il modello di firma e-mail aziendale in modo che soddisfi i requisiti aziendali (controllare i modelli di firme e-mail e generatore di firme e-mail gratuito).*
2. Distribuirlo agli utenti finali.
3. Assicurati che la firma sia stata implementata correttamente su tutti i client e dispositivi di posta elettronica della tua azienda. Ciò potrebbe richiedere di andare personalmente a ogni workstation per modificare manualmente la firma.

Di seguito è possibile guardare una breve animazione su quanto sia difficile distribuire le firme e-mail.

*Nel caso in cui gli utenti utilizzino più di un client di posta elettronica, dovrai preparare il design della firma per ciascuno di essi.

Limitazioni della gestione manuale delle firme

Il problema più grande con questo metodo è che devi contare sui dipendenti per impostare correttamente la firma e-mail o farlo manualmente. Potrebbe non sembrare fastidioso per un’azienda con 30 dipendenti, ma quando la tua azienda ha centinaia o migliaia di utenti, può essere quasi impossibile gestire efficacemente gli aggiornamenti delle firme.

Oltre ai problemi con l’implementazione del modello di firma, ci sono anche restrizioni di particolari client di posta elettronica che devono essere presi in considerazione durante la progettazione delle firme di posta elettronica. Ad esempio, le funzionalità di progettazione della firma vengono spesso ridotte se non si ha accesso al codice sorgente HTML della firma. Ed è difficile sintonizzare la firma in modo che venga visualizzata bene sullo schermo del destinatario (compresi i dispositivi mobili!).

Soluzione nativa per la gestione delle firme

Office 365 (Microsoft 365) e Exchange Server consentono di gestire e distribuire le firme e-mail per qualsiasi ambito di caselle di posta nella vostra azienda. Per includere le firme nei messaggi degli utenti, è necessario:

1. Prepara il codice sorgente HTML del tuo modello di firma e-mail, che include i segnaposto di Active Directory (controlla il generatore di firma e-mail gratuito per i modelli gratuiti).
2. Configura una regola del flusso di posta che aggiungerà il modello alle e-mail degli utenti.

Maggiori informazioni sulla distribuzione delle firme in Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Scopri come unificare le firme e-mail in Office 365.

Limitazioni delle soluzioni native

In questo caso, la gestione centrale delle firme email è possibile, ma limitata. Né Exchange Server, né Office 365 distingue le singole e-mail all’interno di un thread di conversazione, posizionando tutte le firme nella parte inferiore di una catena di messaggi. Nessuno di loro supporta anche le immagini incorporate, in modo che saranno tutti ricevuti come allegati dal destinatario. Inoltre, le firme non sono visibili nella cartella degli elementi inviati degli utenti, quindi non è possibile verificare se la firma è stata aggiunta correttamente. Ecco perché, se si desidera avere firme e-mail più avanzate che consentono una maggiore flessibilità, potrebbe essere necessario esaminare una soluzione di terze parti per la gestione delle firme e-mail.

Soluzioni CodeTwo per la gestione della firma e-mail

Scopri come le soluzioni CodeTwo possono aiutarti nella gestione della firma e-mail.

CodeTwo Firme e-mail per Office 365

Questa soluzione basata su cloud consente di gestire centralmente le firme e-mail per tutti gli utenti dell’organizzazione di Office 365 (Microsoft 365). È possibile utilizzarlo per creare modelli di firma e-mail avanzate all’interno di un editor WYSIWYG intuitivo che non richiedono alcuna conoscenza HTML. Puoi usarlo per aggiungere facilmente immagini, cambiare il colore del testo o inserire collegamenti ipertestuali.

Questa soluzione è per voi, se si desidera:

• Crea una firma e-mail unificata a livello aziendale e gestiscila nell’organizzazione di Office 365 da un’unica posizione.
• Utilizza diversi dispositivi mobili e client di posta elettronica e non preoccuparti di regolare le firme.
• Estrarre i dati degli utenti da Azure Active Directory.
• Crea firme con un editor di modelli facile da usare o scegli uno dei modelli di firma e-mail predefiniti dalla libreria di modelli integrata.
• Aggiungi contenuti di marketing e misurane i risultati.
• Visualizzare le firme durante la scrittura di un nuovo messaggio e nella cartella Posta inviata dopo l’invio dell’e-mail.

È possibile eseguire una prova gratuita di 14 per vedere come funziona

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules è un gestore di firme progettato per aiutarti a impostare le firme e-mail professionali in server Exchange locale senza configurare nulla in più sulle macchine degli utenti.

Questo software offre una varietà di funzioni utili:

• Completa gestione centrale delle firme e-mail e disclaimer.
• Inserimento delle firme proprio sotto l’ultima risposta, non in basso.
• Le firme possono essere visualizzate nella cartella degli elementi inviati dagli utenti, in modo che possano verificare se la firma è stata aggiunta correttamente alle loro e-mail.
• Un editor di firma HTML intuitivo per creare tutti i modelli di firma senza l’esperienza nella codifica HTML.
• La possibilità di inserire immagini e loghi come allegati in linea. I destinatari li avranno visualizzati automaticamente senza la necessità di scaricare o aprire le immagini esternamente. Grazie a ciò, puoi inserire banner promozionali, foto degli utenti o pulsanti di chiamata all’azione nelle firme.
• Regole Scheduler che consente di impostare le date esatte in cui si desidera applicare le regole di firma. Il software lo fa automaticamente alla data prevista.
• Le firme non devono essere gestite solo dal reparto IT – con il software CodeTwo è possibile delegare la progettazione e la configurazione delle firme al team Marketing.
• La possibilità di implementare i dati degli utenti con i segnaposto che estraggono le informazioni da Active Directory. Inoltre, il software supporta l’inserimento di attributi di annunci personalizzati e la rimozione automatica degli spazi vuoti nelle firme se non è stato fornito alcun valore di ANNUNCIO.

Qui puoi scaricare una versione di prova gratuita di 30 giorni di CodeTwo Exchange Rules

Soluzioni intelligenti per la tua azienda

Ogni volta che si tratta di firme e-mail aziendali, è sempre bene cercare soluzioni intelligenti e moderne che risparmino tempo e liberino risorse umane. Ecco perché le soluzioni di firma e-mail centralizzate CodeTwo ti aiuteranno a creare firme eccezionali per la tua organizzazione. Ciò aumenterà le tue campagne di marketing e ti aiuterà a costruire il tuo marchio con ogni messaggio in uscita.

Assicurati di visitare CodeTwo Email Signature for Office 365 e CodeTwo Exchange Rules siti ufficiali per saperne di più e provare i programmi gratuitamente.

Lettura consigliata:

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